Em uma empresa, todas as áreas são responsáveis por suportar o planejamento estratégico, portanto, todas merecem especial atenção na hora de definir o orçamento empresarial (e separar a verba para cada setor).

Contudo, quando se trata de aprovar um orçamento para investimentos, existem departamentos que não conseguem comprovar o ROI, pois trabalham com intangibilidade nos resultados.

Isso é algo mencionado por especialistas em orçamento de TI e também por profissionais de RH, para citar dois exemplos.

De acordo com gestores de Recursos Humanos, provar o ROI de investimento em pessoas não é tarefa nada fácil. Se pararmos para pensar sobre isso, acaba parecendo um contra senso, pois são justamente as pessoas que fazem a roda girar.

Trabalhar com a relação demanda de mercado x força de trabalho alinhada aos objetivos da empresa é extremamente importante para garantir o crescimento organizacional com lucratividade.

Se para atender à demanda precisamos ter pessoas, quando falamos em métricas de RH, um Indicador Chave de Desempenho que todo departamento de RH deve considerar é o Headcount.

Por isso, hoje vamos entender o que é Headcount e nos aprofundar sobre a importância de prever o esse indicador para projetar o Orçamento.

Quais os principais indicadores de RH?

Não tem segredo: assim como qualquer gestor, o de RH também tem a missão de ajudar uma empresa a alcançar seus objetivos de negócios. Para garantir a consistência do processo, sua tarefa é a de encontrar e contratar as pessoas certas e gerenciá-las da maneira correta.

Algumas linhas acima comentei sobre o estabelecimento de objetivos ser o primeiro passo para a definição de indicadores.

Isso, claro, também se aplica aos indicadores de Recursos Humanos, pois a área precisa ter suas metas definidas, as quais devem atender ao planejamento estratégico e respeitar o planejamento orçamentário.

KPIs são excelentes “veículos de comunicação” e, nesse contexto, os indicadores de RH apresentam como a área está caminhando no cumprimento de seus objetivos. Entre as principais métricas, destacamos alguns exemplos de indicadores de Recursos Humanos:

• Headcount (número de colaboradores)
• Absenteísmo
• Índice de rotatividade (turnover)
• Índice de retenção de talentos
• Índice de satisfação dos colaboradores
• Tempo médio de empresa
• Investimento em treinamento
• Lucratividade por colaborador
• Relação horas extras e horas trabalhadas
• Gastos com Folha de Pagamento

Observe que o ponto de partida para calcular os indicadores de Recursos Humanos acima é justamente o número de colaboradores.

Aliás, esse número tem um peso bem grande, pois o Orçamento de RH deve basear-se na quantidade de colaboradores que a empresa possui e planeja possuir.

Dito isso, vamos agora entrar no terreno do Indicador de Headcount.

O que é Headcount?

A tradução de Headcount para o português, literalmente,  é contar cabeças, ou contagem de cabeças. Logo, explicando o que é Headcount de uma forma mais bonita, trata-se do número de pessoas empregadas em uma organização.

Em um primeiro momento parece ser um indicador de Recursos Humanos bastante simples, pois tem a ver com a quantidade de colaboradores.

De fato, a análise de Headcount não tem mistério. Depois que entendemos o significado de Headcount, contudo, temos que lembrar que ele deve estar de acordo com dois itens: Planejamento Estratégico e Orçamento Empresarial.

Acho importante bater nessa tecla, pois temos que lembrar que a partir do controle  de Headcount são previstos e provisionados os gastos com cada colaborador, o que, de uma forma bem direta, vai afetar o financeiro da empresa.

Como calcular o Headcount?

Aqui também não tem mistério, saber como calcular o Headcount não é nenhum segredo. O indicador Headcount é o número de cabeças na empresa.

Entretanto, é importante destacar que a conta não pondera o horário de trabalho dos profissionais. Ou seja, trocando em miúdos: todos os colaboradores entram neste indicador de RH.

Conforme comentado, o estabelecimento de indicadores de Recursos Humanos (assim como quaisquer outros) deve partir dos objetivos da empresa. Logo, se tudo começa com objetivos, o primeiro item a ser pensado na hora de calcular e prever o Headcount em RH é: qual é a estratégia de crescimento da empresa?

