Vamos pensar em um navio. Se a controladoria fosse um tripulante, ela seria o navegador e não o capitão da embarcação. Isso porque sua responsabilidade é manter o comandante informado sobre localização, distância percorrida, velocidade, previsão do tempo, rotas, desvios e caminhos traçados no mapa para que o navio chegue em segurança ao destino. Porém, para exercer esse papel, o tripulante precisa ter raciocínio lógico e habilidade para prever possíveis reações aos planos traçados.
Logo, podemos concluir que o navio precisa de controle, mas sem deixar de lado técnicas diferenciadas para garantir uma viagem tranquila. Trazendo para a realidade corporativa, podemos dizer, então, que é preciso controle das informações operacionais, financeiras e contábeis, mas sem deixar de lado a busca por conhecimento, novas soluções e tendências que façam o negócio crescer e se desenvolver a cada dia. A essa união de controle e visão de futuro damos o nome de Controladoria Estratégica, que é o nosso assunto de hoje.
O que é Controladoria Estratégica?
Pela nossa introdução ao assunto, já deu para perceber que a controladoria deixou de ser apenas uma área operacional, certo? Agora, ela atua também como apoiadora da estratégia da empresa, mais especificamente como fornecedora de informações financeiras e não financeiras para os gestores. É como se a empresa tivesse sobreposto as áreas de Contabilidade, Administração e Planejamento Estratégico e, da interseção delas surgisse uma nova área, cujo objetivo é apoiar os processos de análise, planejamento, implementação e controle da estratégia empresarial para facilitar as tomadas de decisões.
É claro que essa nova área não significa uma nova equipe, não estamos falando sobre ter a sua equipe de controladoria e outra de controladoria estratégica. É mais como a evolução da controladoria tradicional, que agora, além da função de controle, também se volta para a estratégia do negócio, pensando em ações para desenvolver e manter as vantagens competitivas já conquistadas. Podemos dizer, assim, que ter uma Controladoria Estratégica é uma forma de pensar no futuro. Por isso, ela deve estar integrada ao processo de decisão das organizações e envolver um extenso conhecimento do negócio e uma verificação sistemática de tendências.
Os níveis de uma estratégia
Quando falamos em estratégia, é preciso entender que há níveis diferentes de acordo com sua abrangência e seus desdobramentos. E que diante de cada um deles, a Controladoria Estratégica vai atuar de uma maneira diferente. Veja a forma de atuação da controladoria de acordo com a função da estratégia:
Diante de todas essas atribuições, fica evidente a necessidade da Controladoria Estratégica estar presente nas empresas para auxiliar os gestores no desenvolvimento e na implementação da estratégia empresarial. Assim, eles podem manter o foco no próprio negócio, sem perder a visão do todo.
Como funciona a Controladoria Estratégica
Para colocar a Controladoria Estratégica em prática — e realmente alcançar seus benefícios — é preciso seguir algumas etapas. Vamos a elas: 1 - Análise estratégica e reconhecimento de necessidades O primeiro passo é fazer uma análise do planejamento estratégico da empresa para entender para onde ela deseja ir. Também é preciso saber quais são as suas necessidades. Se o plano estratégico prevê uma redução de custos, por exemplo, é preciso encontrar meios de melhorar cada vez mais o uso de recursos de modo a tornar toda a estrutura mais barata. Diante disso, fica a cargo da controladoria iniciar esse planejamento com o objetivo de mapear ações que sejam adequadas à essa necessidade. 2 - Aquisição e análise de dados Com o conhecimento do primeiro passo em mãos, é hora de ir em busca dos dados concretos, que são aqueles que dão sustentação à operação. Eles podem ser conseguidos por meio de auditorias internas, aquisição de dados gerenciais e análises numéricas e qualitativas dos resultados do negócio. Baseando-se nisso é possível encontrar padrões e tendências que não tenham sido percebidos anteriormente pelo negócio de maneira geral. A partir daí, é possível orientar e dar instruções que podem ser seguidas pela empresa de modo a atingir as metas e objetivos. 3 - Acompanhamento de resultados Não basta reunir os dados e fazer análises pontuais, é preciso fazer um acompanhamento constante dos resultados de modo a identificar quais são os impactos de cada decisão e mudança, com a finalidade de garantir um maior detalhamento para otimizá-los. A controladoria, portanto, é um trabalho de médio e longo prazo, em que é possível identificar a criação de novos padrões e o surgimento contínuo de novas tendências, especialmente as baseadas em decisões anteriores do negócio. Esse controle também serve para que sejam corrigidas rapidamente decisões que tenham sido tomadas de maneira incorreta.
O papel do controller
O controller é o cara da Controladoria. Dentro do modelo estratégico, ele precisa reunir algumas características, como conhecimento sobre o negócio, capacidade analítica, organização, boa comunicação, pensamento focado em resultados e conhecimentos contábeis e administrativos. Sua função é organizar e reportar dados relevantes aos gestores, exercendo, assim, uma forte influência para que tomem decisões lógicas e consistentes com a missão e os objetivos da empresa. Entre suas principais responsabilidades, podemos destacar:
- O planejamento, a implantação e a manutenção da estrutura de informação para orientar o desempenho dos gestores;
- A coordenação do processo de planejamento e controle, assim como a padronização dos procedimentos de mensuração dos resultados;
- A responsabilidade de entregar a informação adequada para avaliação de desempenho e apuração de resultados;
- A atuação, em conjunto com as demais áreas, na elaboração das atribuições e responsabilidades para os cargos de decisão;
- O controle do desempenho das unidades a partir de interação com elas;
- A estruturação e a coordenação de métodos eficientes de comunicação entre as unidades e destas com a alta direção;
- A responsabilidade pela eficiência e eficácia organizacional, base para avaliação da performance corporativa.
