Orçamento de despesas

O orçamento de despesas reúne todos os gastos necessários para manter a organização em funcionamento no período projetado, exceto os custos de produção. Ele compreende gastos de administração, despesas comerciais, despesas financeiras e despesas tributárias. Por serem, em geral, gastos fixos, a análise dos dados históricos é uma boa fonte para estimá-los.

Ele é a peça do orçamento que mais se repete mês a mês, o que também é sua armadilha: 19 dicas para reduzir gastos da empresa mostram que revisar essa peça periodicamente, em vez de repetir o valor do ano anterior, é onde mora boa parte da economia possível.

Funciona projetando cada rubrica separadamente: pessoal, encargos, aluguel, serviços contratados, viagens, cada uma com sua própria lógica de comportamento. Encargos e benefícios sobre a folha, por exemplo, seguem regra própria, como detalha este guia de projeção de encargos e benefícios, e não podem ser estimados como percentual fixo de qualquer coisa.

A maior parte das rubricas de despesa é fixa no curto prazo, o que facilita a projeção pelo histórico, mas também significa que qualquer erro no cadastro se repete todo mês até alguém notar.

Doze rubricas diferentes de despesa administrativa apareciam separadas na planilha de uma escola de idiomas, sem nenhuma agrupada por natureza: aluguel, telefone, internet e material de escritório, cada uma numa linha solta.

Depois de agrupar as rubricas em cinco blocos (ocupação, comunicação, pessoal administrativo, serviços contratados e tributos), a diretora passou a enxergar de uma vez que o bloco de serviços contratados tinha crescido 40% no ano, um aumento que estava escondido entre doze linhas diferentes.

Despesa subindo não é sempre alarme: o problema é despesa subindo sem a receita acompanhar no mesmo ritmo. Nesse momento, pouca coisa sai tão cara quanto cortar do jeito errado: cortar sem amputar o crescimento significa distinguir a despesa que sustenta o negócio da que só drena caixa, em vez de reduzir tudo pelo mesmo percentual no pânico, e é justamente essa distinção que mais falta quando o corte vem sob pressão. Orçar despesa pelo valor do ano anterior sem revisar se o contrato ainda faz sentido, tratar toda despesa administrativa como fixa sem questionar se ela pode virar variável, e aprovar corte sem medir o efeito colateral na operação completam a lista.

• Guia completo: Orçamento de despesas: como cortar sem amputar o crescimento
• Vídeo: A aula de orçamento de despesas variáveis: mostra a estrutura interna que sustenta a projeção, de unidades de negócio a centros de resultado.
• Vídeo: Orçamento de despesas operacionais: guia da Aula 07
• Ferramenta: O modelo de planilha de Gastos, Custos e Despesas: organiza os desembolsos por categoria antes de comparar com o planejado.
• Artigo: Orçamento de Despesas Operacionais: saiba como elaborar: detalha cada gasto que entra nessa peça do orçamento.