Se a sua empresa já passou pelos desafios na adoção da Gestão Orçamentária e agora busca a melhoria constante no controle orçamentário empresarial, deve estar sempre em busca de pequenos ajustes para reduzir o estresse e a frustração de longos períodos de orçamento.
Pensando nisso, juntamos aqui 7 dicas para melhorar seu Orçamento Empresarial! Focamos em dicas fáceis de colocar em prática e principalmente que você possa utilizar aprendizados dos orçamentos empresariais anteriores. Então vamos lá!
#1 – Utilize os padrões do ano anterior para o exercício atual
É comum as diretorias e gerências pensarem no orçamento em fatias anuais, por exemplo: “Eu tenho R$ 24.000 para gastar com despesas de viagem no próximo ano”. Porém, o departamento financeiro precisa desdobrar este valor em um orçamento mensal.
A resposta mais comum aqui seria “OK! Então divida por 12!” e o resultado desta abordagem é que o departamento financeiro passará o ano todo explicando, mês a mês, as variações das despesas de viagem.
Quando sua empresa adota a mentalidade de “dividir por 12”, abre mão de aprender com o orçamento empresarial, entender sazonalidades, desvios, oportunidades etc. A nossa dica para melhorar seu orçamento é fazer uma abordagem muito mais eficiente e realista “dividindo” com base no padrão do ano anterior”. Olhe para o histórico orçamentário da empresa e entenda como as mesmas despesas se comportaram no ano anterior e reflita este comportamento no exercício atual.
#2 – Crie um fluxo de aprovação antes do orçamento chegar em você
Em muitas os empresas os orçamentos de todos os setores são enviados para o departamento financeiro uma única vez (e normalmente após o prazo final!) para então serem consolidados e assim gerados os mais diversos relatórios. Acontece que o orçamento de cada departamento, respeita o orçamento da empresa que, por sua vez, conta com seus limites muito bem definidos, e acaba ficando com o financeiro a ingrata posição de “policiar o orçamento” para “fazer caber” no plano macro da empresa.
A dica para melhorar seu orçamento empresarial neste caso é colocar níveis de aprovação, cada gerente de departamento deve aprovar o orçamento dos subdepartamentos ou áreas abaixo da sua gerência, e só então enviá-lo para o financeiro.
Esta abordagem pode parecer burocrática mas na prática economiza tempo. Cada gestor passa ter maior responsabilidade pelo seus números (o que também gera um maior engajamento com o resultado, o que é ótimo!), e caso seja necessário alguma alteração, ela será proveniente de uma razão operacional do departamento e não simplesmente uma mudança arbitrária vinda do financeiro por “políticas do orçamento”.
#3 – Envolva os gestores no trabalho
Se você ainda não é adepto do Orçamento Descentralizado (também conhecido como orçamento colaborativo ou orçamento participativo) saiba que este é um grande passo para melhorar seus processos!
O orçamento descentralizado traz benefícios como: maior engajamento dos gestores no processo, sentimento de dono atrelado aos resultados, velocidade e consistência no processo de elaboração do orçamento.
É claro que o primeiro exercício orçamentário com esta abordagem em sua empresa dará um pouco mais de trabalho. A nossa dica para melhorar seu orçamento empresarial é começar de maneira enxuta, envolver apenas setores estratégicos e específicos da empresa, e, nos próximos exercícios abrir o leque para os demais departamentos, assim, logo logo este processo estará incluso na cultura da sua empresa!
E para saber mais sobre processo de orçamento descentralizado na prática, convidamos o gerente financeiro da Politintas, Alexsandro Lima para falar sobre esse assunto no nosso Controller Cast:
#4 – Fuja do “Esqueci de orçar…”
Os gestores departamentais não são profissionais de controladoria com conhecimentos de como fazer um orçamento empresarial, portanto, é comum esquecerem alguns números no orçamento, mesmo se as contas estiverem logo á sua frente!
Uma dica para contornar este cenário é catalogar as contas com uma nomenclatura de negócio, mais operacional mesmo. Isto funciona pois os gestores pensam e orçam imaginando o cenário de sua operação, o que torna o processo menos propício a erros.
O ideal aqui é ter um checklist mesmo das contas que são referentes as responsabilidades de cada gerência.
