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7 dicas para apresentar o ROI de uma solução de Gestão Orçamentária para diretoria de sua empresa

Publicado dia 2 de fevereiro de 2016

Se vamos falar sobre ROI (Retorno sobre o Investimento), seja na organização financeira empresarial ou na área de controladoria, precisamos entender que tudo gira em torno do ROI e toda e qualquer ação se resume em apenas três grandes formas básicas de geração de valor:

  • Aumentar a Receita
  • Reduzir Custos
  • Reduzir Riscos

Ou seja, um projeto, aquisição, contratação ou qualquer outra ação precisa contribuir para o aumento de receita, redução de custos ou redução de riscos. Se isso não estiver acontecendo, significa que tal ação não está contribuindo para levar a empresa em direção a seu objetivo principal: geração e aumento do lucro. Em outras palavras, a ação não está gerando ROI para a empresa.

O ROI é a palavra de ordem da gestão por resultados. Trabalhando ou não nas atividades de controladoria da empresa entender isso o quanto antes pode ser completamente disruptivo na forma de enxergar as coisas, seja você sócio ou funcionário, diretor ou estagiário, profissional experiente ou em início de carreira.

Todavia, sabemos também que nem sempre é fácil demonstrar claramente o ROI de um projeto ou de um investimento, principalmente se esses projetos são a área financeira. No Marketing, por exemplo, um investimento em anúncios on-line, os retornos são facilmente mensuráveis: ligam-se os anúncios e as vendas aumentam, desligam-se os anúncios e as vendas diminuem. Porém, em alguns casos os ganhos são indiretos e podem ser um pouco mais difíceis de serem demonstrados. Isso ocorre com mais frequência na área financeira,  como é o caso do investimento em uma solução de Gestão Orçamentária para organizar o departamento financeiro.

Pensando em como poderíamos te ajudar nisso, separamos algumas sugestões de como demonstrar o ROI de uma solução de Gestão Orçamentária para a alta administração de sua empresa, embasado por fatos e números.

Exercitando a empatia: entendendo o cenário do profissional de planejamento e controladoria

demonstrar o roi de investir em uma solução de gestão orçamentária

Antes de partirmos para os números e argumentos, vamos dar um passo atrás e entender o contexto e motivações que levam alguém a buscar uma solução simples (não confundir com simplista) para gerir o Orçamento Empresarial. Para isso, se coloque no lugar do Pedro, um gerente de controladoria (o famoso controller) de uma empresa de porte médio.

Pedro possui uma vasta experiência na área financeira e orçamentária de uma organização. Mesmo com um histórico profissional respeitável, o CFO (Diretor Financeiro) da empresa olha estranho para o Pedro toda vez que ele precisa justificar o tempo que gastou com a elaboração do Orçamento, afinal, como diz o ditado, “tempo é dinheiro”.

Geralmente, Pedro passa duas semanas apenas elaborando os templates (modelos de planilhas) que iria utilizar para realizar o planejamento orçamentário da empresa. Depois disso, ele precisa enviar esses templates por e-mail, telefonar e até mesmo ir pessoalmente até a mesa de cada um dos gestores e cobrar a entrega das previsões orçamentárias de cada setor. Para alguns gestores, com menos conhecimento financeiro (e de Excel), Pedro ainda precisa explicar a dinâmica do template elaborado.

Depois que cada gestor realiza o orçamento de seu departamento, Pedro precisa compilar todas as planilhas recebidas, verificar com cuidado as fórmulas, macros, links, contas, formatação e finalmente criar uma “planilha consolidada” para enviar para a diretoria analisar.

É muito raro a diretora aprovar a primeira versão do orçamento. Geralmente os diretores e acionistas pedem cortes, alterações e reajustes e Pedro precisa recomeçar todo o processo. Depois que finalmente a diretoria aprova o “Orçamento Base”, Pedro ainda precisa criar no mínimo duas variações: um “Cenário Otimista” e um “Cenário Pessimista”.

