Como a Agemed reduziu em mais de 90% o tempo de Elaboração e Acompanhamento Orçamentário

SOBRE A EMPRESA

Com mais de 300 colaboradores, 6.000 conveniados e 140.00 beneficiários, em 12 anos a companhia cresceu mais 60 vezes o seu tamanho, saindo de um faturamento de aproximadamente 3,5 milhões, em 2002, para mais de 200 milhões em 2014. E a estratégia parece simples: todo o lucro do seu faturamento vem sendo reinvestido no seu crescimento, sendo que os planos são de chegar a 1 milhão de beneficiários até 2020.

DESAFIOS ENFRENTADOS

Para acompanhar o ritmo aceleradíssimo de crescimento, a Agemed realiza seu Planejamento Orçamentário de forma anual, com Revisões Orçamentárias trimestrais. Ou seja, para suportar o crescimento, a empresa precisou praticamente adotar o Orçamento Contínuo como metodologia base de sua Gestão Orçamentária.

Ao utilizar planilhas para o Planejamento e Controle Orçamentário, os desafios começaram a surgir. O processo de Elaboração do Orçamento começou a levar de 2 a 3 meses, até que chegou um ponto que o Orçamento já não fazia mais sentido, pois quando era finalizado, já estava na hora de iniciar uma Revisão.

o Orçamento acabava sendo apenas para cumprir tabela, pois o processo era trabalhoso e demorado e a diretoria acabava visualizando os resultados pelo retrovisor

Maria Neves

Gerente Financeira

Criar uma Simulação de Cenários ou mesmo realizar uma Revisão Orçamentária, também era algo que tomava semanas, chegando a levar até 1 mês em alguns casos. O processo gerava muito retrabalho e erros.

ESTRATÉGIA ADOTADA

Quando conheceu o Treasy, no final de 2015, a Agemed estava no meio do Planejamento Orçamentário para 2016. Como o esforço inicial era muito baixo e oferecia poucos riscos, a Agemed resolveu testar a solução. Em apenas 2 reuniões de 4 horas a operadora já estava com toda sua Gestão Orçamentária implantada no sistema.

Segundo Maria, o que mais chamou atenção foi a velocidade de implantação.

Eu nem acreditava que era só isso, que já estava com meu orçamento pronto em tão pouco tempo

Maria Neves

Gerente Financeira

E este é realmente um dos principais diferenciais da solução: a Treasy consegue implantar em algumas horas o que os concorrentes levam semanas ou até meses!

RESULTADOS ALCANÇADOS

Com a adoção da solução de Gestão Orçamentária fornecida pela Treasy, a Agemed conseguiu eliminar completamente as planilhas do Processo Orçamentário, ganhando muito mais agilidade para elaborar e simular cenários. Além disso, outro grande ganho foi o empoderamento dos gestores com informações muito mais relevantes e confiáveis para tomada de decisões.

Atualmente, além da área de controladoria, já são 11 pessoas envolvidas no Processo Orçamentário (7 gestores de departamento, 2 diretores e 3 vice presidentes). E mesmo com muito mais gente envolvida, o processo de Elaboração do Orçamento que antes chegava a levar de 2 a 3 meses, hoje é concluído em no máximo 1 semana.

O tempo para uma Revisão Orçamentária ou uma Simulação de Cenários também baixou de quase 1 mês para menos de 2 dias. Sem contar o trabalho mensal de importar os dados realizados para o Acompanhamento e Controle Orçamentário que deixou de levar semanas e hoje é concluído em apenas uma manhã de trabalho.

Em resumo, o Treasy vem ajudando a equipe de controladoria da Agemed a economizar no mínimo 120 horas de trabalho por mês em tarefas operacionais, como a consolidação de planilhas.

Com o tempo adicional sobressalente, o time de controladoria passou a ser muito mais atuante e trabalhar muito mais próximo a diretoria e gestores departamentais, auxiliando diretamente para a estratégia e melhoria contínua dos resultados.

hoje o Orçamento esta realmente acontecendo e sendo acompanhado trimestralmente. Assim conseguimos eliminar o trabalho operacional rapidamente e contribuir inclusive para revisão das metas globais

Maria Neves

Gerente Financeira

Com a adoção do Treasy, a Agemed que já tinha um ritmo acelerado, está conseguindo acelerar ainda mais as coisas. Como o orçamento é feito de forma contínua, uma vez que as metas estão sendo atingidas, já podem ser repensadas e revisadas de forma a empresa não deixar passar as oportunidades e aproveitar o bom momento para crescer ainda mais.

Para operadoras de saúde, a partir de 100 mil vidas, é fundamental ter uma gestão profissional e buscar ganhos de escala com tecnologia, com dados em tempo real, não perdendo tempo no operacional. Nas palavras de Maria, “para nós o Treasy não é apenas a ferramenta de orçamento, mas onde está toda a estratégia e gestão de desempenho. Com ele a controladoria deixou de ser apenas apoio financeiro e passou a apoiar efetivamente na estratégia”.