Orçamento descentralizado: como ele aumenta a produtividade da equipe financeira

Elaborar o orçamento é coisa séria. Tão séria que, tradicionalmente, essa responsabilidade recai quase exclusivamente sobre os ombros das equipes financeiras e de controladoria, que, em alinhamento com o planejamento estratégico da empresa, definem metas e alocam recursos para cada departamento no próximo exercício.

Mas será que não tem algo faltando nessa história? Será que esse modelo centralizado é mesmo a melhor abordagem? Para muitas empresas, a estratégia de orçamentação é um pouco diferente, pois elas envolvem outros departamentos no processo. Essa prática tem um nome: orçamento descentralizado. 

Aqui na Treasy somos defensores da descentralização do orçamento e vemos em nossos clientes como essa prática aumenta a produtividade da equipe financeira e traz benefícios para toda a organização. Quer entender melhor? Neste artigo, exploraremos as vantagens do orçamento descentralizado e como ele pode transformar a gestão financeira, promovendo maior eficiência, engajamento e precisão na alocação de recursos.

Entendendo o que é o orçamento descentralizado

O orçamento descentralizado, como o próprio nome sugere, é uma abordagem que distribui (ou seja, descentraliza) a responsabilidade pela elaboração e gestão do orçamento entre diferentes áreas dentro da empresa.

Também conhecido por orçamento colaborativo ou participativo, essa prática se diferencia do modelo tradicional (top-down), em que a responsabilidade pela criação, revisão e acompanhamento do orçamento recai exclusivamente sobre o departamento financeiro ou a controladoria.

Como veremos, a participação e o engajamento de mais agentes nesse processo possibilita que diferentes perspectivas e conhecimentos específicos sejam levados para a formulação de um plano orçamentário. Como consequência, o orçamento fica muito mais alinhado às reais necessidades de cada setor.

Por que descentralizar o orçamento?

Imagine que o gestor comercial da sua empresa solicita várias alterações no orçamento ao longo do ano. Ele faz isso porque está olhando para o setor dele, o que é totalmente natural, concorda?

Pois é, o problema surge por dois motivos:

1 - Como o orçamento foi elaborado de forma centralizada, o departamento financeiro ou a controladoria não conseguem ter uma visão completa e detalhada das necessidades de cada setor. 

E/OU

2 - Como o orçamento foi elaborado de forma centralizada, o gestor comercial não tem uma visão completa e detalhada de como o seu setor impacta na lucratividade e resultados da empresa de forma geral.

Note que, embora bem-intencionado, o orçamento elaborado pelo financeiro/controladoria pode não refletir a realidade operacional de toda a empresa. Isso leva a frequentes revisões e ajustes ao longo do ano, aumentando o trabalho do financeiro e criando um ciclo de correções que poderia ser evitado com uma abordagem mais colaborativa.

Além disso, a falta de visibilidade e transparência do processo de planejamento orçamentário costuma ser uma fonte constante de insatisfação entre os gestores. Quando eles não acompanham os números de perto, o orçamento pode acabar sendo visto como uma mera burocracia, desconectada das reais necessidades e oportunidades de cada departamento. 

A consequência? Ao perceberem o orçamento como uma simples formalidade, os líderes tornam-se menos engajados, o que prejudica a capacidade da empresa de atingir suas metas e objetivos de forma eficaz. Dessa maneira, o planejamento financeiro, que deveria ser uma ferramenta estratégica para o crescimento e a sustentabilidade da empresa, acaba perdendo sua eficácia. 

Orçamento descentralizado: quais os ganhos para a minha empresa?

Acompanhe o raciocínio: uma organização é composta por vários departamentos, sendo que cada um deles possui gestores/líderes responsáveis e que estão 100% envolvidos e dedicados às suas áreas específicas. Sob essa perspectiva, parece um pouco contraditório não envolver esses líderes na elaboração do orçamento, considerando que eles têm uma visão detalhada e prática das necessidades e desafios de seus setores. 

