[Cliente Orgulho Treasy] – Como o Grupo Axis Biotec evoluiu seu Processo Orçamentário mantendo seu time enxuto

Publicado dia 10 de agosto de 2017

O Grupo Axis Biotec é uma holding brasileira, composta pelas empresas Silvestre Labs, Cryopraxis, CellPraxis e PharmaPraxis, que patrocina e gerencia pesquisas, desenvolvimento e negócios inovadores na área de saúde. Localizada no Polo de Biotecnologia do Rio de Janeiro, um dos maiores centros de referência em pesquisas do Brasil e do mundo, o Grupo Axis vêm se mostrando eficiente na tradução de pesquisa em produtos e serviços inovadores com grande impacto comercial.

Os Desafios da Gestão

A Axis Biotec, tinha um desafio bem claro quando buscou a Treasy: “evoluir a Gestão Orçamentária do Grupo Axis sem aumentar sua equipe enxuta”, como informa Cintia Candido, atual Coordenadora de Orçamento e Planejamento.

No final de 2016, quando iniciou os trabalhos com a Treasy, a equipe de controladoria do Grupo Axis havia passado por uma reestruturação interna e contava com poucos funcionários. O Processo Orçamentário era realizado por meio de planilhas e envolvia cerca de dez gestores de departamentos diferentes, muito tempo se perdia para conciliar estes dados e muito trabalho era jogado fora a cada mudança ou correções. No período de elaboração do orçamento, ou quando feito alguma sugestão de ajuste nos números durante o processo de acompanhamento mensal, era necessário alterar pelo menos cinco planilhas para que todo o orçamento fosse impactado.

Havia um grande volume de trabalho manual da equipe, por conta do volume de horas dedicada à consolidação e manutenção das planilhas. As análises em cima dos resultados obtidos acabavam ficando em segundo plano”, relata Cintia.

Para cumprir os prazos de elaboração do orçamento, Cintia iniciava as projeções em Outubro para concluí-las ao final de Dezembro.

Até o ano de 2015, as projeções orçamentárias eram elaboradas com base nos dados históricos. O processo era feito inteiramente pela controladoria, que passava para os gestores uma média dos valores realizados nos últimos anos e uma projeção do orçamento.  Para se preparar para as mudanças no cenário econômico dos anos posteriores, o Grupo Axis Biotec iniciou uma Elaboração Orçamentária utilizando a metodologia de Orçamento Base Zero. Com o novo modelo, o volume de informações, somado à complexidade das planilhas, tiraram muita velocidade do time e este foi o estopim para buscar uma solução especialista de mercado.

Estratégia adotada

No início do projeto de sistematização do processo orçamentário com a Treasy, em dezembro de 2016, o Grupo Axis já havia concluído previamente o processo de planejamento para 2017, com todas as informações consolidadas em planilhas.

Para reduzir ao máximo o atrito no processo de implantação do Treasy, a estratégia adotada foi primeiramente migrar todo o planejamento que estava em planilhas para o sistema. “Os consultores da Treasy estavam sempre próximos e dispostos a ajudar”, comenta Cíntia.

Como o processo interno do orçamento já estava em curso, o departamento de Controladoria tinha uma meta bem ousada: precisavam inserir os dados da projeção de 2017 no Treasy dentro do mês de Dezembro, e deixar tudo preparado para apenas acompanhar esse orçamento no 1º trimestre de 2017.

Por conta disso, o próximo passo foi estruturar as informações do realizado mensal, que vieram para o Treasy via importação dos dados obtidos a partir do ERP da empresa, o Sistema Alterdata. Este processo eliminou a necessidade qualquer tipo de consolidação ou entrada manual de dados entre o Planejado x Realizado mensalmente.

Em pouco menos de dois meses, o processo orçamentário estava 100% sistematizado com o Treasy, já com a consolidação do planejamento com o realizado, e o início do envolvimento dos demais gestores com a nova solução.

Resultados obtidos

O processo que em planilhas levava cerca de 2 meses com a dedicação integral de 2 profissionais, com o Treasy, teve este tempo foi reduzido e conta apenas com a dedicação de Cintia na revisão geral dos dados.  

Cintia Candido

“Estruturar o planejamento no Treasy foi muito rápido, como estávamos testando a metodologia do orçamento base zero, só precisei projetar um mês, replicar para os demais e trabalhar em ajustes pontuais. Esta velocidade e dinamismo eu não conseguiria com o modelo antigo em planilhas.”
Cintia Cândido, coordenadora de Orçamento e Planejamento no Grupo Axis Biotec

As planilhas foram 100% eliminadas no processo orçamentário do Grupo Axis Biotec. Além de tornar o processo mais eficiente, com a implantação da solução também houveram ganhos na precisão e detalhamento dos resultados projetados.

O Grupo Axis Biotec passou a fazer a orçamentação de Gastos com Pessoal de forma detalhada pessoa a pessoa, contando com as projeções automáticas de Encargos e Benefícios do módulo de Gastos com Pessoal do Treasy.

As 5 planilhas (sem contar as planilhas enviadas para os gestores no processo de levantamento dos dados orçados) deram lugar ao relatório de Demonstrativo de Resultados do Treasy, e hoje, os profissionais conseguem analisar a Margem de Contribuição por Produto, planejada e realizada,  informação de suma relevância para a empresa e que não conseguiam mensurar antes.

“Inclusive, o trabalho com o Treasy auxiliou a encontrar alguns erros realizados em planilhas, como a projeção de dedução, que com a abertura de produto do Treasy ficou muito mais preciso.”, finaliza Cintia.

Próximos passos

Cintia relata que em um mês de utilização, já estava dominando o uso do Treasy.

Hoje já envolve 15 gestores de departamento no orçamento por meio do sistema, cada gestor pode acessar e acompanha seu planejado x realizado diretamente no sistema, sem a necessidade de solicitar relatórios para a controladoria.

O desafio agora é auxiliar os gestores a terem o mesmo domínio da solução e consumirem cada vez mais as informações do orçamento para a tomada de decisão das áreas. Assim, a Cultura Orçamentária criará raízes cada vez mais fortes no Grupo Axis Biotec.

Sobre o Grupo Axis

Ficha técnica
Grupo Axis Biotec Brasil (Cryopraxis Criobiologia LTDA)
Cidade/UF: Barra da Tijuca – RJ – Brasil
Setor: Serviços
Vertical: Hospitais e Laboratórios
Número de funcionários: 51 a 200 colaboradores

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