5 dicas de como fazer um Controle Financeiro Empresarial em tempos de crise

Desde o início dos anos 2000, o mundo não havia vivenciado um cenário de crise com impactos tão avassaladores como os que estamos passando agora. Ou seja, há uma boa parte da geração que não sabe a proporção que é uma demissão em massa, alta inflacionária, recessão, dólar em altas desproporcionais, queda da bolsa de valores entre tantos outros fatores típicos de um período de crise. As repercussões dentro das empresas são alarmantes e na sociedade, mais ainda. 

Estamos sofrendo com os impactos não só com a economia, mas com a crise na saúde, transporte público, educação, além do direito de ir e vir. Nas empresas, o conjunto desses fatores determinantes na sociedade também influenciam diretamente nos resultados, distribuição, processos, funcionários, dinâmica, entre outros.

Para  perceber a atual situação, basta ler os jornais ou acessar qualquer portal de notícias diariamente. A realidade é incontestável e alarmante: estamos em uma recessão global. Como diria o economista André Corrêa Barros, “o mercado sente os humores da sociedade, percebe a insegurança gerada pelo noticiário. O mercado, apesar de ser uma figura abstrata, fica desconfiado e responde ao clima negativo. O resultado é a retração da economia”. 

Somente nesta sexta-feira (24 de Abril), a economia recuou alarmantemente com o dólar vendido a R$ 5,65 e a Bovespa com o fechamento em forte queda, tendo chegado a mais de 9% durante o pregão. A pandemia de coronavírus tem provocado uma série de medidas por parte dos bancos centrais do mundo inteiro com o intuito de conter os efeitos econômicos negativos do surto. Um deles tem sido o corte das taxas de juros, por exemplo, visando baratear o acesso de empresas e pessoas físicas a empréstimos.

Se você ou a sua empresa tem sofrido com a situação ou está em processo de crise, saiba que você não está em um beco sem saída. Afinal, é justamente em tempos de crise que o controle financeiro empresarial se destaca e vem como um “ “salvador da pátria”. Fazer uma boa gestão deste recurso faz com que a empresa tenha condições de passar pelas “vacas magras” e sair ainda mais fortalecida, com mais ganhos do que perdas. 

Controle Financeiro Empresarial: porque é tão importante e AINDA não o fiz?

Assim como uma dieta, fazer um Controle Financeiro Empresarial - ou até mesmo pessoal - nem sempre é uma tarefa fácil. Afinal de contas, da mesma forma que  nem todos gostam de comer ou cortar alguns tipos alimentos, também não somos acostumados a fazer economias e cortar gastos, especialmente quando temos dinheiro “em caixa”. 

Um dos principais pontos de partida é descobrir sua real situação financeira. Ter uma ideia realista e sincera e fazer uma revisão orçamentária é um bom start para entender qual a diferença entre o que entra no caixa e o que sai. Temos um kit completo em que ensinamos a fazer essa revisão orçamentária do jeito mais adequado e sem dor de cabeça.

Isso é importante para entendermos se as despesas estão realmente dentro das possibilidades financeiras  da empresa ou se estão indo além do que a companhia suporta. 

Em pesquisa feita pelo Diagnóstico Granatum, é possível perceber que uma das maiores dificuldades das empresas é em separar os gastos pessoais dos empresariais. Quase a metade dos entrevistados (41%) empreendedores não separam as finanças pessoais das finanças da empresa, e apenas 26% separam as contas bancárias (entretanto, acabam fazendo retiradas indevidas, misturando o dinheiro pessoal com o da empresa).

Esse é um fato preocupante, representando uma falta de controle financeiro importante, o que torna muito difícil saber como a empresa está se saindo. Esses números mostram também que o próprio empreendedor, muitas vezes, não faz um boa gestão das suas finanças pessoais. 

Ainda segundo pesquisa, quando foram perguntados sobre planejamento financeiro, 51% responderam que não fazem qualquer planejamento financeiro e 35% fazem o planejamento financeiro apenas do próximo mês.

