Hospital Unimed Araçatuba reduziu 50% do tempo de consolidação do orçamento e passou a envolver todos os gestores na análise de resultados

SOBRE A EMPRESA

Inaugurado em 2001, o Hospital Unimed Araçatuba se destaca por ser um centro de alta complexidade em sua região. Atualmente com 13 mil m² de área construída, o Hospital investe cada vez mais em infraestrutura, mão de obra capacitada e gestão de processos para manter seu padrão de qualidade. 

Equipe Unimed Araçatuba
Equipe Unimed Araçatuba

DESAFIOS ENFRENTADOS

Sílvia Ávalos, atual supervisora de Custos e Orçamentos do Hospital, conta que os desafios com o processo orçamentário surgiram naturalmente com a evolução do processo de gestão do Hospital.

Com o amadurecimento do processo de custeio, em 2014 viram como próximo passo a implantação do orçamento empresarial. A solução natural foi iniciar o processo orçamentário em planilhas. No primeiro ano a complexidade era baixa pois o objetivo era elaborar um orçamento global para o Hospital. Já em 2015, no segundo exercício orçamentário, precisavam aumentar a exatidão do processo e envolver os gestores no planejamento, partindo para a orçamentação por centros de custo.

Segundo Sílvia, nesta época iniciou-se a “fase obscura” do processo de planejamento do Hospital.

As planilhas geravam muito retrabalho, o volume de informações era muito grande. Nosso receio era que dentro de pouco tempo aquelas planilhas não dariam conta do processo
Sílvia Ávila
Sílvia Ávalos
Supervisora de Custos e Orçamentos

Traduzindo o sentimento de Sílvia em números, após todos os gestores (cerca de 5 na época) enviarem as informações do orçamento da área para a controladoria, era necessário um mês de trabalho para consolidar as quase 80 planilhas envolvidas no processo, contando com a ajuda de um colaborador da área e também de um consultor alocado para dar conta da demanda.

No ano seguinte já não conseguiram entregar o orçamento do primeiro semestre, o que gerou desgaste com o setor de Gestão da Qualidade do Hospital e deixou claro que a controladoria precisava buscar uma solução que simplificasse o seu processo orçamentário.

ESTRATÉGIA ADOTADA

Com a correria do dia a dia no departamento, Sílvia aproveitou o processo remoto de atendimento da Treasy e fez sua primeira reunião com nossos consultores em sua própria casa. No dia seguinte Sílvia apresentou a solução para a diretoria e para a consultoria que estava auxiliando no processo, eles gostaram do que viram e decidiram avançar com a implantação do Treasy.

Segundo Sílvia, “A implantação foi muito tranquila e em pouco tempo fomos nos tornando bem independentes no uso da solução. Aprendendo novos recursos que facilitam o nosso dia a dia. Toda a equipe de controladoria do Hospital criou um relacionamento muito bom com os consultores da Treasy, sempre dispostos a ajudar”.

Poder contar com a flexibilidade da solução foi fundamental para o Hospital Unimed Araçatuba. Para evitar o desgaste de implantar a solução com um processo orçamentário já rodando, a controladoria optou primeiramente por manter os gestores utilizando o layout de planilhas que já estavam habituados e, ao final do processo de implantação, importavam as planilhas para o Treasy, sem necessidade de consolidação.

Hospital Unimed Aracatuba

RESULTADOS ALCANÇADOS

Nas palavras de Sílvia: “A mudança das planilhas para o sistema foi uma melhoria de 1.000%! Melhorou e muito as análises, os relatórios, bem como a facilidade para a controladoria e gestores manusearem o software”, relata Sívia.As planilhas o pessoal não dominava, tínhamos dificuldades de envolver os gestores, o Treasy foi um achado”, complementa a supervisora de Custos e Orçamentos do Hospital Unimed Araçatuba

Com a redução do tempo e a facilidade adicionada ao processo, o Hospital conseguiu envolver todos os gestores no orçamento, hoje são 27 gestores que colaboram com o processo, tornando as projeções mais precisas e os gestores mais conscientes sobre seus resultados.

O trabalho de consolidação que levava um mês e precisava do apoio da consultoria, além de um profissional do time, hoje é feito em poucos dias, gerando uma redução de cerca de 50% do trabalho operacional do time de controladoria. Isso aumenta o tempo para se dedicar às etapas do processo orçamentário, que de fato geram valor para a organização.

Em janeiro de 2017 o Hospital foi acreditado nível 2 pela ONA (Organização Nacional de Acreditação). No momento, o time de controladoria pode demonstrar o excelente trabalho executado com os aprendizados dos últimos anos. Cada gestor exibiu os desvios de sua área e suas respectivas justificativas, demonstrando a maturidade do processo orçamentário e gerando elogios por parte do time de auditoria da ONA.

50%

de redução no tempo de consolidação do orçamento

Descentralização

total do orçamento, envolvendo todas as áreas do hospital

Substituição completa

do uso de planilhas pelo software da Treasy

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