Conheça os 10 grandes erros do orçamento empresarial e fuja deles!

Publicado dia 28 de julho de 2014

Todos nós cometemos erros, certo? Alguns pequenos, outros grandes, uns pessoais e outros nos negócios. Contudo, os erros do orçamento empresarial podem impactar de maneira profunda nos resultados da empresa e, consequentemente, na vida de todos os que se relacionam com ela.

Erros do orçamento empresarial

Por isso, o orçamento empresarial está ganhando cada vez mais importância no cenário corporativo e mudando a forma como as organizações buscam melhorar seu desempenho econômico-financeiro. Proporcionar um plano bem pensado e justificado, que una a estratégia da empresa e seja útil aos gerentes de departamento, é o objetivo-chave que a maioria das instituições precisa alcançar.

Descobrir formas de atingir esses objetivos e evitar os erros que impedem de alcançá-los é fundamental para o processo. Estes erros são, infelizmente, comuns e costumam estar (por diversos motivos) exatamente no ponto cego das próprias pessoas e áreas responsáveis pela função de orçamento empresarial.

Os erros do orçamento empresarial que podem prejudicar o seu negócio

Para auxiliar na resolução desses problemas, é fundamental conhecer quais são os erros da gestão orçamentária capazes de comprometer os resultados de uma empresa. Por isso, elaboramos uma lista com 10 desses erros cometidos por pessoas e organizações, do planejamento ao orçamento. E, claro, também apontamos formas de evitá-los. Acompanhe!

1 – Não reconhecer a importância do orçamento

O orçamento é uma “missão crítica” da organização, ou seja, algo que precisa ser feito para que o negócio esteja bem-estruturado. No mundo de hoje, a criação de um orçamento empresarial bem embasado e que apoie o plano estratégico não é algo “bom de se ter”, mas, sim, algo que “se deve ter”!

As organizações que não tratam de orçamento e planejamento como uma aplicação de “missão crítica” estão condenadas a viverem com um planejamento pobre, cheio de problemas e que provavelmente não será seguido pelos gerentes de departamento, cuja adesão e participação é essencial.

Orçamento e planejamento econômico-financeiro são tão críticos para a organização quanto a contabilidade geral, e devem ser tratados como tal. É por isso que tantas empresas passam por dificuldades. Por não elaborarem um orçamento criterioso, o passo a passo para atingimento das metas propostas fica disperso. Afinal, como conquistar o que se almeja sem saber o que é preciso fazer para chegar lá?

Fazer um orçamento significa desenhar cenários que apontem a estimativa de recebimentos que a empresa terá, o quanto se vai investir, onde se vai investir e de onde o dinheiro virá para dar conta desses investimentos. É traçar alternativas para o caso de dificuldades e ter informações fundamentadas para a tomada de decisões diante da necessidade de um ajuste de rumo.

Por isso, o orçamento precisa fazer parte da rotina das empresas, independentemente do tamanho ou do setor econômico em que o negócio se enquadre.

2 – Tratar gestores e departamentos de forma igualitária

Cada setor da empresa tem necessidades específicas. Numa indústria, por exemplo, o RH tem demandas diferentes da equipe de desenvolvimento de produtos e, consequentemente, um custo diferente também. Destinar o mesmo orçamento para essas duas áreas pode gerar um sério desequilíbrio porque, nitidamente, uma tem mais custos que a outra.

O trabalho de pesquisa e desenvolvimento exige testes, tecnologia, tempo e estudos. Lida com matéria-prima e está ligado diretamente à produção. O RH é essencial para a empresa, mas os custos de manutenção do setor costumam ser inferiores a outros ligados à etapa produtiva.

A mesma lógica se aplica aos profissionais na empresa. Diferentes pessoas pensam sobre seus departamentos de forma diferente, de acordo com sua formação e necessidades operacionais. É um erro comum fornecer premissas orçamentárias únicas sem avaliar as necessidades de seus diferentes usuários e departamentos. Flexibilidade no nível departamental é necessário para uma orçamentação eficaz.

3 – Não encarar o orçamento como um processo estratégico

Visualizar o processo orçamentário apenas como um plano financeiro, e não como um processo estratégico baseado na comunicação entre todas as partes, é um comportamento muito perigoso em qualquer empresa. Embora o objetivo final do orçamento seja produzir um plano econômico-financeiro para a organização, é um erro limitá-lo a isso.

O exercício principal no orçamento empresarial é um processo de comunicação, com a coleta das informações necessárias para determinar como os vários departamentos auxiliarão no alcance dos objetivos estratégicos. Isso envolve, claro, o financiamento dessa estratégia com os recursos durante o próximo exercício fiscal.

Trata-se de um processo de comunicação entre praticamente todas as partes da empresa, que deve ser apoiado com recursos de comunicação e documentação. A falta desta documentação, como justificativas, notas explicativas, trilhas de auditoria, aprovação e fluxo de trabalho de orçamento, pode impedir seriamente esse fluxo de comunicação, prejudicando os objetivos estratégicos.