A resposta para essa pergunta será determinante para a elaboração de duas importantes ferramentas:

• Orçamento de RH que deve estar alinhado ao
• Orçamento Empresarial

Para que a área de Gestão de Pessoas possa prever o número de colaboradores, sua relação com CEO e CFO deve ser bastante transparente, pois isso diminuirá ainda mais a distância do setor com a estratégia da empresa.

A explicação para isso é simples: não tem como calcular a quantidade de colaboradores que serão necessários na empresa se o RH não souber para onde a organização pretende ir.

Conseguindo responder qual é a estratégia de crescimento do negócio, cada área poderá fazer a previsão de contratação. A partir daí é que o setor de Recursos Humanos consegue iniciar a elaboração do orçamento.

Qual é a importância de prever o indicador Headcount para projetar o Orçamento?

Em primeiro lugar, os colaboradores são os pilares principais de sustentação das estratégias de crescimento da empresa. Só isso já mostra a importância que os indicadores de Headcount possuem.

Em segundo, esse número vai influenciar em algo extremamente importante para o orçamento do negócio como um todo: a folha de pagamento.

É na folha de pagamento que tudo pode dar errado. Deixar de provisionar um valor para demissões e dissídio, por exemplo, pode resultar em graves problemas no caixa da empresa. E claro, esse valor deve tomar como base seu número de colaboradores.

No cenário comercial competitivo de hoje e em meio a uma economia desafiadora, líderes de RH precisam ter certeza de que sua base de talentos está alinhada aos custos previstos e às metas.

Por isso, o planejamento de Headcount é vital para o futuro da sua organização.

Um bom processo de previsão do número de colaboradores permite a criação de uma projeção de custos associados:

• À contratação da força de trabalho necessária para suportar a estratégia da empresa,
• Ao desenvolvimento dos colaboradores (necessidades de treinamento)
• Ao estabelecimento e definição de salários (levando em consideração as promoções).

Essa projeção exerce influência no Orçamento de RH. Com base nisso, o gestor de Recursos Humanos, em uma conversa transparente com CFO, consegue elaborar uma estratégia que atenda ao orçamento empresarial.

De acordo com o Headcount, a área de Gestão de Pessoas conseguirá projetar os gastos com pessoal, especialmente levando em consideração os diversos Encargos (INSS, FGTS, Provisões de Férias e 13º Salário, cálculo de horas extras, comissões, etc.) e a parte da Gestão de Benefícios (Vale Transporte, Vale Refeição, Bolsa de Estudos, Previdência Privada, entre outros).

Um bom controle de Headcount permite que gestores identifiquem os funcionários que precisam preencher lacunas de conhecimento ou habilidade. Isso irá requerer treinamento adicional, que também deve ser previsto no orçamento.

Observe que essa identificação da necessidade de treinamento será muito importante inclusive para manter cada área alinhada com estratégias de longo prazo.

Por exemplo, onde sua empresa espera estar em 5 anos, em termos de Headcount e habilidades e competências dos colaboradores? Quais os investimentos necessários a serem realizados já no primeiro ano, para que a organização consiga atingir sua meta de 5 anos?

Uma dica muito legal dada por especialistas de RH é trabalhar com a Projeção de Cenários Orçamentários.

A principal função da projeção é analisar o contexto (interno e externo) no qual a empresa está inserida e identificar fatores futuros que são passíveis de ocorrer. Isso possibilita uma visão mais clara do cenário atual e permite a tomada de decisão mais fundamentada e precisa.

Tenha em mente que a Projeção de Cenários não tenta prever o futuro, mas sim identificar fatores (variáveis) que podem se tornar reais em longo prazo.

Desta forma a empresa pode se preparar, criando planos de ações prévios para os cenários mais prováveis.

Podemos realizar a Projeção de Cenários para as mais variadas óticas da organização, dependendo do que se quer analisar e das metas de RH. Tudo  alinhado ao Planejamento Estratégico e ao Orçamento Empresarial.

Indicador de Headcount e Projeção de Cenários

No caso de previsão de Headcount, os Cenários Operacionais permitem projeções e simulações considerando as mais diversas alternativas de uso da capacidade produtiva da companhia.

