"O ciclo PDCA torna sua empresa a melhor em melhorar continuamente seus processos e resultados."
Imagine que sua empresa criou um Plano Orçamentário, implementou-o com êxito e colocou-o na gaveta. Por mais ficção que isso soe, garantimos: é um dos erros mais comuns cometidos no orçamento empresarial.
Como queremos causar um certo suspense, não vamos responder a essa pergunta agora. A única coisa que podemos dizer é que o ciclo PDCA cujas iniciais significam Plan Do Check Action, traz direitinho a resposta que precisamos.
Aliás, quando falamos no conceito de PDCA, tudo que podemos dizer é: melhoria contínua (ou um ciclo sem fim). E como ter melhoria contínua no orçamento empresarial, por exemplo, sem acompanhar Planejado x Realizado x Histórico? Impossível, não é mesmo? Para entender melhor o que falamos aqui, acompanhe este completíssimo artigo sobre o quarteto fantástico Plan Do Check Act.
O que é o Ciclo PDCA?
PDCA (Plan, Do, Check, Act, ou em português, Planejar, Fazer, Verificar e Agir) é uma ferramenta de qualidade de quatro fases, amplamente utilizada para a solução de problemas, controle e melhoria contínua de processos e produtos. É também conhecido como o Ciclo de Deming, ciclo de Shewhart ou ainda PDSA (Plan, Do, Study, Act).
O objetivo do PDCA é ajudar a entender como um problema surge e como deve ser solucionado. Importante ressaltar que o foco do Ciclo de Deming é na causa e não nas consequências.
Assim que uma oportunidade de melhoria é identificada, são definidas ações para promover as mudanças necessárias. Desse modo, espera-se que os resultados sejam atingidos com mais qualidade e eficiência.
Esta ferramenta parte do pressuposto de que o planejamento não é algo imutável. Assim como o orçamento empresarial, que precisa ser acompanhado de perto para que sejam feitos ajustes caso necessário, o mesmo acontece com o PDCA. Exatamente por isso que ele é um ciclo contínuo, ou seja, pode (e deve) ser aprimorado e repetido a fim de que a melhoria contínua dos processos seja atingida.
Este vídeo explica em 4 minutinhos os conceitos básicos do PDCA:
Você pode estar se perguntando: mas este método foi desenhado para a área de qualidade? Como o departamento financeiro pode se beneficiar do PDCA? Na verdade, todas (exatamente, TODAS) as áreas da estrutura organizacional podem fazer uso do Ciclo de Deming, desde a qualidade até a controladoria.
Quer um exemplo? Nós, aqui da Treasy, não tomamos nenhuma decisão sem nos basearmos em fatos e números (o famoso Data Driven). Imagine o Orçamento Empresarial. Já pensou no problema que o fluxo de caixa de sua empresa terá se ele for elaborado e não for acompanhado? Se houver um problema no orçamento e não forem tomadas as providências, a empresa corre inclusive o risco de ir à falência.
Mais abaixo mostraremos como o Ciclo PDCA pode fazer a diferença na área de controladoria (especialmente na questão do Planejamento Orçamentário), mas como entendemos que antes de pensar em monitorar o orçamento é preciso saber direitinho como ele funciona, separa essa primeira dica: Webinar sobre orçamento empresarial na prática. Para acessar o material, é só clicar no banner:
Bom, mas antes de falar sobre como o PDCA é aplicado na área de controladoria, vamos ver cada uma de suas etapas.
O ciclo PDCA e suas etapas
Já citamos as etapas do PDCA (Plan Do Check Act) e agora chegou a hora de ver cada uma separadamente. O ciclo PDCA é composto por quatro etapas sendo elas:
# 01 - Plan (Planejar)
Em suma, são considerados os itens:
- Levantamento de fatos;
- Levantamento de dados;
- Elaboração do fluxo de processos;
- Identificação dos itens de controle;
- Elaboração de uma análise de causa e efeito;
- Colocação dos dados sobre os itens de controle;
- Análise dos dados;
- Estabelecimento dos objetivos.