Note que no orçamento descentralizado o engajamento dos líderes é uma vantagem, pois justamente por contar com a visão mais apurada de cada gestor, é possível ter uma orçamentação mais previsível e um número mais fidedigno na hora de analisar e fazer as simulações.

Com um orçamento mais preciso desde o início, as necessidades de ajustes e revisões frequentes ao longo do ano são reduzidas. Além do mais, os líderes, por participarem do processo, se sentem mais responsáveis e comprometidos com o atingimento das metas estabelecidas. 

Lembra do exemplo do gestor comercial no tópico anterior? Esse era um problema que Estela Bernardes, COO da Vianews, já teve ao trabalhar com um orçamento centralizado. A descentralização mudou o cenário, conforme ela explica:

“O gestor comercial hoje não tem o problema que eu tinha em uma grande empresa, de conhecer apenas uma pequena parte do orçamento e ter várias alterações solicitadas ao longo do período de orçamento. Ele consegue entender seu desempenho histórico, o impacto das ações e simulações de vendas na lucratividade da empresa. Nosso comercial entende até o impacto em despesas de atendimento, ferramentas etc. envolvidos em um cliente, auxiliando também no processo de precificação, por exemplo.”

👉 Como a Vianews usou o Orçamento para manter a rentabilidade em seu plano de expansão

Ok, mas descentralizar não vai dar mais trabalho? 

Até aqui, você viu que o orçamento descentralizado traz diversas vantagens para as empresas. No entanto, contar com a participação de gestores que não têm intimidade alguma com números, e envolvê-los em algo que não é prioridade para eles, é fácil?

Respondendo com bastante sinceridade: o modelo descentralizado pode dar mais trabalho no primeiro exercício, mas no médio prazo os benefícios frequentemente compensam o investimento inicial. 

Quer mais um exemplo desses benefícios? Clarizon Júnior, líder financeiro no escritório de advocacia Reis Advogados, conta sua experiência:

“Quando os gestores apenas participavam do acompanhamento orçamentário, o engajamento era menor, para alguns os números nem faziam muito sentido. Quando passamos a envolvê-los na elaboração do orçamento, com cada gestor informando seus números, o jogo virou. Hoje eles mesmo nos cobram quando o realizado x planejado não está atualizado, tiram dúvidas sobre indicadores, estão realmente interessados no orçamento, não apenas nas linhas de receita e resultado, mas também nas despesas do escritório.”

Voltando à questão do trabalho adicional, a experiência que temos com centenas de clientes aqui na Treasy mostra que, quando a empresa decide descentralizar o orçamento, o primeiro ciclo pode, sim, ser mais desafiador. Um dos motivos é a necessidade de integrar e ouvir os gestores, que podem precisar de tempo para se adaptar ao novo processo e aprender a contribuir de forma eficaz. Contudo, essa fase inicial é crucial para estabelecer uma base sólida.

Uma vez superado esse período de ajuste, os ganhos são claros: maior engajamento dos gestores, uma visão mais precisa e alinhada do orçamento e uma gestão financeira mais eficaz e dinâmica.

Como convencer os meus gestores sobre a importância do orçamento descentralizado?

Uma das insatisfações dos gestores no planejamento orçamentário é a sensação de que a participação deles é meramente ilustrativa. Sobre isso, Marilia Matheus, Gerente Financeira da Koppert, conta sua experiência:

“Havia uma insatisfação constante por parte dos gestores que não se sentiam fazendo parte do processo. E isso afetava o comprometimento com o processo. Eles (gestores) retornavam as planilhas para nós, mas não tinham visibilidade e transparência do restante do processo. Conforme aconteciam as revisões orçamentárias, o gestor perdia o controle dos seus números e passava a enxergar o processo como mera burocracia.”

Como comentamos, com os gestores mais envolvidos, há um maior comprometimento com o cumprimento das metas orçamentárias, o que pode levar a um planejamento mais eficiente e menor necessidade de intervenção do departamento financeiro.