E o trabalho não acaba por aí. Essa é só a primeira etapa, de Planejamento Orçamentário. Além de todas as atividades de rotina do departamento de controladoria, Pedro também precisará acompanhar os resultados mês a mês, exportando as informações realizadas do ERP (ou contabilidade) e colocando no “planilhão” para comparar o que está dentro e o que está fora do esperado. Assim, poderá encontrar desvios e traçar os planos de ações para corrigir os problemas ou mesmo aproveitar as oportunidades.

Depois de alguns meses o Orçamento em prática, ainda é necessário a cada três ou seis meses fazer uma revisão e analisar se precisa fazer alguma alteração.

Deu para sentir na pele o drama que Pedro enfrentou? Você se identifica com ele? Continue nesse artigo para entender como reverter essa situação e como organizar o setor financeiro de uma empresa.

O real desafio: como demonstrar o ROI de uma solução de Gestão Orçamentária para a empresa e área de controladoria e finanças

demonstrar o roi de investir em uma solução de gestão orçamentária

Acho que com o trecho acima já deu para entender bem os desafios que Pedro e milhares de outros profissionais de finanças e controladoria enfrentam na elaboração e gestão do orçamento empresarial, certo?

Se você trabalha na área, deve ter se enxergado direitinho usando este chapéu, não é mesmo? E se você não é o profissional responsável pelo orçamento em sua empresa, sentiu um pouco das dores do Pedro, não sentiu?

Acredita que o maior desafio do Pedro em conseguir uma solução para facilitar sua vida ainda não está aí? Quando ele conta a história acima, todos se solidarizam com ele e concordam que realmente as planilhas não são a solução mais adequada. Mas o verdadeiro desafio do Pedro está em demonstrar para a diretoria o ROI de uma solução de Gestão Orçamentária.

O Pedro não está sozinho! Só no Brasil, milhares de empresas, em todas as esferas organizacionais, utilizam planilhas no processo orçamentário e sofrem com essas mesmas dores. Quando os profissionais procuram ferramentas no mercado, com frequência encontram soluções caras, complexas e que nada mais são do que uma planilha de Excel sistematizada, que resolve apenas uma pequena parte do problema.

Além disso, outro grande desafio para esses profissionais do setor de controladoria é que a solução precisa ser robusta e ao mesmo tempo fácil de usar não apenas para ele, mas para os demais gestores envolvidos no processo. Ou seja, Pedro precisa conseguir uma solução que resolva suas necessidades, que ainda seja rápida, que entregue relatórios poderosos e que auxilie na tomada de decisão dos gestores de departamento.

Confira na sequência alguns pontos que podem ajudar a demonstrar o ROI de uma solução de Gestão Orçamentária e facilitar bastante o processo de aprovação do investimento. Afinal só se comover com a história de Pedro não basta em uma organização financeira empresarial

#1 – Apresente os resultados financeiros

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Esta não é uma dica em si, mas sim um “mindset” que você precisa ter para colocar em prática todas as dicas seguintes.

Ao falar sobre ROI, sempre busque demonstrar para a diretoria os prejuízos que a empresa tem com a ausência de uma solução especializada para suportar o processo orçamentário. Para que isso realmente funcione, é preciso mensurar cada custo originado pela falta de ações de melhoria dos processos.

Por exemplo, o preço de retrabalhos (consolidando as planilhas de cada setor) ou o valor de erros de fórmulas e macros das planilhas podem ser argumentos para demonstrar o ROI de  uma solução especializada.

Tenha em mente que a diretoria quer saber o retorno sobre o investimento em cada projeto da empresa e você precisa provar o valor que será gerado com o investimento que está sendo proposto. Lembre-se que esse é um “numbers game” (termo em inglês usado para se referir a métricas) e se prepare para jogá-lo corretamente com a organização financeira empresarial.

