Fechamento Mensal: o que é, desafios e como reduzir o tempo desse processo (com Checklist)

Quem trabalha com finanças e contabilidade já está acostumado a lidar com prazos apertados e dados que, além de chegarem de áreas diferentes, nem sempre são confiáveis ou atualizados. Isso faz com que o fechamento mensal seja uma corrida contra o tempo.

Para colocar mais lenha na fogueira, vem a pressão para revisar, ajustar e entregar relatórios confiáveis o mais rápido possível. Esses desafios não são apenas desgastantes, podem também comprometer o planejamento financeiro da empresa e dificultar a tomada de decisões estratégicas. 

Entre planilhas descentralizadas e números desencontrados, será que dá para transformar o fechamento do mês em um processo mais ágil e seguro? Neste artigo, vamos explicar o que é o fechamento mensal, detalhar seus principais desafios e compartilhar estratégias práticas para ganhar eficiência e reduzir o tempo dedicado a ele. E no final, ainda deixamos um checklist completo, online e 100% gratuito para o seu fechamento mensal. Boa leitura!

O que é fechamento mensal e qual sua importância?

O fechamento mensal (também chamado de fechamento de mês ou fechamento financeiro mensal) é um processo crítico conduzido para analisar, registrar e consolidar as movimentações financeiras da empresa no mês anterior. Na contabilidade, esse procedimento garante que receitas, despesas, investimentos, lucros e demais dados financeiros estejam corretos e reflitam com precisão a realidade econômica do negócio.

O fechamento de mês traz também mais transparência, mantendo a organização em conformidade com as normas legais e financeiras. Ao revisar e conciliar dados contábeis, negócios são capazes de monitorar seu desempenho financeiro mês a mês, algo que seria impossível se as faturas, contas e transações relevantes não fossem registradas de forma precisa.

Portanto, o fechamento mensal beneficia as empresas de várias maneiras, como:

• Garante que os registros estejam corretos e atualizados, e que reflitam a realidade financeira;
• Oferece uma visão geral clara dos ativos e passivos mensais;
• Evita erros contábeis;
• Caso haja algum erro, elimina-o pela raiz;
• Facilita os processos de declaração de impostos;
• Preparar a empresa para o mês seguinte;
• Ajuda a prevenir erros na contabilidade.

Principais desafios do fechamento mensal

O fechamento mensal vem acompanhado de alguns desafios que impactam a rotina das equipes de finanças e controladoria. Alguns dos principais são:

Desafio #01 - Informações descentralizadas

A área de marketing levantou um custo de R$ 5 mil para a campanha de anúncios pagos no mês, mas o financeiro registrou R$ 4,5 mil. Esse é o tipo de inconsistência que ocorre quando as informações financeiras vêm de diversas áreas, e de planilhas ou sistemas que não conversam. 

Desafio #02 - Falta de integração entre áreas/sistemas

Outro desafio do fechamento mensal é a ausência de integração entre sistemas de gestão (ERP, contabilidade, controle de estoque). Isso faz com que os dados precisem ser lançados manualmente, aumentando o risco de erros e o tempo gasto.

O mesmo acontece quando não há integração entre as áreas, pois cada departamento acaba usando seus próprios métodos e ferramentas para registrar informações, o que dificulta a consolidação dos dados para o fechamento financeiro. Por exemplo, enquanto o setor de vendas pode registrar as receitas em um sistema, o financeiro pode estar usando planilhas separadas para controlar recebimentos e despesas.

Desafio #03 - Processos manuais e suscetíveis a erro

Atividades feitas em planilhas tornam o processo lento e vulnerável a falhas humanas. Na hora de consolidar os dados de sistemas não integrados ou planilhas descentralizadas, existem grandes chances de erros na entrada manual.

Por falar nisso,  grandes corporações já sentiram na pele os efeitos de erros em planilhas. Se você quiser saber mais dessa “fofoca”, salve a leitura:

👉 Erros em planilhas: os 6 maiores fiascos da história

Desafio #04 - Pressão por prazos curtos

Os relatórios gerenciais - como Demonstrativo de Resultados de Exercício (DRE), Demonstrativo de Fluxo de Caixa (DFC), Balanço Patrimonial (BP) e Demonstrativo do Valor Adicionado (DVA) - fortalecem a gestão financeira (além de que, em alguns casos, são obrigatórios).

O fechamento mensal reúne e consolida todas as informações financeiras e contábeis do período, garantindo que os dados desses relatórios estejam corretos, completos e atualizados. Sem esse processo rigoroso, a elaboração desses materiais fica comprometida, uma vez que os documentos dependem diretamente da qualidade e da consistência das informações levantadas no fechamento.

Por isso, as equipes de finanças costumam enfrentar uma pressão enorme para concluir o fechamento mensal rapidamente, atendendo a prazos apertados para entregar relatórios precisos e úteis para a gestão. 

Como reduzir o tempo do fechamento mensal: estratégias e boas práticas para melhorar a eficiência

Antes de mais nada, entenda que aqui não se trata de ganhar apenas velocidade. Já ouviu falar em “mais qualidade e menos quantidade”? No caso do fechamento mensal, o foco é equilibrar rapidez e qualidade, garantindo que as informações estejam corretas e que o processo seja mais eficiente, sem comprometer a confiabilidade dos dados.

Anote nossas dicas:

#01 - Padronize processos

Um processo de fechamento financeiro mensal deve incluir as mesmas etapas todos os meses. A padronização garante resultados precisos e consistentes, porque ao seguir etapa por etapa, seu financeiro evita que funcionários peguem atalhos ou rotas alternativas que aumentam a probabilidade de erros em dados financeiros.

Estabelecer procedimentos de fechamento padronizados garante uma abordagem consistente em toda a organização. Isso inclui: a padronização de métodos de conciliação de contas, formatos de entrada de dados e modelos de relatórios. Destacamos que a padronização não só simplifica o processo para os membros atuais da equipe, como também facilita a integração de novos funcionários e mantém a consistência.

#02 - Tenha um checklist e cronograma bem definidos

Considere criar um padrão, como um checklist de tarefas, responsáveis e data. Isso ajuda a tornar o fechamento mais fácil e a reduzir os erros, o que acaba acelerando o trabalho. Para o checklist, preste atenção em itens como:

• Validar lançamentos contábeis e financeiros, garantindo que não haja pendências ou inconsistências;
• Garantir que todas as transações sejam registradas e categorizadas com precisão (se precisar de ajuda, entenda aqui sobre o plano de contas);
• Analisar contas de adiantamentos e reembolsos para evitar distorções;
• Conciliar extratos bancários e de cartão de crédito;
• Aprovar e finalizar despesas;
• Fechar contas a pagar e a receber;
• Verificar o cumprimento de prazos legais para obrigações acessórias (SPED, ECD, ECF, etc., caso a empresa seja obrigada);
• Garantir que todos os documentos de suporte (notas fiscais, recibos, comprovantes) estejam organizados e anexados ao sistema ou pastas;
• Revisar e ajustar demonstrações financeiras;
• Enviar para aprovação.

Além disso, deixe claro: 

• Quando cada tarefa deve ser concluída;
• Quem é responsável por ela;
• Como deve ser feito o processo de revisão.

Agora uma dica valiosa: Você não precisa criar este checklist do zero! A Treasy tem um checklist de fechamento mensal do financeiro completo, online e 100% gratuito - é só salvar o link e nunca mais esquecer nada no fechamento. Acesse clicando na imagem abaixo:

#03 - Automatize

Você pode olhar em qualquer área de uma empresa e verá que, para cada uma, a automação é essencial. No setor financeiro, confiar em planilhas e processos manuais que não permitem revisões e correções em tempo hábil pode dificultar análises e tomadas de decisão. 

