Isso significa que uma crise financeira pode se tornar um processo penoso para aquela empresa que não está devidamente preparada para ela. O aumento da competitividade, a diminuição do fluxo de caixa, o eventual corte de funcionários, a falta de matéria prima, tudo isso se torna latente durante um processo de crise. E é justamente por isso que é necessário definir premissas e restrições estratégicas para aplicar nos negócios, principalmente em uma eventual recessão.
É sobre entender e colocar em prática as premissas e restrições do negócio que vou explicar detalhadamente neste artigo. Confira!
Então, o que são premissas e restrições?
Mas primeiro, precisamos definir o que são premissas e restrições.
Premissas
Premissa significa a proposição, o conteúdo, as informações essenciais que servem de base para um raciocínio. Dependendo do contexto em que é usada a palavra premissa pode ter como sinônimos, por exemplo: princípio, ideia inicial, alegação, enunciado ou argumento.
Por exemplo, quando falamos de direitos humanos, partimos da premissa de que toda pessoa tem direitos, ou quando o assunto é biologia, partimos da premissa de que todos os seres humanos são bípedes.
Na Gestão Orçamentária não é diferente. Ao iniciar seu Planejamento e Orçamento, toda empresa deve definir quais são as premissas que vão nortear o processo e que vão ser utilizadas pela organização como guia para as próximas etapas. As Premissas Orçamentárias são, portanto, a orientação básica para dar início ao processo de orçamentação. Por sua vez, deverão estar em conformidade com cada um dos cenários eleitos pela área encarregada de trabalhar o orçamento, seja ela a área de Planejamento e Controladoria ou mesmo a alta direção da empresa.
Restrições
Agora, vamos falar de restrições. Apesar de a palavra restrição no dicionário significar “imposição de limite”, aqui observamos por uma perspectiva um pouco diferente. Para nós, restrições servem como impulsionadores. Partindo deste princípio, vamos destrinchar o que é a Teoria das Restrições, também conhecida com a Teoria dos Gargalos ou ainda em inglês como “Theory Of Constraints” (ou TOC). Vamos observar que nem toda restrição implica em um resultado negativo, muito pelo contrário. A restrição em uma empresa é algo cíclico, pois entendemos que sempre surgem novos “problemas” que, ao mesmo tempo que impulsionam sua resolução, impulsionam também a empresa.
Mas afinal, como definir as premissas e restrições estratégicas do meu negócio?
As premissas dentro de uma empresa são basicamente os valores e ações que vão nortear o negócio durante todo o percurso, ou pelo menos em boa parte dele. Muitas vezes não é possível contar com todas as informações necessárias para se realizar o planejamento - como por exemplo em um orçamento base zero. Sendo assim, é comum utilizarmos algumas projeções, que estejam mais próximas da realidade, buscando deixar o planejamento cada vez mais real.
Após o levantamento dessas premissas, é preciso realizar um acompanhamento rigoroso, verificando se as sentenças adotadas se tornarão, ou não, realidade. Fazendo isso, o responsável pelos projetos vai saber exatamente o que deve ser feito para aproveitar as oportunidades e mitigar as ameaças.
Antes de iniciar um negócio, um orçamento e todo o planejamento mensal, é preciso definir os princípios que nos guiarão neste processo, as chamadas Premissas Orçamentárias.
Uma destas premissas é o cenário econômico esperado para o período a ser orçado. O cenário econômico é importante porque define os fatores externos que podem influenciar o desempenho da empresa no período estabelecido. Fazendo uma analogia, podemos dizer que o cenário econômico está para quem faz o orçamento assim como a previsão meteorológica está para o piloto que faz um plano de voo. Quer um exemplo de como a cenário externo pode afetar o orçamento interno das empresas, basta ver o impacto do Coronavírus no Brasil e no mundo.
As premissas vão dar um norte a ser seguido e também definir limites mínimos e máximos do que os gestores podem trabalhar dentro do Planejamento Orçamentário. Tudo isso em busca de melhorar os resultados em seus departamentos e também atingir os objetivos globais da organização. É durante a fase de Planejamento que são elaboradas as Premissas que vão servir como norteadores para o restante do processo. Podemos dizer que após a escolha do cenário mais provável - entre diversas simulações de cenários distintos - a Controladoria vai preparar o quadro de premissas para todo o plano orçamentário da empresa.
