Sabemos bem que administrar uma empresa não é a mesma coisa que cuidar das contas da casa, mas a comparação entre elas nos ajuda a entender como muitas coisas funcionam. Imagine que um casal receba R$ 6.000,00 mensais e a despesa total do mês seja de R$ 4.000,00. Porém, as duas pessoas sempre chegam ao fim do mês com as contas no vermelho e não conseguem entender o motivo, afinal, a renda é maior que o gasto.
Você sabe por que isso acontece? Porque eles não ficam atentos aos detalhes, como o cinema duas vezes por mês, aquela escapada para um cafezinho caprichado no domingo à tarde e o jantar com a família no sábado à noite.
Dentro de uma empresa funciona da mesma forma.
Nem sempre somente os números grandes refletem a real situação do negócio, por isso é preciso procurar formas de garantir que todos os detalhes entrem na conta final. Uma ferramenta que dá conta de reunir todas as informações, inclusive separando-as por setor ou projeto, é o centro de custo.
Talvez você não esteja tão familiarizado assim com este conceito, mas podemos afirmar que, se usado da maneira correta, ele se torna parte fundamental da gestão estratégica dos recursos financeiros. Vamos entender o que ele significa e por que você deve adotá-lo hoje mesmo na sua empresa?
O que é centro de custo?
Centro de custo é uma unidade dentro da empresa, geralmente um departamento ou um projeto, que agrupa receitas e despesas, facilitando a análise dos dados e auxiliando nas decisões gerenciais. É como se cada setor ou projeto fosse transformado em uma pequena empresa independente, na qual as receitas e despesas foram isoladas do restante dos departamentos ou projetos, possibilitando que seja analisada a representatividade de cada uma delas em relação ao todo.
Entender isso ajuda você a definir o orçamento ideal para cada uma delas, tornando a empresa mais eficiente e alocando recursos onde o retorno realmente vai acontecer. Além disso, com o planejamento adequado dos centros de custo, você consegue entender quais áreas do seu negócio gastam mais, podendo, assim, avaliar o desempenho de todas elas e, consequentemente, desenvolver estratégias para cumprir as metas de cada uma. Afinal, o objetivo de todo empreendedor é fazer uma gestão eficiente e aumentar os lucros, não é mesmo?
Pense agora nas áreas do seu empreendimento que geram despesa. Você deve ter conseguido elencar quais acabam gastando mais e quais dão mais lucro, certo? Nesse aspecto, é importante que você consiga perceber que existem setores que são responsáveis diretos pelo lucro, enquanto outros participam desta construção de forma mais indireta.
Diante disso, podemos dividir os centros de custo em:
Centro de custo produtivo
Também chamados de centros de custos diretos, são as áreas que influenciam diretamente na entrada de recursos na empresa. Se você tem uma pequena confecção, por exemplo, o setor de corte, costura e acabamento pode ser considerado um único centro de custo, já que ele gera despesas, mas também é responsável direto pelas receitas. Em empresas maiores, áreas como vendas ou telemarketing também podem ser consideradas produtivas por participarem ativamente do processo de geração de lucro.
Centro de custo não produtivo
Também chamados de indiretos, auxiliares ou ainda administrativos, não têm uma relação direta com a produção ou venda da produção. São os setores que têm função administrativa e gerencial, como as áreas financeira, jurídica ou de comunicação de um negócio. Esses centros de custo, normalmente, geram somente despesas, por isso, não estranhe se nos fechamentos dos períodos o resultado for negativo. É que mesmo não dando lucro, eles são setores essenciais para manter o funcionamento da empresa como um todo e, justamente por isso, as despesas devem ser divididas entre os outros centros de custo.
Exemplos de Centros de Custo na ferramenta Treasy
Agora que já estamos com os conceitos na ponta da língua, é a hora de entender o processo para definir um centro de custo. Vamos lá?
Como definir um centro de custo?
A princípio, pode parecer que essa é uma ferramenta de gestão que funciona bem somente para grandes empresas, que têm seus departamentos e setores bem definidos e trabalham com diversos projetos ao mesmo tempo, além de contar com a equipe do financeiro para cuidar de tudo. Mas ela é bem adequada para empresas menores também, sabe por quê? Porque negócios pequenos, geralmente, não têm atividades tão amplas e nem um número enorme de setores, então, definir quais são os centros de custo — ou montar um plano de centros de custo — fica mais fácil.
Vamos pegar o exemplo de uma confecção e colocar que a produção se resume a 10 mil peças por mês de camisetas, regatas e vestidos de malha, que são cortadas, costuradas, revisadas e embaladas por 10 funcionários em 5 máquinas. Além disso, há o dono da empresa, que é responsável pelo comercial/vendas e financeiro — e ainda faz as entregas—, uma atendente, que ajuda a receber os pedidos e organizá-los para as entregas, e o contador, que é terceirizado.
Com essas informações, há algumas possibilidades para definir um centro de custo. Em relação à produção, pode-se optar por ter apenas um centro de custo chamado produção, que vai englobar tudo o que é feito pelos 10 funcionários nas 5 máquinas. Mas também é possível dividir por projetos, daí teríamos o centro de custo camiseta, o centro de custo regatas e o centro de custo vestidos. Quanto mais detalhado, mais fácil é de enxergar os números e ver o que está gastando mais e o que está dando mais lucro.
