Você sabia que se sua organização decidiu realizar um investimento e precisará recorrer ao empréstimo bancário, a taxa de juros pode ser reduzida se você comprovar que o negócio possui regularidade fiscal (ou seja, que não possui pendências financeiras com o Governo)?

Esse tipo de comprovação também pode ser exigida à empresa caso seu negócio queira tornar-se um fornecedor de outra companhia. Imagine no caso de uma B2B que oferece serviços pela internet. Caso sua organização tenha débitos tributários ou alguma outra irregularidade e o futuro cliente descubra isso, é bem provável que ele nem solicite um orçamento.

E como é feita essa checagem? No caso da situação imaginária, a empresa cliente verificou as Certidões Negativas de Débitos da sua organização. A falta de uma CND pode, portanto, fazer com que sua empresa perca bons negócios.

Então, a pergunta é: como fazer a emissão de CNDs? Para responder a essa questão e abordar com mais detalhes o assunto, preparamos este artigo completíssimo a você.

O que são Certidões Negativas de Débitos?

Também conhecidas por CND, uma Certidão Negativa de Débito é uma declaração que atesta que a empresa não possui nenhum tipo de pendência com órgãos federais, estaduais ou municipais no momento da emissão do documento.

A emissão de Certidões Negativas de Débitos pode ser solicitada a pessoas físicas também. Portanto, o objetivo das CNDs é confirmar que a pessoa jurídica, física, ou até mesmo um bem, não possui pendências tributárias ou fiscais em seus nomes.

Observe que esses documentos ajudam a controlar também a situação financeira e tributária de sua empresa. Acompanhe o raciocínio: quando pensamos em Planejamento Tributário, estamos nos referindo a maneiras de reduzir a carga fiscal imposta à pessoa jurídica, concorda?

Pois bem, qualquer desatenção no cumprimento de obrigações legais pode resultar em problemas para o caixa e, por consequência, ao orçamento empresarial. Como gostamos de dar dicas, a primeira que deixamos aqui com relação a Certidões Negativas de Débitos é que empresas que fazem o Planejamento Tributário têm muito mais chances de não apresentar problemas com relação aos débitos tributários.

É importante lembrar que o Planejamento Tributário não é exclusividade das grandes companhias. Caso a sua ainda não adote essa prática, sugerimos a leitura do nosso e-book Planejamento Tributário. Além de saber sobre cada regime de tributação, tabelas com os percentuais aplicáveis, regras e exceções, apresentamos também vantagens e benefícios de cada um destes regimes de tributação. Você pode fazer o download gratuito no botão abaixo:

Com o que foi abordado até aqui, entendemos que uma falha no procedimento de entrega das obrigações, pode resultar em problemas ao seu negócio:

• Com relação aos órgãos governamentais;
• Com relação ao orçamento empresarial;
• Com relação à emissão de Certidões Negativas de Débitos

Portanto, percebe que isso só reforça a importância do Planejamento Tributário?

Quando a empresa possui dívidas com órgãos públicos, ocorre a emissão de Certidão Positiva de Débitos com Efeito de Negativa (CPEN) e a Certidão Positiva (CP), sendo que:

• CPEN: emitida quando há dívidas com órgãos públicos e essas dívidas estão com suas exigibilidades suspensas ou estão integralmente garantidas por penhora constituída em ação judicial de execução fiscal. É possível que a emissão da CPEN seja determinada por decisão judicial.
• CP: emitida quando há dívidas com órgãos públicos e as mesmas não se enquadram nas condições da CPEN.

Sendo assim, para conseguir emitir uma certidão negativa de débito a empresa não pode ter pendências. Isso significa que para acessar a CND é necessário que tudo esteja regularizado.

Por que realizar a emissão das CNDs?

Em primeiro lugar, as certidões negativas atestam que a empresa está saudável. Imagine que, pensando em expandir o negócio, sua organização tenha decidido adquirir uma empresa.

Como estamos falando de algo que envolve riscos, logicamente antes de a operação se concretizar é realizado o processo de Due Diligence. Por meio do processo, a equipe responsável analisa documentos e dados contábeis e financeiros a fim de eliminar ou mitigar riscos envolvidos. Durante essa análise, com toda certeza são solicitadas as Certidões Negativas de Débitos.

