[Treasy Tips] – 8 usos da função de Aplicar Valores em Lote para poupar tempo nas projeções de sua empresa

Publicado dia 4 de outubro de 2016

Treasy Tips é uma sessão especialmente criada para auxiliar os clientes do Treasy a potencializar os resultados obtidos com a adoção da solução em situações praticas de Planejamento e Controladoria. Mas mesmo que você ainda não seja cliente, vale a pena acompanhar os artigos. Temos certeza que serão úteis, independente da ferramenta que você utiliza para Gestão Orçamentária em sua empresa.

Aplicar Valores em Lote

Existem muitas complicações quando falamos de indexadores de valores para projetar cenários ou até mesmo o orçamento. Em uma planilha, muitas vezes é preciso utilizar uma fórmula, criar mais uma coluna, ou até mesmo trocar de planilha para alterar os valores. Algumas vezes precisamos criar outras colunas, outras indexar o valor de uma célula. Ainda há casos onde apenas uma fórmula de “SOMASE” resolve, outras que só com um “PROCV” mesmo.

Entretanto, no Treasy essa indexação costuma ser bem mais simples. Hoje, vamos mostrar 8 usos dessa indexação muito mais fáceis de fazer quando já tem os dados no sistema.

Antes de mais nada, se você ainda não sabe utilizar a função de “Aplicar Valores em Lote” vale dar uma passadinha no post como utilizar a função de Aplicar Valores em Lotes antes de continuar a leitura.

#01 – Cenários Pessimistas e Otimistas para Receitas e Despesas

Uma das primeiras opções para utilizar a ferramenta de Aplicar Valores em Lote é nos cenários. No caso desse exemplo é fácil perceber que o aumento das receitas ou diminuição das despesas é sempre um tema constante nas reuniões de controllers. Quem que trabalha com controladoria e nunca recebeu o famoso pedido da diretoria: “projete um aumento de 10% nas vendas com 5% de redução geral de despesas para vermos como fica”?

Esse cabo de guerra eterno pode se tornar um problema para uma planilha do Excel que não esteja preparada para tantas alterações.

No Treasy, essa operação se torna muito simples. Basta escolhermos em quais estruturas iremos alterar os valores e trabalhar o aumento. Para esse aumento podemos alterar proporcionalmente, em percentual, ou ainda de maneira absoluta.

Aplicar valores em lote

Vamos pegar o caso abaixo, que vamos tratar um cenário otimista na nossa receita. Pensando nisso, vamos dizer que nossa quantidade vendida nesse cenário será de 20% maior que no cenário base para todos os produtos. Veja como fazer isso nas imagens abaixo:Selecionamos todos os Canais de Distribuição e Produtos. Com essa seleção feita podemos ir na opção “Aplicar Valores em Lote

Aplicar valores em lote

Vamos alterar a quantidade em 20% a mais de venda. Nesse caso, utilizamos a função de “Somar percentual ao valor atual”.

Aplicar valores em lote

Assim, a quantidade de produtos vendidos vai aumentar em 20%, ou seja, a Receita irá aumentar em 20% também.

#02 – Dissídio coletivo em Gastos com Pessoal

Outra maneira de utilizar o Treasy para ganhar tempo em alterações é quando o Dissídio Coletivo de algum sindicato é lançado. Nesse caso, estamos falando da tela de Projeção de Gastos com Pessoal. O dissídio coletivo é em geral um percentual de recomposição  do salário causado pela inflação e afins. O  qual resolve um  conflitos entre as partes coletivas que compõem uma relação de trabalho.

Para fazer essa alteração no Treasy ou simular a mesma é muito simples. Basta selecionar quais serão os cargos que sofrerão a alteração com o dissídio. As outras estruturas podem ser selecionadas os maiores níveis, pois ao aplicar um percentual não fará diferença nas combinações que não tiverem valores. Logo, a seleção fica assim:

Aplicar valores em lote

Vamos alterar a quantidade na porcentagem que aumentar o dissídio. Para isso, vamos utilizar a função de “Somar percentual ao valor atual”. Além disso, podemos utilizar a opção de “Somente as estruturas que tem valor”. Ficaria da seguinte maneira:

Aplicar valores em lote

Logo, se fizermos isso, os valores sairão desses:

Aplicar valores em lote

Para esses:

Aplicar valores em lote

#03 – Zerar os valores das estruturas

Vamos imaginar que você importe uma planilha para o mês errado no Treasy. E agora? Como excluir esse todos os lançamentos (sem precisar entrar um a um)?

Basta utilizar a função de Aplicar Valores em Lote!

Nesse caso, basta selecionar a estrutura toda, em todos os níveis agrupadores:

Aplicar valores em lote

Em “Aplicar Valores em Lote” selecionaremos “Sobrepor o valor atual”. Em seguida, selecionamos “Somente combinações com valores” para zerar apenas as combinações que foram cadastradas.

Se o que erramos na hora de importar foi um mês em específico basta zerar aquele mês na tabela. Caso tenha sido mais de um mês, basta zerar os demais meses que foram errados.

Aplicar valores em lote

#04 -Definir um percentual de Dedução único para um Produto/Canal de Distribuição

Se uma Dedução de Vendas é a mesma para um grupo de Produtos ou para um grupo de Canais de Distribuição é necessário cadastrar um por um? Claro que não!

Como sempre, precisamos apenas selecionar a combinação dos grupos que têm o mesmo percentual de dedução. Depois, basta ir em “Aplicar Valores em Lote”.

 

Aplicar valores em lote

Então, vamos utilizar a opção de “Sobrepor o valor atual”. Assim vamos tirar o valor vazio que está na célula e substituir por um novo percentual.

Nesse caso, na próxima seleção escolheremos “Todas as combinações”. Assim garantimos que todas as combinações de Receita com valores terão a Dedução. Em seguida, basta colocar na tabela o valores do percentual a ser aplicado. Aqui vale lembrar que a tabela já está em percentual, não precisando transformar para valor.

Aplicar valores em lote

#05 – Aumentar o Preço de determinados Produtos em um Canal de Distribuição

Para trabalhar um aumento de preços em uma linha de produtos ou em um grupo de SKU’s podemos utilizar a função de Aplicar Valores em lote. Imaginando que teremos um reajuste nos preços devido a inflação, por exemplo. Uma das vantagens é poder trabalhar tanto com um aumento em percentual quanto aplicando um novo valor absoluto para a linha de produtos, caso fizer sentido.

Para alterar esses valores, basta selecionar a combinação que traz as estruturas que você precisa ver alteradas. Indo na função “Aplicar Valores em Lote” poderemos aumentar ou diminuir o valor dos preços. Basta na função trocar a aba da planilha para o Preço, ao invés da quantidade.

 

Aplicar valores em lote

Feito isso, selecionaremos a opção que faz sentido no momento, seja “Sobrepor o valor atual” ou “Somar percentual ao valor atual“.

Aplicar valores em lote

Sendo assim, na próxima seleção faremos o mesmo, selecionaremos entre as duas opções e aí podemos lançar os valores na planilha. A sugestão é utilizar “Somente combinações com valores”.

#06 – Reduzir Receitas em percentual quando solicitado pela diretoria

E se o seu diretor solicitar um cenário pessimista para você fazer nas planilhas? Lá vem mais uma cópia das planilhas, e uma redução, fórmulas de “SomaSe” etc…

No Treasy, basta gerarmos um novo Cenário de cópia e trabalharmos “Aplicando Valores em Lote” na nossa Receita.

Pra fazer essa redução da Receita, vamos selecionar as nossas estruturas, que no caso podem ser todos os produtos, uma linha em específico, ou outras estruturas de produtos. E vamos selecionar os Canais de Distribuição que vão passar por esse cenário pessimista.

Aplicar valores em lote

Depois disso, vamos em “Aplicar Valores em Lote” e utilizaremos a opção de “Somar percentual ao valor atual”. Nesse caso, a pegadinha é lançar valores negativos na tabela para “somar” deduzindo dos valores que estão na tela.

Aplicar valores em lote

#07 – Zerar todas as Despesas de uma Unidade de Negócio para simular que ela não existe mais

Ao gerar um novo cenário, podemos utilizar a função de “Aplicar valores em lote” para zerar as Despesas de uma Unidade de Negócio em específico, imaginando que ela não esteja mais em funcionamento, por exemplo.

Nesse caso, basta selecionar a Unidade de Negócio que você queira zerar e todas as outras estruturas ficarão nos níveis mais agrupadores.

Aplicar valores em lote

Podemos utilizar novamente a função de “Sobrepor o valor atual”, assim bastaria zerar as “combinações com valores”. E aí, é só zerar o Planejado ou o Realizado.

Aplicar valores em lote

#08 – Aplicar um Benefício padrão para Cargos já cadastrados

Na tela de Gastos com Pessoal é possível aplicar para certos Cargos ou Funcionários um Benefício. Usamos isso para lançar um Benefício que não seja padrão para todos os cargos mas que pode estar presente em alguns.

Vamos usar o exemplo de bolsa de estudos, no caso tratando funcionários por nomes no Orçamento. Basta criar um grupo para abrigar todos os funcionários que ganham esse benefício.

Aplicar valores em lote

Uma vez com esse grupo selecionado, selecionamos o Benefício que queremos lançar para todos aqueles funcionários. No caso, Bolsa de Estudos.

Aplicar valores em lote

Indo em Aplicar Valores em Lote, lançamos o valor pago sobre Bolsa de Estudos para cada um e salvar.

Aplicar valores em lote

Aplicar Valores em Lote é como Neston…

Lembra da propaganda “Existem 1.000 maneiras de preparar Neston”? Com a função de Aplicar Valores em Lote é mais ou menos na mesma linha. Existem várias maneiras de utilizá-la como um coringa para várias necessidades. Algumas delas estão listadas nesse post, mas com certeza existem mais tantas outras que não listamos ainda. Deixe um comentário nos contando como você utiliza a função, vamos adorar saber o que você já pensou sobre essa automação!

E caso tenha ficado alguma dúvida ou queira algumas dicas para começar, basta entrar em contato (contato@treasy.com.br). Com certeza um de nossos consultores pode te ajudar com os primeiros passos. Você também pode falar por telefone ou pelo Skype direto com o consultor com que já está acostumado conversar.


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