Quinze dias para fechar um mês. Esse era o ritmo da equipe de FP&A da Skeelo antes do Treasy. Não por falta de competência: a analista sênior de planejamento financeiro gerenciava sozinha três empresas do grupo, com centros de custo distribuídos em diretores espalhados pela América Latina. O Excel atendia. Até o dia em que parou de atender.
Hoje o mesmo fechamento sai em três dias. A redução de 80% não veio de uma automação milagrosa, veio de eliminar um tipo específico de reunião: aquela em que você não toma decisão nenhuma, só explica de onde saiu o número.
Vídeo · YouTubeO problema que o Excel criou ao crescer junto com a empresa
A Skeelo cresceu. Entrou na América Latina, começou a olhar para a Europa, e o processo orçamentário foi ficando pesado na mesma proporção. A analista de FP&A descreve o momento com clareza: a empresa tinha uma estrutura de controladoria bem trabalhada, segregação por centro de custo, contas mapeadas. Tudo dentro do Excel. E o Excel atendia, até que atingir um nível de conta sintética com abertura profunda tornou o processo "praticamente impossível".
O ponto de ruptura não foi um trimestre caótico. Foi perceber que a expansão tornava inviável manter 100% do processo de construção de orçamento e forecast centralizado dentro do financeiro. Os diretores de cada área precisavam participar, mas participar via Excel significava reuniões de coleta de estimativas: "eu acho que vai ser esse gasto, eu acredito que vou fazer essa receita". Opiniões, não dados.
O custo escondido do orçamento no Excel aparecia nas horas perdidas em alinhamento, não na planilha em si.
Como a Skeelo escolheu o Treasy
A empresa já tinha passado pela implantação de um ERP. Saíram do projeto "baqueados", como a própria analista descreve. Quando foi a hora de buscar uma ferramenta específica de FP&A, o histórico pesava.
Testaram o ERP para as demandas de planejamento financeiro. Não atendeu. Sistemas de estrutura macro-financeira raramente têm um olhar específico para FP&A. A solução precisava ser outra.
Foram a mercado, falaram com três fornecedores. O que chamou atenção no Treasy foi a simplicidade, e ela cita isso sem rodeios: muita ferramenta no mercado tem funcionalidades que são fantasia, que não se traduzem no dia a dia real de quem trabalha com planejamento. Com uma equipe de FP&A enxuta, respondendo direto ao CFO, não havia espaço para curva de aprendizado de seis meses.
O teste foi prático: ela entrou no sistema, subiu números aleatórios, simulou a rotina de fechamento, compartilhou a tela com o CFO. Depois chamou dois diretores de outras áreas, sem nenhuma ligação com finanças, para ver se eles conseguiriam usar a ferramenta para inserir os insumos. Os dois entenderam sem treinamento. Só aí fechou o contrato.
Esse critério de validação com os gestores que fariam os lançamentos é mais sofisticado do que parece. A descentralização orçamentária só funciona se quem precisa inserir dados consegue usar a ferramenta sem depender do financeiro para cada passo.
Implantação em 30 dias
O medo era a implantação. Depois do ERP, qualquer projeto de sistema carregava o peso do trauma anterior. O resultado foi diferente: 30 dias, atendimento personalizado, e a estrutura já existente no Excel (contas mapeadas, centros de custo definidos, base orçamentária do ano fechada) acelerou tudo.
A sequência foi: primeiro o orçamento anual já construído, depois o fluxo de caixa em regime de caixa, e a partir daí os fechamentos mensais. Para as três empresas do grupo, com duas visões cada uma: competência e caixa.
A integração com o ERP ainda não foi concluída por questões internas de definição de sistema, mas o processo de importação manual resolve em menos de 10 minutos: exporta uma tabela do ERP, lança no Treasy. Com as contas já mapeadas, raramente há erros.
O que mudou no fechamento mensal
Antes do Treasy, o fluxo era:
- Receber o razão contábil com todos os lançamentos do período.
- Identificar cada conta manualmente.
- Lançar os valores dentro das estruturas de Excel para cada centro de custo.
- Agendar reuniões com cada diretor para validar os números.