Portanto, nesta fase são identificados os fatores que influenciam o problema, bem como suas possíveis causas. Na fase de planejamento nasce o Plano de Ação. Uma boa dica aqui é utilizar o famoso 5W2H, uma ferramenta que pode ser útil em inúmeros momentos, sendo utilizada desde o Planejamento Estratégico, Tático e Operacional até mesmo para o planejamento e acompanhamento de pequenos projetos ou mesmo atividades rotineiras.
Caso você queira saber mais sobre o assunto, recomendamos dois artigos:
- 5W2H – Reduzindo incertezas e ganhando produtividade para os planos de ações de sua empresa
- Plano de Ação – O passo a passo da ideia à concretização de seus objetivos!
#02 - Do (Fazer)
Ok, problemas identificados e metas traçadas é hora de colocar a mão na massa. Lembra do Plano de Ação criado na etapa #01? Pois bem, este é o momento do Ciclo PDCA que coloca em prática tudo o que foi planejado.
Nesta etapa deve-se cuidar para que não ocorram desvios. Do contrário, ou seja, caso não seja possível executar aquilo que foi planejado, será preciso retornar à primeira fase e analisar os motivos que levaram aos desvios. Por isso, a segunda fase do PDCA é vista também como um teste, pois esta é a hora de verificar o que está funcionando e o que precisa ser mudado.
A fase da execução é subdividida em três etapas:
- Treinamento dos funcionários e gestores envolvidos no projeto;
- Execução propriamente dita; e
- Colheita de dados para uma posterior avaliação.
Quando tudo estiver seguindo de acordo com o planejamento segue-se para a terceira etapa.
#03 - Check (Checar)
Antes de mais nada, anota aí: esta fase deve iniciar junto com a implementação do Plano de Ação. Isso porque acompanhar os resultados o mais cedo possível significa que você estará mais apto a saber se os resultados serão atingidos.
Trocando em miúdos, na terceira etapa ocorre um monitoramento de cada atividade do plano de ação, sendo possível:
- Comparar o previsto com o realizado;
- Identificar gaps a serem sanados e oportunidades de melhoria; e
- Avaliar a metodologia de trabalho adotada.
Portanto, a fase de checagem identifica brechas no projeto.
#04 - Act (Agir)
Hora de atuar corretivamente sobre a diferença identificada (caso houver). Do contrário, haverá a padronização e a conclusão do plano (ações corretivas sobre os processos de planejamento, execução e auditoria; eliminação definitiva das causas, revisão das atividades e planejamento).
A quarta etapa representa fim e começo simultaneamente, pois após uma minuciosa avaliação dos problemas e erros anteriores o ciclo PDCA reinicia seguindo novas diretrizes. Por isso, é sempre importante lembrar que ao encerrar o ciclo (fim das ações corretivas) um novo planejamento deve iniciar.
Isso ocorre porque o objetivo é o aprimoramento das atividades e processos. Aliás, toda empresa deve sempre seguir a filosofia do Ciclo PDCA: aprimorar sempre.
Benefícios do PDCA
Ao entender melhor como funciona o Ciclo PDCA fica mais fácil entender as vantagens desta ferramenta. Por isso, elencamos abaixo alguns de seus benefícios:
- Facilita a tomada de decisão;
- Promove o trabalho em equipe através de brainstorming e resolução de problemas;
- Busca a melhoria contínua, ou seja, ao invés de se conformar com o bom foca no melhor;
- Aprendizado contínuo;
- Evita que sejam implementadas soluções de baixa eficiência e que haja desperdício de tempo (temos algumas dicas para gestão de tempo);
- Garante um diagnóstico apurado sobre os processos, tratando das falhas e procurando soluções continuamente;
- Fornece um método padronizado para alcançar a melhoria contínua que pode ser usado por qualquer departamento para resolver problemas novos e recorrentes;
- Torna os processos de gestão mais ágeis, claros e objetivos;
- Padronização da linguagem e a melhoria da comunicação;
- Soluciona problemas com eficácia e inteligência.
