Erro contábil

O erro contábil é o registro incorreto ou a omissão de uma operação na contabilidade, como um erro de cálculo, o uso errado de uma política contábil ou um descuido, que faz as demonstrações da empresa não refletirem a realidade. Enquanto não é corrigido, o balanço e o DRE deixam de ser confiáveis para decidir.

Aparece com mais força no fechamento do mês, quando lançamento manual, sistemas que não conversam e prazo curto aumentam a chance de falha, e é para detectá-lo que existem a conciliação e o controle interno.

O erro raramente se anuncia: ele é pego por controles que se repetem. Quatro frentes aparecem nos artigos do acervo:

• A conciliação bancária, que ajuda a achar problemas antes que os erros contábeis sejam devastadores para o negócio.
• O controle interno, com medidas como a separação de funções, em que quem cuida do contas a receber não cuida do contas a pagar, e a conciliação de extratos.
• O fechamento mensal, que garante registros corretos e, havendo erro, o elimina pela raiz.
• A governança financeira, com monitoramento de transações e políticas para mitigar o risco de fraude ou de erros contábeis.

Num caso hipotético, o financeiro de uma distribuidora paga um fornecedor em R$ 547.600, mas o lançamento no sistema sai como R$ 574.600, com dois dígitos trocados. No fechamento, a conciliação compara o extrato com os registros e aponta R$ 27.000 de diferença (R$ 574.600 − R$ 547.600).

Até o ajuste, a despesa do mês aparece R$ 27.000 maior do que a real e o resultado do DRE, R$ 27.000 menor; corrigido o lançamento, os números voltam a refletir o que saiu do caixa.

O erro é só de digitação ou o processo o produz? Se ele se repete, a causa está no processo: planilhas manuais e sistemas sem integração aumentam o risco de entrada errada, e um cartão corporativo usado sem documentação clara, com despesas que chegam semanas depois, deixa brechas para erros contábeis.

Quem lançou também conferiu? Se a mesma pessoa lança e confere, falta separação de funções, uma das medidas do controle interno para detectar erros, fraudes e roubos.

O fechamento pegou o erro no mês ou ele passou adiante? O que o fechamento acha se corrige na raiz; o que passa segue nas demonstrações até alguém conferir.

• Vídeo: como um grupo de três empresas encurtou o fechamento e deixou de ter erros de lançamento: relata que a integração com o ERP eliminou os erros de lançamento e trouxe rastreabilidade por nota fiscal.
• Artigo: qualidade dos dados financeiros e erros de classificação: conta como uma empresa precisou eliminar as planilhas que escondiam erros de classificação antes de automatizar.
• Artigo: governança financeira e controles internos: inclui entre os controles as políticas para mitigar fraudes ou erros contábeis e a segregação de funções.