4 – Focar na forma e esquecer do conteúdo

Muitas organizações cometem o erro clássico de passar grande parte do tempo trabalhando na criação de planilhas, relatórios, business intelligence e análises gráficas lindas e detalhadas, esquecendo da real função do orçamento: análise e reflexão. Lembre-se: a visualização das informações é importante, mas ainda mais importante é a própria informação.

Se as informações que entram são imprecisas, não há ferramenta que faça mágica! O orçamento não terá a qualidade suficiente para auxiliar na tomada de decisões e oferecer o entendimento de como o orçamento da sua área impacta na empresa como um todo. Em inglês é comum a utilização do termo GIGO (Garbage In, Garbage Out, algo como Lixo Entra, Lixo Sai) para definir isso.

Ou seja, se o que você tem em mãos para fazer a análise não tem qualidade, o fruto da análise não vai trazer resultados. Por isso, o melhor caminho é automatizar o máximo de passos que forem possíveis e focar no tratamento analítico e estratégico do orçamento.

5 – Olhar para as árvores e não para a floresta

Gestão orçamentáriaNo processo de avaliação de premissas para a orçamentação, muitas organizações naturalmente criam uma extensa lista com uma série de problemas que a empresa deseja resolver nos próximos períodos. No entanto, acabam se concentrando em um ponto específico que pode não funcionar exatamente da maneira desejada.

Ou seja, acaba-se jogando fora toda a avaliação realizada e o plano que geraria 99% de melhorias, tudo porque um único item pode sair imperfeito. No mundo corporativo, existem vários termos para definir isso, como “Paralisia da Perfeição” ou “Muita iniciativa e pouca acabativa”. A solução para lidar com estes casos é usar a sigla KISS, do inglês Keep It Simple Stupid, ou seja, o ótimo é inimigo do bom.

Em um artigo da Harvard Business Review, Ron Ashkenas, sócio emérito da Schaffer Consulting e co-autor de The GE Work-Out e The Boundaryless Organization, diz que essa busca sem controle pela perfeição causa, na verdade, perdas e prejuízos.

Ele dá um exemplo de uma equipe de vendas que está procurando maneiras de expandir os resultados. Para isso, reúne dados e coleta uma variedade de informações para fazer uma análise e descobrir as melhores estratégias a serem desenvolvidas. Por fim, os vendedores ocupam tanto tempo e energia nesta tarefa que o foco passa a ser a análise, e não as soluções para vender mais.

Então, um dos erros do orçamento empresarial é justamente este: de buscar, com ele, uma perfeição integral desnecessária em todas as atividades simultaneamente, enquanto outras questões precisam de uma atenção mais prática e urgente e ficam dependentes dessa exigência.

6 – Encarar o orçamento como um exercício apenas anual

Este é um dos grandes erros da gestão orçamentária e está muito associado ao erro 3, de não enxergar o orçamento como algo estratégico. Sabemos que para algumas organizações, obter uma versão de orçamento pode ser bastante doloroso. Repetir esse processo trimestralmente pode parecer ainda mais desafiador, quase impossível.

Mas, se o processo de orçamento for simples e fácil, o conceito de revisões trimestrais certamente fará sentido. Isso porque os resultados reais irão variar. Portanto, ter uma nova visão do plano financeiro pode ser imensamente mais poderoso do que depender de um plano que foi produzido 15 meses antes.

Assim, a empresa ganha a capacidade de casar o orçamento com valores reais vindos do sistema ERP no momento em que estiverem disponíveis, obtendo um plano constantemente revisto e ajustado para refletir a realidade atual da empresa. Manter o processo orçamentário como um fluxo contínuo, gerando sempre um plano “fresco”, melhora a qualidade e a confiabilidade das informações e o consequentemente poder de decisão dos gerentes de departamento.

É só considerar que as demandas da empresa e a situação econômica se modificam com bastante facilidade. Preservar um orçamento estático pode ser prejudicial aos negócios, uma vez que, diante de uma retração, a falta de modificações pode trazer prejuízos. Se, ao contrário, a realidade econômica estiver mais favorável, a não revisão do orçamento pode fazer a empresa perder oportunidades. Revisitar o orçamento, então, é trabalhar para que ele ofereça os melhores resultados para a empresa.

7 – Usar planilhas de orçamento

O Excel é indiscutivelmente uma das melhores e mais importantes ferramentas de escritório, porém, não é um ambiente de desenvolvimento de sistema, muito menos um banco de dados. Ainda assim, ele acaba sendo usado para a orçamentação como um “paliativo”, uma vez que os sistemas ERP não são preparados para realização do orçamento.