O mesmo pode ocorrer com a parte administrativa. Por ser enxuta, pode ficar tudo concentrado no centro de custo administração, mas também pode ser dividido em comercial/vendas, financeiro, logística (entregas) e contabilidade. O critério de divisão vai depender de quais informações e qual detalhamento o empreendedor quer.
Para ter sucesso, o equilíbrio é fundamental na gestão. Se a sua empresa tem setores que não trabalham de forma balanceada, com altos investimentos em áreas que não geram receitas e com falta de investimento em setores fundamentais para compor o lucro da empresa, algo está errado. Utilizando os centros de custos, é possível identificar todos esses detalhes e tomar decisões que possam reverter a situação.
Além de tudo isso, como falamos no início deste tópico, como a maioria dos pequenos empreendedores ainda acha que esta é uma ferramenta para grandes empresas, ela é pouco usada entre as menores. Então, se implementar no seu negócio primeiro, você vai ganhar um diferencial competitivo, o que faz toda a diferença em mercados bastante concorridos como o nosso.
Por que utilizar os centros de custo?
Um centro de custo bem planejado torna a sua empresa muito mais sustentável financeiramente, pois, com ele, você pode fazer com que os setores desempenhem suas tarefas adequadamente, colaborando para aumentar a lucratividade da empresa, seja direta, seja indiretamente. Isso é possível porque cada área fica ciente de suas metas, do quanto se espera dela e do tamanho de sua relevância para o todo.
Além disso, facilita a distribuição dos investimentos de forma mais racional, com um controle de gastos eficiente que impacta diretamente no resultado financeiro. Isso sem falar nos dados que serão gerados no processo. Dados são ouro puro na administração de uma empresa, pois permitem que as decisões gerenciais sejam feitas com bases sólidas, sustentadas por estatísticas e informações concretas.
Os benefícios não param por aí. Podemos acrescentar ainda:
- Análise facilitada: quando os números são vistos como um todo, muitas vezes fica difícil analisar o que está dando certo ou errado na empresa. Com o refinamento das informações, em relatórios mais detalhados, a análise se torna mais fácil.
- Compartilhamento da informação: há dados que não podem circular livremente dentro da empresa, porém, separando por centros de custos, cada área pode avaliar somente o desempenho financeiro. Assim, consegue rever gastos e receitas gerados e resolver algum problema, se for o caso.
- Responsabilidade compartilhada: quando os profissionais têm a informação correta sobre o seu setor, podem se tornar mais responsáveis pelo andamento financeiro dele, contribuindo com ideias para aumentar a receita e controlar as despesas.
Exemplos de centros de custos
Já mostramos como fica o plano de centros de custo para uma confecção, mas para ficar ainda mais claro, vamos demonstrar mais alguns exemplos com outros tipos de negócios, assim, não restará dúvidas sobre como utilizar essa ferramenta.
Vamos pensar em uma loja de roupas que tem três filiais. Podemos entender cada uma delas como um centro de custo diferente, pois elas têm suas próprias receitas e despesas. Mas digamos que o dono decide que as três serão administradas de forma unificada, com apenas uma contabilidade. Neste caso, ele pode dividir por setores, como:
- Vendas;
- Financeiro;
- Recursos Humanos e
- Administrativo
Pensando um pouco maior, imaginemos uma indústria moveleira. Podemos ter:
- Administrativo;
- Comercial e
- Produção
Como centros de custo que separariam bem cada uma das áreas da empresa. Porém, a produção ainda pode ser separada por projetos como:
- Roupeiros;
- Mesas de Jantar e
- Sofás.
Em uma empresa de prestação de serviços de reforma, por exemplo, podemos ter centros de custo para administração, compras, recursos humanos e financeiro. Mas também é possível dividir o financeiro e as compras de acordo com cada trabalho, abrindo um centro de custo para a reforma do apartamento A, para a troca do piso da loja B e para a construção do muro da escola C, por exemplo.
Como já dissemos, a definição de como fazer essa divisão fica a critério do empreendedor e de como ele quer enxergar a movimentação financeira do próprio negócio.
Dica extra: Demonstrativo de Resultados (DRE) por Centro de Custo
Indiferente do critério adotado por sua empresa, uma análise fundamental que você pode obter com o uso dos Centros de Custos é analisar o DRE (um dos principais relatórios gerenciais) segmentado por Centro de Custo.
Essa visão permite analisar o resultado consolidado de cada Centro de Custo, considerando receitas e desembolsos e chegando a um resultado daquele Centro de Custo específico. Com essa informação você pode elaborar plano de ações focados nos desafios de um centro de custo em específico e melhorar continuamente os resultados.
DRE Planejado x Realizado por centro de custo na ferramenta Treasy
Conclusão
E, então, o centro de custo é ou não é uma ferramenta e tanto para auxiliar no controle de custos da sua empresa? É claro que você não precisa sair dividindo tudo por setor e projeto e implementar o processo na marra. Como tudo dentro do negócio, é preciso planejar e contar com o apoio de toda equipe para que a execução aconteça da forma correta.
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