O que NÃO fazer no orçamento empresarial: 13 erros a evitar

Assim como quando dirigimos, onde alguns pontos do nosso campo de visão ficam ocultos e podem causar acidentes, o orçamento empresarial também tem seus "pontos cegos" — erros que passam despercebidos e podem prejudicar seriamente os resultados da empresa. Esses pontos cegos podem surgir em diferentes áreas e o grande problema é que têm alto potencial de afetar diretamente o desempenho econômico-financeiro da organização. 

E o impacto vai além das finanças: ele reverbera em toda a empresa, influenciando colaboradores, departamentos e nas decisões tomadas. Dito isso, para evitar surpresas desagradáveis, é crucial identificar quais são esses pontos cegos e garantir que o orçamento seja planejado de maneira estratégica e alinhada às metas da organização. 

A seguir, mostraremos alguns dos erros no orçamento empresarial mais comuns e que ficam escondidos nesses pontos cegos. Aprenda também como evitá-los. Boa leitura!

13 erros do orçamento empresarial que podem prejudicar o seu negócio

Já que falamos em ponto cego, quais são eles? Quais são os erros da gestão orçamentária capazes de comprometer os resultados de uma empresa? Para ajudar você a identificá-los, elaboramos uma lista com 13 desses erros, do planejamento ao orçamento. Confira:

1 - Não reconhecer a importância do orçamento

O orçamento é uma “missão crítica” da organização, ou seja, algo que precisa ser feito para que o negócio esteja bem-estruturado. No mundo de hoje, a criação de um orçamento empresarial bem embasado e que apoie o plano estratégico não é algo “bom de se ter”, mas, sim, algo que “se deve ter”!

As organizações que não tratam de orçamento e planejamento como uma aplicação de “missão crítica” estão condenadas a viverem com um planejamento pobre, cheio de problemas e que provavelmente não será seguido pelos gerentes de departamento, cuja adesão e participação é essencial.

Orçamento e planejamento econômico-financeiro são tão críticos para a organização quanto a contabilidade geral, e devem ser tratados como tal. É por isso que tantas empresas passam por dificuldades. Por não elaborarem um orçamento criterioso, o passo a passo para atingimento das metas propostas fica disperso. Afinal, como conquistar o que se almeja sem saber o que é preciso fazer para chegar lá?

Fazer um orçamento significa desenhar cenários que apontem a estimativa de recebimentos que a empresa terá, o quanto se vai investir, onde se vai investir e de onde o dinheiro virá para dar conta desses investimentos. É traçar alternativas para o caso de dificuldades e ter informações fundamentadas para a tomada de decisões diante da necessidade de um ajuste de rumo.

Como evitar este erro: o orçamento precisa fazer parte da rotina das empresas, independentemente do tamanho ou do setor econômico em que o negócio se enquadre.

👉 Planejamento e execução do orçamento: 5 passos estratégicos para eliminar o abismo financeiro

2 - Tratar gestores e departamentos de forma igualitária

Cada setor da empresa tem necessidades específicas. Numa indústria, por exemplo, o RH tem demandas diferentes da equipe de desenvolvimento de produtos e, consequentemente, um custo diferente também. Destinar o mesmo orçamento para essas duas áreas pode gerar um sério desequilíbrio porque, nitidamente, uma tem mais custos que a outra.

O trabalho de pesquisa e desenvolvimento exige testes, tecnologia, tempo e estudos. Lida com matéria-prima e está ligado diretamente à produção. O RH é essencial para a empresa, mas os custos de manutenção do setor costumam ser inferiores a outros ligados à etapa produtiva.

A mesma lógica se aplica aos profissionais. Diferentes pessoas pensam sobre seus departamentos de forma diferente, de acordo com sua formação e necessidades operacionais. 

Como evitar este erro: em primeiro lugar, tenha em mente a regra que diz que “flexibilidade no nível departamental é necessário para uma orçamentação eficaz”. Em segundo, elabore premissas orçamentárias que refletem as necessidades de seus diferentes usuários e departamentos. 