Além deste ponto, outros três pesam na balança da descentralização do orçamento (e podem ser usados pelo financeiro/controladoria para defender esse tipo de orçamentação):

• O orçamento descentralizado tende a ser mais alinhado com as realidades operacionais, diminuindo a necessidade de correções.
• Quando todos os departamentos estão envolvidos no processo, há uma maior transparência nas decisões orçamentárias. O resultado é aumento da confiança entre as equipes e criação de um ambiente de colaboração, onde todos compreendem melhor como as alocações de recursos são decididas.
• O modelo descentralizado torna a empresa mais adaptável aos diferentes cenários, pois permite ajustes mais ágeis e específicos em resposta a mudanças no mercado ou nas condições operacionais.

Como começar? É necessário iniciar com todas as lideranças de uma vez?

Outra dúvida muito comum quando o assunto é orçamento descentralizado, é sobre a necessidade de envolver todos os gestores da empresa desde o início. Tenha em mente que a descentralização não precisa começar já pela empresa inteira. 

Com isso, entenda que o orçamento participativo pode iniciar, por exemplo, com o envolvimento do comercial no primeiro semestre, depois envolver o back-office, marketing e assim por diante. Inclusive, dependendo do caso, contar com a participação de 100% dos gestores no começo pode ser um pouco traumático.

A sugestão que damos, com a nossa experiência, é que principalmente organizações sem maturidade de gestão orçamentária podem - e devem - começar aos poucos. Essa é inclusive uma dica dada por Felipe Diogo Castro, consultor da Treasy, em um episódio do Controller Cast, no qual ele fala sobre Como engajar os colaboradores no orçamento empresarial. Para ouvir na íntegra, aperte o play abaixo:

Como descentralizar o orçamento?

Para contar com um orçamento descentralizado, existem quatro pontos a considerar:

1 - Construção de uma cultura orçamentária

O orçamento descentralizado deve se integrar à rotina diária de todos na organização, tornando-se uma prática constante e natural. Por isso, a palavra-chave é cultura orçamentária. Neste conteúdo abordamos como criá-la na sua empresa, mas destacamos que o controller exerce um papel crucial nesse processo.

Isso porque o profissional é fundamental para promover o engajamento e formar líderes capacitados para gerenciar e entender questões orçamentárias. Para compreender melhor essa função, você pode baixar o e-book "Controller: a Ponte Entre a Diretoria e os Gestores", que oferece insights valiosos sobre como essa atuação pode impactar o sucesso do orçamento colaborativo.

2 - Transformação de centros de custo em centros de negócio

Depois de estabelecer uma cultura orçamentária, o próximo passo é transformar os centros de custo tradicionais em verdadeiros centros de negócio. Isso significa que cada responsável por um centro de custo deve entender e se comprometer com os resultados financeiros da sua área.

Para alcançar isso, as metas orçamentárias devem ser cuidadosamente discutidas e negociadas com cada centro de custo, em vez de serem simplesmente impostas. O objetivo é garantir que todos os responsáveis compreendam o impacto das suas decisões e se sintam engajados na realização dos objetivos.

3 - Descentralização por áreas

A questão foi abordada mais acima, mas vale reforçar: a adoção do orçamento descentralizado não precisa começar envolvendo todas as áreas. O ideal é contar com a participação de apenas alguns departamentos para começar, pois isso pode ajudar até mesmo a contagiar outros gestores e a fazer com que eles queiram também fazer parte do planejamento orçamentário.

Foi isso o que aconteceu na Koppert. Como conta Marilia:

“O engajamento de alguns gestores contagiou os demais e gerou o passo em que estamos agora, envolvendo todos os gestores e coordenadores. O líder de manutenção está fazendo o seu orçamento, o líder de segurança está fazendo o seu orçamento. Estamos aproveitando um envolvimento que surgiu de forma natural, puxado e não empurrado. No passado, um mesmo gestor orçava três, quatro centros de custo, isso não acontece mais, o pessoal da ponta passou a cobrar sua participação no orçamento via ferramenta. De 8 gestores, passamos a envolver 32 colaboradores no processo.”

