Para conseguir tudo isso, no entanto, é necessário planejar todos os passos, ter um cronograma de ações e ter disciplina para cumpri-los. Nesta perspectiva, elaborar um bom Plano de Ação é uma das melhores formas de separar as etapas de elaboração da execução, obtendo um estudo mais detalhado de todas as atividades necessárias para atingir um determinado objetivo.
Além disso, se sua empresa vem buscando pela Excelência na Gestão Empresarial ou está no processo de implantação de um SGQ (Sistema de Gestão da Qualidade Total), é quase impossível não falar sobre elaboração e acompanhamento de Planos de Ações.
Sem mais delongas, fique conosco e confira o post completíssimo que preparamos com tudo que você precisa saber sobre como desenvolver um plano de trabalho por meio do Plano de Ação!
- #01 - Planejamento Estratégico, Tático e Operacional
- #02 - Gestão de Projetos
- #03 - Atividades em Grupo/ Departamentos
- #04 - Projeção e Análise de Cenários Orçamentários
O que é um Plano de Ação
De forma resumida, podemos dizer que um Plano de Ação é um documento utilizado para fazer um planejamento de trabalho necessário para atingimento de um resultado desejado ou na resolução de problemas.
Esse documento geralmente é criado no formato de uma planilha (eletrônica ou mesmo de papel), contendo informações como objetivos, ações e responsáveis com suas respectivas datas de entregas. Você pode criar um Plano de Ação simples, com poucos campos para monitoramento e controle ou um plano de ação mais robusto.
Em geral, um bom plano de atividades, deve contemplar os seguintes itens:
- Objetivo geral a ser alcançando com o plano de ações;
- Lista de ações e atividades a serem executadas;
- Data de início e fim previsto para cada ação ou atividade;
- Orçamento alocado para cada ação ou atividade;
- Responsável pela execução de cada ação;
- Objetivos de cada ação ou atividade a ser executada;
- Riscos previstos na execução e o seus respectivos planos de contingência.
"O plano de ação precisa servir de base para a administração do tempo , que é o recurso mais escasso e mais valioso de um executivo. Numa organização seja ela órgão de poder público, empresa ou entidade sem fins lucrativos, a perda de tempo é inerente. Um plano de ação será inútil se não puder determinar de que forma o executivo usa o seu tempo". Peter Drucker
Ou seja, no Plano de Trabalho devem estar consolidadas todas as informações sobre o objetivo a ser buscado, detalhando para isto todas as atividades necessárias para concretizá-lo, quanto aos recursos físicos, monetários e humanos necessários. Essa ferramenta permite que todas as decisões sejam tomadas antes mesmo de serem colocadas em prática, garantindo uma maior taxa de acerto e possibilitando a correção prévia de eventuais problemas. Dessa forma, é muito indicada para alcançar soluções a curto prazo, mas nada impede de ser utilizada também em outras circunstâncias.
O plano de ação pode ser utilizado por profissionais que querem atingir alguma meta em suas carreiras ou por empresas que precisam investir em soluções mais complexas. Ele possibilita que o executor siga uma sequência de tarefas mais claras e lógicas previamente delimitadas, o que leva à concretização dos objetivos de forma mais rápida e prática. A sua efetividade é explicada principalmente porque considera as condições internas e externas ao indivíduo ou à companhia para montar estratégias adequadas a serem desempenhadas em determinado período de tempo.
A importância de definir um Plano de Trabalho
Por ser uma ferramenta de uso simples, trazendo bastante objetividade para a execução das atividades, os Planos de Ação são extremamente utilizados em áreas de gestão diversas, como por exemplo: Gestão de Projetos, Gestão de Riscos, Gestão Orçamentária, Elaboração de Planos de Negócio, Elaboração do Planejamento Estratégico, entre inúmeros outros usos.
Para uma empresa que busca crescer de forma saudável e acelerada, sem perder o controle das finanças, ou seja, por meio de um bom processo de Planejamento e Orçamento, a utilização da ferramenta auxilia a trazer praticidade e organização ao processo de tomada de decisão.
E pode acreditar, esta tão simples metodologia ajuda muito na execução e sobretudo no controle das tarefas da sua empresa, o que pode significar uma tremenda economia de tempo e recursos. Também permite deixar de lado dúvidas e discussões em relação a execução dos planos e ganhando em seu lugar muito mais produtividade.