- Explicar, durante essas reuniões, de onde veio cada valor.
O problema não era só o tempo de lançamento. Era o erro humano (valores lançados no centro de custo errado, valores que não apareciam no fechamento gerencial), a falta de rastreabilidade ("esse número está errado, mas não consigo identificar de onde veio"), e a desconfiança dos gestores que não conseguiam consultar a composição dos valores por conta própria.
Com o Treasy, os diretores acessam o sistema diretamente. Clicam com o botão direito, visualizam o razão, conferem as notas fiscais, entendem a composição do número sem precisar de intermediário. As reuniões de alinhamento, que consumiam uma semana inteira após cada fechamento, deixaram de existir.
Se você está mapeando quais etapas do seu próprio fechamento podem ser eliminadas ou automatizadas, o checklist de automação do fechamento cobre os pontos mais comuns que travam equipes de FP&A.
O ciclo orçamentário completo dentro de uma ferramenta
A Skeelo não usa o Treasy só para fechamento. O ciclo inteiro roda lá: planejamento anual, revisões trimestrais, fluxo de caixa semanal e mensal, e o DFC compartilhado com a diretoria e sócios toda semana.
A última revisão (3+9, três meses realizados e nove planejados) mostra como o processo descentralizado funciona na prática: a analista duplica a base do orçamento, cria o forecast com os três primeiros meses realizados e libera visões personalizadas para cada gestor, mostrando só as linhas sob responsabilidade de cada um. Os gestores têm dois ou três dias para revisar os valores, inserir ajustes e comentários. Depois que o prazo fecha, o financeiro retoma o trabalho analítico: ver se os ajustes são compatíveis com a meta de EBITDA, avaliar o impacto no caixa, validar indicadores.
Esse é o ganho real da descentralização orçamentária na prática: o financeiro para de ser intermediário de dados e passa a ser analista de resultado.
Antes e depois em números
| Indicador | Antes do Treasy | Com o Treasy |
|---|---|---|
| Tempo de fechamento mensal | 15 dias | 3 dias |
| Reuniões de alinhamento pós-fechamento | 1 semana de agendamentos | Eliminadas |
| Rastreabilidade dos lançamentos | Manual, sem consulta autônoma | Razão + notas disponíveis para o gestor |
| Processo de revisão orçamentária | Centralizado no financeiro | Descentralizado, com visões por responsável |
| Integração de dados do ERP | Lançamento manual no Excel | Importação em menos de 10 minutos |
| Acesso dos sócios e diretores | Dependente de relatório do financeiro | Acesso direto ao sistema |
O que a experiência da Skeelo ensina sobre escala financeira
O caso tem alguns elementos que valem destacar para quem está no mesmo ponto de decisão.
Primeiro: a empresa já tinha a estrutura. Centros de custo definidos, contas mapeadas, processo orçamentário rodando. O Excel não parou de funcionar porque a equipe era desestruturada, parou porque a empresa cresceu além do que a planilha consegue acompanhar com segurança e rastreabilidade.
Segundo: a escolha da ferramenta foi validada pelos usuários finais, não só pelo financeiro. Testar com dois diretores que não têm relação com finanças antes de assinar o contrato é uma forma de garantir que a descentralização vai funcionar. Se o gestor precisar de suporte para cada lançamento, o financeiro continua sendo intermediário.
Terceiro: a integração do ERP com o financeiro não precisa ser perfeita para começar. A importação manual funcionou e deu tempo para a empresa resolver questões internas antes de automatizar completamente.
Quando a analista resume o Treasy como "os cinco analistas que faltavam no time", ela está descrevendo algo preciso: não é substituição de pessoa, é eliminação do trabalho que não gera valor, para sobrar mais tempo para o trabalho que gera.
Se o seu fechamento gerencial ainda depende de reuniões de explicação de número, ou se o seu processo de revisão orçamentária ainda passa tudo pelo financeiro antes de chegar nos gestores, o próximo passo é mais simples do que parece. Teste o Treasy gratuitamente e veja quanto do seu fechamento é trabalho analítico e quanto é trabalho de alinhamento que você pode eliminar.