Você é dono de uma construtora de casas e possui um escritório comercial. A pequena empresa tem uma demanda razoável, mas você percebeu que o modelo de negócio que você criou não vai se sustentar por mais 5 anos se continuar com a movimentação atual no fluxo de caixa.
Depois de muito analisar, você percebeu que estava na hora de ir para um outro local e que tinha que despender algum dinheiro em marketing, porque só o boca a boca não iria resolver a vida financeira do seu negócio.
O novo local terá um showroom para dar mais visibilidade ao que você faz, mas para deixá-lo com a cara que você quer, terá que fazer um empréstimo. Além disso, como o espaço é maior, já sabe que algumas contas deverão ser ajustadas, pois o valor do aluguel aumentará em comparação com o que você paga hoje. Essas questões estão empacando sua decisão, porque para você, tudo isso não passará de despesas a mais.
Acontece que existe uma diferença muito importante entre custos, despesas e investimentos. Isso significa que nem toda a dívida (como o empréstimo para o showroom) é ruim. Entender o que é gasto ou investimento mudará o modo como você toma as decisões. Por esse motivo, hoje trabalharemos com questões importantes como Despesas x Investimentos e Custos x Investimentos.
Gastos, custos, despesas e investimentos: por que entender sobre isso?
Em um primeiro momento - e para quem está nos primeiros anos de empresa-, é bem comum fazer algumas confusões com relação à definição de investimento, ou, por exemplo, não saber distinguir sobre o que é um gasto ou investimento. Para muitos, gastos, custos despesas e investimentos entram no mesmo bolo, o que é um grande erro.
Cada um desses itens exerce influência nos balanços de uma empresa. Para você entender melhor, pense no Balanço Patrimonial. Ele é composto por:
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- Ativos: tudo que a empresa possui, como bens, produtos em estoque, recursos aplicados, investimentos financeiros. Enfim, tudo que pode gerar benefícios econômicos no futuro.
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- Passivos: compreendem as dívidas e obrigações financeiras da empresa. Seja com terceiros (prestadores de serviços, fornecedores etc.), governo ou mesmo com seus funcionários.
- Patrimônio Líquido: é a diferença entre os ativos e os passivos, ou seja, o capital que a empresa possui em caixa. O ideal é que a empresa tenha ativos sempre maiores que os passivos, bem como este montante cresça positivamente a cada mês, ou seja, acumulando e incrementando o patrimônio da organização.
Mesmo antes de diferenciarmos as definições de gastos, custos, despesas e investimentos, já dá para entender que essa classificação vai nos ajudar a conhecer o Patrimônio Líquido da empresa, concorda?
Bom, além disso, ao entender cada definição fica possível analisar se vale a pena ou não produzir um produto, se um serviço vale ou não a pena ser oferecido e se o modelo de negócio faz sentido. Também fica fácil entender o que pode ser mudado para que a organização possa operar de maneira muito mais eficiente (por exemplo, talvez tenha que se mexer na forma de ofertar algum produto, ou diminuir algum custo na produção) .
O que são gastos, despesas, custos e investimento?
Agora veio a pergunta de um milhão de dólares. Para ficar bem claro para você, vamos dar a cada definição o espaço que ela merece.
O que são gastos?
Gastos são todos os desembolsos da sua empresa, ou seja, tudo que sai do caixa. Isso significa que investimento é um gasto, assim como uma despesa também é um gasto. Então, quando falamos em gastos estamos falando de: custos, despesas e investimentos. Simples, não é?
Já que gastos são os desembolsos da organização, é essencial analisar o quanto cada gasto representa do total. Assim, será possível entender como sua empresa está empregando seus recursos financeiros e o que pode ser feito para melhorar os resultados. A imagem a seguir dá uma ideia da diferenciação dos gastos:
A seguir explicaremos bem detalhadamente sobre custos, despesas e investimentos. Após a leitura, se você precisar de um pouco mais de informações para realizar a correta classificação dos desembolsos de sua empresa, veja o infográfico gratuito que elaboramos para auxiliar neste trabalho de forma bem simples e visual. Para baixá-lo, é só clicar abaixo:
O que são despesas?
Despesas são todos os gastos que a empresa precisa para manter sua estrutura funcionando, mas diretamente não contribuem para a geração de novos itens que serão comercializados, ou novos serviços que serão oferecidos. Em outras palavras, são gastos que não estão diretamente ligados ao objetivo final do negócio.
Geralmente, despesa é o dinheiro que vai para a administração da empresa, como a área comercial, marketing, desenvolvimento de produtos e o financeiro. Note que apesar de não contribuírem para a produção de novos itens ou serviços, as despesas influenciam no aumento da receita de uma empresa (se você quiser saber mais sobre receita bruta x receita líquida, salve a leitura deste artigo bem completo).
As despesas podem ser fixas ou variáveis:
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- Despesas Fixas: não variam com o volume (produzido ou vendido), como materiais de escritório;
- Despesas Variáveis: variam em função do volume (produzido ou vendido), como comissão de vendedores.
Despesas são um mal necessário, pois, como vimos, são relativos à manutenção da atividade da empresa. Contudo, é aqui, nas despesas, que devem ser maximizados os esforços para redução de desperdícios e supérfluos que não contribuam para o aumento das vendas e, consequentemente, para o resultado geral da companhia.