#2 – Demonstre a economia de tempo e menos frustrações

Um sistema pensado para o usuário, fácil e rápido, aliado a uma implantação enxuta e objetiva (que agregue valor à empresa sem a “gordurinha” convencional dos projetos) irá garantir que o seu orçamento esteja sistematizado em um curto período de tempo, com um projeto menor de implantação, ficando muito mais fácil para a diretoria enxergar o ROI da solução.

Após a implantação, a solução deve possuir a característica “self-service”, que proporcionará grande autonomia. Assim, a área de planejamento e controladoria não precisará mais ser dependente dos demais setores (principalmente TI), conseguindo realizar alterações, simulações e análises por conta própria.

Para converter isso em números, você pode começar fazendo uma conta simples. Comece pegando o valor de seu salário como controller e some a ele os encargos e benefícios pagos pela empresa. Agora divida este valor por 160 (o número de horas úteis de trabalho em um mês). Você tem então quanto custa 1 hora sua para a empresa. Por fim, faça as contas de quantas horas você economizará com uma solução especializada e multiplique pelo custo de sua hora. Pronto, já temos os números!

#3 – Elenque os benefícios para a produtividade

Como você bem sabe, não basta ter somente um produto bem feito, que atenda às necessidades do cliente. Também é preciso ter processos eficientes em todas as etapas de produção, como compra da matéria-prima, beneficiamento, logística, relacionamento com fornecedores e consumidores etc.

Outro argumento para demonstrar o valor de investir em uma solução de gestão orçamentária é provar como esse trabalho interfere para melhorar a produtividade da empresa e não só nas atividades da controladoria. Afinal, o tempo gasto para se refazer uma determinada tarefa ou mesmo a tomada de uma decisão equivocada por falta de informações confiáveis, faz com que a organização perca eficiência.

Como sugestão, pegue a mesma conta do tópico anterior e compute, agora, quantidade de horas de cada gestor de departamento que seriam economizadas com uma solução simples e fácil de usar. Depois disso, basta somar as horas e multiplicar pelo custo hora de cada um desses profissionais. Lembrando que estamos falando de gerentes comerciais, de logística, RH, coordenadores de produção e diversos outros cargos que não custam barato.

Acho que só com suas horas e as horas dos gerentes de departamento economizadas, já compensaram muito mais que o valor da mensalidade de uma solução em nuvem para planejar e controlar o orçamento de sua empresa, não é mesmo?

#4 – Mostre que menos tempo elaborando planilhas = mais tempo pensando

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Quando você encontra uma solução efetiva e que promove maior fluidez no processo orçamentário, os envolvidos deixam de perder tempo com fórmulas e planilhas. Esses gestores passam a ter mais tempo para o que realmente importa: pensar de maneira estratégica e analítica nos números dos setores e no impacto nos resultados gerais da empresa.

Uma boa solução orçamentária se torna a base necessária para um processo mais detalhado e dispõe de análises consistentes.Isso permite mais facilidade para entender o real impacto de novas receitas, o custo real de novas iniciativas e a eficácia real do seu orçamento.

O ambiente colaborativo promovido pela solução fará com que o orçamento se torne uma ferramenta estratégica de alinhamento de objetivos entre os gestores e isso certamente terá retorno direto no aumento de lucro na empresa.

Ou seja, ao invés de fazer seu gerente comercial desperdiçar tempo “brigando com planilhas”, ajude-o a utilizar melhor esse tempo pensando sobre sua estratégia comercial para o ano, identificando oportunidades inexploradas. Ao invés de fazer seu gerente de produção, por exemplo, virar noites tentando “fechar a projeção de custos”, libere mais tempo para que ele possa pensar em otimizações e melhorias nos processos. E assim por diante…

#5 – Destaque o aumento do “sentimento de dono” pelos resultados

O sentimento de dono ocorre quando os usuários compreendem os números, de onde estão vindos e como convergem para os objetivos da empresa. Estudos têm mostrado uma forte ligação entre a participação efetiva nos processos e esse sentimento de que o negócio também é seu.