Isso porque tudo fica muito mais claro e a atribuição de atividades de cada colaborador será imediatamente beneficiada. Ou seja: os envolvidos em um projeto específico saberão exatamente o que fazer, quando, onde, de que forma, etc. E o resultado, além da economia de que já falamos, é a criação de uma Cultura Organizacional de colaboração, gerando a sinergia que pode ser um importante diferencial estratégico para qualquer negócio.
Como dissemos no texto, os Planos de Ações são fundamentais para colocar em prática os objetivos e metas estabelecidos no processo de Planejamento Estratégico e Orçamentário de sua empresa. Inclusive, recentemente lançamos um e-book sobre este tema, que você poderá baixar gratuitamente neste link.
Vale lembrar que a elaboração de um Plano de Atividades exige do executor uma boa coleta e análise de dados, de forma a projetar o futuro levando em consideração fatores básicos que devem ser respeitados por quem o executará. Assim, fica muito mais fácil propor soluções a sua empresa, com um Plano de Ações claro e bem definido.
Na prática: como criar um Plano de Ação em 5 passos
Como todo processo de planejamento e acompanhamento, o Plano de Ação também deve ser elaborado, desenvolvido e encerrado. Basicamente, podemos dividir o ciclo de vida dos Planos de Ações em 5 momentos:
- Iniciação
- Planejamento
- Execução
- Monitoramento
- Encerramento
Vamos entender um pouco mais sobre cada um desses momentos.
Iniciação
Se pudéssemos elencar um único ponto como o mais importante em um Plano de Ações seria: seu objetivo. Para que possamos definir todo o restante e principalmente saber se o Plano de Ação foi bem sucedido ou não, é fundamental saber o que se espera dele.
Mas para ser bem elaborado, o Planejamento de trabalho exige também um bom conhecimento de seu executor, permitindo que ele não somente organize o projeto com mais eficiência como também identifique eventuais problemas que possam prejudicar o andamento das atividades. Além disso, esse conhecimento permite definir adequadamente os prazos e custos necessários para executar as ações que levem à concretização dos objetivos.
Planejamento
Uma vez que definimos com clareza o objetivo com o Plano de Ação, o planejamento é a etapa que dará base a toda sua estruturação. É aqui que deverão ser definidas as principais atividades e respectivos recursos para executá-las.
Dessa forma, nesta etapa, o executor tem como tarefas elaborar um cronograma, determinar a participação dos profissionais e os custos necessários. Além disso, também é preciso elaborar Planos de Ação secundários de acordo com as exigências para realização das atividades delimitadas, como, por exemplo, risco, qualidade, recursos humanos, entre outros.
Execução
Esta é a fase em que as ações planejadas no Plano de Atividades serão colocadas em prática. Para cada uma delas, deverá ser atribuído o consumo de orçamento previamente calculado, assim como dos recursos humanos e físicos. O executor deve analisar a execução de cada uma das atividades porque é nesta etapa que ficarão evidentes os eventuais erros e desvios que poderão prejudicar o andamento do plano.
Monitoramento
É fundamental também desenvolver estratégias para acompanhar a evolução geral do seu plano de ação, bem como definir no cronograma os períodos em que fará essa análise.
Quando identificado algum problema, deve-se listá-lo, identificar as suas causas e atribuir uma solução adequada para resolvê-lo. Se necessário, não hesite em ajustar alguma etapa de seu projeto para garantir a sua eficácia.
Encerramento
Muitas vezes negligenciada, é na fase de encerramento que o Plano de ação deve ser revisto e transferir as informações para um documento que o permita fazer o acompanhamento adequado. Se houver mais envolvidos na execução do projeto, deverão receber uma cópia com suas respectivas atividades e outras informações relevantes adequadamente listadas. Esta fase é importante para retroalimentar os próximos processos de criação de Planos de Ações com os aprendizados adquiridos.
Plano de Ação 5W2H: entendendo a metodologia 5W2H e a relação com Plano de Ação
Agora que você já entendeu como gerenciar atividades, o Plano de Ação 5w2h também é uma ferramenta extremamente simples e prática, que pode ser útil em inúmeros momentos e áreas de sua empresa, sendo utilizada desde o Planejamento Estratégico, Tático e Operacional, até mesmo para o planejamento e acompanhamento de pequenos projetos ou mesmo atividades rotineiras.
O termo pode parecer complicado a primeira vista, mas é muito simples e o que é melhor, muito lógico! A ferramenta nada mais é do que um checklist de atividades, prazos e responsabilidades que devem ser desenvolvidas com o máximo de clareza e eficiência por todos os envolvidos em um projeto.
A sigla é formada pelas iniciais, em inglês, das sete diretrizes que, quando bem estabelecidas, eliminam quaisquer dúvidas que possam aparecer ao longo de um processo ou de uma atividade. São elas:
Os 5W:
- What (o que será feito?)