Por isso, os profissionais financeiros assumem a responsabilidade e, com suas próprias mãos, elaboram planilhas e tentam usar o Excel para realizar o orçamento e o acompanhamento econômico-financeiro da empresa. Só que isso acaba trazendo falta de flexibilidade para o usuário, necessidade de redigitação de dados, além da possibilidade (ou melhor, probabilidade) de erros com o gerenciamento manual dos dados.

Uma justificativa comum para o uso do Excel para a orçamentação é que os gestores de departamento estão familiarizados com a ferramenta. Mas a realidade é que muitos chefes de departamento são pessoas não-financeiras e preferem uma experiência de usuário mais intuitiva, com um software pensado especificamente para eles.

Há, sim, um papel para o Excel como uma calculadora e uma lente para o banco de dados, mas ele não deve ser o sistema orçamentário primário.

8 – Incorporar o orçamento empresarial ao sistema ERP

O objetivo do sistema ERP é fornecer dados operacionais. Eles são muito bons no processamento de transações financeiras, mas o orçamento é uma função estratégica, realizado por pessoas não-financeiras. Por isso, os ERPs não estão preparados para isso.

A solução ideal, portanto, é selecionar o ERP que mais se encaixe às necessidades da empresa e buscar, à parte, um sistema especializado de planejamento e orçamento econômico-financeiro. Apesar de serem soluções separadas, é possível integrá-las facilmente, mantendo a automatização de todos os processos sem nenhum problema.

Com o Treasy, nosso sistema online para planejamento e controladoria, é possível fazer essa integração de maneira automática e direta, proporcionado fidelidade e segurança às informações trocadas entre os softwares. Dessa forma, você tem total controle sobre as movimentações financeiras sem perder de vista o que foi planejado no orçamento. Interessante, não é mesmo? Para saber como o Treasy funciona e quais soluções ele pode oferecer ao seu negócio, clique na imagem abaixo e faça um teste gratuito:

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Antes de passarmos para o outro erro, vale acrescentar que, com a orçamentação baseada em nuvem (cloud computing), a necessidade e o custo de TI e suporte são eliminados e a usabilidade do software é melhorada significativamente. E para entender a importância da usabilidade, vamos conferir o próximo erro da gestão orçamentária.

9 – Focar em funcionalidades em detrimento da experiência do usuário

Hoje, as pessoas estão acostumadas a usar aplicativos bem desenhados de empresas como Google e Apple em suas vidas pessoais. É só verificar a quantidade de novos apps que são baixados todos os dias. E todo mundo usa sem dificuldades, pois conseguem saber onde encontrar cada função intuitivamente.

Até por conta dessa realidade, as pessoas têm pouca paciência para aplicações no local de trabalho que as deixem confusas. Funcionalidade não é mais a definição de sucesso. Usabilidade é a chave! Os usuários estão cada vez mais exigentes e não aceitam mais usar qualquer software. Se você quer a participação dos gestores, é preciso se concentrar na experiência do usuário final ao invés de focar em centenas de atraentes funções que raramente, ou nunca, serão usadas.

Você até pode estar pensando que, por ser uma determinação da empresa, os gestores precisam se adaptar a processos pouco intuitivos. Mas a verdade é que isso só vai provocar dificuldade na adesão e atraso nas rotinas. Para conquistar os resultados esperados, é fundamental fazer escolhas que beneficiem os dois lados envolvidos.

10 – Emitir um processo de RFP para um novo sistema de orçamento

A pior maneira de selecionar um produto em que 90%, 95% de seus usuários são pessoas não-financeiras é a de emitir uma RFP (Request for Proposal). E há duas razões fundamentais pelas quais RFPs estão se tornando arcaicos.

Primeiro, RFP são escritos para apoiar um processo existente, sem considerar o que pode ser novo e diferente no mercado. Em segundo lugar, uma RFP simplesmente não pode capturar a capacidade mais importante do sistema de orçamentação: a usabilidade. A RFP é apenas uma lista de recursos desenvolvidos sem levar em conta a usabilidade do sistema, ou seja, um completo desperdício de tempo. É um processo que morreu no fim do século passado.

Concluindo

Eliminar ou prevenir estes 10 erros vai ajudar a aprimorar significativamente o desempenho financeiro, melhorar a participação e o comprometimento dos líderes de departamento nos resultados e permitir que a organização alinhe o orçamento empresarial com o plano estratégico. Assim, a vida de todo CEO, CFO, profissionais do departamento financeiro e gestores de departamento ficará mais fácil.

Mas, para além do engajamento das equipes, ao tratar o orçamento empresarial com o cuidado que ele merece e com olhar estratégico que é necessário, a empresa tem o potencial de ganhar solidez na busca pelos objetivos e segurança na tomada de decisões. Além disso, a confiança nos números gerados e a certeza de que o orçamento está alinhado com o planejamento estratégico já são suficientes para justificar o investimento em melhorar o processo de orçamento empresarial e acompanhamento econômico-financeiro como um todo.

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