Dimensionamento de pessoal: saiba como calcular o número certo de funcionários para cada equipe

Publicado dia 7 de junho de 2018

Colaboradores a mais ou a menos geram prejuízos, você sabia? No primeiro caso, pelo excesso de custos. No segundo, porque a carência de mão de obra especializada exige a contratação de terceiros a um custo mais elevado ou, ainda, acaba diminuindo a qualidade e atrasando a entrega dos serviços. Se a equipe for muito grande e tiver pouco trabalho, fica caro manter os colaboradores. Por outro lado, se o time for pequeno e estiver sobrecarregado, a empresa pode ter que pagar horas extras ou mesmo lidar com a insatisfação dos profissionais.

O que queremos dizer com tudo isso? Simples: que uma gestão correta do capital humano é fundamental para garantir o sucesso de qualquer negócio. Pois pouco adianta que os processos estejam todos alinhados se as equipes não estiverem bem distribuídas, se as pessoas certas estiverem nos lugares errados ou se faltarem profissionais, certo? Por isso, é importante que os gestores estejam bem alinhados e contem com canais de comunicação eficientes para garantir uma tomada de decisão rápida, evitando o clássico conceito de que “todos são responsáveis por tudo”, que geralmente encontra seu desfecho em “ninguém é inteiramente responsável por nada”.

Dimensionamento de pessoal

Nesse contexto, saber dimensionar com coerência o número de trabalhadores que cada setor do seu negócio precisa pode, sim, ser um desafio, mas é fundamental para assegurar a autossuficiência das suas equipes e a competitividade da sua marca.

A boa notícia é que não estamos falando de um caminho nunca trilhado. Existem diversas maneiras de descomplicar essa conta e, como tudo mais no mundo da gestão, o processo começa pelo planejamento adequado das ações. Assim, é possível conhecer em detalhes a duração de cada uma das tarefas e dimensionar o número ideal de trabalhadores para executá-las. Vamos entender, então, como fazer o dimensionamento de pessoal na sua empresa?

O ponto de partida do dimensionamento de pessoal

Primeiro de tudo é fundamental entender que a quantidade de profissionais para cada área de uma empresa está relacionada ao ramo de atuação, ao porte do empreendimento e ao nível de produtividade que ele deseja ter. Por isso, não existe uma receita pronta de faça assim ou faça assado, pois cada negócio tem suas próprias características.

No entanto, há orientações gerais que podem ser seguidas e que vão ajudar a fazer esse dimensionamento de pessoal de uma forma mais certeira. Para começar, é preciso fazer um levantamento do trabalho que é realizado em cada setor, desde quantas horas são gastas em cada processo até quantos funcionários estão envolvidos em cada um deles e quantas horas são gastas para fazê-lo. Basicamente, é preciso saber a produtividade de cada colaborador e analisar se ela condiz com as necessidades e capacidades do negócio.

Imagine uma pequena indústria de cosméticos. Em 8 horas de trabalho, 10 funcionários entregam 800 unidades de creme. Quer dizer que cada um produz 80 unidades por dia (10 unidades por hora), que é a capacidade máxima de cada um. No entanto, as máquinas poderiam fazer 15 unidades por hora, aumentando a produção em 50%. Diante desse situação, o que fazer é meio óbvio, afinal, é só contratar mais um funcionário para assumir esse crescimento, certo?

Depende, seria a melhor resposta. Como um novo funcionário ficaria restrito a produzir 5 unidades de creme, usaria apenas 50% da sua capacidade produtiva. Neste caso, os responsáveis pela produção precisam calcular e ver se vale a pena aumentar a equipe diante do aumento da produção, mesmo com um período ocioso do funcionário, ou se é melhor aguardar para expandir a produção em outro momento.

O que estamos dizendo é que você precisar analisar e usar os indicadores de desempenho da sua empresa, como a capacidade, a produtividade, a lucratividade e a rentabilidade. Para saber como encontrar esses indicadores e torná-los parte da gestão da seu negócio, você pode ler outros artigos que já publicamos aqui no blog, como o de gestão eficiente e o de indicador-chave de desempenho.

Mas as nossas dicas não param por aí. Veja outra formas de levantar as informações para saber se é necessário fazer o dimensionamento da força de trabalho no seu negócio:

#1 – Promova reuniões semanais de alinhamento

dimensionamento de equipeRealizar encontros semanais com os gestores de cada setor pode ser fundamental para identificar a necessidade de reconduzir funcionários, de contratar ou, até mesmo, de demitir. Nessas reuniões, cada um deles apresenta um panorama geral de como está sua área, como está o trabalho, a produtividade, entre outros. Se, por acaso, o período usado por uma equipe para finalizar uma tarefa estiver longo demais, isso pode indicar uma carência de pessoal. Por outro lado, se for percebido que alguém fica muito tempo sem atividades, pode ser que a equipe esteja superpovoada, sendo necessário um remanejamento.