Empresas que possuem uma estratégia bem estruturada acabam tendo uma base financeira mais sólida e passando por períodos de recessão sem sobressaltos ou com poucos impactos. Isto se dá porque o poder de compra se mantém e as perdas são significativamente menores.

Superando a crise com um bom Controle Financeiro Empresarial

Quando o assunto é se planejar financeiramente e manter sua empresa no verde, especialmente em períodos de crise, algumas atitudes são essenciais e devem ser levadas em consideração. Confira algumas delas abaixo:

1) Criar e estruturar um fundo de reserva

Especialmente em cenários de incertezas, criar e estruturar um fundo de reserva é um dos pontos principais para manter o negócio “em pé”. O fundo pode evitar, muitas vezes, a total quebra da empresa. Se a companhia possui dívidas a serem quitadas, o ideal seria, além de não fazer outras, criar um fundo que abarque futuros imprevistos. 

A previsibilidade é de que a empresa faça um calculo do capital de giro e, daí sim, tenha um valor real para o negócio. Este recurso deve estar em uma condição que permita o resgate a qualquer momento, justamente para custear pessoal e despesas internas. deste modo, a empresa se mantém segura tempo suficiente para buscar soluções permanentes.

2) Quitar dívidas já existentes 

Outro ponto importante a ser levado em consideração é a quitação das dívidas. Se possível, antes mesmo do início de uma possível crise. Em um país onde a taxa de juros anual cobrada pelas instituições financeiras podem  ultrapassar os 100% em determinados empréstimos, é de extrema importância quitar o máximo possível as dívidas para ter um fluxo de caixa “limpo” e trabalhar sempre com a realidade factual. 

3) Separar as finanças pessoais das empresariais

Suponhamos que todo mês um funcionário da empresa pedisse um adiantamento aqui e outro ali. Então, em um determinado momento do mês, você vai precisar pagar um fornecedor de alguma matéria-prima importante para a continuidade dos serviços da empresa. As chances de você abrir a conta e ver que não tem dinheiro sobrando, devido ao pagamento antecipado do funcionário e outros gastos particulares, são grandes. É nesse momento que é necessário saber separar as finanças pessoais das empresariais. 

Deste modo, o caixa da empresa não fica comprometido para as necessidades da própria. Se você tem este problema acontecendo na sua empresa, veja nosso artigo sobre como separar contas pessoais com as da empresa usando o adiantamento de distribuição de lucros. 

4) Separar desejo de necessidade

Estamos inseridos em uma cultura de consumo desregulado onde o foco é no ter independente da necessidade real. Isso pode arruinar qualquer controle orçamentário. É importante ter clareza da real necessidade de um produto ou serviço antes de adquiri-lo. 

Adquirir por impulso, só faz aumentar os itens ou serviços supérfluos e diminuir ainda mais a receita do caixa. No final, a quantidade de produtos desnecessários se sobressai àquela do que é estritamente importante para o bom funcionamento da empresa.

5) Ter uma ideia clara de onde está sendo gasto o dinheiro da empresa

Para a saúde financeira da empresa, é necessário também um controle e gestão focada em observar onde está sendo investido o recurso da companhia. Deste modo, é evitado o investimento em setores que não tenham tanta prioridade.

As chances de você fazer um controle mais aprofundado dos seus gastos e perceber que grande parte está sendo destinado a despesas desnecessárias é bem grande. Neste momento, cabe uma reavaliação para mudança dos hábitos de consumo, fazendo o dinheiro sobrar. 

Como fazer um Controle Financeiro Empresarial eficiente

Construí aqui um passo a passo para que possa iniciar esse processo dentro do seu negócio e estruturar agora mesmo. Não é uma receita mágica, mas pode ajudar a estabelecer melhor suas premissas e restrições do negócio e validar com suas despesas e custos. Veja os passos:

1º Ferramenta de controle orçamentário 

O primeiro passo é escolher uma ferramenta de controle de gastos e efetivamente usá-la.

Em seguida, é de fundamental importância fazer definições estratégicas com foco em uma meta já pré estabelecida. 

