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13 cuidados ao escolher uma solução de Gestão Orçamentária para sua empresa

Publicado dia 3 de Fevereiro de 2016

Se você está passando pelo desafio de escolher uma solução Orçamentária para sua empresa, certamente está enfrentando questões como recursos ou funcionalidades, o que é mais importante? Devo buscar flexibilidade ou facilidade de uso? Como garantir a confiabilidade e segurança? Será que estou esquecendo algo? Entre outras dezenas de dúvidas comuns…

cuidados ao escolher uma solução de Gestão OrçamentáriaPara responder estas perguntas, é importante olhar o “big picture” e analisar o processo como um todo, de maneira holística. Se a sua ferramenta atual é o Excel, ela já possui milhares de recursos e muita familiaridade… Mas realmente é isso que você irá buscar em uma solução especialista?

Ao invés de pensar em recursos, pense nas atividades que você precisa realizar e como elas poderiam ser mais fáceis, rápidas e seguras. Procurar uma solução familiar e cheia de recursos é uma maneira de duplicar o processo que você já tem hoje, provavelmente continuando com os mesmos desafios…

As soluções de mercado comumente oferecem uma vasta listagem de recursos, é preciso analisar cautelosamente o que você e os demais envolvidos realmente precisam. Será que os gestores sem background financeiro conseguirão utilizar uma ferramenta complexa e cheia de recursos? Ou eles acabarão pedindo para você enviar um “template de planilha” com medo de acessar a solução?

Pense nessa escolha como comprar um carro. Você procura a versão mais bonita, com aquecimento no assento e teto solar, mas você não deixa de verificar se aquele modelo é seguro, se precisa de muita manutenção e se esta de agrado com seus demais familiares.

Portanto, busque uma solução “amigável”, com funcionalidades que realmente entregam valor ao processo e que não é apenas familiar a você, mas fácil de usar para os demais envolvidos.

Olhando para este cenário de dúvidas e incertezas, separamos uma lista com 13 cuidados ao escolher uma solução de Gestão Orçamentária para sua empresa que vão ajudar a evitar alguns pontos cegos para não ver a adoção da solução se tornar um pesadelo (caro) no seu primeiro exercício orçamentário.

#1 – A solução gera engajamento?

Você quer que todos os envolvidos usem ativamente a solução que você esta pagando, certo?cuidados ao escolher uma solução de Gestão Orçamentária

Oferecer uma experiência amigável e agradável (mesmo que o uso do sistema seja parte obrigatória da rotina deste profissional) aumenta significativamente o engajamento. A solução escolhida deve ser prazerosa e satisfatória de utilizar, pensada para o usuário e com um visual atrativo. E é claro que essas qualidades devem ser apropriadas à tarefa em questão, relevante para o usuário e significativa para o processo como um todo.

Quando uma solução de orçamento gera engajamento, é muito mais provável que será utilizada com todo o seu potencial, o que significa que o seu processo orçamentário irá contribuir muito mais para os objetivos da sua empresa, gerando ROI(Retorno Sobre o Investimento) naturalmente.

#2 – A solução é fácil de aprender?

cuidados ao escolher uma solução de Gestão Orçamentária“É mais fácil adaptar a tecnologia ao usuário do que o usuário a tecnologia”.

Um bom sistema é aquele que qualquer um consegue começar a utilizar com o mínimo de treinamento. A solução ideal deve permitir aos usuários adequarem sua rotina sem grandes mudanças, novamente, sempre abrangendo usuários financeiros, mas também os demais envolvidos no ciclo orçamentário que não possuem tanta familiaridade com o orçamento.

Além disso, uma boa solução de mercado estará em constante evolução, e as novas funcionalidades devem fazer sentido para o contexto da empresa e serem facilmente compreendidas pelos usuários.

#3 – A interface é intuitiva?

