Toda empresa surge com base em muito esforço e dedicação. Para o seu negócio sair de micro para média empresa, o caminho é longo e árduo, cheio de obstáculos e percursos muitas vezes penosos de se percorrer. Talvez, seja por este motivo que, durante uma crise, muitos empresários sentem na pele ao verem suas empresas passando por dificuldades.
Isso significa que uma crise financeira pode se tornar um processo penoso para aquela empresa que não está devidamente preparada para ela. O aumento da competitividade, a diminuição do fluxo de caixa, o eventual corte de funcionários, a falta de matéria prima, tudo isso se torna latente durante um processo de crise. E é justamente por isso que é necessário definir premissas e restrições estratégicas para aplicar nos negócios, principalmente em uma eventual recessão.
É sobre entender e colocar em prática as premissas e restrições do negócio que vou explicar detalhadamente neste artigo. Confira!
Então, o que são premissas e restrições?
Mas primeiro, precisamos definir o que são premissas e restrições.
Premissas
Premissa significa a proposição, o conteúdo, as informações essenciais que servem de base para um raciocínio. Dependendo do contexto em que é usada a palavra premissa pode ter como sinônimos, por exemplo: princípio, ideia inicial, alegação, enunciado ou argumento.
Por exemplo, quando falamos de direitos humanos, partimos da premissa de que toda pessoa tem direitos, ou quando o assunto é biologia, partimos da premissa de que todos os seres humanos são bípedes.
Na Gestão Orçamentária não é diferente. Ao iniciar seu Planejamento e Orçamento, toda empresa deve definir quais são as premissas que vão nortear o processo e que vão ser utilizadas pela organização como guia para as próximas etapas. As Premissas Orçamentárias são, portanto, a orientação básica para dar início ao processo de orçamentação. Por sua vez, deverão estar em conformidade com cada um dos cenários eleitos pela área encarregada de trabalhar o orçamento, seja ela a área de Planejamento e Controladoria ou mesmo a alta direção da empresa.
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Agora, vamos falar de restrições. Apesar de a palavra restrição no dicionário significar “imposição de limite”, aqui observamos por uma perspectiva um pouco diferente. Para nós, restrições servem como impulsionadores. Partindo deste princípio, vamos destrinchar o que é a Teoria das Restrições, também conhecida com a Teoria dos Gargalos ou ainda em inglês como “Theory Of Constraints” (ou TOC). Vamos observar que nem toda restrição implica em um resultado negativo, muito pelo contrário. A restrição em uma empresa é algo cíclico, pois entendemos que sempre surgem novos “problemas” que, ao mesmo tempo que impulsionam sua resolução, impulsionam também a empresa.
Mas afinal, como definir as premissas e restrições estratégicas do meu negócio?
Quando o piloto senta para definir o plano de voo, ele faz o levantamento prévio de fatores internos que poderão afetar a viagem, como o número de passageiros ou o peso de combustível e também o levantamento dos fatores externos, como a previsão meteorológica.
As premissas dentro de uma empresa são basicamente os valores e ações que vão nortear o negócio durante todo o percurso, ou pelo menos em boa parte dele. Muitas vezes não é possível contar com todas as informações necessárias para se realizar o planejamento - como por exemplo em um orçamento base zero. Sendo assim, é comum utilizarmos algumas projeções, que estejam mais próximas da realidade, buscando deixar o planejamento cada vez mais real.
Após o levantamento dessas premissas, é preciso realizar um acompanhamento rigoroso, verificando se as sentenças adotadas se tornarão, ou não, realidade. Fazendo isso, o responsável pelos projetos vai saber exatamente o que deve ser feito para aproveitar as oportunidades e mitigar as ameaças.
Antes de iniciar um negócio, um orçamento e todo o planejamento mensal, é preciso definir os princípios que nos guiarão neste processo, as chamadas Premissas Orçamentárias.
Uma destas premissas é o cenário econômico esperado para o período a ser orçado. O cenário econômico é importante porque define os fatores externos que podem influenciar o desempenho da empresa no período estabelecido. Fazendo uma analogia, podemos dizer que o cenário econômico está para quem faz o orçamento assim como a previsão meteorológica está para o piloto que faz um plano de voo. Quer um exemplo de como a cenário externo pode afetar o orçamento interno das empresas, basta ver o impacto do Coronavírus no Brasil e no mundo.
As premissas vão dar um norte a ser seguido e também definir limites mínimos e máximos do que os gestores podem trabalhar dentro do Planejamento Orçamentário. Tudo isso em busca de melhorar os resultados em seus departamentos e também atingir os objetivos globais da organização. É durante a fase de Planejamento que são elaboradas as Premissas que vão servir como norteadores para o restante do processo. Podemos dizer que após a escolha do cenário mais provável - entre diversas simulações de cenários distintos - a Controladoria vai preparar o quadro de premissas para todo o plano orçamentário da empresa.
