Conciliação automática

A conciliação automática é a conciliação em que o sistema recebe o extrato bancário e casa sozinho os lançamentos da empresa com ele, deixando para a pessoa apenas as divergências. Ela troca a conferência linha a linha pela análise das exceções.

É mais útil onde o volume de lançamentos é grande e a conferência do extrato contra os lançamentos precisa ser diária: o artigo sobre o hábito da conciliação diária mostra que a automação e a integração bancária tornam o hábito trivial, com o gestor intervindo só nas divergências.

O fluxo tem quatro movimentos:

• Entrada do extrato: a integração bancária traz o extrato sozinho, sem digitação.
• Casamento: o sistema compara os lançamentos com o extrato e, quando casam, dá a baixa; em contas a pagar e a receber, é o passo de dar baixa por conciliação do roteiro de automação.
• Exceções: o que não casou fica pendente para a pessoa investigar.
• Entrega: o contador recebe a base já conciliada e classificada.

Vamos supor que uma loja virtual de cosméticos tenha 1.000 lançamentos para conciliar no mês. Com a conciliação automática, o sistema casa os lançamentos com o extrato e deixa 4,9% como exceção.

1.000 × 4,9% = 49 pendências.

Em vez de conferir 1.000 linhas, a equipe investiga 49: uma taxa cobrada, um valor diferente do esperado, uma venda sem recebimento.

Quando a conciliação automática funciona, o contador trabalha só nas exceções. Onde ela tropeça:

• Deixar a exceção sem dono. O texto sobre como a IA trata as exceções lembra que um valor diferente do esperado pode ser taxa, erro do banco ou fraude, e decidir qual é exige contexto que só a pessoa tem.
• Automatizar sem base. A integração com ERP e bancos e um plano de contas com o de-para resolvido vêm antes da ferramenta.
• Conciliar só no fechamento. A automação torna o hábito diário trivial, e a conciliação diária impede que um rombo cresça no escuro.

• Artigo: como tirar do time as tarefas repetitivas do fechamento: coloca a conciliação entre as tarefas que o sistema assume.
• Artigo: o caminho para encurtar o fechamento contábil pela integração dos sistemas: descreve o extrato entrando sozinho e o contador só nas exceções.
• Artigo: exemplos de IA aplicada à rotina financeira: traz a conciliação automática entre as aplicações, com um caso de fechamento mais rápido.