Se o sistema é realmente fácil de usar, você não deve pensar muito sobre o sistema durante o seu uso. As tarefas dentro da solução devem ser fluídas e acontecerem naturalmente.

Você não esta buscando uma planilha de Excel mais robusta, e sim uma solução onde os usuários envolvidos saibam exatamente o que precisam fazer, sem excesso e sem falta de informação para sua necessidade específica, em uma linguagem clara e objetiva.

Simples, sem excessos, mas ao mesmo tempo com a informação relevante para a tomada de decisão a poucos cliques de distância.

#4 – A solução gera eficiência?

Uma solução com uma interface simples e pensada para o usuário (com uma metodologia embutida) gera eficiência. É uma conta simples, menos tempo e esforço gasto na navegação e escolhendo ações no sistema permite ao usuário dedicar mais tempo para pensar sobre os números e insights e menos tempo pensando em como manusear um sistema.

Também é fundamental avaliar se você irá contar com uma solução unificada para a Gestão Orçamentária. São comuns as soluções de mercado que ofertam sistemas divididos em módulos, onde você contará com o orçamento, acompanhamento dos resultados, relatórios gerenciais, indicadores, simulações de cenários etc. em módulos distintos, muitas vezes se integrando de maneira duvidosa e provavelmente com interfaces diferentes. Uma verdadeira bagunça para os usuários! A solução ideal deve ser unificada, de maneira transparente.

#5 – Você conseguirá extrair análises consistentes?

Contar com análises consistentes proporciona ao usuário uma maior segurança na hora de cuidados ao escolher uma solução de Gestão Orçamentáriagerir o orçamento e reportar valores, e este deve ser considerado como um dos dos pontos de cuidados ao escolher uma solução de Gestão Orçamentária.

O sistema deve cuidar de maneira automática de algumas consistências lógicas do orçamento, não deixando tudo na mão do usuário final. A projeção das vendas, por exemplo, deve influenciar nas projeções de deduções e custo de maneira automática. Os complexos cálculos da projeção de Gastos com Pessoal devem ser facilitados com padrões de mercado para cálculo de encargos, benefícios e horas extras.

Contar com uma solução onde estas análises estão “conectadas” vai garantir muito mais segurança para o controller apresentar um relatório de resultado para a diretoria, tendo certeza que as suas projeções estão consistentes, além de deixar os gestores muito mais a vontade para gerirem seus orçamentos departamentais sem medo.

#6 – A solução é colaborativa?

Como já falamos, o processo de orçamento envolve muitas pessoas de diferentes perfis e necessidades.

Usuários financeiros (controladoria, CFO etc.) irão exigir muito mais da solução, utilizando funcionalidades avançadas, extraindo relatórios, analisando indicadores, desvios etc.

Enquanto isso, gestores de outros departamentos muitas vezes utilizam a solução de orçamento de maneira muito pontual, apenas inserindo as previsões para seu setor e justificando alguns desvios.

A solução deve não apenas estar pronta para acomodar estes usuários como também pensada para que cada perfil tenha acesso somente ao que é realmente necessário para realizar suas funções. Assim a solução gera mais engajamento e atende ao processo como um todo.

#7 – A solução é confiável?

Confiança é o próximo item fundamental durante a escolha de um sistema. Uma solução pode contar com vários recursos, ter uma excelente base de ajuda e suporte e ser fácil de usar, mas se não é confiável todos estes itens são irrelevantes.

Um sistema confiável é aquele que você utiliza com a certeza de que não irá ocorrer travamentos ou gerar dados inconsistentes para você tomar decisão. O sistema deve ser pensado para eliminar ou diminuir ao máximo a possibilidade de erros, inclusive humanos.

Quando você trabalha com planilhas de Excel, normalmente esta ciente dos perigos que o circunda: erros de fórmula, inconsistência nos dados, informações desatualizadas, lentidão, perda de informação etc. Este cenário fica mais crítico quando você envolve outros gestores para trabalhar neste ambiente.