A boa notícia é que existem ferramentas que realizam tarefas repetitivas como entrada de dados, conciliações de contas e geração de relatórios. Ao automatizar essas atividades que levam tempo quando conduzidas por pessoas, a equipe financeira se concentra em aspectos mais complexos do fechamento financeiro, como análise e tomada de decisões estratégicas. 

Além do mais, a automação aumenta a precisão dos relatórios financeiros, minimizando erros no processo. É aqui que ferramentas de BI (como o BI Financeiro Gratuito da Treasy) entram em cena.

Uso do BI para o fechamento mensal

Além de integrar múltiplas fontes de dados (ERPs, Meios de Pagamento etc.) e consolidar essas informações automaticamente, criando relatórios e dashboards claros e visuais, veja como o BI Financeiro da Treasy ajuda no fechamento mensal:

• Centralização de dados: todos os dados financeiros e contábeis ficam num só lugar, reduzindo a chance de erros ou retrabalhos causados por planilhas espalhadas;
• Identifique facilmente as anomalias: o BI traz um relatório completo de inconsistência nos lançamentos como a ausência de centro de custo, data de competência não informada e outras anomalias que podem comprometer suas análises;
• Atualização em tempo real: enquanto o time financeiro finaliza o fechamento, o BI atualiza os relatórios com as informações mais recentes, sem precisar de planilhas manuais ou cálculos adicionais;
• Relatórios automáticos: ao final do fechamento, você já tem relatórios gerenciais prontos para análise (DRE, Fluxo de Caixa, etc.), sem precisar gerar manualmente;
• Indicadores automáticos: além das demonstrações financeiras, você já tem os indicadores financeiros e econômicos, como EBITDA e Margem de Contribuição prontos;
• Mais agilidade: a visualização clara dos dados reduz o tempo gasto em revisões e permite identificar rapidamente inconsistências, tornando o fechamento muito mais eficiente.

Em outras palavras, o BI Financeiro gratuito da Treasy acelera e simplifica o processo de fechamento financeiro mensal porque elimina tarefas manuais, integra as informações e gera relatórios automaticamente.

Clique aqui (ou na imagem) e experimente o BI da Treasy gratuitamente, sem compromisso  e sem dados de cobrança:

 

Fechamento do mês e apresentação de resultados

É com os dados do fechamento financeiro mensal que a controladoria apresenta os resultados para a diretoria. Esse momento costuma ser muito tenso, especialmente quando o fechamento é feito de forma manual ou sem integração de sistemas, dando espaço para dúvidas, retrabalhos e até erros que comprometem a apresentação dos resultados. 

Para ajudar a você a evoluir a sua apresentação de resultados como consequência de um bom fechamento mensal, no episódio #55 do Controller Cast conversamos com a Daniela Sousa, especialista em planejamento financeiro e controladoria. No bate-papo, ela mostra como transformar seus reports em momentos de protagonismo, e não apenas de prestação de contas.

Assista abaixo o episódio na íntegra (ou clique aqui e ouça no Spotify):

Concluindo

O fechamento mensal é uma etapa indispensável de qualquer financeiro. É graças a ele que empresas têm uma visão clara e confiável dos seus resultados, podendo tomar decisões mais estratégicas e evitar problemas no futuro.

Como você acompanhou ao longo deste conteúdo, além de organizar as informações financeiras, o fechamento do mês fortalece a gestão de custos e a geração de relatórios gerenciais essenciais, como o DRE e o DFC. Ferramentas como o BI Financeiro da Treasy podem fazer toda a diferença para acelerar esse processo e reduzir erros, deixando a equipe financeira livre para focar no que realmente importa: a estratégia para fazer o seu negócio crescer.

Clique aqui e faça o seu cadastro para utilizar o BI Financeiro da Treasy (e depois, nos conte o que achou).