Como o Grupo Axis evoluiu seu processo orçamentário mantendo seu time enxuto

SOBRE A EMPRESA

Localizada no Polo de Biotecnologia do Rio de Janeiro o Grupo Axis é uma holding brasileira, composta pelas empresas Silvestre Labs, Cryopraxis, CellPraxis e PharmaPraxis, que patrocina e gerência pesquisas, desenvolvimento e negócios na área de saúde.

A Axis Biotec, tinha um desafio bem claro quando buscou a Treasy: evoluir a gestão orçamentária do Grupo Axis sem aumentar sua equipe enxuta. Como informa Cintia Candido, atual Coordenadora de Orçamento e Planejamento.

DESAFIOS ENFRENTADOS

No final de 2016, o Processo Orçamentário era realizado por meio de planilhas e envolvia cerca de dez gestores de departamento diferentes, muito tempo se perdia para conciliar estes dados e muito trabalho era perdido a cada mudança ou correções. No período de elaboração do orçamento, ou quando feito alguma sugestão de alteração nos números durante o processo de acompanhamento mensal, era necessário alterar pelo menos cinco planilhas para que todo o orçamento fosse impactado.

Havia um grande volume de trabalho manual da equipe, por conta do volume de horas dedicado à consolidação e manutenção das planilhas, as análises em cima dos resultados obtidos acabavam ficando em segundo plano
Cintia Candido
Cintia Candido
Coordenadora de Orçamento e Planejamento

Para cumprir os prazos de elaboração do orçamento, Cintia iniciava as projeções em Outubro para concluí-las ao final de Dezembro. 

Até o ano de 2015, as projeções orçamentárias eram elaboradas com base nos dados históricos. O processo era feito inteiramente pela controladoria, que passava para os gestores uma média dos valores realizados nos últimos anos e uma projeção do orçamento.  

Para se preparar para as mudanças no cenário econômico dos anos posteriores, o Grupo Axis iniciou uma elaboração orçamentária utilizando a metodologia de Orçamento Base Zero. Com o novo modelo, o volume de informações, somado à complexidade das planilhas, tiraram muita velocidade do time e este foi o estopim para buscarem uma solução especialista de mercado.

ESTRATÉGIA ADOTADA

No início do projeto de sistematização do processo orçamentário com a Treasy, em dezembro de 2016, o Grupo Axis já havia concluído previamente o processo de planejamento para 2017, com todas as informações consolidadas em planilhas.

 

Para reduzir ao máximo o atrito no processo de implantação do Treasy, a estratégia adotada foi primeiramente migrar todo o planejamento que estava em planilhas para o sistema. “Os consultores da Treasy estavam sempre próximos e dispostos a ajudar”, comenta Cíntia.

 

Como o processo interno do orçamento já estava em curso, o departamento de Controladoria tinha uma meta bem ousada: inserir os dados da projeção de 2017 no Treasy dentro do mês de Dezembro, e deixar tudo preparado para apenas acompanhar esse orçamento no 1o trimestre de 2017.

 

Por conta disso, o próximo passo foi estruturar as informações do realizado mensal, que vieram para o Treasy via importação dos dados obtidos a partir do ERP da empresa, o Sistema Alterdata. Este processo eliminou a necessidade qualquer tipo de consolidação ou entrada manual de dados entre o Planejado x Realizado mensalmente.

Em pouco menos de dois meses, o processo orçamentário estava 100% sistematizado com o Treasy, já com a consolidação do planejamento com o realizado, e o início do envolvimento dos demais gestores com a nova solução.

RESULTADOS ALCANÇADOS

O processo que em planilhas levava cerca de 2 meses com a dedicação integral de 2 profissionais, com a Treasy, este tempo foi reduzido e conta apenas com a dedicação de Cintia na revisão geral dos dados.

Estruturar o planejamento no Treasy foi muito rápido, como estávamos testando a metodologia do orçamento base zero, só precisei projetar um mês, replicar para os demais e trabalhar em ajustes pontuais. Esta velocidade e dinamismo eu não conseguiria com o modelo antigo em planilhas
Cintia Candido
Cintia Candido
Coordenadora de Orçamento e Planejamento

As planilhas foram 100% eliminadas no processo orçamentário do Grupo Axis. Além de tornar o processo mais eficiente, com a implantação da solução também houveram ganhos na precisão e detalhamento dos resultados projetados. 

O Grupo Axis passou a fazer a orçamentação de Gastos com Pessoal de forma detalhada pessoa a pessoa, contando com as projeções automáticas de Encargos e Benefícios do módulo de Gastos com Pessoal do Treasy.

As 5 planilhas (sem contar as planilhas enviadas para os gestores no processo de levantamento dos dados orçados) deram lugar ao relatório de Demonstrativo de Resultados do Treasy, e hoje, conseguem analisar a Margem de Contribuição por Produto, planejada e realizada,  informação de suma relevância para a empresa e que não conseguiam mensurar antes.

“Inclusive, o trabalho com o Treasy auxiliou a encontrar alguns erros realizados em planilhas, como a projeção de dedução, que com a abertura de produto do Treasy ficou muito mais preciso, finaliza Cintia.

Automatização

do planejamento, eliminando o uso das planilhas

Previsibilidade financeira

conquistada com a ajuda do orçamento empresarial

Produtividade do setor

aumentada com a ajuda da ferramenta, consultores e metodologia da Treasy

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