Como a Koppert conquistou confiança e transparência em sua cultura orçamentária

"Antes da Treasy, quando chegava o período de orçamento o pessoal já pensava “lá vem a controladoria me mandar planilhas, pedir números e me fazer perder o mês de trabalho” hoje o processo esta bem mais leve, as próprias áreas pediram para acessar o Treasy e participarem do orçamento. Como organização, tivemos ganhos tangíveis de tempo, especialmente dos gerentes que são nossos colaboradores mais caros, e ganhos intangíveis como o senso de responsabilidade e “carinho” com os gastos da empresa, o budget deixou de ser um número vindo de cima e passou a ser um número construído pelo gestor da área."

Neste case a Gerente Financeira Marilia Matheus compartilha os principais desafios que enfrentava no planejamento e acompanhamento de resultados da Koppert, uma indústria líder mundial em controle biológico, e quais foram os principais resultados conquistados com o uso do Treasy.

 

DESAFIOS ENFRENTADOS

Em 2019 quando entrou na Koppert como Gerente Financeira, Marilia encontrou um cenário muito comum nas empresas onde já havia trabalhado: 

“O orçamento da Koppert era todo feito em planilhas. Tínhamos templates de gastos, template de headcount e outras dezenas de templates que precisávamos enviar para os gestores durante o planejamento. Eles nos retornavam essas planilhas preenchidas e tínhamos um profissional da controladoria que consolidava tudo, corrigia as fórmulas, inconsistências e todo o trabalho inerente às planilhas.

O processo orçamentário era traumático: várias idas e vindas das planilhas, erros na consolidação e retrabalho para a controladoria. O time perdia muito tempo com o processo.

Mas o que mais incomodava Marilia era um desafio intangível:

“Havia uma insatisfação constante por parte dos gestores que não se sentiam fazendo parte do processo. E isso afetava o comprometimento com o processo. Eles (gestores) retornavam as planilhas para nós, mas não tinham visibilidade e transparência do restante do processo. Conforme aconteciam as revisões orçamentárias, o gestor perdia o controle dos seus números e passava a enxergar o processo como mera burocracia.”

Na época oito gestores participavam deste processo, cada gestor trabalhava com mais um nível de coordenadores que, por conta da falta de engajamento no processo, “era impossível imaginar a participação das demais áreas no orçamento, ficaríamos malucos”, comenta Marília.

Durante o período de acompanhamento orçamentário os desafios cresciam, a controladoria precisava gerar vários relatórios para embasar o gestor em suas análises, todas as análises dependiam da controladoria. Com a morosidade do processo, essas análises muitas vezes demoravam, se perdiam nos e-mails e o processo ficava desacreditado.

ESTRATÉGIA ADOTADA

Enxergando várias oportunidades de melhoria na gestão orçamentária, Marília foi procurar soluções no mercado, “Tentamos o ERP mas ele era limitado e não era pensado para o orçamento. Depois encontramos soluções de PCO (Planejamento e Controle Orçamentário) robustas com altos valores de implantação e manutenção.”, relata Marília.

O processo de implantação da ferramenta aconteceu em um mês, uma surpresa positiva para a Koppert: 

“Em Agosto iniciamos a implantação e comentei com o Felipe(consultor Treasy): precisamos da ferramenta pronta no início de setembro! No meio do caminho, uma pessoa do meu time ainda precisou se afastar e ficou eu e o Felipe na implantação. Importamos todos os dados históricos de 2 anos. Corremos, deu trabalho e encontramos pontos que fugiram do processo, mas contornamos e cumprimos com o cronograma apertado que tínhamos.”
“Quando um consultor da Treasy me mostrou a ferramenta e desenhou minha estrutura, já entendi que a solução tinha aderência com a nossa realidade, até mesmo os templates que utilizamos podiam ser importados para a solução. Encontramos uma solução fácil de usar e muito próxima ao nosso processo. Era exatamente o que eu precisava para me livrar das planilhas.”

RESULTADOS ALCANÇADOS

O primeiro resultado que Marilia ressalta é o ganho de tempo em não precisar mais consolidar planilhas, os gestores passaram a entrar diretamente no Treasy e inserir o orçamento da área, a controladoria reduziu o trabalho manual e os gestores ganharam visibilidade, tanto no planejado quanto no histórico de suas áreas. 