Ferramentas para fazer a Controladoria Estratégica
Dentro da área de controladoria existem diversas ferramentas que podem ser usadas para ajudar no processo de gerenciamento estratégico, de gerenciamento financeiro e de controle de qualidade. Aqui, vamos destacar algumas delas: 1 - Balanced Scorecard (BSC) É uma metodologia de gestão que materializa a visão e o crescimento de um negócio. Seu objetivo é alinhar o planejamento estratégico com as ações operacionais da empresa. A aplicação correta do BSC proporciona uma série de benefícios, como a integração de medidas financeiras e não financeiras, a comunicação e o feedback da estratégia, o vínculo da estratégia com o planejamento e o orçamento, a garantia de foco e o alinhamento organizacional. 2 - Valor econômico agregado (Economic Value Added - EVA) O EVAse originou de uma necessidade das empresas de conseguirem expressar a criação de riqueza, constituindo-se, desse modo, em uma ferramenta que possibilita aos profissionais financeiros mensurar a criação de valor do negócio. Podemos dizer que o EVA é o valor dos bens produzidos por uma empresa, depois da dedução dos custos dos insumos adquiridos de terceiros (como bens intermediários, matérias-primas e serviços) utilizados na produção, bem como a dedução do custo de capital dos acionistas de forma a compensar o risco. 3 - Custeio baseado em atividades (Custeio ABC) O ABC é um método de rastrear os custos das atividades realizadas por uma empresa e de verificar como essas atividades estão relacionadas para a geração de receitas e o consumo de recursos. Seu principal objetivo é amenizar as distorções provocadas pelo uso do rateio arbitrário. Essa metodologia permite mensurar com mais exatidão as despesas e os custos indiretos — aqueles que não estão diretamente ligados à produção — por meio da análise das atividades, dos seus geradores de custos e dos utilizadores. 4 - Administração baseada em atividades (ABM) ABM é o modelo de gestão que utiliza o custeio baseado em atividades para gerenciar a organização e a produção. Ela fornece novas fontes de informações e proporciona formas diferenciadas de análise da empresa. Essas novas visões do negócio desenvolvem e permitem uma melhor compreensão do comportamento dos custos, melhorando o controle sobre eles. 5 - Cadeia de Valor Cadeia de valor é um conjunto de atividades realizadas por uma organização com o objetivo de criar valor para seus clientes. Ela descreve um processo que as empresas podem seguir para examinar suas atividades e analisar a conexão entre elas (chamada de elos), ajudando-as a entenderem quais são suas fontes de valor. 6 - Programa 5S Desenvolvido no Japão, o programa busca a melhoria de vida no trabalho por meio de cinco ações: Seiri (organização), Seiton (arrumação), Seiso (limpeza), Seiketsu (padronização) e Shitsuke (disciplina). Seu objetivo é mobilizar, motivar e conscientizar toda a empresa para a qualidade totalpor meio da organização e da disciplina no local de trabalho. A metodologia possibilita desenvolver um planejamento sistemático, permitindo de imediato mais produtividade, segurança, bom clima organizacional e motivação dos funcionários, com consequente melhoria da competitividade da empresa.
Por que você precisa ter uma Controladoria Estratégica?
Vamos voltar ao nosso navio e imaginar que agora ele fará um cruzeiro. Pense que todo o planejamento está pronto: a rota foi traçada, as paradas foram programadas, os custos estão todos devidamente calculados e o cruzeiro zarpou. No entanto, lá no meio do oceano, mesmo com toda manutenção em dia, uma peça do motor quebra e você precisa fazer uma parada de emergência para consertar. Para contornar a situação, você precisará saber tudo sobre o navio: quantos quilômetros já foram navegados, quanto combustível ainda tem e quais as paradas mais próximas, no mínimo. Enfim, é preciso o máximo de detalhes para alterar o plano sem deixar de chegar ao destino final, garantindo a satisfação dos clientes sem deixar a lucratividade da empresa de lado. A Controladoria Estratégica funciona de forma semelhante. Além de fornecer as informações básicas para o bom andamento da organização, ela também consegue oferecer dados para que o plano estratégico seja cumprido, independentemente dos imprevistos que ocorrerem durante o caminho. Diante disso, podemos destacar como vantagens da Controladoria Estratégica:
- O diagnóstico de deficiências dentro dos processos da empresa, com o objetivo de reduzir custos e aumentar a produtividade;
- A identificação das situações de progresso, estagnação ou recuo no desempenho do negócio, garantindo ganhos de competitividade e facilidade em atingir os objetivos planejados;
- O reconhecimento das potencialidades dentro do mercado e o aproveitamento das oportunidades de maneira eficiente;
- A otimização dos resultados dos processos internos e o aumento da assertividade na tomada de decisão;
- A previsão de futuros desafios dentro do mercado.
Conclusão
Colher os resultados da implantação de uma Controladoria Estratégica na sua empresa é um investimento de longo prazo, sim, mas que precisa começar a ser planejado agora. Inclusive, para conhecer um pouco mais sobre controladoria, convidamos você a fazer o download do nosso e-book sobre Planejamento e Controladoria. Nele, você entender quais são as responsabilidade dessa área, quem é o controller e os passos necessários para a estruturação de um setor de planejamento, controladoria e finanças eficiente:
