Veja como manter o sigilo de informações na sua empresa com o contrato de NDA

Publicado dia 17 de maio de 2018

Você já pensou o que seria da Coca-Cola se as empresas concorrentes descobrissem a receita original do refrigerante mais famoso e consumido no mundo? Esse, talvez, seja o exemplo mais emblemático quando o assunto é o sigilo e a proteção da informação de um negócio, já que a fórmula é o maior segredo industrial do mundo. Para a Coca-Cola, é fundamental evitar que outra empresa obtenha sua receita e possa produzir uma bebida com o mesmo sabor do seu refrigerante de cola.

Acordo de confidencialidade

Da mesma forma, muitas empresas precisam proteger suas informações, como a receita do seu produto principal, a tecnologia utilizada para desenvolvê-lo, informações comerciais, entre outros tipos de dados que são essenciais para manter a competitividade e que, justamente por isso, não devem ser de conhecimento dos seus concorrentes.

Para garantir esse segredo, as empresas, ou até mesmo pessoas físicas, procuram formas para evitar que essas informações acabem virando de domínio público e afetando os seus negócios. Uma das alternativas mais utilizadas é o NDA, uma espécie de termo de confidencialidade e sigilo que garante que pessoas e empresas não poderão compartilhar informações importantes sobre o seu negócio com outros indivíduos. E é sobre este acordo que falaremos neste artigo.

O que é o NDA

A sigla NDA vem do inglês Non Disclosure Agreement, que em uma tradução literal para o português significa Acordo de Não Divulgação, mas que também costuma ser chamado de contrato ou cláusula de confidencialidade.

Este acordo é utilizado para impedir que pessoas ou empresas que tenham contato com alguma informação importante para o seu negócio possam compartilhá-la com outras pessoas ou empresas e, consequentemente, coloquem em risco a competitividade do seu empreendimento.

Desta forma, as partes envolvidas firmam um acordo jurídico determinando quais informações são sigilosas, quem são os agentes envolvidos no contrato de confidencialidade, qual é a finalidade de uso do compartilhamento das informações, por quanto tempo os dados devem ser guardados e quais serão as penalidades a quem desobedecer ao disposto no contrato.

As penalidades, inclusive, são as responsáveis por garantir a eficiência desses contratos. Podem ser fixadas multas em dinheiro para qualquer tipo de descumprimento do documento e ainda pode ser estabelecido o pagamento de recursos relacionados às perdas da marca, materiais ou morais, caso a informação seja compartilhada.

Talvez você esteja se perguntando se as patentes ou leis de propriedade industrial e de direito autoral, entre outras, já não são o bastante para garantir o segredo do seu produto ou informação. Pois saiba que não. Nem sempre o segredo sobre informações sigilosas está amparado nessas leis.

Além disso, após 20 anos de patente, a informação torna-se de domínio público, o que pode colocar em risco o seu negócio e, por isso, muitos empreendedores optam por não registrar seu produto ou tecnologia. O NDA, por outro lado, tem o tempo de confidencialidade disposto pela parte proprietária da informação e pode ter a duração que ela achar necessária.

Quando utilizar um acordo de confidencialidade e sigilo

Não é porque sua empresa não produz o refrigerante mais comercializado no mundo que ela não guarda informações importantes que garantam alguns diferenciais para a marca, não é mesmo?

O NDA não assegura apenas a confidencialidade sobre a receita de um produto como a Coca-Cola, mas também de outras informações industriais e comerciais que não devem chegar aos olhos e ouvidos de um concorrente. Mas quando e como utilizar essa alternativa?

O Acordo de Não Divulgação pode ser feito envolvendo diversas partes. Imagine, por exemplo, que um dos seus colaboradores precisa ter acesso à uma informação muito importante sobre o seu negócio para desenvolver suas atividades. Você não pode negá-la a ele, mas também precisa garantir que ele não divida isso com ninguém.

Neste caso, é possível fazer um acordo de confidencialidade para que o funcionário seja impedido de compartilhar essa informação. O mesmo ocorre em casos em que uma empresa terceirizada precisa ter contato com algum dado privilegiado para poder prestar seu serviço, como um Consultor de Negócios, por exemplo.

Outro exemplo em que o uso do NDA se aplica é no caso de empresas franqueadoras que precisam garantir que seus franqueados, que conhecem o know-how do negócio, não acabem compartilhando informações durante e após o fim do contrato.

Além disso, o acordo também pode ser utilizado na relação com investidores. É possível que eles queiram saber mais sobre o negócio e, neste caso, o acordo de confidencialidade pode ser uma boa opção para proteger a empresa, tendo cuidado, claro, para que o investidor não sinta que você não tem confiança nele.

