A importância do Acompanhamento e Controle Orçamentário para sua empresa

Por |28/08/2014|

Aqui no blog, falamos bastante dos benefícios que o Planejamento econômico-financeiro traz para as empresas que o adotam. Os ganhos vão desde a melhoria dos processos de gestão, levando claro, ao aumento do lucro líquido da organização.

Mas não basta apenas planejar, é preciso tirar os planos do papel! E um dos erros mais comuns (e também mais graves) na gestão estratégica é realizar o orçamento empresarial e depois abandoná-lo em uma “gaveta”.

acompanhamento e controle orçamentário

Os planos prontos e aprovados pela diretoria em mãos, é necessário que a equipe faça o acompanhamento mensalmente, ou seja, comparando o que foi previsto com o que realmente está sendo realizado, sempre de acordo com as responsabilidades atribuídas e compromissos com os resultados assumidos na fase de elaboração do orçamento.

A ideia de compromisso aqui não deve ser confundida com punição. O ponto chave está em trabalhar de forma colaborativa, buscando a melhoria contínua dos resultados financeiros da empresa, corrigindo e redirecionando as ações afim de assegurar o atingimento das metas e objetivos definidos no planejamento estratégico, e claro, utilizando os desvios ocorridos como uma excelente forma de aprendizado corporativo.

Análise Planejado x Realizado

A maneira mais simples de fazer isso é criando mais uma coluna em suas análises e realizar a comparação dos resultados planejados com os resultados realizados, se baseando nas mesmas estruturas que foram utilizadas para as projeções, como neste exemplo:

acompanhamento e controle orçamentário

A simples comparação do planejamento com os resultados realizados dá a sua empresa diversas informações para entender o real comportamento dos negócios e buscar formas de melhorar os resultados (clique na imagem para ampliar).

Aqui é de extrema importância seguir uma das dicas que mais citamos aqui no blog, onde sua empresa deve tomar cuidado ao decidir até que nível detalhará as estruturas orçamentárias.

Se a empresa decidiu realizar o planejamento com um nível mais acentuado de detalhamento das estruturas de vendas, custos e despesas, será preciso que seus métodos de controle das informações realizadas (sistemas de ERP, CRM, contabilidade, etc.), estejam preparados para fornecer as informações realizadas no mesmo nível de detalhamento.

Caso isto não seja possível, ficará complicado realizar a comparação dos resultados, pois as bases de análise terão aberturas e detalhamentos diferentes, como vemos na imagem abaixo:

acompanhamento e controle orçamentário

Cuidado: não adianta se empolgar e realizar seu planejamento chegando aos detalhes de cada receita e despesas se os seus sistemas gerenciais (ERP, CRM, contabilidade, etc.) não podem fornecer as informações realizadas na mesma base de detalhes (clique na imagem para ampliar).

O contrário também é válido, mas neste caso há como se contornar o problema. Se a sua empresa realizou o planejamento com poucos níveis de detalhe e os dados realizados estão mais abertos, precisará apenas sumarizar as informações realizadas ao mesmo nível dos dados planejados para poder compará-los.

Mas neste caso, a empresa pode não obter o nível de abertura suficiente das informações para entender o que está acontecendo e tomar boas decisões para o futuro dos negócios.

O segredo é sempre buscar o equilíbrio, em uma abertura do planejamento que forneça os detalhes necessários para a gestão, mas que seja possível manter sem comprometer outras atividades da equipe de planejamento e controladoria.

Análise Realizado x Histórico

Também é importante que sua empresa compare os resultados obtidos com os resultados do mesmo período no ano anterior.Veja um exemplo:

acompanhamento e controle orçamentário

Não se esqueça que toda empresa precisa crescer anualmente, no mínimo para compensar as perdas causadas pela inflação (clique na imagem para ampliar).

Assim é possível verificar se a empresa está crescendo em relação ao ano anterior.

Vale lembrar, que o planejamento é de extrema importância na gestão empresarial, porém as coisas nem sempre saem conforme o previsto. É natural ocorram desvios em relação às metas, sejam eles positivos ou negativos.

O problema é quando estes desvios começam a se tornar recorrentes e com grande expressividade sobre os resultados. É neste ponto que surge a necessidade de uma Revisão Orçamentária.Mas este já é tema para um próximo artigo…

PS: nos exemplos deste artigo, utilizamos o Treasy, nosso sistema online para Planejamento e Controladoria para realizar as projeções e análises. Se quiser conhece-lo, mande uma mensagem para nós: contato@treasy.com.br.

Mas você também pode utilizar planilhas ou outras ferramentas para realizar as projeções e acompanhamento econômico-financeiro de sua empresa. O importante é não deixar de fazer!

E falando em planilhas, disponibilizamos um Modelo de Orçamento Empresarial para você realizar o planejamento e acompanhamento do desempenho financeiro da sua empresa. Para fazer o download, clique no botão abaixo.

Modelo de Orçamento Empresarial

Este post faz parte de uma série de artigos práticos sugeridos por nossos clientes e leitores. Nas próximas semanas traremos outros exemplos práticos abordando as demais áreas do planejamento econômico-financeiro empresarial.

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