Quem já acompanha o nosso blog provavelmente já conhece e está mais do que convencido dos inúmeros benefícios que a Gestão Orçamentária pode gerar para sua empresa, dos incrementos de resultado que o Orçamento Empresarial proporciona, isso sem contar como a Gestão Orçamentária simplifica e deixa mais segura diversas tomadas de decisões para uma organização que a adota.
Todavia, para uma Gestão Orçamentária de sucesso é preciso estar de olho em alguns fatores críticos que podem alavancar ou atrapalhar o alcance dos resultados. Separamos a seguir, seis tópicos para auxiliar sua empresa não perder de vista o que realmente importa na Gestão Orçamentária.
Confira os fatores críticos para o sucesso da Gestão Orçamentária em sua empresa!
1 - Envolvimento e comprometimento da liderança
Para começar, é de extrema importância que a liderança e os altos cargos da empresa estejam envolvidos e comprometidos com a adoção da Gestão Orçamentária. Se a liderança não compra a causa e se envolve com o processo, os demais colaboradores acabam não sentindo a necessidade de se envolverem também.
Assim, um dos fatores críticos de sucesso para adoção da Gestão Orçamentária em uma empresa depende do envolvimento das pessoas que irão executá-la. É fundamental manter as pessoas alinhadas e capacitadas a pensar sistematicamente sobre o futuro e não somente as ações do presente.
2 - Clareza e abertura na comunicação
Outro fator crítico para o sucesso da Gestão Orçamentária é a efetiva comunicação do plano estratégico para toda a organização. É muito importante que todo mundo saiba a sua parte no todo, e que se comprometa com ela. Para isso a comunicação é fundamental e o depois de pronto, o orçamento não pode ir parar na “gaveta” da diretoria.
A estratégia só acontece quanto toda a empresa esta envolvida e as pessoas conseguem se enxergar nessa estratégia. Para que as pessoas compreendam e materializem os objetivos e metas estratégicas, elas necessitam estar alinhadas aos objetivos e metas da operação, do dia-a-dia da empresa.
3 - Ter um processo estabelecido de Gestão Orçamentária
É muito importante que a organização, independente do setor ou porte, tenha um processo estruturado de Gestão Orçamentária. Sendo assim, é fundamental que as empresas tenham um Planejamento Orçamentário formalizado, que permita nortear de maneira estruturada suas ações, mas sempre buscando o alcance dos objetivos e metas futuras, como, por exemplo, melhoria dos resultados, redução de custos e despesas, ampliação do market share, conquista de novos mercados, etc.
A Gestão Orçamentária não pode ser uma coisa de momento. Deve ser um processo continuo dentro da empresa e esse processo tem que prever reuniões de analise crítica de desempenho de cada área, que claro, contribuam para o desempenho global da empresa. Isso deve ser continuo na empresa de maneira em que todo mundo já saiba quando cada reunião vai acontecer, qual é a dinâmica da reunião, e o que é esperado que cada participante prepare para que a reunião tenha a maior efetividade possível.
4 - Criação de uma cultura organizacional
A cultura organizacional é o que conduz as ações dentro da organização. É importantíssimo haver um clima organizacional orientado a resultados, com as pessoas buscando atingir suas metas individuais para que a organização bata as metas globais.
É preciso tornar claro na cultura da organização o alinhamento entre estratégia e execução. Esse é o grande desafio para as organizações na busca da melhoria contínua de seus resultados. Sendo assim, a gestão por indicadores é um ótimo caminho para permitir a mudança no ambiente corporativo que passa a encarar os problemas como desafios e a criar no presente às possibilidades vencedoras do amanhã.
Neste sentido, um fator crítico para o sucesso da Gestão Orçamentária é que ela esteja alinhada e inserida na própria cultura organizacional. Do contrário se tornará apenas um plano feito anualmente e depois esquecido, sem que sejam aproveitados todos seus potenciais de melhoria dos resultados.
5 - Uma boa ferramenta de apoio
Ter uma ferramenta ou sistema que permita que os gestores possam monitorar o orçamento e indicadores e metas de toda a empresa facilita o processo e é outro fator crítico para o sucesso da Gestão Orçamentária.
Para isto, a ferramenta adotada deve garantir a execução do que foi efetivamente estruturado e definido durante a fase de planejamento da estratégia, bem como avaliá-la e revê-la constantemente possibilitando que o planejamento orçamentário conecte-se com o dia-a-dia.
Para garantir que a gestão ocorra de maneira integrada, é necessário que os processos operacionais sejam identificados, analisados e melhorados. Além disso, é preciso identificar, acompanhar e controlar continuamente os indicadores chave de desempenho, que em uma visão rápida e objetiva, mostram quais resultados estão sendo alcançados ou não.
Para realizar tudo isso com precisão, nada melhor do que ter um software que forneça um mapa de toda a estratégia definida pela empresa, produza relatórios, mostre se as ações estão atrasadas, auxilie no monitoramento dos indicadores, traduza as informações em gráficos, enfim, um software que reúna e facilite a interpretação das informações necessárias para as tomadas de decisão da empresa.
Antes, um software como este costumava ser complexo e caro, acessível a apenas grandes empresas. Mas com a chegada da computação em nuvem, soluções online como o Treasy tem tornado a Gestão Orçamentária acessível a pequenas e médias empresas.
6 - Acompanhamento e revisões
O último fator crítico para o sucesso da Gestão Orçamentária é o monitoramento e a reavaliação constante da estratégia na organização. Para isto é fundamental a empresa ter o PDCA embutido em sua cultura e consequentemente, no processo de Gestão Orçamentária. Não basta apenas acompanhar a execução do que foi planejado, mas é preciso também ter um momento de análise critica nesse processo, e quando preciso refazer o planejamento. Isto é o que chamamos de Revisões Orçamentárias.
O processo de Acompanhamento e Revisões Orçamentárias ajuda a aumentar a inteligência competitiva da empresa, possibilitando acompanhar as mudanças no cenário econômico em que a organização está inserida.
Assim a empresa deve revisar periodicamente seu planejamento orçamentário, criando para isto um comitê de planejamento, além, claro, de disponibilizar todo o ferramental orçamentário e de acompanhamento dos indicadores necessários para que a equipe possa criar revisões orçamentárias de forma rápida e dinâmica.
É importante ressaltar que o planejamento orçamentário não é estático e sim dinâmico, e que por isso, alterações, medidas corretivas e mudanças de rumo serão necessárias na trajetória da organização. E isto é um aspecto que deve ser encarado de forma extremamente positiva pela organização, pois proporciona a criação de uma cultura de mudança que acaba gerando constantemente novas perspectivas de sucesso.
Mais sobre fatores críticos para o sucesso da Gestão Orçamentária
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