Reembolso de despesas

O reembolso de despesas é o pagamento que a empresa faz ao funcionário que arcou do próprio bolso com um gasto em nome dela, mediante comprovação. O reembolso aparece em viagens, hospedagem e no abastecimento de quem circula pela cidade a trabalho.

Importa ao Financeiro e ao contas a pagar, que costumam responder pelo processo, e a quem decide entre reembolso e a alternativa do cartão corporativo: com 2 ou 3 sócios e poucas despesas recorrentes, o reembolso é mais simples.

Para Guilherme Costantin, CEO e cofundador da Espresso Controle de Despesas, uma boa gestão de reembolso se apoia em três etapas, como ele conta no episódio do Controller Cast sobre o tema: definir o processo, com regras e fluxo de aprovação; simplificá-lo, porque quem vende tem outra prioridade e demora a pedir; e automatizá-lo, o que tira o trabalho manual e alcança a auditoria, a aprovação e o próprio reembolso.

O prazo de pagamento cada empresa define: há quem pague toda semana, quem prefira a quinzena e quem feche no mês, e pagar no ato da comprovação é possível quando há caixa reservado, o que depende da maturidade do planejamento orçamentário.

Suponha, como cenário ilustrativo, uma consultoria de gestão com 14 consultores que viajam a clientes de outras cidades. Um deles volta de um projeto com R$ 1.850 em hospedagem e deslocamento, que o cliente deveria pagar, como combinado no projeto.

A consultoria reembolsa o consultor, mas o dinheiro do cliente só entra quando alguém o cobra. Até lá, ela banca os R$ 1.850 do próprio caixa: pouco numa viagem, mas, se cada um dos 14 consultores voltar com valor parecido, são R$ 25.900 adiantados ao cliente.

Reembolso sem regra de prazo pega o caixa de surpresa. Quando o funcionário deixa passar meses até pedir, a empresa precisa pagar um gasto antigo, de uma venda que já foi faturada, e o fluxo de caixa absorve um custo que ninguém previu. Um prazo claro, definido junto com o processo, tira essa surpresa do mês.

• Montar o relatório nota por nota em planilha: consome o tempo de quem gasta e de quem aprova.
• Deixar a nota fiscal se perder: a empresa fica sem comprovante e abre margem para pequenas fraudes.

• Vídeo: a aula sobre alinhar sistemas à mesma modelagem: lembra que sistemas satélites, como folha de pagamento, reembolso de despesas e faturamento externo ao ERP, precisam estar alinhados com a mesma modelagem de contas e centros de resultado usada no ERP e no orçamento.
• Ferramenta: Planilha de Reembolso de Despesas