Já faz muito tempo que cortar custos deixou de ser uma atividade empírica e que variava do humor do empresário e passou a ser uma atividade de alta complexidade. Hoje a legislação e os negócios estão mais complexos e os clientes e fornecedores, cada vez mais competitivos e exigentes.

Aliás, essa atividade é hoje, muito bem estudada por gestores ou pelo próprio empreendedor no caso de empresas menores, antes de qualquer ação desmedida.

Mas por que toda essa atenção com custos?

O grande empresário Marcel Telles já disse que “Custos e despesas são como unhas, estão sempre crescendo e periodicamente precisam ser cortados” e, em tempos de crise, ainda mais.

Porém, se no curto prazo, cortar custos de qualquer forma, no estilo reengenharia dos anos 90, pode salvar o caixa e dar um alívio no aperto, no médio e longo prazo, os impactos podem ser devastadores.

Com cortes sem as corretas avaliações dos impactos, oportunidades de negócio podem ser perdidas, o que poderia melhorar a margem e o caixa, a equipe perde foco e moral ocasionando perda do capital intelectual somado a saída de talentos, e pior de tudo, clientes podem ficar insatisfeitos com cortes que afetam o fornecimento no prazo, qualidade e quantidades corretas, colocando negócios em xeque mate, tornando a crise ainda pior.

Dinheiro, e também empresas, não aceitam ser tratados com descaso e vão cobrar seu preço no final.

Mas então perguntamos: como cortar custos de uma maneira saudável e que não prejudique o futuro da empresa?

A resposta pode estar na redução de custos com OBZ!

Entendendo a redução de custos com OBZ

O Orçamento Base Zero (OBZ) nasceu nos Estados Unidos na década de 60, em uma empresa chamada Texas Instruments e, como os benefícios para esta empresa foram tão grandes, o ex-Presidente Jimmy Carter, então governador da Geórgia, levou os executivos que implantaram o OBZ naquela empresa, implantarem no seu estado, atingindo resultados impressionantes.

Algumas características que definem a metodologia do Orçamento Base Zero:

Mas o principal diferencial da redução de custos com OBZ é que ele não “olha para o passado” para projetar o orçamento. Ele parte do conceito de Limiar, que é o custo mínimo que o departamento precisa alocar para atender ao pior cenário sem comprometer exigências legais.

E o que isso proporciona? Utilizando um exemplo hipotético, uma empresa que tem um orçamento de custos de 2015 no valor de R$ 1 mi. O mais comum a se fazer é utilizar este mesmo orçamento, alocar os investimentos, dissídios, etc. chegando a um novo orçamento de R$ 1,2 mi.

O OBZ parte de um ponto de vista diferente: “será que precisamos de R$ 1 mi de custos para sobreviver na crise ou ao pior cenário?”.

Feito esse questionamento, a empresa é separada por “pacotes de decisão” que são processos ou departamentos atribuídas à “donos de pacote”, pessoas que entram no detalhe de cada “rubrica” ou conta contábil e extraem dali o mínimo possível para sobrevivência do processo ou departamento.

Os pacotes de decisão devem conter:

1. Custos
2. Finalidades
3. O que ganho mantendo este pacote?
4. O que perco cortando este pacote?

Gerando pacotes via Benchmark

Esta é uma forma alternativa, mas não muito recomendada de gerar pacotes.

Utilizando esta abordagem teremos os pacotes, área a área ou processo a processo, considerando vários cenários simulados, visando atender a Restrição Orçamentária:

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“PBZ Área X” (Pacote Base Zero da área X)

Considerando o exemplo acima temos cada pacote com um valor, sendo o PBZ (Pacote Base Zero) o pior cenário para cada um dos processos / áreas, o PB1 o intermediário e o PB2 o pacote mais “confortável”.

Esses pacotes são apresentados para a alta direção para aprovação e priorizados conforme as necessidades do momento, proporcionando a alocação mais eficiente dos recursos, dando foco na realidade atual da empresa:

Todos os outros pacotes que sobraram (no caso do exemplo acima PB1 ADM, PB2 ADM, PB2 OPR e PB2 CML) são automaticamente retirados do orçamento, ou seja, cortados de forma completamente analítica, logo, são menos prioritários que os aprovados.

Os resultados são surpreendentes. As empresas chegam a economizar 15% a 35% dos custos, mantendo o mesmo ritmo de crescimento, sobrevivendo a crises, simplesmente analisando e atribuindo recursos de forma mais focada.

É claro que aplicar a redução de custos com OBZ irá exigir uma maior energia dos gestores e demais envolvidos com o orçamento em sua empresa.Empresas que já trabalham com o orçamento empresarial há alguns anos, costumam adotar o Orçamento Histórico para elaborar suas projeções, pois esta costuma ser uma abordagem mais “confortável” para se trabalhar (já que você conta com o apoio de dados realizados do passado).

Mas a redução de custos com OBZ, principalmente neste período de crise, pode trazer muitos benefícios para sua empresa, além de dar um alívio no caixa, você passa por um grande processo de reflexão da sua estrutura corporativa.

O orçamento empresarial pode ser abordado com diversas outras metodologias, cada uma com seus benefícios de acordo com o cenário e estágio de maturidade da sua empresa. Para auxiliar sua empresa a escolher a melhor abordagem, criamos o e-book Definindo a metodologia de Gestão Orçamentária ideal para sua empresa.

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Bom proveito para você e sua empresa e depois de baixar o material, não se esqueça de deixar um comentário contando o que achou e compartilhar com seus colegas utilizando os botões das redes sociais que ficam logo aqui abaixo!

Sobre o autor

Cícero G. F. Filho é Diretor da Ferreira Filho Associados e Mestrando em Direção Estratégica.

A Ferreira Filho Associados é uma empresa fundada em 2008 sediada em Joinville-SC, tendo foco em Alta Performance Humana e Empresarial.

Possui em seu quadro consultores com quase 20 anos de expertise em consultoria, com passagens por várias multinacionais em todo o país, atuando em todo o Brasil e proporcionando aos seus clientes as mais eficientes e modernas metodologias de redução de custos e alavancagem de desempenho.[/fusion_builder_column][/fusion_builder_row][/fusion_builder_container]

Também publicado em Medium.