Como a melhoria não acaba nunca (melhoria contínua, lembra?), quanto mais a cultura do PDCA enraíza-se na sua empresa, mais benefícios são analisados.
Exemplos do ciclo PDCA na prática
Nada melhor que um exemplo prático para fixar o conceito. Vamos trazer aqui um exemplo de uso do PDCA aplicado à finanças e controladoria, especificamente abordando o acompanhamento mensal dos resultados financeiros por meio do Orçamento Empresarial.
Imagine que sua empresa possui um plano orçamentário para 12 meses (janeiro a dezembro) e, no meio do ano durante o acompanhamento orçamentário, você e sua equipe encontraram um desvio significativo em um grupo de contas de despesas que ficou 60% acima do planejado. Sua equipe procura entender melhor o desvio mas faltam informações, então você decide colocar o PDCA em prática:
- Você reúne pessoas chaves do financeiro, contabilidade e controladoria. Juntos, analisam o orçamento e entendem em detalhes cada lançamento que compõe o grupo de contas onde o desvio de 60% foi identificado, a origem dos lançamentos, suas causas e mapeiam possíveis ações de correção para aplicarem nos próximos meses. Vocês saem da reunião com um plano de ação no formato 5W2H para aplicarem nos próximos meses com o objetivo de detalhar esse grupo de contas e encontrar a origem do desvio;
- Com o plano de ação em mãos, o financeiro passa a cuidar dos lançamentos que compõem aquele grupo de contas e a Controladoria passa a dar apoio aos gestores das contas, repassando boas práticas e apoiando na redução das despesas;
- Com as ações em curso a Controladoria monitora diariamente os lançamentos no grupo de contas, abrindo novos detalhamentos quando necessário;
- Ao final de um ciclo de um mês, vocês analisam novamente o grupo de contas e decidem se precisam revisar o valor planejado ou detalhar ainda mais o grupo de contas para encontrar outra causa não identificada no primeiro ciclo;
Como o Ciclo PDCA pode fazer a diferença para a área de controladoria
Ao nos basearmos em dados para a tomada de decisão ganhamos de brinde a possibilidade de adotar a Melhoria Contínua como filosofia empresarial. E, como você viu, é exatamente isso que prega o Ciclo PDCA.
Falando especificamente da Área de Planejamento e Controladoria, acompanhe o raciocínio: se todo o mês sua empresa melhorar em 10% o seu resultado, no final de um ano a melhoria acumulada vai ser de quase 200%, certo? Ao adotar o Ciclo de Deming como ferramenta de melhoria contínua da Gestão Orçamentária a meta não parece inalcançável.
Quando falamos no Ciclo PDCA percebemos que na maior parte dos casos as empresas focam muito bem nas duas primeiras fases (PD, planejar e executar), mas se esquecem das etapas CA (checar e agir). No entanto, é exatamente por meio da análise dos desvios (seja para melhor ou para pior) que é possível descobrir formas de otimizar o processo sendo executado.
Pense o seguinte: a equipe elaborou o Planejamento Orçamentário, o que é de extrema importância para Gestão Empresarial. Para isso, definiram-se metas (Receitas) e limites (Despesas) para um período futuro. Todavia, no decorrer do ano, ou seja, ao executar o orçamento, foi preciso mudar algumas estratégias.
Com isso, na hora de checar resultados foram observados desvios em relação às metas definidas no planejamento estratégico. Neste ponto surge a necessidade de uma Revisão Orçamentária. Após todas as análises e revisões terem sido feitos e com os desvios corrigidos, o planejamento orçamentário foi reelaborado para adequar-se ao novo cenário (etapa Agir). Dessa forma o PDCA completou sua trajetória.
Como falamos, o ciclo não tem fim, e isso pode ser perfeitamente entendido pela controladoria, afinal, acompanhar o controle orçamentário da empresa é fundamental para uma gestão saudável de fluxo de caixa (falamos sobre isso em um artigo).
Já que estamos batendo tanto na tecla de planejar o orçamento, executá-lo, acompanhar os resultados e fazer os ajustes necessário, vamos aproveitar e desmistificar algo que ouvimos muito por aí.