2º Planejamento orçamentário 

Logo mais, a empresa precisa fazer um planejamento com base em um orçamento já pré definido. Planejamento é uma das técnicas mais importantes de gestão (financeira, orçamentária, de tarefas, projetos etc.). Planejar significa elaborar etapas (sequência de ações) para alcançar um objetivo específico. Ao fazer o planejamento você cria um plano para sua empresa. 

O plano de gestão financeira é geralmente elaborado em forma de Orçamento Empresarial. Quando falamos de plano financeiro de uma empresa, é importante lembrar que muito do sucesso da gestão se deve à capacidade da equipe de finanças montar um Planejamento Financeiro realista e eficiente.

Após o planejamento, é preciso simular cenários, que vão desde o otimista, passando pelo pessimista até o cenário ideal. Lembrando que, entre esses, existem diversos outros cenários que podem - e devem - ser levados em consideração. 

3º Plano de Ação

Agora é a parte da ação! Tenha um plano de ação estratégico na empresa para executar e controlar suas estratégias. Mas existem diversas opções de controle financeiro que vão desde o bom e clássico caderno de anotações, passando por planilhas de excel ou com um software que automatize seus processos. 

O importante é  escolher uma ferramenta que mais tenha a ver com você e a sua empresa e realmente utilizá-la para descrever e controlar seus gastos mensais. 

4º Revisão orçamentária

Por fim, mas não menos importante, vem as revisões, que podem ser feitas no período que mais for mais propício estratégico para a companhia. A revisão do orçamento precisa ser feita a partir de uma análise periódica dos números, ou seja, a comparação entre o que foi orçado e o que foi efetivamente realizado. É a partir dessa ação que são efetuados os ajustes necessários para encaixar as expectativas dentro da realidade.

É neste momento, por exemplo, que a empresa pode decidir que fará um aporte pesado no desenvolvimento de novos produtos. Isso porque é uma oportunidade de se destacar no mercado dentro de um cenário que não era esperado e, portanto, surpreendente.

Priorize suas despesas e custos, dinamizando seu caixa!

Outro ponto interessante e extremamente relevante neste processo de controle financeiro empresarial é descobrir o seu padrão de gastos. Esta etapa é importante pois permitirá que você tenha, com clareza, um vislumbre de pra onde seu dinheiro vai todos os meses. 

Cumprindo esta etapa, fazer os cortes fica muito mais fácil, pois você saberá exatamente como tirar o supérfluo do cálculo. Caso haja dificuldade em definir o que é necessário do que é dispensável, faz-se útil dar “notas de prioridade” para cada gasto. Deste modo, aqueles gastos que não tem uma prioridade tão alta podem ficar facilmente para depois ou nem entrarem na projeção orçamentária do mês. 

Em seguida é importante estipular metas de economias crescentes e realistas. Isto serve para que a empresa não fique tentada a gastar tudo que sobrar de forma desenfreada. Entretanto, é essencial que as metas sejam realistas. Se houverem gastos que não podem ser retirados, não faz sentido não considerá-los apenas para fazer corte de despesa. 

No início o ideal é estipular metas pequenas e depois ir aumentando conforme for crescendo a maturidade financeira da empresa. 

Por último, é importante saber investir bem o valor que é poupado. Especialmente em  tempos de crise, onde as projeções são incertas no cenário global, ter um lugar seguro onde investir o dinheiro da empresa faz toda a diferença. 

O investimento ideal depende do valor que você tem para  investir, do tempo que você quer que o dinheiro fique rendendo e do seu perfil de investidor. Se você tem alguma dúvida de por onde começar, confira neste post como utilizar o empréstimo para empresas como investimento.

Erros e acertos são normais neste processo de controle financeiro da empresa. Mas o importante mesmo é persistir porque, com o tempo, tudo vai ficando mais fácil e fluido. Com a vida financeira da empresa estabilizada, é só correr pro abraço e esperar, de forma sólida, as possíveis crises passarem. Deste modo, sua empresa sai quase intacta e não sofre tanto com a recessão. 

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