- Why (por que será feito?)
- Where (onde será feito?)
- When (quando será feito?)
- Who (por quem será feito?)
Os 2H:
- How (como será feito?)
- How much (quanto vai custar?)
Ou seja, esta é uma metodologia cuja base é formada pelas respostas para essas sete perguntas essenciais de qualquer projeto ou planejamento. Com as respostas em mãos, você terá um mapa de atividades que vai ajudar a tornar a execução muito mais clara e efetiva.
Como utilizar o Plano de Ação 5W2H na prática
Como você já deve ter percebido, o método 5W2H é extremamente útil e flexível e você pode utilizá-lo em situações diversas. Podemos dizer, inclusive, que complementa a primeira, por isso chamamos de Plano de Ação 5W2H. Também já explicamos que ele é fundamental para tornar o Planejamento Estratégico, Tático e Operacional mais palpável, traduzindo os objetivos e metas em planos de ações e iniciativas.
Um ponto importante para o uso dessa metodologia no dia a dia é que não são necessários softwares, equipamentos e nenhum outro grande investimento para começar a utilizar o 5W2H em sua empresa. Você pode utilizar um quadro branco ou uma planilha eletrônica ou qualquer outro instrumento de sua preferência, pois tudo que você precisa é de um meio para colocar as sete colunas (5W e os 2H) e comunicar o que precisa ser feito a sua equipe.
Abaixo temos um exemplo feito na planilha, no qual você deverá responder as perguntas do 5W2H:
Como ressaltamos a importância de acompanhar essas ações, após definir todas as atividades no Plano de Ação, você poderá acompanhar o andamento por status, como mostra a imagem:
Gostou desse modelo? Essas imagens fazem parte de uma planilha que preparamos para auxiliar você a executar o Plano de Ação 5W2H. Para fazer o download da planilha gratuitamente, basta clicar na imagem:
Ou se preferir, você também pode criar e gerir seus Planos de Ações no Treasy:
Contar com um software para controlar os planos de ações oferece uma série de benefícios como:
- Centralização de Informações: Você pode centralizar todas as informações relacionadas aos planos de ação no Treasy, incluindo objetivos, tarefas, datas de entrega e responsáveis. Isso elimina a dispersão de dados e facilita o acesso a informações essenciais.
- Visibilidade e Acompanhamento em Tempo Real: Isso significa que você pode identificar atrasos, problemas ou desvios imediatamente e tomar medidas corretivas de forma mais ágil.
- Automatização de Notificações e Lembretes: o Treasy integra com o Google Calendar e entrega notificações por e-mail, garantindo que os responsáveis pelas ações estejam cientes de suas tarefas e prazos. Isso ajuda a manter o plano de ação no caminho certo.
- Colaboração Eficiente: Permitindo o compartilhamento de informações, comentários e documentos relevantes na própria ação. Isso melhora a comunicação e a eficiência da equipe.
- Escalabilidade: Gerencie um pequeno plano departamental, ou todo o Planejamento Estratégico e Orçamentário de sua empresa, uma ferramenta, diferente da planilha, suporta seu processo em diferentes etapas de maturidade.
Você é nosso convidado para conhecer este recurso gratuitamente no Treasy, é só fazer seu cadastro aqui.
4 aplicações dos Planos de Ações no planejamento e gestão
Para tentar tira rum pouco da subjetividade e deixar o artigo ainda mais prático, elencamos abaixo quatro situações comuns de Planejamento e Gestão Empresarial onde você pode lançar mão do uso de Planos de Ações.
#01 - Planejamento Estratégico, Tático e Operacional
Um dos usos mais comuns dos Planos de Atividades é para tirar o Planejamento Estratégico das empresas do papel. Ou seja, geralmente a ferramenta é utilizada para planejar e acompanhar implementações de ações estratégicas, podendo ser adicionados indicadores estratégicos de seu histórico e de seu progresso.
Para saber mais sobre o tema, sugerimos o post Planejamento Estratégico, Tático e Operacional – O Guia completo para sua empresa garantir os melhores resultados.
#02 - Gestão de Projetos
O Plano de Ação é bastante utilizado também para acompanhar atividades de projetos de baixa complexidade, de preferência com atividades sequenciais, onde você precisa concluir uma para dar início a próxima. Para projetos mais complexos, o ideal é que o acompanhamento seja feito em uma ferramenta mais robusta com possibilidades de criação de cronogramas, para que seja possível o monitorar os indicadores do projeto.