Para você entender, as premissas definem limites mínimos e máximos do que os gestores podem trabalhar dentro do Planejamento Orçamentário. Saiba mais em:

👉 Premissas Orçamentárias – Saiba como melhorar a Gestão Orçamentária de sua empresa utilizando-as 

3 - Definir metas irrealistas

No trânsito, confiar cegamente que tudo está sob controle, sem checar os pontos cegos, pode resultar em acidentes. No orçamento empresarial, um dos "pontos cegos" mais perigosos são as metas irrealistas. 

Sabemos que muitas vezes, as metas são estabelecidas com boas intenções; afinal, espera-se crescimento acelerado, aumento significativo nas vendas ou corte de custos excessivo. Contudo, quando fora do alcance das capacidades reais da empresa, as metas desviam a organização do caminho certo, criando expectativas impossíveis de alcançar.

Quer um exemplo? Imagine uma empresa de tecnologia que projeta um crescimento de 50% nas vendas para o próximo ano, com base no desempenho de um único trimestre positivo. Animados com os bons resultados, os gestores decidem expandir rapidamente a equipe de vendas, aumentar o investimento em marketing e ampliar as operações. Contudo, o mercado logo se estabiliza, a demanda diminui, e essa mesma organização não consegue manter o ritmo de crescimento previsto. 

Com isso, acabam enfrentando uma grande pressão financeira, com altos custos operacionais e queda no retorno sobre os investimentos.

Portanto, entenda que, quando as metas não são baseadas em uma análise realista das condições do mercado, dos recursos disponíveis e da capacidade interna de execução, elas se tornam uma armadilha. 

Como evitar este erro: utilize a metodologia OMTM (One Metric That Matters). Em vez de tentar acompanhar várias métricas ao mesmo tempo, a OMTM incentiva as empresas a focarem em uma única métrica essencial para o sucesso naquele momento. A abordagem traz duas vantagens:

• Simplifica a definição de metas, permitindo que sejam mais realistas e atingíveis;
• Ao alinhar todos os esforços em torno de uma métrica principal, a empresa reduz o risco de dispersão e se concentra no que realmente importa para alcançar resultados concretos.

4 - Não ter um orçamento alinhado com o planejamento estratégico

Dos erros do orçamento empresarial mais comuns, a falta de alinhamento da orçamentação com o planejamento estratégico pode comprometer seriamente os resultados de longo prazo. Além disso, leva a empresa a caminhar para a direção contrária do que deveria.

Para entender, imagine que você esteja no seu carro e queira ir para o ponto A. Por algum erro do GPS, ele o leva ao ponto D. Isso significa que, ao dirigir para o lugar errado, você está desperdiçando tempo e recursos. 

Da mesma forma, quando o orçamento de uma empresa não reflete as direções traçadas no planejamento estratégico, ela pode acabar investindo recursos em áreas que não contribuem diretamente para seus objetivos, ou reduzindo custos em iniciativas erradas.

Como evitar este erro: o processo de orçamento deve ser uma extensão direta do planejamento estratégico, ou ainda, a tradução do planejamento em números. Para tanto, as principais metas da organização precisam estar refletidas na alocação de recursos e nos investimentos planejados.

Na dúvida, tenha sempre em mente que o orçamento deve ser uma ferramenta de execução, e não apenas de controle financeiro. 

👉 Como integrar Orçamento Empresarial e Planejamento Estratégico

5 - Não encarar o orçamento como um processo estratégico

Visualizar o processo orçamentário apenas como um plano financeiro, e não como um processo estratégico baseado na comunicação entre todas as partes, é um comportamento muito perigoso em qualquer empresa. Embora o objetivo final do orçamento seja produzir um plano econômico-financeiro para a organização, é um erro limitá-lo a isso.

O exercício principal no orçamento empresarial é um processo de comunicação, com a coleta das informações necessárias para determinar como os vários departamentos auxiliarão no alcance dos objetivos estratégicos. Isso envolve, claro, o financiamento dessa estratégia com os recursos durante o próximo exercício fiscal.

Trata-se de um processo de comunicação entre praticamente todas as partes da empresa, que deve ser apoiado com recursos de comunicação e documentação. A falta desta documentação, como justificativas, notas explicativas, trilhas de auditoria, aprovação e fluxo de trabalho de orçamento, pode impedir seriamente esse fluxo de comunicação, prejudicando os objetivos estratégicos.