A falta de uma CND pode significar que a empresa deixará de fazer um bom negócio, ou, no mínimo, retardará alguma transação. Para você ter uma ideia, as Certidões Negativas de Débitos são requisitadas em situações como:

• Atestar a regularidade fiscal;
• Participar em licitações;
• Obter financiamentos de bancos públicos (como BNDES);
• Melhorar a classificação do risco;
• Gerar novos negócios.

Ainda é importante lembrar que as certidões negativas podem ser solicitadas até pelo seu fornecedor, que poderá requerer comprovação de que está fazendo negócio com uma empresa livre de pendências com o governo. Está vendo como o assunto é importante? Bom, e como as CNDs são exigidas em diversas situações, logicamente existem diversos tipos.

Tipos de Certidões Negativas de Débitos

As CNDs podem ser exigidas nas mais variadas situações e são vários os seus tipos, como:

• Certidão de regularidade fiscal municipal (CND municipal);
• Certidão de regularidade fiscal estadual (CND estadual);
• Certidão da Receita Federal (CND da Receita Federal);
• Certidão de regularidade com relação ao FGTS (CND FGTS);
• Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas (CNDT) e
• Certidão Negativa de Tributos Mobiliários e Imobiliários.

O processo de emissão das certidões negativas varia de acordo com a CND. Analisaremos cada uma a seguir.

Emissão dos diferentes tipos de CNDs

Como você deve imaginar, o processo para emitir as Certidões Negativos de Débitos varia conforme o caso. Para melhor esclarecer, falaremos separadamente das CNDs citadas no tópico acima.

Certidão de regularidade fiscal municipal (CND municipal)

Nesse caso, cada município (leia-se prefeitura) terá suas particularidades. De modo geral, será exigida a apresentação da Inscrição Municipal e do CNPJ. A solicitação pode ser feita pela internet ou presencialmente e, mais uma vez, essa é uma particularidade de cada município.

Sobre o pagamento de taxas para emissão das CNDs, isso também dependerá de prefeitura para prefeitura. A certidão terá validade de 180 dias após sua emissão.

Certidão de regularidade fiscal estadual (CND estadual)

Como o nome sugere, ela será solicitada toda vez em que for necessário verificar se a empresa possui débitos tributários estaduais administrados pela Secretaria Estadual da Fazenda.

O processo de emissão da CND estadual varia de estado para estado. O nome da certidão de regularidade fiscal estadual também pode mudar de acordo com o estado. Para mais informações, você pode conferir a lista abaixo:

• Alagoas
• Amapá
• Amazonas
• Distrito Federal
• Espírito Santo
• Goiás
• Maranhão
• Mato Grosso
• Mato Grosso do Sul
• Minas Gerais
• Pará
• Paraná
• Pernambuco
• Piauí
• Rio de Janeiro
• Rio Grande do Norte
• Rio Grande do Sul
• Rondônia
• Santa Catarina
• São Paulo
• Tocantins.

A certidão terá validade de 180 dias após sua emissão

Certidão da Receita Federal (CND da Receita Federal)

O objetivo da emissão da Certidão de Débitos Relativos a Créditos Tributários Federais e à Dívida Ativa da União é atestar a verificação fiscal de todos os débitos de todos os estabelecimentos da empresa, ou seja, tanto matriz quanto suas filiais.

Importante destacar que a partir de 20 de outubro de 2014 o governo federal extinguiu a Certidão de Débitos da Previdência Social (CND INSS), unificando as certidões que fazem prova da regularidade fiscal de todos os tributos federais, inclusive contribuições previdenciárias, tanto no âmbito da Receita Federal quanto no âmbito da Procuradoria da Fazenda Nacional (a notícia completa você pode ler neste link).

Portanto, como a certidão da Receita Federal inclui todas as pendências relativas às contribuições previdenciárias, a certidão do INSS (ou certidão previdenciária) não existe mais.

A emissão da Certidão Negativa de Débitos Federais é bastante simples: é só acessar o portal da Receita Federal e fornecer o número do CNPJ. A CND da Receita Federal vale por 180 dias.

