Como os profissionais de controladoria e finanças usam seu tempo?

Publicado dia 14 de fevereiro de 2016

Você sabe como em média os profissionais de controladoria e finanças (CFO, controllers, gerentes etc) estão “gastando” seu tempo dentro das empresas?

controladoria e finançasHoje aqui no blog nós vamos falar de uma pesquisa realizada pela APQC (órgão de autoridade mundial em benchmarking, melhores práticas e melhorias de processos) com mais 832 empresas (dos mais diversos portes e países), que levantou o que os profissionais de finanças realmente fazem durante um dia comum de trabalho.

Nós já abordamos aqui no blog o que faz a área de Planejamento e Controladoria, um dos departamentos envolvidos na pesquisa e também falamos sobre qual (deveria ser) o papel do Gerente de Controladoria (Controller) no sucesso da empresa. A pesquisa traz uma visão realista do que realmente estes profissionais têm feito no seu cotidiano, por conta do acúmulo de funções e desalinhamento de estratégia.

Pesquisadores perguntaram aos lideres de equipe de finanças quanto tempo eles gastam nas mais diversas atividades financeiras:

  • Processamento de transações: pagando contas, emitindo notas, conferindo despesas etc;
  • Controles: criação de planilhas, demonstrativos, apresentações, relatórios etc;
  • Suporte a tomada de decisão: auxiliando estrategicamente na decisões da empresa;
  • Atividades gerenciais: gerindo atividades de equipe, analisando dados etc;

Os resultados foram surpreendentes: Independentemente do tamanho da empresa, cerca de metade do tempo das equipes de finanças é gasto em processamento de transações.

controladoria e finanças

Isso significa que em uma semana normal de trabalho, equipes muito bem pagas de controladoria e finanças estão gastando o equivalente ao inicio da manhã de segunda até o horário de almoço de quarta-feira, garantindo que as contas estão sendo pagas, que os clientes recebam suas notas, se o trabalho da contabilidade esta sendo feito corretamente, entre muitas outras tarefas que mantém o dinheiro em movimento dentro da empresa.

Mas se você perguntar à diretoria ou membros de conselho o que eles mais precisam do seu time financeiro, muitos irão lhe dizer que querem contar com informações rápidas, confiáveis e concisas sobre as implicações econômico-financeiras das ações estratégicas da organização. Quando chegamos à metade do ano e é tempo de alavancar os resultados, eles querem entender os custos e demais impactos de escolher entre a ação A ou B para alavancar as vendas. Eles querem números para determinar o potencial de receita e margem operacional de decisões específicas sobre onde investir os recursos limitados da empresa.

Qual o impacto disto?

Quando o time financeiro gasta mais de 50% do tempo em transações operacionais – somando o tempo adicional para manter controles internos, planilhas e relatórios – não sobra muito tempo para se dedicar a suportar a tomada de decisão da empresa.

Se quase 50% parece muito, mantenha em mente que na última década as empresas tem realmente feito um bom trabalho para reduzir este percentual. Mas convenhamos que este número precisar diminuir muito, porque no cenário atual que muda constantemente, há muito trabalho estratégico e importante para se fazer.

Como resolver este problema?

Como o time financeiro pode encontrar tempo para auxiliar na estratégia e tomada de decisão da empresa, e ainda assim garantir que as contas estão sendo pagas e as receitas fluindo corretamente? Uma parte da solução reside – como tantas vezes acontece nos demais setores – na redução da papelada e trabalho manual.

Pegue, por exemplo, as contas a pagar, não é difícil encontrar empresas que recebem 60% das faturas de fornecedores em papel ou PDF. Alguém precisa manualmente inserir estas informações no sistema financeiro da empresa. Alguns ainda usam um scanner digital, mas isso toma tempo também, e empresas de pequeno porte não podem fazer isso em grande escala. Então, o papel ainda entope o processo, exigindo pessoas treinadas, controles manuais, custando tempo e dinheiro.

controladoria e finançasMas enquanto o papel ainda é o vilão mais óbvio, não é o único ponto que atrasa o financeiro. Em algumas organizações a diretoria falha em transmitir as nuance estratégica e alguns ainda mantêm o financeiro fora das decisões estratégicas deliberadamente, o que os prejudica ainda mais.

Se o objetivo é processar as transações de maneira rápida, barata e sem erros, as empresas precisam liberar o time financeiro das pilhas de papéis e direcioná-los para pensarem estrategicamente, auxiliando na redução de custos de maneira inteligente, na identificação de novas oportunidades e compreendendo as restrições operacionais.

O que os executivos esperam dos profissionais de controladoria e finanças?

APQC perguntou recentemente para executivos financeiros onde eles acreditam que seus times deveriam focar seu tempo, e eles não responderam “pagando as contas”. Eles querem o trabalho do time alinhado à estratégia da empresa. Eles querem seu time pensando sobre a mudança na base de clientes, analisando efetivamente os riscos inerentes as estratégias de crescimento da empresa. No entanto, mais de um terço estão atualmente tolerando o pobre alinhamento entre financeiro e estratégico, fazendo vista grossa para a falta de foco na gestão do desempenho e na estratégia do negócio.

Algumas grandes empresas estão agressivamente perseguindo a eficiência financeira, avançando o caminho com o uso de transações digitais e o intercâmbio eletrônico de dados. Mas apenas investir em sistemas não é suficiente, é necessário utilizá-los com sabedoria.

Outra pesquisa da APQC descobriu que empresas com um grau relativamente elevado de automatização nos processos financeiros conseguem entregar suas atividades de forma mais rápida, melhor e mais barata. As empresa bem sucedidas tem trabalhado duro para incrementar sua produtividade no processamento de transações, sistemas, reduzindo o número de fornecedores, automatizando os fluxos de trabalho para processos de aprovação de faturas e simplificando o plano de contas.

As empresas que são capazes de reduzir o tempo gasto no processamento de transações podem realocar talentos do financeiro longe de tarefas operacionais, colocando grandes mentes para trabalhar em apoio à decisão para fazer a empresa crescer mais forte e com uma organização financeira mais eficaz.

E em sua empresa, como os profissionais de controladoria e finanças usam seu tempo?

Levantamos o questionamento novamente: você sabe como o financeiro da sua empresa (ou a sua equipe) esta gastando seu tempo?

Realizar um benchmark com outras organizações é uma ótima maneira de ver sua própria operação com outros olhos e compará-la com seus pares. Mas se isso não está no seu radar hoje, experimente passar um pouco de tempo estimando estes números internamente e conversando com seu time de controladoria e finanças. Como eles estão gastando seu tempo? E mais importante, eles estão disponíveis para responder às grandes questões estratégicas que podem levar sua empresa para o próximo nível?

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