Para entender as despesas, faça a pergunta: Vendendo ou não, eu terei gastos? Se sim, então você já sabe que está falando de uma despesa, como por exemplo:
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- Aluguel;
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- Água;
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- Energia Elétrica (desde que não tenha a ver diretamente com a produção);
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- Pró-labore da diretoria;
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- Salários da administração;
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- Telefone fixo e celular;
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- Contador;
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- Material de escritório;
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- Tarifas bancárias;
- Entre outros.
O que são custos?
Custos são os desembolsos que podem ser atribuídos ao produto final. Isso significa que são todos e quaisquer gastos relativos à aquisição ou produção de mercadorias, como por exemplo, matéria-prima, mão-de-obra e gastos gerais de fabricação (GGF), como depreciação de máquinas e equipamentos, energia elétrica, manutenção, materiais de conservação e limpeza para fábrica, viagens de pessoas ligadas à fábrica etc.
Para o funcionamento de qualquer negócio os custos são itens fundamentais, pois eles estão diretamente relacionados com a operação da empresa. Sendo assim, caso seja necessário aumentar o número de serviços ofertados, ou de bens produzidos, na maioria dos casos deve-se aumentar os custos do negócio.
Os custos dividem-se em Diretos e Indiretos:
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- Custos Diretos: todo tipo de investimento que é diretamente ligado à construção do produto ou serviço oferecido pela empresa, como mão de obra, matéria-prima, insumos, entre outros (Não sabe a diferença entre matéria prima e insumo? Confira aqui). São os mais fáceis de identificar.
- Custos Indiretos: tipos de investimentos ligados à produção dos bem ou serviços oferecidos, porém de forma indireta. São itens como manutenção, limpeza, almoxarifado, logística, energia elétrica, alimentação e todos os demais gastos de fabricação que não incidem diretamente sobre o produto em si.
Para entender os custos, faça as perguntas:
- Se eu parar de vender, esse gasto continuará existindo?
- Quanto mais eu vender, mais este gasto aumentará?
Em caso afirmativo, o gasto é um custo, como por exemplo:
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- FGTS, INSS sobre a comissão dos vendedores e sobre o salário dos envolvidos na produção;
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- Fretes pagos na matéria prima;
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- Salários dos envolvidos na produção;
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- Compra de mercadoria para revenda;
- Entre outros.
O que são investimentos?
Todo dinheiro que sai da empresa com a expectativa de aumentar os lucros é um investimento. Além de aumentar a receita, investimentos podem ser feitos também para melhorar a imagem do negócio. Traduzindo: são gastos em bens ou serviços com expectativa de geração de benefícios futuros. Exemplos: compra de máquinas e equipamentos para aumentar a produção, cursos para capacitar funcionários a desempenhar uma atividade com mais produtividade etc.
É comum caracterizarmos investimentos como “despesa boa”, mas ressaltamos que um investimento não pode ser classificado como despesa, mas sim como um gasto. Portanto, para que gastos sejam classificados como investimentos (os chamados gastos bons), tenha em mente que o objetivo de um investimento é o de gerar benefícios que melhorem os resultados da empresa, como aumento da produção ou redução de custos e despesas, por meio da ampliação ou modernização dos componentes e processos da empresa.
Quando um gasto deve ser classificado como investimento? É muito fácil confundir uma despesa com um investimento, mas para isso não acontecer, nossa dica é se perguntar: esse gasto irá trazer benefícios financeiros futuros? Se sim, então você está lidando com um investimento.
Para entender melhor: na introdução demos o exemplo de uma construtora que percebeu que estava na hora de mudar-se para um espaço mais bem localizado e maior. Um dos objetivos é o de montar um showroom no local e para isso precisará fazer um empréstimo. Nesse caso, a empresa realizará um investimento, pois espera-se que o showroom traga mais clientes e, por consequência, aumento de receita.
Agora, imagine que o dono do negócio decidisse ficar no mesmo local e só arrumar o espaço, pintando paredes e trocando o piso. Como a intenção seria a de manter e reformar o que já existia, o gasto não seria mais um investimento, mas sim uma despesa.
O que fazer com toda essa informação?
Você entendeu que investimento é um gasto, assim como desembolsos classificados como despesas e custos também são gastos. Agora você precisa organizar tudo, concorda? Para isso, não tem outro jeito a não ser começar a registrar custos, despesas e investimentos, como no exemplo a seguir:
Após fazer o registro, não esqueça de analisar as informações para compreender como sua empresa desembolsa seus recursos. Fazendo isso você poderá analisar quais são as contas que mais impactam no total e criar planos de ação para melhorar seu desempenho.
Além disso, com o monitoramento você conseguirá comparar com o que foi planejado para identificar desvios que estejam impedindo sua empresa de atingir suas metas e corrigi-los a tempo. E se você está iniciando este trabalho, montamos um modelo gratuito de planilha para realização do registro de gastos, custos e despesas. Baixe-a gratuitamente clicando no botão abaixo:
Concluindo
Quando você entende a relação despesa x investimento ou custo x investimento fica fácil distinguir entre custos, despesas e investimentos. Para não ficar com dúvidas, não esqueça das perguntas:
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- Vendendo ou não, eu terei gastos? Em caso afirmativo, trata-se de uma despesa.
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- Se eu parar de vender, esse gasto continuará existindo? Quanto mais eu vender, mais este gasto aumentará? Em caso afirmativo, trata-se de um custo.
- Esse gasto irá trazer benefícios financeiros futuros? Em caso afirmativo, trata-se de um investimento.
Após cada gasto bem classificado e registrado, você já vai conseguir trabalhar com a redução de custos e despesas. Inclusive, damos 19 dicas para ganhar eficiência operacional com a Redução de Custos e Despesas. Não deixe de conferir!
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