Com mais de 300 colaboradores, 6.000 conveniados e 140 mil beneficiários, em 12 anos a companhia cresceu mais de 60 vezes o seu tamanho, saindo de um faturamento de aproximadamente 3,5 milhões, em 2002, para mais de 200 milhões em 2014. E a estratégia parece simples: todo o lucro do seu faturamento vem sendo reinvestido no seu crescimento, sendo que os planos são de chegar a 1 milhão de beneficiários até 2020.
Desafios enfrentados
Para acompanhar o ritmo aceleradíssimo de crescimento, a Agemed realiza seu Planejamento Orçamentário de forma anual, com Revisões Orçamentárias trimestrais. Ou seja, para suportar o crescimento, a empresa precisou praticamente adotar o Orçamento Contínuo como metodologia base de sua Gestão Orçamentária.
Ao utilizar planilhas para o Planejamento e Controle Orçamentário, os desafios começaram a surgir. O processo de Elaboração do Orçamento começou a levar de 2 a 3 meses, até que chegou um ponto que o Orçamento já não fazia mais sentido, pois quando era finalizado, já estava na hora de iniciar uma Revisão.
Criar uma Simulação de Cenários ou mesmo realizar uma Revisão Orçamentária também era algo que tomava semanas, chegando a levar até 1 mês em alguns casos. O processo gerava muito retrabalho e erros.
Estratégia adotada
Quando conheceu o Treasy, no final de 2015, a Agemed estava no meio do Planejamento Orçamentário para 2016. O caminho que ela seguiu está descrito em detalhe no guia de como implantar orçamento em operadora de plano de saúde. Como o esforço inicial era muito baixo e oferecia poucos riscos, a Agemed resolveu testar a solução. Em apenas 2 reuniões de 4 horas a operadora já estava com toda sua Gestão Orçamentária implantada no sistema.
Segundo Maria, o que mais chamou atenção foi a velocidade de implantação.
E este é realmente um dos principais diferenciais da solução: a Treasy consegue implantar em algumas horas o que os concorrentes levam semanas ou até meses.
Resultados alcançados
Com a adoção da solução de Gestão Orçamentária fornecida pela Treasy, a Agemed conseguiu eliminar completamente as planilhas do Processo Orçamentário, ganhando muito mais agilidade para elaborar e simular cenários. Além disso, outro grande ganho foi o empoderamento dos gestores com informações muito mais relevantes e confiáveis para tomada de decisões.
Atualmente, além da área de controladoria, já são 11 pessoas envolvidas no Processo Orçamentário (7 gestores de departamento, 2 diretores e 3 vice-presidentes). E mesmo com muito mais gente envolvida, o processo de Elaboração do Orçamento que antes chegava a levar de 2 a 3 meses, hoje é concluído em no máximo 1 semana.
O tempo para uma Revisão Orçamentária ou uma Simulação de Cenários também baixou de quase 1 mês para menos de 2 dias. Sem contar o trabalho mensal de importar os dados realizados para o Acompanhamento e Controle Orçamentário, que deixou de levar semanas e hoje é concluído em apenas uma manhã de trabalho.
Em resumo, o Treasy vem ajudando a equipe de controladoria da Agemed a economizar no mínimo 120 horas de trabalho por mês em tarefas operacionais, como a consolidação de planilhas.
Com o tempo adicional sobressalente, o time de controladoria passou a ser muito mais atuante e trabalhar muito mais próximo à diretoria e aos gestores departamentais, auxiliando diretamente na estratégia e na melhoria contínua dos resultados.
Com a adoção do Treasy, a Agemed, que já tinha um ritmo acelerado, está conseguindo acelerar ainda mais as coisas. Como o orçamento é feito de forma contínua, uma vez que as metas estão sendo atingidas, já podem ser repensadas e revisadas de forma a empresa não deixar passar as oportunidades e aproveitar o bom momento para crescer ainda mais.
Para operadoras de plano de saúde, a partir de 100 mil vidas, é fundamental ter uma gestão profissional e buscar ganhos de escala com tecnologia, com dados em tempo real, não perdendo tempo no operacional. Nas palavras de Maria, "para nós o Treasy não é apenas a ferramenta de orçamento, mas onde está toda a estratégia e gestão de desempenho. Com ele a controladoria deixou de ser apenas apoio financeiro e passou a apoiar efetivamente na estratégia".
Eliminação das planilhas
o Processo Orçamentário ganhou agilidade na elaboração e simulação de cenários
Gestores mais empoderados
com informações muito mais relevantes e confiáveis para tomada de decisões
Tempo economizado
o Treasy ajudou a economizar no mínimo 120 horas de trabalho por mês em tarefas operacionais
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É uma metodologia que substitui o orçamento anual tradicional por revisões periódicas (geralmente trimestrais ou mensais). Assim que um período é finalizado, um novo é adicionado ao horizonte de planejamento, mantendo sempre o orçamento atualizado com a realidade do negócio. Empresas em crescimento acelerado, como a Agemed, usam essa abordagem para evitar que o orçamento se torne obsoleto.
Quanto tempo leva para fazer um orçamento em planilha?
Depende do tamanho e complexidade da empresa, mas empresas médias costumam gastar entre 2 a 3 meses para elaborar um orçamento anual em planilhas. Revisões orçamentárias podem levar até 1 mês. Operadoras de saúde e empresas com múltiplos departamentos enfrentam retrabalho constante e erros de consolidação.
Qual a diferença entre orçamento anual e orçamento contínuo?
O orçamento anual é planejado uma vez por ano e fica fixo. O orçamento contínuo é revisado constantemente, adicionando novos períodos conforme os antigos são encerrados. Orçamento contínuo é melhor para empresas que crescem rápido ou operam em mercados instáveis, pois mantém o planejamento relevante.
