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Inaugurado em 2001, o Hospital Unimed Araçatuba se destaca por ser um centro de alta complexidade em sua região. Atualmente com 13 mil m² de área construída, o Hospital investe cada vez mais em infraestrutura, mão de obra capacitada e gestão de processos para manter seu padrão de qualidade.
Sílvia Ávalos, atual supervisora de Custos e Orçamentos do Hospital, conta que os desafios com o processo orçamentário surgiram naturalmente com a evolução do processo de gestão do Hospital.
Com o amadurecimento do processo de custeio, em 2014 viram como próximo passo a implantação do orçamento empresarial. A solução natural foi iniciar o processo orçamentário em planilhas. No primeiro ano a complexidade era baixa pois o objetivo era elaborar um orçamento global para o Hospital. Já em 2015, no segundo exercício orçamentário, precisavam aumentar a exatidão do processo e envolver os gestores no planejamento, partindo para a orçamentação por centros de custo.
Segundo Sílvia, nesta época iniciou-se a “fase obscura” do processo de planejamento do Hospital.
Traduzindo o sentimento de Sílvia em números, após todos os gestores (cerca de 5 na época) enviarem as informações do orçamento da área para a controladoria, era necessário um mês de trabalho para consolidar as quase 80 planilhas envolvidas no processo, contando com a ajuda de um colaborador da área e também de um consultor alocado para dar conta da demanda.
No ano seguinte já não conseguiram entregar o orçamento do primeiro semestre, o que gerou desgaste com o setor de Gestão da Qualidade do Hospital e deixou claro que a controladoria precisava buscar uma solução que simplificasse o seu processo orçamentário.
Com a correria do dia a dia no departamento, Sílvia aproveitou o processo remoto de atendimento da Treasy e fez sua primeira reunião com nossos consultores em sua própria casa. No dia seguinte Sílvia apresentou a solução para a diretoria e para a consultoria que estava auxiliando no processo, eles gostaram do que viram e decidiram avançar com a implantação do Treasy.
Segundo Sílvia, “A implantação foi muito tranquila e em pouco tempo fomos nos tornando bem independentes no uso da solução. Aprendendo novos recursos que facilitam o nosso dia a dia. Toda a equipe de controladoria do Hospital criou um relacionamento muito bom com os consultores da Treasy, sempre dispostos a ajudar”.
Poder contar com a flexibilidade da solução foi fundamental para o Hospital Unimed Araçatuba. Para evitar o desgaste de implantar a solução com um processo orçamentário já rodando, a controladoria optou primeiramente por manter os gestores utilizando o layout de planilhas que já estavam habituados e, ao final do processo de implantação, importavam as planilhas para o Treasy, sem necessidade de consolidação.
Nas palavras de Sílvia: “A mudança das planilhas para o sistema foi uma melhoria de 1.000%! Melhorou e muito as análises, os relatórios, bem como a facilidade para a controladoria e gestores manusearem o software”, relata Sívia. “As planilhas o pessoal não dominava, tínhamos dificuldades de envolver os gestores, o Treasy foi um achado”, complementa a supervisora de Custos e Orçamentos do Hospital Unimed Araçatuba
Com a redução do tempo e a facilidade adicionada ao processo, o Hospital conseguiu envolver todos os gestores no orçamento, hoje são 27 gestores que colaboram com o processo, tornando as projeções mais precisas e os gestores mais conscientes sobre seus resultados.
O trabalho de consolidação que levava um mês e precisava do apoio da consultoria, além de um profissional do time, hoje é feito em poucos dias, gerando uma redução de cerca de 50% do trabalho operacional do time de controladoria. Isso aumenta o tempo para se dedicar às etapas do processo orçamentário, que de fato geram valor para a organização.
Em janeiro de 2017 o Hospital foi acreditado nível 2 pela ONA (Organização Nacional de Acreditação). No momento, o time de controladoria pode demonstrar o excelente trabalho executado com os aprendizados dos últimos anos. Cada gestor exibiu os desvios de sua área e suas respectivas justificativas, demonstrando a maturidade do processo orçamentário e gerando elogios por parte do time de auditoria da ONA.
de redução no tempo de consolidação do orçamento
total do orçamento, envolvendo todas as áreas do hospital
do uso de planilhas pelo software da Treasy
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