Como evitar este erro: para evitar enxergar o orçamento apenas como uma planilha de números, é crucial promover uma cultura de colaboração e comunicação entre os departamentos. Outra dica é adotar o orçamento descentralizado. 

Na Treasy, somos fãs deste tipo de orçamentação. Se você quiser se aprofundar no assunto, fica aqui a sugestão do artigo:

👉 Orçamento descentralizado: como ele aumenta a produtividade da equipe financeira

6 - Focar na forma e esquecer do conteúdo

Muitas organizações cometem o erro clássico de passar grande parte do tempo trabalhando na criação de planilhas, relatórios, business intelligence e análises gráficas lindas e detalhadas, esquecendo da real função do orçamento: análise e reflexão. Sobre isso, lembre-se da regra:

• A visualização das informações é importante, mas ainda mais importante é a própria informação.

Se as informações que entram são imprecisas, não há ferramenta que faça mágica! O orçamento não terá a qualidade suficiente para auxiliar na tomada de decisões e oferecer o entendimento de como o orçamento da sua área impacta na empresa como um todo. Em inglês é comum a utilização do termo GIGO (Garbage In, Garbage Out, algo como Lixo Entra, Lixo Sai) para definir isso.

Como evitar este erro: se o que você tem em mãos para fazer a análise não tem qualidade, o fruto da análise não vai trazer resultados. Por isso, o melhor caminho é automatizar o máximo de passos que forem possíveis e focar no tratamento analítico e estratégico do orçamento.

👉 Como utilizar a IA no controle orçamentário

7 - Olhar para as árvores e não para a floresta

No processo de avaliação de premissas para a orçamentação, muitas organizações naturalmente criam uma extensa lista com uma série de problemas que a empresa deseja resolver nos próximos períodos. No entanto, acabam se concentrando em um ponto específico que pode não funcionar exatamente da maneira desejada.

Ou seja, acaba-se jogando fora toda a avaliação realizada e o plano que geraria 99% de melhorias, tudo porque um único item pode sair imperfeito. No mundo corporativo, existem vários termos para definir isso, como “Paralisia da Perfeição” ou “Muita iniciativa e pouca acabativa”. A solução para lidar com estes casos é usar a sigla KISS, do inglês Keep It Simple Stupid, ou seja, o ótimo é inimigo do bom.

Em um artigo da Harvard Business Review, Ron Ashkenas, sócio emérito da Schaffer Consulting e co-autor de The GE Work-Out e The Boundaryless Organization, diz que essa busca sem controle pela perfeição causa, na verdade, perdas e prejuízos.

Ele dá um exemplo de uma equipe de vendas que está procurando maneiras de expandir os resultados. Para isso, reúne dados e coleta uma variedade de informações para fazer uma análise e descobrir as melhores estratégias a serem desenvolvidas. Por fim, os vendedores ocupam tanto tempo e energia nesta tarefa que o foco passa a ser a análise, e não as soluções para vender mais.

Então, um dos erros do orçamento empresarial é justamente este: de buscar, com ele, uma perfeição integral desnecessária em todas as atividades simultaneamente, enquanto outras questões precisam de uma atenção mais prática e urgente e ficam dependentes dessa exigência.

Como evitar este erro: cultive uma mentalidade que valorize a ação sobre a análise excessiva. Isso significa estabelecer prioridades claras e focar em iniciativas que proporcionem melhorias significativas, mesmo que não sejam perfeitas. 

Por exemplo, em vez de esperar por um plano de vendas perfeito, uma equipe pode começar implementando uma nova estratégia de marketing digital em uma região específica. Ao monitorar os resultados e ajustar a abordagem com base nas reações dos clientes, o time pode fazer melhorias contínuas sem ser paralisada pela necessidade de uma solução perfeita desde o início.

8 - Encarar o orçamento como um exercício apenas anual

Este é um dos grandes erros do orçamento empresarial e está muito associado ao erro 5, de não enxergar o orçamento como algo estratégico. Sabemos que para algumas organizações, obter uma versão de orçamento pode ser bastante doloroso. Repetir esse processo trimestralmente pode parecer ainda mais desafiador, quase impossível.

