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A Vianews América Latina é uma agência de comunicação e marketing digital com 36 anos de história, fundada com o foco em relações públicas para empresas de tecnologia. A partir dos anos 2000, a marca se especializou em projetos para toda a região nos segmentos de telecomunicações, tecnologia, finanças, energia e indústria nos mercados B2B e B2C.
Em 2017, Estela Bernardes (COO), entrou para o time da Vianews para auxiliar na criação e execução de um plano de crescimento de 5 anos visando a expansão e consolidação da marca no mercado latino-americano.
No início do processo de expansão Estela se deparou com a necessidade de profissionalizar a Gestão Contábil e Financeira da empresa, a contabilidade tradicional já não atendia as necessidades da Vianews. Buscando uma parceria que evoluísse os processos da empresa, Estela optou por contratar um serviço de BPO financeiro que logo trouxe muito valor para a agência.
Em cerca de 1 ano com o serviço de BPO a Vianews conquistou uma administração financeira transparente e em tempo real. “Organizamos a casa e hoje o nosso processo de fechamento passou a ser D+2”, comemora Estela.
Com visibilidade nos números, a diretoria passou a solicitar a simulação de diversos cenários para embasar a tomada de decisões de novos investimentos associados ao plano de crescimento. Uma Premissa Estratégica da direção era manter o crescimento enquanto também mantinha sua rentabilidade, desafio que passou a exigir do time financeiro a simulação de diversos cenários alternativos e planos de ações para reduzir riscos.
A dificuldade operacional na simulação de cenários causou exaustão ao time e frustração na direção, Estela também se recordava de experiências semelhantes que viveu em outras grandes corporações nas quais havia trabalhado:
“Eu precisava simular cenários, mas não queria trazer para a Vianews a perda de tempo que eu tinha com este processo quando trabalhei em grandes corporações com soluções complexas.”, Estela se recorda.
Ao buscar por soluções de mercado, uma das principais dificuldades foi a complexidade de implantação e a necessidade de alterar todo o financeiro da empresa para se adequar às plataformas encontradas.
Foi quando compartilhou os desafios da Vianews com um parceiro de gestão que Estela recebeu a indicação e conversou com um consultor da Treasy.
“Quando encontramos a Treasy, tínhamos, além da integração com o ERP, o serviço de Advise para o acompanhamento da implantação, que foi o grande diferencial para avançarmos na parceria.”
O projeto iniciou com o levantamento dos resultados históricos consumidos diretamente do ERP e que serviu como base para atender a demanda inicial da Vianews de simular cenários e antecipar as demandas do seu plano de crescimento.
Atendida a necessidade de simular cenários, a equipe da Treasy partiu para a implantação do Processo Orçamentário com ciclos anuais e envolvendo outros departamentos no processo de planejamento e acompanhamento de resultados.
Segundo Estela, no processo de implantação a Treasy repassou boas práticas, apoiou nas discussões orçamentárias e se preocupou em desenhar o processo em conjunto com a empresa, sempre aproximando a diretoria do processo orçamentário.
“No primeiro ciclo orçamentário, o Felipe (consultor da Treasy) fez uma reunião institucional com os envolvidos no orçamento e apresentou nossa OMTM (A Métrica Mais Importante), na época definida como Lucratividade, e como iria funcionar todo o processo orçamentário. Foi nessa reunião que sentimos um grande engajamento da diretoria com o orçamento, senti a diretoria como dona do processo”.
Ainda sobre a adesão da gestão ao processo orçamentário, Estela acrescenta:
“Preciso que o proprietário da empresa seja o dono do orçamento, quem guia o negócio deve exigir da operação o suporte para o negócio funcionar, e não o contŕário.”
Os avanços foram perceptíveis também nas reuniões de planejamento:
Com a participação dos gestores das áreas no processo, os ganhos também apareceram na ponta do processo:
“O gestor comercial hoje não tem o problema que eu tinha em uma grande empresa, de conhecer apenas uma pequena parte do orçamento e ter várias alterações solicitadas ao longo do período de orçamento. Ele consegue entender seu desempenho histórico, o impacto das ações e simulações de vendas na lucratividade da empresa. Nosso comercial entende até o impacto em despesas de atendimento, ferramentas etc envolvidos em um cliente, auxiliando também no processo de precificação, por exemplo.”
Atualmente cerca de 12 pessoas participam do processo orçamentário na Vianews, Estela realiza a ponte entre o orçamento e as áreas, fornecendo informações e auxiliando com uma discussão dos números projetados pelos gestores na ponta do processo.
“Agora nossas decisões de investimento são tomadas olhando para o orçamento da empresa e simulando os impactos das ações.“, finaliza Estela.
com a criação de diversos cenários alternativos a Vianews conseguiu manter sua rentabilidade mesmo em um período agressivo de crescimento
diretoria e gestores entendendo seus papéis no processo orçamentário e utilizando as informações locais para agilizar e embasar suas decisões
com processos e rotinas de planejamento e acompanhamento orientados pelos consultores Treasy
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