De forma geral, o NDA é mais utilizado entre duas pessoas jurídicas ou uma pessoa jurídica e outra física e, mais raramente, entre duas pessoas físicas. Ele pode servir para guardar informações de forma unilateral – a empresa terceirizada guarda o sigilo das informações da empresa cliente, por exemplo – ou de maneira mútua, quando as duas partes expõem informações sigilosas e se dispõem a guardá-las em segredo.

Não há um padrão para as informações que devem ser guardadas em um NDA. Isso pode variar conforme o ramo, o porte e as características de cada negócio e também com a análise dos administradores sobre quais informações são sigilosas e do porquê é importante que só as pessoas e as empresas estritamente necessárias tenham acesso a elas. Porém, é bom lembrar que este documento não é indicado nos casos em que a informação já é de domínio público ou em que não há relevância para o negócio.

Como definir um bom acordo de confidencialidade

Sigilo das informaçõesPara garantir que as informações do seu negócio sejam mesmo guardadas pela pessoa ou pela empresa com a qual você as compartilhou, é importante que o NDA contemple alguns dados fundamentais para que tenha validade jurídica. Confira as informações que não podem faltar em um modelo de termo de confidencialidade:

Quem são as partes envolvidas: o documento deve citar de forma clara quem são os agentes envolvidos em sua assinatura. Também é preciso citar qual é a parte fornecedora e qual é a receptora da informação, para que não restem dúvidas de quem é a responsabilidade por manter o sigilo do objeto do NDA. No documento também devem constar dados como identificação e endereço das partes.

Qual é o objeto de proteção: é preciso ser muito específico nesta parte para assegurar que fique claro qual é o objeto da confidencialidade. Evite termos genéricos e se dedique a explicitar todas as informações que precisam ser asseguradas pelo contrato.

Qual é a finalidade de uso: é necessário dizer para qual fim você está disponibilizando essa informação para a pessoa ou empresa envolvida no contrato, isto é, dizer por que e para que essa informação está concedida e se essa é a única finalidade do seu uso, limitando outros tipos de utilização.

Como a informação está sendo concedida: o contrato também deve conter a maneira pela qual a informação está sendo compartilhada entre as partes, se de forma verbal ou por meio de documentos físicos ou eletrônicos

Qual é o período de vigência: é importante especificar por quanto tempo esses dados devem ficar em sigilo. Em alguns casos, o tempo é menor, quando as informações se alteram rapidamente. Em outros, é necessário estipular um prazo maior. Aqui, também é necessário dizer se o contrato pode sofrer alterações ou ser revogado e em que condições isso pode acontecer.

Em que foro o contrato será discutido: é fundamental definir em que cidade e tribunal o acordo será submetido caso ocorra algum impasse jurídico entre as partes.

Quais são as penalidades: é preciso indicar quais são as penalidades a que a parte receptora das informações está sujeita caso descumpra o contrato.

Essas são informações básicas que devem estar em qualquer acordo de confidencialidade e sigilo. Porém, cada negócio e relação tem suas particularidades e é preciso avaliar a necessidade de inserir outras informações ao contrato. Um exemplo é o destino dos dados fornecidos a uma das partes ao término do seu uso: devem ser devolvidos ou destruídos?

Também é possível inserir informações sobre os deveres acessórios, que são obrigações a que as partes se responsabilizam ao assinar o contrato. Um exemplo é indicar o que a empresa receptora das informações deve fazer caso ocorra o vazamento de algum documento, como comunicar o fato à empresa fornecedora das informações imediatamente.

Por isso, é fundamental que o administrador conte com o auxílio de um advogado para dar suporte e estabelecer um termo de sigilo que realmente garanta a proteção da informação de acordo com as características do negócio, do objeto de sigilo e da relação entre as partes. Além, claro, de fazer tudo dentro das leis vigentes no país.

Mas de nada adianta ter um contato de confidencialidade se nem mesmo você, que toma as decisões, não sabe que tipo de informação sua empresa tem e gera todos os dias. Uma boa prática para ter o controle de todos esses dados que circulam na sua empresa é implantar uma cultura orientada ao dados, que chamamos de Data-Driven. Que tal saber mais sobre ela? Clique na imagem e baixe gratuitamente nosso e-book sobre o tema!

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Conclusão

E então, ficou fácil entender como o NDA pode ser útil para assegurar as informações do seu negócio e garantir o seu potencial competitivo, certo? Você também pode compartilhar esse artigo com a sua equipe e verificar se há necessidade de estabelecer um NDA na sua empresa!

Esperamos que você tenha gostado deste artigo. Ficou com alguma dúvida ou quer contar uma experiência? Fique à vontade. Estamos aqui para ouvi-lo e trocar ideias.

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