Mas, se o processo de orçamento for simples e fácil, o conceito de revisões trimestrais certamente fará sentido. Isso porque os resultados reais irão variar. Portanto, ter uma nova visão do plano financeiro pode ser imensamente mais poderoso do que depender de um plano que foi produzido 15 meses antes.

Assim, a empresa ganha a capacidade de casar o orçamento com valores reais vindos do sistema ERP no momento em que estiverem disponíveis, obtendo um plano constantemente revisto e ajustado para refletir a realidade atual da empresa. Manter o processo orçamentário como um fluxo contínuo, gerando sempre um plano “fresco”, melhora a qualidade e a confiabilidade das informações e o consequentemente poder de decisão dos gerentes de departamento.

É só considerar que as demandas da empresa e a situação econômica se modificam com bastante facilidade. Preservar um orçamento estático pode ser prejudicial aos negócios, uma vez que, diante de uma retração, a falta de modificações pode trazer prejuízos. Se, ao contrário, a realidade econômica estiver mais favorável, a não revisão do orçamento pode fazer a empresa perder oportunidades. Revisitar o orçamento, então, é trabalhar para que ele ofereça os melhores resultados para a empresa.

Como evitar este erro: estabeleça um ciclo orçamentário que inclua revisões regulares, como trimestrais ou semestrais. Este artigo poderá ajudá-lo a entender melhor o assunto. 

Além dele, sugerimos um bate-papo que tivemos com o CEO da Thompson Management Horizons, Ronaldo Nuzzi, na edição #16ª do Controller Cast. 

Durante a conversa, o executivo dá dicas de como fazer uma Revisão Orçamentária e aborda como pensar melhor no Orçamento e difundir a Cultura Orçamentária. Para ouvir o podcast, aperte o play:

9 - Usar planilhas de orçamento

O Excel é indiscutivelmente uma das melhores e mais importantes ferramentas de escritório, porém, não é um ambiente de desenvolvimento de sistema, muito menos um banco de dados. Ainda assim, ele acaba sendo usado para a orçamentação como um “paliativo”, uma vez que os sistemas ERP não são preparados para realização do orçamento.

Por isso, os profissionais financeiros assumem a responsabilidade e, com suas próprias mãos, elaboram planilhas e tentam usar o Excel para realizar o orçamento e o acompanhamento econômico-financeiro da empresa. Só que isso acaba trazendo falta de flexibilidade para o usuário, necessidade de redigitação de dados, além da possibilidade (ou melhor, probabilidade) de erros com o gerenciamento manual dos dados.

Uma justificativa comum para o uso do Excel para a orçamentação é que os gestores de departamento estão familiarizados com a ferramenta. Mas a realidade é que muitos chefes de departamento são pessoas não-financeiras e preferem uma experiência de usuário mais intuitiva, com um software pensado especificamente para eles.

Como evitar este erro: o Excel segue sendo uma ótima ferramenta para a área financeira, mas ele não deve ser o sistema orçamentário primário. Por isso, considere investir em uma solução para gestão orçamentária.

10 - Não planejar para o imprevisto

Se tem algo previsível na vida de todos nós é que imprevistos acontecem. Nas empresas, crises econômicas, mudanças no mercado, problemas operacionais ou questões de ordem interna mais cedo ou mais tarde acontecerão.

Fazer um orçamento sem espaço para o inesperado torna qualquer negócio vulnerável e faz com que ele enfrente dificuldades financeiras graves. Ou seja, sem uma reserva financeira ou um plano alternativo, a organização pode se ver obrigada a ter que fazer cortes drásticos ou até endividar-se, comprometendo sua estabilidade e sustentabilidade a longo prazo.

Como evitar este erro: uma estratégia que funciona é trabalhar com diferentes cenários (pessimista, realista e otimista). Isso garantirá à empresa agilidade em responder aos imprevistos, pois ela terá planos de ação preparados para agir prontamente caso o inesperado aconteça, minimizando os impactos financeiros.

