Era uma vez, no final da década de 40, gestores que queriam melhorar o sistema de produção da fábrica, garantindo mais eficiência e produtividade a um custo reduzido (sonho de qualquer empreendedor, gestor, CEO...). Esses profissionais trabalhavam na Toyota e foi com eles que surgiu o modelo japonês que aplica o conceito Just in Time, ou simplesmente JIT.
Na metodologia JIT, a produção é baseada na demanda do cliente, o que bate de frente com aquele conceito de produzir grandes quantidades de mercadorias para empurrá-las ao mercado. Esse sistema de produção lançou as bases da manufatura enxuta conhecida como Lean.
Basicamente, o conceito Just in Time desenvolvido pelo sistema Toyota de produção tem como objetivos minimizar as atividades sem sacrificar a produtividade, além de criar mais valor para o cliente sem gerar mais custos.
Na Gestão de Estoques, por exemplo, quando falamos de JIT estamos nos referindo a um inventário com nível baixo de mercadorias. Para isso, produtos ou peças só são produzidas ou adquiridas conforme a demanda, ou seja, em tempo hábil de serem processados e atender o consumidor.
Ok, até aí, tudo bem. Mas, como conseguir controlar a produção para a manutenção de um estoque mínimo, ao mesmo tempo garantindo a agilidade na reposição de produtos? Para isso, os japoneses passaram a utilizar um método de Gestão de Tarefas conhecido por Kanban.
Como veremos neste artigo, tudo iniciou na produção da Toyota, mas a metodologia pode ser aplicada muito além, inclusive nos planos definidos no Plano de Ação. Que tal nos acompanhar neste artigo para saber mais?
O que é Kanban?
O Kanban tem origem japonesa e trata-se de uma ferramenta de Gestão à Vista. O método ganhou popularidade no início do século 21 com os principais participantes da indústria de software, os quais perceberam que era possível utilizar a metodologia para mudar positivamente as formas como os produtos e serviços eram entregues.
Assim, o Kanban não ficou apenas preso à indústria automotiva e foi cada vez mais aplicado a outros setores industriais e comerciais. Aliás, hoje em dia o método já é bem popular e pode ser usado para obter mais eficiência no trabalho, na sua empresa ou até na vida pessoal.
O Kanban nada mais é do que um sistema simples para criar produtos baseados em entregas contínuas. Ele implementa o conceito de Teoria das Restrições (ou TOC, de Theory of Constraints) que abordamos neste post. Como comentamos na ocasião, a principal premissa da TOC é que existe pelo menos uma restrição que limita o crescimento ou o sucesso de qualquer negócio.
Com o método Kanban, as restrições são identificadas e sanadas, uma vez que cada novo trabalho só pode ser iniciado quando o anterior for concluído, isto é, somente depois de não haver mais quaisquer restrições. Além dessa, existem outras vantagens na utilização do Kanban, como veremos a seguir.
Por que utilizar o Kanban?
Dentre os benefícios da metodologia está a eliminação de gargalos. É muito comum, ao executarmos um projeto, nos darmos conta de que as atividades estão se acumulando. Com o quadro Kanban é muito mais fácil identificar quais tarefas estão travando o fluxo. A partir daí, definem-se ações a serem tomadas para dar fluidez e agilidade ao processo.
Outra vantagem do método é que, além do entendimento de como ele funciona, não é preciso nenhum conhecimento para aplicá-lo. Além disso, por se tratar de algo visual e que deve estar visível para todos da equipe e/ou empresa, o Kanban traz transparência aos processos sendo executados, e cada responsável sabe bem qual é o seu papel e o que esperam dele.
A metodologia também aumenta a produtividade, já que, além de não permitir que ninguém se sobrecarregue, cada membro sabe quais são suas prioridades. Isso evita que o foco seja perdido ou que perca-se tempo executando uma atividade desnecessária.
Aliás, ainda sobre produtividade, achamos legal dar algumas dicas práticas para trabalhar de forma mais produtiva e eficiente. Você verá que o Kanban é uma excelente ferramenta para isso, mas caso você queira ampliar sua visão, após a leitura deste artigo assista ao webinar sobre Produtividade: como tornar seu time mais ágil. Ele é totalmente gratuito e para baixá-lo é só clicar na imagem abaixo:
Agora, para entender melhor sobre a metodologia, vamos ver como ela funciona na prática.
Como funciona o Kanban?