Por exemplo, imagine que sua empresa esteja pensando em diminuir a mão de obra. A análise de Headcount pode partir das perguntas:

• Serão dispensados os funcionários mais antigos (e caros) ou os mais recentes (mais baratos, porém menos experientes)?
• Temos saldo de caixa para pagar as rescisões contratuais ou precisaremos tomar um empréstimo para isto?
• A mão de obra que restará será suficiente (em volume, em conhecimento e em experiência) para manter a produção atual ou precisaremos reduzir o volume de vendas?
• Se reduzirmos o volume de vendas, o que faremos com os vendedores que ficarão ociosos?
• Teremos mais ociosidade em equipes de apoio, como administrativo, logística, marketing etc., resultante da redução da linha produtiva?
• O que faremos com estes profissionais e com a estrutura física (prédios, máquinas, equipamentos etc.)?

As questões são apenas exemplos, mas servem para mostrar o quão influenciador é o indicador de Headcount e como ele impacta o Orçamento Empresarial.

E como falamos em cenários, sabemos que projetá-los pode ser uma missão desafiadora, por isso, além deste artigo, criamos um modelo de planilha para projeção de cenários para download gratuito. Para baixá-lo, basta clicar na imagem abaixo:

O que levar em consideração na hora de projetar o Headcount?

Já que o assunto é importantíssimo para o orçamento empresarial, acompanhe algumas dicas para serem seguidas na hora de projetar e fazer o planejamento de Headcount:

#01 – Identifique os objetivos e os desafios do seu negócio.

Algumas perguntas a considerar:

• Quais os desafios enfrentados pelo nosso negócio e nossa indústria?
• Quais os riscos e oportunidades que esses desafios apresentam para nossa organização?

02 – Identifique as métricas-chave necessárias para avaliar a força de trabalho.

A sugestão aqui é realizar avaliação de desempenho.

#03 – Avalie sua força de trabalho atual.

Algumas perguntas a considerar:

• Quais são as funções críticas hoje e quais serão no futuro?
• Nossa mão de obra atual tem capacidade para atender à estratégia ou precisamos investir em treinamentos?
• Existe alguma área que esteja com baixo desempenho por falta de colaboradores?
• Precisamos realizar novas contratações?
• Precisamos realizar treinamentos?
• Possuímos colaboradores para sucessão?

#04 – Elabore um Planejamento de Headcount e o Orçamento de Recursos Humanos e envie-o para revisão da controladoria.

Lembre-se que nessa etapa precisa haver equilíbrio para se chegar um Headcount planejado adequadamente. A pergunta a ser respondida é:

• O Planejamento Orçamentário de Gastos com Pessoal está alinhado aos objetivos da organização?

Para que você consiga trabalhar com o Indicador de Headcount de maneira adequada, não esqueça de sempre levar em consideração os itens:

• Planejamento de Contratações
• Planejamento de Desligamentos
• Planejamento de Benefícios
• Orçamento de Salários, Encargos e Benefícios

Com isso, o Headcount planejado estará alinhado aos objetivos da organização e dentro dos limites do Orçamento de Recursos Humanos

Como nosso intuito é sempre te ajudar, desenvolvemos um e-book que explica cada item detalhadamente e apresenta as melhores práticas e os cuidados que você deve ter para não errar na hora H. Caso tenha interesse, é só clicar na imagem abaixo e fazer o download:

Concluindo

Organizações de alto desempenho precisam ter um planejamento de RH de alta qualidade e desenvolvido para ser sustentável e alinhado aos objetivos da empresa.

Para isso, é necessário trabalhar com indicadores de RH, pois uma cultura de planejamento orientada a dados possibilita aos gerentes, em todos os níveis, melhores tomadas de decisão.

Aqui, trabalhamos mais especificamente com os indicadores de Headcount. Isso porque entendemos que ao olhar para onde a organização está e analisar onde ela quer chegar, o controller conseguirá fazer projeções mais precisas.

Isso garantirá que, no futuro, a empresa conte não apenas com a quantidade certa de pessoas, mas também com o conjunto de habilidades necessário.

Esperamos que este artigo tenha sido útil a você e que tenha ficado claro o que é Headcount.

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