Continue nesse artigo para aprender as próximas dicas para melhorar seu orçamento empresarial. A dica 6 provavelmente é a realidade da sua empresa.
#5 – Automatize cálculos padrões (e evite erros humanos)
Uma pesquisa recente descobriu que 87% dos cálculos utilizados no processo de orçamento são relativamente simples. Incluindo aqui os cálculos abaixo:
- Soma: este é o mais comum, frequentemente utilizado para adicionar novas linhas de receita/despesa e principalmente para totalizar estas contas;
- Percentual de aumento: utilizado para aumentar a receita ou despesas em X% em um determinado período do ano;
- Por cabeça: por exemplo, orçamento de viagem em X reais por cabeça;
- Análise Horizontal: percentual de crescimento mês a mês de determinada linha de receita, despesa, custo etc;
- Análise Vertical: percentual de cada linha do orçamento em relação à receita;
- Variações: variação em percentual ou em valor entre planejado x realizado x histórico.
Esta mesma pesquisa revelou que erros humanos cometidos com esses tipos simples de cálculo são os mais recorrentes no processo de orçamento, e encontrar um “pequeno” erro de fórmula entre as dezenas de planilhas de orçamento não é uma tarefa fácil.
Se você considerar quanto tempo é gasto validando o orçamento empresarial para garantir que estes erros não ocorram (e o quão embaraçoso é quando estes erros ocorrem e não são identificados pelo financeiro, e sim pela diretoria!) fica fácil entender porque preveni-los é tão importante.
A melhor maneira de prevenir erros humanos no controle orçamentário empresarial é automatizar estes cálculos de maneira que o usuário só precisa selecioná-los e analisá-los, ao invés de digitá-los e montar fórmulas.
#6 – Automatize o Orçamento de Gastos com Pessoal
Para muitas empresas as despesas relacionadas a recursos humanos ocupam 60% do orçamento ou até mais.
O processo de realizar essas projeções é familiar para os responsáveis pelo orçamento: a área de controladoria pergunta para cada gestor de área suas previsões de contratação e desligamentos, além disso, são discutidos as “exceções” dos gestores que precisam contratar alguns “Rock Stars” de alta performance para seu departamento.
Depois de munido dessas informações, é hora de encaixar isso no orçamento e projetar o salário, encargos (que não são poucos!), benefícios, férias, 13º, rescisões etc…
Uma das nossas dicas para melhorar seu orçamento empresarial é automatizar as projeções de Gastos com Pessoal para gerar automaticamente encargos e benefícios, tanto em uma visão de caixa como de resultado, pode economizar dias ou até mesmo semanas de trabalho e reduzir possíveis erros de cálculo.
#7 – Encurte o ciclo orçamentário
O grande ganho de implementar estas dicas para melhorar seu orçamento empresarial, é que consequentemente o tempo necessário para elaborar e acompanhar o orçamento será reduzido consideravelmente. Isto acontece pois se reduz muito tempo verificando erros, corrigindo erros, montando fórmulas mirabolantes, e repensando pontos que a empresa já utilizou nos últimos exercícios orçamentários.
Encurtando este período e prevenindo o estresse gerado por erros no processo, fará com que os gestores envolvidos se tornem muito mais participativos e engajados com o orçamento.
E é claro, todos os pontos citados devem ser levados em conta ao escolher a solução de orçamento ideal para a sua empresa.
E ai, o que achou destas dicas para melhorar seu Orçamento Empresarial?
Esperamos que tenha aprendido com as nossas dicas para melhorar seu orçamento empresarial (nos conte o que achou nos comentários). Nós aqui da Treasy somos adeptos da melhoria constante, então acreditamos que o orçamento da sua empresa deve melhorar a cada exercício, ficar mais fácil, rápido e colaborativo. É assim que se chega com o orçamento no “estado da arte”.
Se você ainda não sabe quais os próximos passos para melhorar ainda mais seu orçamento, acompanhe nosso blog e também aproveite nosso e-book sobre os Estágios de Maturidade na Gestão Orçamentária, onde juntamos a experiência de auxiliar milhares de empresas e seus diversos desafios nos mais diferentes estágios de maturidade do processo orçamentário.
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Bom proveito para você e sua empresa e depois de baixar o material, não se esqueça de deixar um comentário contando o que achou e compartilhar com seus colegas utilizando os botões das redes sociais que ficam logo aqui abaixo!
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