4 - Uso da tecnologia

Não somos inimigos das planilhas, mas imagine descentralizar um orçamento e ter que enviar e receber dezenas de planilhas que, muitas vezes, nem estão atualizadas. O tempo perdido apenas na consolidação dessas informações pode ser significativo, além de aumentar o risco de erros e inconsistências. A descentralização exige agilidade, precisão e colaboração — aspectos que podem ser comprometidos se dependermos exclusivamente de planilhas.

Para você entender melhor, vamos a dois casos reais, de empresas citadas mais acima:

Orçamento descentralizado - Caso 1 

A Koppert utilizava planilhas para todo o processo orçamentário, as quais precisavam ser enviadas e recebidas dos gestores durante o planejamento. Em seguida, o controller fazia a consolidação e corrigia fórmulas e inconsistências.

Para resolver o problema, a empresa investiu na solução orçamentária da Treasy. Marilia Matheus, Gerente Financeira da Koppert, comenta que rapidamente percebeu um grande benefício com o software: o ganho de tempo. Os gestores passaram a inserir diretamente os dados de suas áreas na ferramenta, eliminando a necessidade de consolidação manual por parte da controladoria.

Veja o que ela diz:

"Antes do Treasy, caso o orçamento sofresse alguma alteração no período de planejamento, a controladoria precisava alterar o número informado pelo gestor e comunicá-lo, pois não havia tempo hábil para redistribuir as planilhas. Isso tirava credibilidade do processo. Com o uso do Treasy passei a comunicar os gestores, que entram na ferramenta e pensam em como vão ajustar os números da sua área. Isso fez com que o entendimento e o comprometimento do gestor”.

👉 Como a Koppert conquistou confiança e transparência em sua cultura orçamentária

Orçamento descentralizado - Caso 2

Isabel Oliveira, Controller Financeira do escritório de advocacia Reis Advogados, também resolveu problemas críticos na descentralização do orçamento relacionados ao uso de planilhas, graças ao Treasy:

“Nas planilhas levávamos muito tempo para encontrar desvios, encontrar lançamentos errados ou analisar uma conta específica que se perdia em meio ao volume de dados. Com o Treasy conseguimos organizar essas informações, isso facilita muito para o gestor acompanhar as ações que foram planejadas no mês, e com o recurso de 'comentários' ele consegue fazer a justificativa dos seus desvios direto na ferramenta, inserindo anexos para entendermos as ações realizadas.”

👉 Como a Reis Advogados ganhou velocidade e precisão na criação de metas financeiras

Concluindo

O orçamento descentralizado capacita diretores e outros líderes de departamento a tomar decisões sobre como melhor alocar recursos para suas áreas. Ao envolver diretamente os gestores no processo, eles passam a ter uma compreensão mais profunda das metas organizacionais e da importância de suas contribuições para alcançá-las. 

Isso é essencial para o desempenho não apenas de cada setor, mas também da organização como um todo. E para que o processo seja agilizado e realmente traga os benefícios que abordamos neste artigo, conte com o Treasy.

A solução proporciona aos gestores maior visibilidade, permitindo que eles acompanhem não apenas o planejamento, mas também o histórico de suas áreas. Além de isso fortalecer a tomada de decisões, os torna mais engajados e comprometidos com os resultados.

O Treasy é a solução completa de Planejamento e Controladoria, onde sua empresa pode aplicar o orçamento descentralizado, envolvendo e engajando os gestores. Confira alguns dos recursos da ferramenta: 

• Projeções, Simulações e Cenários
• Acompanhamento Planejado x Realizado x Histórico
• Relatórios e Análises Gerenciais 
• Gráficos e Indicadores de Desempenho
• Integração com seu ERP e contabilidade

Clique aqui, conheça o Treasy e experimente a ferramenta!