Para auxiliar no processo de Simulação de Cenários, preparamos uma planilha modelo gratuita. Você pode fazer o download clicando no botão abaixo:

 

11 - Incorporar o orçamento empresarial ao sistema ERP

O objetivo do sistema ERP é fornecer dados operacionais. Eles são muito bons no processamento de transações financeiras, mas o orçamento é uma função estratégica, realizado por pessoas não-financeiras. Por isso, os ERPs não estão preparados para isso.

A solução ideal, portanto, é selecionar o ERP que mais se encaixe às necessidades da empresa e buscar, à parte, um sistema especializado de planejamento e orçamento econômico-financeiro. Apesar de serem soluções separadas, é possível integrá-las facilmente, mantendo a automatização de todos os processos sem nenhum problema.

Como evitar este erro: com o Treasy, nosso sistema online para planejamento e controladoria, é possível fazer essa integração de maneira automática e direta, proporcionado fidelidade e segurança às informações trocadas entre os softwares. Dessa forma, você tem total controle sobre as movimentações financeiras sem perder de vista o que foi planejado no orçamento. 

Interessante, não é mesmo? Para saber como o Treasy funciona e quais soluções ele pode oferecer ao seu negócio, clique na imagem abaixo e faça um teste gratuito:

Antes de passarmos para o próximo erro, vale acrescentar que, com a orçamentação baseada em nuvem (cloud computing), a necessidade e o custo de TI e suporte são eliminados e a usabilidade do software é melhorada significativamente. E para entender a importância da usabilidade, vamos conferir o próximo erro do orçamento empresarial.

12 - Focar em funcionalidades em detrimento da experiência do usuário

Hoje, as pessoas estão acostumadas a usar aplicativos bem desenhados de empresas como Google e Apple em suas vidas pessoais. É só verificar a quantidade de novos apps que são baixados todos os dias. E todo mundo usa sem dificuldades, pois as pessoas conseguem saber onde encontrar cada função intuitivamente.

Até por conta dessa realidade, ninguém mais tem paciência para aplicações no local de trabalho que as deixem confusas. Funcionalidade não é mais a definição de sucesso. 

Usabilidade é a chave! Os usuários estão cada vez mais exigentes e não aceitam mais usar qualquer software. Se você quer a participação dos gestores, é preciso se concentrar na experiência do usuário final ao invés de focar em centenas de atraentes funções que raramente, ou nunca, serão usadas.

Como evitar este erro: você até pode estar pensando que, por ser uma determinação da empresa, os gestores precisam se adaptar a processos pouco intuitivos. Mas a verdade é que isso só vai provocar dificuldade na adesão e atraso nas rotinas. 

Para conquistar os resultados esperados, é fundamental fazer escolhas que beneficiem os dois lados envolvidos.

13 - Fazer um orçamento de gaveta

A lista de erros no orçamento empresarial não seria completa sem este: o orçamento de gaveta. O nome faz referência à elaboração de um orçamento que é criado, mas que nunca é realmente utilizado ou implementado. 

Entenda que o orçamento deve ser visto como uma ferramenta dinâmica e que ajuda a organização a responder às mudanças nas condições de mercado, necessidades dos clientes ou prioridades internas. Quando esquecido na gaveta (ou em alguma pasta do computador), problemas de fluxo de caixa, falta de capital de giro e dívidas elevadas são apenas alguns dos problemas que podem ocorrer.

Como evitar este erro: ande de mãos dadas com o orçamento, implementando um ciclo regular de revisões orçamentárias (trimestrais ou semestrais) para avaliar o progresso e fazer ajustes conforme necessário. Se precisar de ajuda, este webinar é uma verdadeira mão na roda:

Concluindo

Eliminar ou prevenir estes erros no orçamento empresarial vai ajudar a aprimorar significativamente o desempenho financeiro e melhorar a participação e o comprometimento dos líderes de departamento nos resultados.

Mas, para além do engajamento das equipes, ao tratar o orçamento empresarial com o cuidado que ele merece e com olhar estratégico que é necessário, a empresa tem o potencial de ganhar solidez na busca pelos objetivos e segurança na tomada de decisões. Além disso, a confiança nos números gerados e a certeza de que o orçamento está alinhado com o planejamento estratégico já são suficientes para justificar o investimento em melhorar o processo de orçamento empresarial e acompanhamento econômico-financeiro como um todo.

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