Como saber quais premissas e restrições estratégicas sua empresa não pode abrir mão?
Durante o período de Revisões Orçamentárias ou mesmo durante as Simulações de Cenários, é normal realizar testes e experimentos como redução de funcionários, substituições de matérias-primas, abertura ou fechamento de Canais de Distribuição, ou qualquer outro tipo de simulação com o objetivo de encontrar formas de reduzir custos ou elevar o faturamento e, consequentemente, melhorar o lucro da empresa.
Nesta hora, ter um quadro de Premissas Orçamentárias bem montado, vai ajudar a definir o que sua empresa não pode abrir mão. Sejam critérios mais objetivos como o nível de qualidade dos produtos, localização das lojas ou mesmo critérios mais subjetivos como questões éticas ou até relacionados à fidelidade com parceiros e fornecedores.
E como a Teoria das Restrições se encaixa no meu negócio?
Basicamente, a Teoria das Restrições tem como foco ajudar empresas a atingirem seus objetivos. Na prática, a ideia é identificar quais são os objetivos do negócio, os fatores que impedem esses objetivos de serem cumpridos e, então, aprimorar as operações, eliminando ou reduzindo os gargalos - lê-se também como restrições.
A principal condição da Teoria das Restrições é que exista pelo menos uma restrição que limite o crescimento ou o sucesso de qualquer negócio. Observe que o conceito da Teoria é que toda organização deve ter pelo menos uma restrição, ou seja, qualquer fator que limita a organização de ter aquilo que deseja.
Importante ressaltar que esse é um ciclo sem fim, porque a qualquer momento as empresas têm que lidar com pelo menos uma restrição que limita suas operações. Então, quando uma restrição é eliminada, outra vai surgir automaticamente.
Mas embora seja algo cíclico, as restrições tendem a fortalecer não só a empresa, mas os processos relacionados a ela. Deste modo, embora surjam novas, as já existentes são solucionadas, criando um know how mais abrangente para a empresa.
Princípios da Teoria das Restrições
A Teoria das Restrições tem três princípios básicos que servem para nortear a empresa durante sua aplicação. São eles: convergência, consistência e respeito.
Princípio da convergência
De acordo com o princípio da convergência, um sistema complexo é mais simples de gerenciar. Isso porque uma correção realizada em um determinado ponto do sistema vai impactar em todo o fluxo.
Princípio de consistência
Já o princípio de consistência diz que qualquer conflito interno deve ser o resultado de, no mínimo, uma premissa errada. Com base nisso é possível identificar erros constantes e corrigi-los na mesma proporção.
Princípio de respeito
Por fim, o princípio de respeito implica que os seres humanos são inerentemente bons e merecem respeito mesmo quando cometem erros. Isto gera uma sensação de ordem e maturidade à empresa, o que facilita o gerenciamento de todos os outros processos técnicos já existentes.
Concluindo
Se você leu este texto até aqui e ainda não se convenceu da importância de se estabelecer premissas e restrições em uma empresa, elencamos agora alguns pontos que podem ter passado despercebidos no contexto. Veja mais algumas vantagens:
- Comunicação mais efetiva dos parâmetros base que devem ser respeitados, reduzindo o número de revisões, ajustes e correções no orçamento de cada departamento;
- Maior alinhamento entre a alta direção e gestores de departamentos;
- Visão mais holística dos macro e micro cenários em que a empresa está inserida;
- Melhor entendimento do orçamento para ter previsibilidade dos resultados.
Neste artigo, vimos a importância de ter um planejamento de ação que incluam premissas e restrições. Percebemos também que uma não anula a outra e que, de fato, se complementam, principalmente em momentos de crise.
Não existe exatamente uma receita de bolo a ser seguida para aplicar a Teoria das Restrições na empresa. O importante é entender o conceito e, principalmente, lembrar que a área de controladoria exerce um papel fundamental na aplicação da TOC.
Isso porque tanto a Teoria das Restrições quanto a área de controladoria possuem uma visão sistêmica da empresa e não analisam processos separadamente. Para ambas, cada processo ou cada área da empresa faz parte de um todo. E é esse todo que deve ser analisado.
Então, agora você já saber como aplicar as premissas e restrições da sua empresa? Conta para mim o que tem feito para melhorar o seu planejamento orçamentário. Se quiser alguma ferramenta prática para aplicar melhor esses conceitos, dá uma olhada em nossa Biblioteca Treasy e confira nossos materiais gratuitos para download.
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