Quando você torna os usuários autônomos com uma solução de orçamento fácil de usar, o processo começa a gerar um forte sentimento de comprometimento com os resultados. Além disso, o baixo nível de engajamento dos usuários a soluções de mercado é o principal fator para o fracasso na implantação de sistemas comuns. Se os usuários sentem dificuldade na utilização da ferramenta, eles simplesmente abandonam ou realizam o processo da maneira mais pobre possível.

Gestores engajados e com “sentimento de dono” contribuem diretamente para o aumento dos resultados, afinal, foram eles que definiram as metas e vão fazer de tudo para batê-las!

#6 – Mostre como os dados ficarão mais fiéis e transparentes

O fácil acesso aos dados do orçamento, tanto de maneira macro quanto detalhada, fará com que os gestores eliminem desculpas e pequenas discussões internas para “fatiar” o orçamento da empresa. Na controladoria, o acesso a informações de maneira fácil e transparente irá possibilitar a tomada de decisões e resolução de problemas de uma maneira muito mais “data-driven”, ou seja, baseada a dados. Afinal, os números não mentem!

Com uma solução especializada, além de facilitar a vida do profissional da área de controladoria e dos gestores de departamento, a diretoria também pode acessar os relatórios e indicadores de qualquer lugar e a qualquer hora.

Além disso, você já parou para pensar o quanto uma decisão equivocada, causada por uma fórmula errada ou um link perdido de uma planilha, poderia custar para a empresa? Pense em uma solução de Gestão Orçamentária como um seguro: o “sinistro” pode até não acontecer, mas você não quer pagar o preço de estar desamparado quando precisar, não é?

#7 – Além do ROI, mostre o PAYBACK (tempo de retorno do investimento)

demonstrar o roi de investir em uma solução de gestão orçamentáriaUma característica chave na escolha da solução certa para o seu Orçamento é ter um excelente retorno sobre o valor investido e de preferência em um curto espaço de tempo (o que toda organização financeira empresarial quer).

Na hora de escolher, opte por uma solução fácil de usar, que contribui para esse retorno de diversas formas:

  • Quando os usuários possuem as ferramentas necessárias para sanar as dúvidas e realizar a manutenção da solução de maneira self-service, o custo para manter essa solução é muito reduzido.
  • Quando o treinamento é fácil e pode ser realizado na própria sede, via chat ou videoconferência, o custo de implantação e novos usuários é bem menor.
  • Quando você não precisa envolver o financeiro full-time e a TI da empresa para implantar e manter o sistema no ar, o custo total do projeto também diminui bastante.
  • Quando você consegue realizar o trabalho de maneira autônoma, sem contatar especialistas ou o fornecedor, os ganhos aparecem rapidamente.

Sabemos que todo projeto ou mudança acontece sempre visando melhorar a situação atual, mas sabemos também que tudo leva um tempo e exige algum esforço inicial, seja para a adoção ou mesmo para adaptação dos envolvidos ao novo processo.

Além de mostrar para sua diretoria o quanto de ROI o investimento em solução de Gestão Orçamentária vai gerar, mostre também em quanto tempo este investimento será recuperado. A conta para isso é muito simples. Basta somar os custos da solução (mensalidade + taxa de implantação) e comparar com as economias que serão obtidas (conforme discutimos nos tópicos acima).

Assim fica simples saber em quantos meses o esforço será recuperado e ainda mais fácil justificar o investimento para a diretoria, mostrando que os ganhos acontecerão já em curtíssimo prazo e que a empresa não precisará esperar meses (ou anos) para saber se o investimento valeu a pena.

Com esse conhecimento esperamos que, assim como o Pedro, você consiga  mostrar para a diretoria os benefícios e ROI de uma Gestão Orçamentária.

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