Como saber quais premissas e restrições estratégicas sua empresa não pode abrir mão?
Durante o período de Revisões Orçamentárias ou mesmo durante as Simulações de Cenários, é normal realizar testes e experimentos como redução de funcionários, substituições de matérias-primas, abertura ou fechamento de Canais de Distribuição, ou qualquer outro tipo de simulação com o objetivo de encontrar formas de reduzir custos ou elevar o faturamento e, consequentemente, melhorar o lucro da empresa.
Nesta hora, ter um quadro de Premissas Orçamentárias bem montado, vai ajudar a definir o que sua empresa não pode abrir mão. Sejam critérios mais objetivos como o nível de qualidade dos produtos, localização das lojas ou mesmo critérios mais subjetivos como questões éticas ou até relacionados à fidelidade com parceiros e fornecedores.
E como a Teoria das Restrições se encaixa no meu negócio?
A principal condição da Teoria das Restrições é que exista pelo menos uma restrição que limite o crescimento ou o sucesso de qualquer negócio. Observe que o conceito da Teoria é que toda organização deve ter pelo menos uma restrição, ou seja, qualquer fator que limita a organização de ter aquilo que deseja.
Importante ressaltar que esse é um ciclo sem fim, porque a qualquer momento as empresas têm que lidar com pelo menos uma restrição que limita suas operações. Então, quando uma restrição é eliminada, outra vai surgir automaticamente.
Mas embora seja algo cíclico, as restrições tendem a fortalecer não só a empresa, mas os processos relacionados a ela. Deste modo, embora surjam novas, as já existentes são solucionadas, criando um know how mais abrangente para a empresa.
Princípios da Teoria das Restrições
A Teoria das Restrições tem três princípios básicos que servem para nortear a empresa durante sua aplicação. São eles: convergência, consistência e respeito.
Princípio da convergência
De acordo com o princípio da convergência, um sistema complexo é mais simples de gerenciar. Isso porque uma correção realizada em um determinado ponto do sistema vai impactar em todo o fluxo.
Princípio de consistência
Já o princípio de consistência diz que qualquer conflito interno deve ser o resultado de, no mínimo, uma premissa errada. Com base nisso é possível identificar erros constantes e corrigi-los na mesma proporção.
Princípio de respeito
Por fim, o princípio de respeito implica que os seres humanos são inerentemente bons e merecem respeito mesmo quando cometem erros. Isto gera uma sensação de ordem e maturidade à empresa, o que facilita o gerenciamento de todos os outros processos técnicos já existentes.
Concluindo
- Comunicação mais efetiva dos parâmetros base que devem ser respeitados, reduzindo o número de revisões, ajustes e correções no orçamento de cada departamento;
- Maior alinhamento entre a alta direção e gestores de departamentos;
- Visão mais holística dos macro e micro cenários em que a empresa está inserida;
- Melhor entendimento do orçamento para ter previsibilidade dos resultados.
Neste artigo, vimos a importância de ter um planejamento de ação que incluam premissas e restrições. Percebemos também que uma não anula a outra e que, de fato, se complementam, principalmente em momentos de crise.
Não existe exatamente uma receita de bolo a ser seguida para aplicar a Teoria das Restrições na empresa. O importante é entender o conceito e, principalmente, lembrar que a área de controladoria exerce um papel fundamental na aplicação da TOC.
Isso porque tanto a Teoria das Restrições quanto a área de controladoria possuem uma visão sistêmica da empresa e não analisam processos separadamente. Para ambas, cada processo ou cada área da empresa faz parte de um todo. E é esse todo que deve ser analisado.
Então, agora você já saber como aplicar as premissas e restrições da sua empresa? Conta para mim o que tem feito para melhorar o seu planejamento orçamentário. Se quiser alguma ferramenta prática para aplicar melhor esses conceitos, dá uma olhada em nossa Biblioteca Treasy e confira nossos materiais gratuitos para download.
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