Para se aprofundar no assunto, recomendamos um e-book que lançamos em parceria com a RunRun.it (especialista no assunto). Você pode baixá-lo gratuitamente neste link: https://www.treasy.com.br/blog/planejamento-e-orcamento-de-projetos
#03 - Atividades em Grupo/ Departamentos
O Plano de Ação serve, ainda, para monitorar e controlar as atividades que não fazem parte da rotina operacional. Neste sentido, podemos citar: novas iniciativas, melhorias, correções de problemas, etc. Para atividades rotineiras é aconselhável usar apenas um calendário ou um “to do list” (lista de tarefas).
Sendo assim, você pode lançar mão da utilização de Planos de Ações para planejar e acompanhar atividades de um grupo, time, equipe ou até mesmo de um departamento inteiro.
#04 - Projeção e Análise de Cenários Orçamentários
Se você já acompanha o blog do Treasy há algum tempo, deve ter percebido que somos defensores ferrenhos do uso de Projeção de Cenários Orçamentários como instrumento de gestão. Os Cenários são extremamente úteis e ajudam sua empresa a evitar riscos e até mesmo enxergar oportunidades escondidas.
Mas não basta apenas simular cenários, é preciso ter planos de ações mínimos para cada um deles. Ou seja, vamos supor que sua empresa fez várias Simulações de Cenários e após várias rodadas de discussão, elencou 3 deles:
- Um Cenário Otimista
- Um Cenário Realista
- Um Cenário Pessimista
Pronto! É nesta hora que os Planos de Ação entram em cena! Para cada um destes cenários, é uma ótima prática deixar Planos de Ações previamente criados. Assim, se um dos cenários se concretizar, todos já sabem o que fazer.
No vídeo abaixo, ensinamos como levar um Plano de Ação para o Orçamento da Empresa, passo a passo:
Para saber mais, sugerimos bastante a leitura do post Análise de Cenários Orçamentários: como a Projeção de Cenários Econômicos e Financeiros pode ser um divisor de águas para sua empresa.
E para fechar, não se esqueça do PDCA
Caso você ainda não conheça, o PDCA (do inglês: PLAN - DO - CHECK - ACT) é um método iterativo de gestão de quatro passos, utilizado para o controle e melhoria contínua de processos e produtos. É também conhecido como o círculo de Deming, ciclo de Shewhart ou ainda PDSA (plan-do-study-act).
O método é bem simples, e sua própria sigla nos ajuda a entende-lo:
- P (PLAN) – Nesta primeira etapa é onde devemos planejar o trabalho a ser realizado através de um Plano de Ação, após a identificação, reconhecimento das características e descoberta das causas principais do trabalho a ser feito;
- D (DO) - Realizar o trabalho planejado, de acordo com o plano de ação;
- C (CHECK) - Medir ou avaliar o que foi feito, identificando a diferença entre o realizado e o que foi planejado no plano de ação;
- A (ACT) - Atuar corretivamente sobre a diferença identificada (caso houver); caso contrário, haverá a padronização e a conclusão do plano (ações corretivas sobre os processos de planejamento, execução e auditoria; eliminação definitiva das causas, revisão das atividades e planejamento).
Lembrando que o PDCA é um ciclo contínuo. As saídas do processo de PDCA retroalimentam o próprio processo, promovendo a melhoria contínua, conforme explicitado na imagem abaixo:
O que acontece na maior parte dos casos é que as empresa trabalham muito bem no PD (planejar e executar), mas geralmente as etapas CA (avaliar e corrigir) são negligenciadas. Todavia, é exatamente nestas etapas que estão a maior parte das oportunidades de aprendizado. Por meio da análise dos desvios (seja para melhor ou para pior) é possível descobrir formas de otimizar o processo de planejamento e execução dos Planos de Ações.
E como você já sabe, além dos artigos, publicamos também aqui no blog inúmeros materiais educativos para download, como e-books, white papers, webinars e modelos de planilhas. Você pode baixa-los gratuitamente e utilizar para melhorar a gestão de sua empresa. Basta clicar na imagem abaixo:
Resumindo então, um Plano de Ação (também conhecido por Plano de Atividades ou ainda Plano de Trabalho) é uma das ferramentas mais simples e eficientes para o planejamento e acompanhamento de atividades. Você conseguiu ver a importância e aplicabilidade desse conteúdo no seu dia-a-dia? Se este artigo foi útil para você e sua empresa, seria ótimo saber o que achou. Deixe um comentário (logo abaixo) com suas percepções e também compartilhando conosco sua experiência e conhecimento.
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