Para a metodologia funcionar existe o que chamamos de quadro Kanban, composto por colunas. Ele pode ser desenhado em um papel, em um quadro branco ou em uma parede. É possível também tê-lo no formato digital, algo muito indicado para quando a equipe não está fisicamente no mesmo local ou quando membros precisam acessar o quadro quando estão fora da empresa. Existem algumas ferramentas disponíveis no mercado, como o Trello, por exemplo.
No caso do formato físico, o quadro deve estar em um local visível e de fácil acesso. O número de colunas varia de acordo com o projeto a ser trabalhado. O ideal é pensar no projeto, definir suas etapas e desenhar o número de colunas.
O quadro Kanban mais simples tem três colunas (como, por exemplo: "Solicitado", "Em Progresso" e "Concluído", ou “A fazer” / “Em andamento” e “Feito”). Quando construído, gerenciado e funcionando adequadamente, o quadro serve de repositório de informações em tempo real, destacando os gargalos no sistema e qualquer outra coisa que possa atrapalhar as práticas de trabalho.
Desenhado o quadro, a primeira coluna recebe as atividades escritas em um cartão. No caso de utilizar o quadro físico, recomenda-se o uso de post-its. O indicado é que sejam coloridos e você pode criar um código para eles. Por exemplo, para o desenvolvimento de software o post-it amarelo pode ser usado para tarefas, o azul para bugs e o verde para features do produto. Ou, caso um projeto tenha a participação de várias áreas, você pode definir cores diferentes para cada departamento.
Além disso, o ideal é que cada cartão (post-it) contenha o mínimo de informações sobre a atividade, como: o que deve ser feito, quem será o responsável e o prazo. Assim que uma tarefa é concluída, move-se o cartão para a coluna seguinte.
Por causa dessa sistemática, o Kanban é um modelo de sistema puxado, já que uma atividade “puxa” a outra. Lembra que comentamos da Teoria das Restrições? Pois bem, para que uma atividade siga para a próxima etapa deve haver vaga na coluna seguinte, o que significa que restrições foram sanadas. O procedimento segue até que a atividade seja finalizada.
Exemplo de Kanban
Para entender melhor o que explicamos até aqui, veja um modelo de Kanban:
No exemplo temos três colunas. Perceba que um cartão já foi movimentado da coluna “A fazer” para “Em andamento”, e que dois já foram concluídos (ou seja, duas atividades já finalizaram). No quadro Kanban acima existem ainda três cartões cujas atividades não iniciaram.
Aplicando o Kanban para Plano de Ação
Como comentamos no início, o Kanban já saiu do setor de manufatura e pode ser utilizado para vários fins. Você pode, por exemplo, fazer um quadro com suas atividades semanais. Falamos isso para mostrar a você que o método serve para os momentos em que você precisa de agilidade e produtividade na Gestão de Tarefas.
Pense em um Plano de Ação. Se você é leitor do nosso blog, já deve ter lido por aqui sobre o 5W2H, que seria:
Os 5W:
- What (o que será feito?)
- Why (por que será feito?)
- Where (onde será feito?)
- When (quando será feito?)
- Who (por quem será feito?)
Os 2H:
- How (como será feito?)
- How much (quanto vai custar?)
Na prática, um exemplo de 5W2H feito em uma planilha seria:
Bom, mas você sabe que um Plano de Ação não sai do papel sozinho. Portanto, precisamos pensar em um método que acompanhe o andamento das ações especificadas na coluna “What). Como você já deve supor, o acompanhamento pode ser feito com um Quadro Kanban.
Fica muito mais fácil acompanhar o Plano de Ação dessa maneira, não é mesmo? Para te ajudar a colocar o modelo em prática, preparamos uma planilha Plano de Ação + Kanban. Faça o download gratuitamente clicando na imagem:
Além do dashboard baseado na metodologia Kanban, a planilha também traz campos para definir a priorização das ações baseado no método RICE. Falamos sobre a Matriz Rice no artigo Conheça os principais métodos de priorização de projetos e processos.
Concluindo
O Kanban é um modelo japonês para produtividade. Ele foi implementado originalmente para agilizar o processo produtivo industrial, torná-lo menos custoso e acabar com os gargalos que atrapalhavam o fluxo de atividades. Como o método trouxe resultados, hoje ele pode ser aplicado em qualquer projeto e área da empresa (podendo, inclusive, ser usado em nossas vidas pessoais).
A aplicação da metodologia é por meio do Quadro Kanban. Como mostramos, ele é desenhado sob medida, isto é, de acordo com as necessidades do projeto sendo trabalhado. Para ajudá-lo, disponibilizamos uma planilha de Plano de Ação com Kanban. Use e abuse dela!
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