Por que planilhas deixam de fazer sentido para orçamento em empresas grandes?
Conforme a empresa cresce, aumenta o número de pessoas envolvidas, departamentos, linhas de negócio e dados. Planilhas tornam-se lentas, propensas a erros (referências quebradas, duplicação de dados) e difíceis de consolidar. O tempo para reunir informações de vários gestores e revisar tudo acaba sendo maior que o prazo útil do orçamento.
Como reduzir o tempo de elaboração do orçamento?
Use um software de FP&A que centralize todos os dados, automatize cálculos e permita que múltiplos usuários trabalhem simultaneamente. Isso elimina retrabalho, erros de consolidação e a necessidade de exportar e importar dados entre planilhas. Empresas que migraram de planilhas para software adequado conseguem reduzir 80% a 90% do tempo.
Quanto tempo leva implementar um software de orçamento?
Varia bastante. Soluções genéricas costumam levar semanas ou meses de configuração complexa. Plataformas de FP&A especializadas em PMEs brasileiras conseguem estar operacionais em horas, desde que o escopo inicial seja bem definido. O tempo real depende de quantos departamentos estão envolvidos e da qualidade dos dados de entrada.
Simulação de cenários é importante para o orçamento?
Muito. Permite que você teste diferentes estratégias (aumento de custos, queda de receita, investimentos) sem afetar o orçamento oficial. Em planilhas, fazer uma simulação leva dias ou semanas. Em um software dedicado, leva minutos, liberando o controller para tomar decisões melhores baseadas em dados.
Quantas pessoas devem estar envolvidas no processo orçamentário?
O ideal é envolver gestores que realmente conhecem suas áreas: chefes de departamento, diretores e vice-presidentes. Para uma operadora de saúde com 300+ colaboradores, 10 a 15 pessoas é um número realista. O importante é que todos trabalhem em um sistema único, não em planilhas separadas.
O que é acompanhamento orçamentário e por que demora tanto em planilhas?
É comparar continuamente o realizado contra o orçado para verificar variações e tomar ações corretivas. Em planilhas, isso envolve importar dados contábeis manualmente, alimentar planilhas, consolidar, revisar e distribuir relatórios. Operadoras de saúde e empresas com muitos centros de custo podem gastar semanas nisso. Um software automatiza 95% desse trabalho.
Orçamento faz sentido em empresa de rápido crescimento?
Sim, mas com ressalva. Em crescimento acelerado, o orçamento anual tradicional fica desatualizado rápido. Usar orçamento contínuo e revisões trimestrais é mais efetivo. O orçamento não é o destino final, mas um guia vivo que ajuda a manter controle enquanto a empresa cresce.
Como integrar dados financeiros reais no orçamento?
O ideal é um software de FP&A que se conecte com seu ERP ou sistema contábil. Assim, dados de despesas, receitas e centros de custo são importados automaticamente, sem redigitação. Se usar planilhas, este passo manual é uma das maiores fontes de erro e atraso.
Planilhas são seguras para orçamento corporativo?
Não totalmente. Planilhas têm baixa rastreabilidade de mudanças, fácil são alteradas sem registro de quem fez, difícil auditar, e vulneráveis a erros de fórmula. Para empresas com compliance e auditoria interna, um software com histórico, permissões de usuário e auditoria é mandatório.
Qual o ROI de implementar software de orçamento?
Reduzindo 120 horas de trabalho menual (como a Agemed fez) em uma operação com 300 colaboradores, o payback é rápido, geralmente entre 3 a 6 meses. Além do tempo economizado, há redução de erros, melhor qualidade de decisão e menos retrabalho entre departamentos.
Quanto custa implementar orçamento em uma operadora de saúde?
Depende da solução. Softwares genéricos e consultoria associada podem custar dezenas de milhares. Plataformas SaaS de FP&A para PMEs costumam ter modelos de assinatura mensal entre R$ 2 mil e R$ 10 mil, dependendo do tamanho e funcionalidades. O melhor é pedir um orçamento específico.
Orçamento base zero funciona com software de FP&A?
Sim. Um bom software permite que você compare cenários e realize replanejamentos rápidos. Orçamento base zero em planilhas é impraticável por causa do volume de trabalho. Com automação, fica viável revisar fundamentações com mais frequência.
Como convencer a diretoria a investir em software de orçamento?
Mostre o tempo economizado multiplicado pelo custo da hora do time de controladoria. Se 120 horas por mês são gastas, são R$ 15 mil a R$ 20 mil mensais em mão de obra. Adicione a redução de erros e a qualidade de decisão. O ROI é claramente positivo em alguns meses.
Qual a melhor prática para revisar orçamento trimestral?
Tenha um processo ágil e padronizado: reúna gestores para justificar variações acima de um limite (por exemplo, 10%), atualize premissas de mercado e reinicie o ciclo para o próximo trimestre. Um software centralizado torna isso viável em dias, não em semanas.
Faz diferença usar software cloud versus on-premise para orçamento?
Cloud é mais rápido de implantar, não requer TI dedicada, é acessível de qualquer lugar e recebe atualizações automáticas. On-premise oferece mais controle, mas demanda TI, é mais caro e lento para implantar. Para PMEs, cloud é a escolha mais prática.
Orçamento deve ser secreto ou compartilhado com os gestores?
Deve ser compartilhado. Gestores que entendem o orçamento de sua área conseguem justificar decisões e alinhar ações. Retém motivação. Um software permite controle granular: cada gestor vê seu departamento, mas não o dos concorrentes internos, mantendo segurança e transparência.