Ao procurar um sistema especializado para profissionalizar seu orçamento, tenha certeza que os mesmos desafios enfrentados nas planilhas não irão lhe acompanhar no seu novo investimento.

#8 – A solução promove a transparência?

cuidados ao escolher uma solução de Gestão OrçamentáriaComo o sistema chegou a estes resultados?

Este é o conceito de transparência. Os usuários devem conseguir analisar não somente a informação crua do seu departamento, por exemplo, mas ter a possibilidade de “cavar mais fundo” na informação e entender os resultados, desvios, conta a conta, item a item.

Quando você tem este nível de transparência e dá as ferramentas necessárias para os usuários entenderem o seu orçamento, elas começam a enxergar muito mais valor no processo, e fica mais fácil criar uma base de conhecimento do orçamento, além dos gestores utilizarem estas informações de maneira estratégica.

#9 – A solução é self-service?

A capacidade de ser “self-service”, ou seja, que a empresa consiga utilizar e gerar resultados com a solução de maneira autônoma e independente é um aspecto muito importante.

O quanto seus usuários conseguirão trabalhar de maneira autônoma sem contato com o financeiro, e o quanto seus usuários financeiros conseguirão realizar seu trabalho sem o contato com a T.I ou com o fornecedor do sistema?

Um sistema focado em autonomia deve contar com algumas características:

  • O usuário deve realizar tarefas rapidamente com poucos cliques;
  • O sistema deve abstrair a complexidade das tarefas, mas ainda assim dar a possibilidade de usuários avançados realizarem tarefas complexas;
  • Os usuários devem conseguir retirar relatórios de maneira instantânea e de acordo com suas necessidades;
  • O sistema deve fornecer informações suficientes para que os usuários resolvam a maioria dos problemas de maneira autônoma;

Estas características são atingidas apenas por sistemas desenvolvidos com o foco no sucesso e independência do usuário, portanto, procure por uma solução Self-Service de Planning and Budgeting.

#10 – A solução conta com a conveniência da nuvem?

Você já sabe como é ser dependente da TI se atualmente utiliza planilhas, problemas de desempenho, backup, inconsistência etc… Procure uma solução que você não precise esperar e depender do setor de TI.

  • Será fácil para você e sua equipe realizar a manutenção do sistema?
  • O que você precisará fazer para manter o sistema no ar?
  • Você precisará do setor de TI? Por quanto tempo?

Um dos grandes benefícios dos sistemas em nuvem é que eles podem ser acessados a qualquer momento, de qualquer lugar. As atualizações no sistema (de melhorias e também de possíveis inconsistências) são constantes e por conta do fornecedor, além da infraestrutura, segurança e backups também serem transparente para sua empresa. Não é necessário o envolvimento do setor de T.I.

Além disso, sistemas desenvolvidos para a nuvem em sua grande maioria contam com interfaces mais atuais e intuitivas, comparado a outros modelos de sistema.

O modelo em nuvem permite as empresas pagarem por uma solução completa, sem nenhum tipo de infraestrutura interna custosa para suportar tal aquisição.

#11 – Como será o processo de implantação?

Um dos cuidados ao escolher uma solução de Gestão Orçamentária é entender muito bem o escopo da implantação. É importante entender as horas necessárias não somente do fornecedor, mas também a energia interna necessária para ter a solução implantada.

  • O processo esta documentado de maneira clara?
  • Quanto tempo realmente levará?
  • Quais são todos os custos envolvidos?
  • Quem fará a implantação? O fornecedor? Um terceiro? Esta pessoa é especializada?

Depois de implantado, o primeiro exercício de orçamento ou os primeiros meses de acompanhamento dos resultados também são desafiadores, e é importante saber o comprometimento do seu fornecedor para ajudar neste período inicial de adaptação.