#2 – Busque auxílio da tecnologia

Buscar apoio na tecnologia também pode ajudar bastante, pois calcular de forma manual o fluxo de trabalho, o tempo útil e ocioso da equipe, o número de funcionários admitidos e necessários para cada função, entre outras informações, acaba sendo contraproducente e tem uma chance alta de, no fim, não estar correto.

Com soluções automatizadas, o empresário consegue ter em mãos todos os dados necessários para um planejamento eficiente de sua equipe. O departamento financeiro pode perceber, por exemplo, que o gasto com pessoal de uma determinada área está muito elevado e que isso não é positivo para os resultados da empresa.

O financeiro, então, repassa esse número para o RH que, por sua vez, identifica, por meio do software de gestão, um quadro excedente de funcionários para um nível de produtividade baixo. Após essa análise, fica mais fácil tomar uma decisão para solucionar esse problema.

#3 – Ouça seus colaboradores

Mas nem tudo depende da tecnologia. Outra maneira de medir o dimensionamento da equipe é por meio dos feedback de colaboradores. Para isso, é necessário que se construa um relacionamento próximo com eles. Com esse objetivo, algumas empresas adotam o questionário online, outras implantam uma rede social corporativa e outras, ainda, preferem conversar pessoalmente com os funcionários.

De toda forma, não importa qual método é utilizado, o que interessa é ouvir o que os colaboradores têm a dizer, identificar os que estão sobrecarregados, ociosos ou desmotivados e traçar um plano de ajuste.

#4 Faça uma projeção de vendas

Outro método bastante usado para calcular o tamanho ideal de cada equipe é fazer uma projeção de vendas. Para isso, a empresa pode buscar o histórico de vendas dos últimos anos (ou do período que ela tiver registrado) e também usar os dados gerais do mercado para a sua área de atuação. Com essas informações é possível construir gráficos que mostram a evolução do processo de vendas, como os meses mais lucrativos, as promoções que deram certo e os produtos mais vendidos, e, consequentemente, fazer uma projeção para os próximos meses.

Tendo uma previsão do volume de vendas, independentemente de ser uma loja de roupas ou uma indústria de cosméticos, os gestores vão conseguir prever também se a contratação de um novo funcionário é necessária, por exemplo.

Não tome nenhuma atitude antes de verificar o orçamento

São inúmeras as vantagens que uma empresa pode alcançar ao investir com atenção e zelo no dimensionamento das suas equipes, principalmente quando falamos em saúde financeira e eficiência nos processos. Por isso, claro, não poderíamos deixar de falar sobre o orçamento de recursos humanos.

O empresário não pode esquecer que o dimensionamento correto é uma forma de investimento e, portanto, é necessário que exista orçamento à disposição para garantir que o processo ocorra da forma correta. Afinal, um dimensionamento eficaz da equipe pode, muitas vezes, gerar alguns custos momentâneos ou fixos com pessoal e é fundamental que todos estes aspectos sejam visitados com certa antecedência para evitar surpresas na hora do fechamento.

Assim como na projeção de vendas, também é preciso projetar no orçamento o quanto se pretende gastar ou economizar neste processo de redefinir o número de funcionários em cada setor da empresa. Vamos dizer que na projeção de vendas foi verificado que na Páscoa a produção precisa aumentar em 40% para dar conta da demanda. Um bom gestor vai pegar a sua calculadora e ver se com esse aumento é mais vantagem contratar novos funcionários ou estabelecer um ação de força-tarefa, em que cada funcionária vai fazer o número específico de horas extras. Depois de definida a melhor opção, esse valor deve ir direto para o orçamento.

Para fazer esse orçamento de modo certeiro, disponibilizamos para você o e-book Planejamento e Orçamento de Recursos Humanos. Nele, você vai encontrar tudo que precisa saber sobre projeções de salários, encargos, benefícios, planejamento de contratações e demissões, entre outros pontos que envolvem o número de trabalhadores necessário em cada setor da sua empresa. Clique na imagem abaixo e faça o download gratuito do material!

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Concluindo

No mercado super competitivo em que atuamos, todo processo que envolve a redução de custos e a melhora da performance precisa fazer parte da gestão de um negócio. É o caso do dimensionamento de pessoal. Se bem aplicado, este tipo de ação pode trazer muito mais benefícios do que somente os financeiros, pois a maioria dos trabalhadores se sente bem sendo útil e produtivo e desenvolvendo atividades que ele gosta. O ganho em satisfação conta muito aqui, pois funcionário feliz trabalha mais e melhor, não é mesmo?

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