Outro ganho importante em relação às experiências que Marília teve com outras ferramentas foi a autonomia da controladoria: “eu mesma consigo entrar no Treasy, mudar minha estrutura, criar uma simulação, importar meu realizado etc.“

Os ganhos também vieram em cada etapa do processo orçamentário.

Na etapa de Planejamento: 

"Antes do Treasy, caso o orçamento sofresse alguma alteração no período de planejamento, a controladoria precisava alterar o número informado pelo gestor e comunicá-lo, pois não havia tempo hábil para redistribuir as planilhas. Isso tirava credibilidade do processo. Com o uso do Treasy passei a comunicar os gestores, que entram na ferramenta e pensam em como vão ajustar os números da sua área. Isso fez com que o entendimento e o comprometimento do gestor com o número melhorasse muito.”

Com essa nova dinâmica no processo, foi possível aumentar a participação do time no orçamento:

"Já no primeiro ciclo de orçamento conseguimos por meio da ferramenta descer um nível no “Planejado” e envolver também os coordenadores dos centros de custo produtivo. Nós descentralizamos a informação dos gestores e trouxemos segurança e engajamento para o processo, o que foi maravilhoso."

Na etapa de Revisão do Orçamento: 

No processo de revisão orçamentária, outro grande ganho relatado por Marilia foi a clareza para os gestores sobre as mudanças que precisavam realizar em suas áreas. 

“No passado, era uma diretiva vindo da diretoria, hoje conseguimos explicar para o gestor comparando no Treasy o Planejado, Realizado e histórico lado a lado, e pontuando que determinada conta aumentou 150% em relação ao período anterior, por exemplo, e isso passa a fazer sentido para o gestor da ponta. A controladoria passou a ter mais informação e poder de argumentação para auxiliar os gestores das áreas e as áreas passaram a olhar para o seu orçamento e buscar soluções e oportunidades de melhoria.”

Na etapa de Acompanhamento do orçamento: 

Já no acompanhamento mensal do orçamento, antes o envolvimento do gestor era zero. As planilhas eram enviadas por e-mail e lá permaneciam, chegavam tarde e eram muitas vezes ignoradas. Com a facilidade e disponibilidade do Treasy, o gestor passou a acompanhar e discutir com seus coordenadores para entenderem os números das aŕeas. A cultura orçamentária foi sendo criada e puxada pelos próprios gestores.

 

“O engajamento de alguns gestores contagiou os demais e gerou o passo em que estamos agora, envolvendo todos os gestores e coordenadores. O líder de manutenção está fazendo o seu orçamento, o líder de segurança está fazendo o seu orçamento. Estamos aproveitando um envolvimento que surgiu de forma natural, puxado e não empurrado. No passado, um mesmo gestor orçava três, quatro centros de custo, isso não acontece mais, o pessoal da ponta passou a cobrar sua participação no orçamento via ferramenta. De 8 gestores, passamos a envolver 32 colaboradores no processo.

SOBRE A EMPRESA

A Koppert Biological Systems é líder mundial em controle biológico e polinização natural e especialista em soluções sustentáveis para a agricultura. Sua missão é contribuir para a melhor saúde das pessoas por meio de uma agricultura mais saudável, mais segura e mais produtiva.

A empresa trabalha para uma agricultura e a horticultura mais saudável, segura, produtiva e resistente utilizando os inimigos naturais para combater a infestação das pragas, polinização natural e bioestimulantes.

A Koppert é uma empresa não só conhecida pelos seus produtos, mas ṕor ser em essência uma empresa baseada em conhecimento, investimento muito em P&D para atingir uma agricultura e horticultura sustentáveis.

 

Melhora da relação entre a controladoria e demais áreas

saindo de uma visão top down das metas para o entendimento local das metas e resultados

De 8 para 32 colaboradores envolvidos no orçamento

com gestores e coordenadores entendendo seus papéis no processo orçamentário e utilizando as informações locais para agilizar e embasar suas decisões

Planilhas eliminadas em 1 mês

mais velocidade na implantação da ferramenta com o apoio dos consultores de Sucesso do Cliente da Treasy

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