E não menos importante é conhecer o profissional responsável pela implantação. Ele deve ser um especialista não apenas na solução, mas no processo orçamentário como um todo, e quanto mais visão de dono tiver durante o processo, melhor (essa informação é mais fácil de conseguir ouvindo outros clientes que já passaram pelo processo).

#12 – Como acontecem os treinamentos de novos usuários?

O tempo de treinamento está diretamente relacionado à facilidade de uso da solução. Este tempo deve ser mensurado não apenas levando em conta a controladoria, mas os demais gestores envolvidos no processo.

  • Quanto tempo irá levar para treinar os usuários do financeiro?cuidados ao escolher uma solução de Gestão Orçamentária
  • Quanto tempo irá levar para treinar os usuários finais?
  • O treinamento é flexível de acordo com as necessidades da empresa?
  • O quão fácil será para você, treinar novos usuários? Ou você sempre terá que pagar por um treinamento avulso?

Em casos onde o treinamento acontece em 03 dias, por exemplo, onde você precisa enfurnar o time em uma sala com reuniões presenciais infindáveis e PPT’s gigantescos, fica claro que a solução é complexa e você não terá autonomia (neste caso, a solução deve ter realmente muitos recursos!).

E lembre-se que ao trazer novos funcionários para o processo, você precisará novamente passar por isso, e muitas vezes, será cobrado novamente.

A dica aqui é que quando a solução é fácil de utilizar, você já consegue entende-la facilmente em um período de trial, por exemplo , em 40 minutos, sendo esse conhecimento facilmente replicável para novos usuários, com ou sem background financeiro. Assim você fica independente do seu fornecedor para seguir com sua vida e seu trabalho livremente!

#13 – Como funciona a ajuda e suporte?

Aqui entra novamente a importância de uma solução fácil de usar. Você precisa entender se terá autonomia para resolver problemas simples (se há conteúdo, vídeos, blog, FAQ, chat etc.) ou, caso ocorra algum problema, se os tempos de reposta e resolução serão aceitáveis.

  • Como e com quem vou falar quando precisar de ajuda?
  • Quanto tempo levará para obter o primeiro contato?
  • Apenas os usuários chave podem entrar em contato ou todos tem acesso ao suporte?
  • Quanto tempo até o problema ser identificado e corrigido?

Fica mais fácil ter uma ajuda e suporte de maior qualidade quando você possui vários canais de comunicação com o fornecedor, e também quando são profissionais experientes do outro lado da linha. Às vezes, você não precisa apenas tirar uma dúvida técnica, mas quer também um aconselhamento conceitual. É importante verificar se poderá contar com esse tipo de expertise.

BÔNUS: o PRINCIPAL de todos os cuidados ao escolher uma solução de Gestão Orçamentária

Para fechar, te desafiamos a fazer uma busca rápida na internet por artigos abordando os processos envolvidos na elaboração do orçamento empresarial ou então conversar com o pessoal envolvido no processo em sua empresa…

Você irá descobrir que a simples menção do termo remete a esses profissionais sentimentos como “medo”, “stress”, “frustração” e “procrastinação”… O problema mora no processo: ele não é fácil, então as pessoas simplesmente não querem fazê-lo.

Por este cenário que, cada vez mais, empresas fogem das planilhas (onde o buraco é ainda maior!) e procuram soluções de mercado para simplificar e dar velocidade ao seu processo orçamentário. E a característica de ordem na busca dessa solução, é “facilidade de uso”.

“Facilidade de uso” nos diz não apenas o quão fácil é para os usuários chaves se adaptarem a esta ferramenta, mas também o quão acessível ela é para pessoas sem background financeiro e precisam extrair informações estratégicas do seu orçamento.

Portanto, se fosse para resumir todas as dicas deste artigo em apenas uma seria: busque por facilidade de uso! É esta facilidade de uso que irá garantir o sucesso na adoção da ferramenta e na melhoria do processo, garantindo o retorno sobre o investimento em longo prazo.[/fusion_builder_column][/fusion_builder_row][/fusion_builder_container]

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