Como a Controladoria da Dbug Telecom melhorou a tomada de decisão dos acionistas com o Orçamento Empresarial

A Dbug Telecom atua há mais de 20 anos com planos de internet fibra óptica e fornecimento de link para outros provedores. Atualmente estão presentes em 9 municípios do Paraná e fornecem link para centenas de cidades do Brasil.

Neste case, a Coordenadora de Controladoria Francine Ferreira compartilha os desafios de organizar o financeiro, criar do zero a área de controladoria da empresa (em meio à uma transição de carreira da Contabilidade para a Controladoria), e como a Metodologia Treasy ajudou neste processo

DESAFIOS ENFRENTADOS PELA DBUG TELECOM

A Francine, Coordenadora de Controladoria da Dbug, é contadora de formação e após uma experiência de quase 15 anos na contabilidade, ingressou na Dbug com o desafio de implantar o setor de controladoria da empresa. Embora o contábil e a controladoria possuem certa convergência, Francine sabia que a mudança era um grande desafio e demandaria muito desenvolvimento profissional e pessoal.

Com a criação deste novo departamento a Dbug Telecom buscava resolver uma dor comum das pequenas e médias empresas: a falta de previsibilidade financeira e informações precisas para a tomada de decisão.

A cada reunião que um mesmo dado financeiro era apresentado para a diretoria, ele estava um pouco diferente. Havia divergências nos relatórios usados para a tomada de decisão, o que tirava a credibilidade do processo. Além disso, não trabalhávamos com indicadores financeiros e projeções, e toda essa insegurança incomodava demais os acionistas da empresa.

Francine Ferreira Coordenadora de Controladoria

Para implantar a controladoria Francine precisou revisar os processos financeiros, de contas a pagar e a receber e garantir que os dados utilizados para os processos de controladoria fossem de qualidade. Uma verdadeira revolução nos processos financeiros que trouxe maturidade para a empresa e para a carreira de Francine.

Após o financeiro estruturado, um dos primeiros passos da controladoria foi implantar o Orçamento Empresarial para a empresa.

Uma parte da empresa é coração, mas a outra é CNPJ e precisa dar lucro. Um acionista espera ter um resultado positivo com o seu negócio. E sem um orçamento você não consegue prever como serão os próximos meses e anos, isso é muito desconfortável e arriscado para quem está a frente do negócio.

Francine Ferreira Coordenadora de Controladoria

Para o primeiro exercício orçamentário a empresa optou por iniciar em Planilhas, mas logo o processo ganhou proporção e importância para todos, e a busca por soluções começou:

Implantamos o orçamento em planilhas, mas logo vimos que não iríamos dar conta. O processo orçamentário exige muita interação humana, então estávamos muito suscetíveis ao erro. Ainda assim ficamos 2 anos usando as planilhas pois as soluções de software que eu encontrava eram extremamente robustas e caras, e eu não tinha nem coragem de apresentar em uma pauta de reunião em uma empresa do nosso porte. Eu sabia que não seria aprovado. Mas enquanto isso, nosso processo não tinha a agilidade que precisávamos, tínhamos os números, mas ainda demorávamos demais para chegar nele.

Francine Ferreira Coordenadora de Controladoria

Foi durante uma entrevista de emprego para uma vaga aberta em seu time, que Francine recebeu a indicação do Treasy por um entrevistado que já trabalhava com a ferramenta.

ESTRATÉGIA ADOTADA

No processo comercial junto aos especialistas da Treasy, Francine conseguiu entender que a ferramenta aderia muito bem aos seus processos atuais antes de avançar com a contratação, o que trouxe muita segurança em todo o projeto na hora de escalar o projeto para a diretoria.

Na implantação do Treasy trouxemos todos os nossos dados históricos e, no primeiro momento, deixamos a ferramenta limitada à controladoria. Mas no ano seguinte, já bem seguros da ferramenta, passamos a treinar todos os gestores na ferramenta para que todos participassem por lá. O orçamento tomou outra proporção na empresa!

Francine Ferreira Coordenadora de Controladoria

RESULTADOS ALCANÇADOS COM A TREASY

Recordando os resultados da parceria com a Treasy, Francine destaca os ganhos para a empresa e também para o seu processo de transição da contabilidade para a controladoria.

Com o Treasy, Francine descentralizou totalmente o orçamento da empresa, contando com a participação de dez gestores no planejamento e acompanhamento dos resultados.

Hoje cada gestor conhece sua meta comercial e cada gestor operacional sabe o quanto pode contribuir para chegar naquela meta. Quando um gestor vem apresentar uma solicitação de verba, nós da controladoria já temos uma frase pronta: já olhou no Treasy? Se estiver lá, toca o barco. Isso trouxe o hábito do gestor refletir qual o melhor uso daquela verba, pensar como dono, eles possuem aquela liberdade de gasto e podem usar estrategicamente em seu setor. Passamos a ter conversas muito ricas com os gestores, a própria controladoria passou a conhecer mais da operação enquanto o gestor passou a conhecer mais do seu resultado e do seu impacto. Foi um salto gigante no engajamento dos gestores!

Francine Ferreira Coordenadora de Controladoria

Para a criação da cultura orçamentária na organização, Francine também compartilha o importante papel da diretoria:

Uma peça fundamental no sucesso do Orçamento com certeza foi a adoção dos acionistas. E essa adoção foi construída com o trabalho da controladoria em mostrar o quanto vai sobrar no final do ano, como e onde está sendo investido o dinheiro, aonde é possível otimizar etc. Isso é uma virada de chave para os sócios, você reduz risco da operação e abre caminho para criar a cultura orçamentária na empresa.

Francine Ferreira Coordenadora de Controladoria

Hoje caminhando para o quarto ciclo orçamentário, os resultados ficam ainda mais evidentes:

Um grande ganho com o Treasy foi a previsibilidade para os acionistas. É o valor que mais ficamos felizes em poder entregar para a diretoria. Conseguimos gerar dados fidedignos e confiáveis, em tempo hábil, para que possam dar um panorama para a tomada de decisão futura dos acionistas. Isso endereça uma dor antiga dos sócios compartilhada logo quando entrei na Dbug Telecom.

Francine Ferreira Coordenadora de Controladoria

O sucesso com a implantação da área de controladoria e do orçamento empresarial também somou para a carreira de Francine:

Para mim, enquanto profissional, o ganho veio da experiência de controladoria que foi muito diferente da experiência que eu já tinha com a contabilidade. Quando você tomba um profissional da contabilidade para a controladoria, você precisa mudar o mindset, que geralmente é muito binário. Essa proximidade e interação dos gestores e da diretoria, que ocorre por conta da implantação do Orçamento, faz com que você desenvolva uma série de habilidades como negociação, empatia, didática e outras soft skills que me amadureceram muito como profissional. Eu aprendi a ouvir mais, entender mais do negócio. Foi um ganho surreal.

Francine Ferreira Coordenadora de Controladoria

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Como a Controladoria da Dbug Telecom melhorou a tomada de decisão dos acionistas com o Orçamento Empresarial

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