Certidão de regularidade com relação ao FGTS (CND FGTS)

A CND FGTS é emitida pela Caixa Econômica Federal, e conforme destacado pela própria instituição a regularidade perante o FGTS é condição obrigatória para que o empregador possa relacionar-se com os órgãos da Administração Pública e com instituições oficiais de crédito.

Para conseguir obter o Certificado de Regularidade do FGTS – CRF, o empregador deve estar em dia:

• Com as obrigações para com o FGTS, considerando os aspectos financeiro, cadastral e operacional;
• Com o pagamento das contribuições sociais instituídas pela Lei Complementar nº. 110/2001;
• Com o pagamento de empréstimos lastreados com recursos do FGTS.​

A certidão de regularidade com relação ao FGTS é emitida no portal da Caixa Econômica Federal e sua validade é de 30 dias a contar a partir da data de emissão.

Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas (CNDT)

Desde de 4 de janeiro de 2012, a Justiça do Trabalho passou a emitir a Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas (CNDT), documento obrigatório para participação em licitações públicas.

A Certidão Negativa de Débito Trabalhista é emitida com base nas informações remetidas pelos 24 Tribunais Regionais do Trabalho do país. De acordo com o Tribunal Superior do Trabalho, essas informações:

“...incluem as obrigações trabalhistas, de fazer ou de pagar, impostas por sentença, os acordos trabalhistas homologados pelo juiz e não cumpridos, os acordos realizados perante as Comissões de Conciliação Prévia (Lei nº 9958/2000) e não cumpridos, os termos de ajuste de conduta firmados com o Ministério Público do Trabalho (Lei nº 9958/2000) e não cumpridos, as custas processuais, emolumentos, multas, honorários de perito e demais despesas oriundas dos processos trabalhistas e não adimplidas”.

Em outras palavras, a CNDT atesta que a empresa está em dia com as regularidades trabalhistas. A certidão é válida por 180 dias e é emitida pelo portal do Tribunal Superior do Trabalho.

Certidão Negativa de Tributos Mobiliários e Imobiliários

Trata-se de um documento municipal, ou seja, é expedido pelas Prefeituras. Assim como as Certidões Negativa de Débitos municipais, a de Tributos Mobiliários e Imobiliários varia de município para município, sendo que:

• CDN Mobiliária: garante a inexistência de débitos referentes ao ISS e às taxas relacionadas à prestação de serviços.
• CND imobiliário: atesta que o imóvel não possui dívidas relacionadas ao IPTU ou a outras tarifas imobiliárias, como: taxa de asfalto, de conservação, de iluminação pública e de coleta de lixo.

Para emitir a Certidão Negativa de Tributos Mobiliários e Imobiliários o recomendável é verificar junto a sua Prefeitura se a emissão pode ser feita online ou se deve ser presencial.

O que fazer em caso de débitos?

Aqui não tem segredo. Caso a empresa possua alguma pendência com algum órgão governamental, é necessário verificar junto ao mesmo quais são as irregularidades a serem sanadas. Lembre-se que Certidões Negativas de Débitos só serão emitidas se sua empresa estiver em dia com as obrigações fiscais, tributárias e financeiras a que a certidão se referir.

Para fechar, não esqueça do controle

O recomendado é que não se espere precisar de uma CND para averiguar que a organização possui débitos com órgãos governamentais. Como vimos, esse tipo de problema pode significar perder algum negócio e não conseguir participar de uma licitação, por exemplo, além de claro, atrapalhar a imagem da empresa.

Conforme apresentado logo no primeiro tópico deste artigo, o Planejamento Tributário ajuda a empresa a manter-se em dia com suas obrigações, além de ajudar a identificar oportunidades de redução de custos tributários.

Exatamente por esse motivo, quando tratamos de Certidões Negativas de Débitos não estamos falando apenas em cumprir obrigações com os órgãos do governo. Vamos um pouco além, porque qualquer descumprimento à lei significa multas que afetarão de modo negativo o fluxo de caixa da empresa.

Na Gestão Empresarial tudo está ligado, portanto, garantir a emissão das CNDs é ter a certeza de que a Gestão Orçamentária da sua organização não terá surpresas. Isso significa manter o planejamento orçamentário o mais próximo possível do previsto.

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