Engana-se quem pensa que Orçamento Empresarial é apenas para grandes empresas. Pelo contrário, é um dos instrumentos de gestão mais democráticos e que traz benefícios a qualquer negócio, independente do porte ou ramo de atuação.
Para auxiliar sua empresa nesta tarefa, elaboramos um guia gratuito que traz de forma prática e objetiva como elaborar um Orçamento Empresarial para sua empresa. Clique no banner e saiba mais:
O guia está dividido em 06 partes:
- Introdução ao orçamento empresarial;
- Elaboração do planejamento orçamentário;
- Consolidação dos resultados (elaboração do DRE Projetado);
- Análise de 05 indicadores indispensáveis à gestão facilmente obtidos no DRE;
- Simulação de cenários alternativos;
- Acompanhamento e controle orçamentário.
Aproveite, coloque a mão na massa e aplique o PDCA!
Plan Do Check Act: dicas para implementação
O modelo do PDCA é intuitivo e fácil de colocar em prática. Além disso, os benefícios com sua aplicação são vários. Por esse motivo, está na hora de pensar em implementar esta metodologia na sua empresa.
Para aproveitar o máximo desta ferramenta, veja algumas dicas que separamos:
- Treine todos os colaboradores: faça com que todos entendam o que é e como funciona o ciclo PDCA. O treinamento inicia-se pela equipe de gestão, mas todos devem ter conhecimento dela. Ao fornecer aos colaboradores uma compreensão básica do ciclo de Deming todos estarão mais preparados para sua utilização.
- Faça com que o Ciclo seja utilizado: sabemos que sempre que uma nova iniciativa é aplicada existe uma certa resistência por parte de algumas pessoas. No entanto, faça com que o uso do ciclo PDCA seja obrigatório para os processos que ocorrem dentro da empresa.
- Lembre-se de que é um ciclo: pense em uma roda. É assim que você deve imaginar o PDCA. Embora existam situações em que o sucesso da implementação é encontrado na primeira execução, a maioria das mudanças ou melhorias precisarão passar pelo processo de Plan, Do, Check, Act várias vezes para obter os melhores resultados. Aliás, certifique-se de que todos entendam que o foco é melhoria contínua.
- Mensure os resultados: ter resultados documentados com cada mudança ajudará a liderança da empresa na tomada de decisão e na execução de outros projetos. Dados devem ser coletados e mensurados em todas as etapas do ciclo.
Além dessas dicas, ao aplicar o PDCA devem ser evitadas algumas práticas como:
- Fazer sem planejar;
- Definir metas e não definir os métodos para atingi-las;
- Definir metas e não preparar o pessoal para executá-las;
- Fazer e não checar;
- Planejar, fazer, checar e não agir corretivamente, quando necessário;
- Parar após o fim do ciclo.
Por fim, lembre-se que comunicação e liderança eficazes são imprescindíveis para a execução das quatro etapas do ciclo PDCA.
Concluindo
Não tem como negar: empresas que se estruturam dentro das quatro etapas do ciclo PDCA saem na frente quando a questão é atingir objetivos e melhorar continuamente. Também conhecido como Ciclo de Deming ou ciclo de Shewhart, o PDCA tem como objetivo ajudar a entender como um problema surge e como deve ser solucionado.
Importante ressaltar que o foco é na causa e não nas consequências. O PDCA busca a melhoria contínua e, por consequência, a qualidade máxima de todos os projetos e operações da empresa (bem como produtos e serviços).
O mais importante de tudo é que, justamente por ser um ciclo, sua aplicação não se encerra e a cada utilização melhores serão os processos de sua empresa. Por fim, lembre-se que o conceito PDCA pode - e deve - ser usado em todas as áreas da organização (inclusive na controladoria).
Agora chegou a sua hora de contar para nós se você já aplica o PDCA nas atividades da sua área. Em caso afirmativo, compartilhe conosco sua experiência. Aproveite e deixe sua opinião sobre este artigo e compartilhe-o entre seus colegas.