[Cliente Orgulho Treasy] – Como o NEDG ganhou previsibilidade financeira e 3h por dia com um Sistema de Gestão Orçamentária

Publicado dia 11 de abril de 2018

Isso mesmo, você não leu errado. A equipe administrativa do Núcleo de Endoscopia Digestiva (NEDG), em Belo Horizonte (MG), conseguiu otimizar as atividades ao ponto de ganhar pelo menos três horas por dia, antes dedicadas a atividades extremamente operacionais. Além disso, conseguiram previsibilidade financeira ao ponto de ampliarem o parque tecnológico e espaço físico. Esse feito foi uma conquista da Érica Viana Calmon, graças a implantação de um Sistema de Gestão Orçamentária, o Treasy.

Mais, a Erica conseguiu tudo isso mantendo uma equipe bem enxuta, graças às ferramentas certas. Inclusive, por muito tempo, era apenas ela no setor! Outra grande conquista, ainda por causa dos softwares e metodologias usadas na área, foi a certificação pela Organização Nacional de Acreditação (ONA).

Agora, lembre da sua correria no trabalho e pense na possibilidade de ganhar umas horinhas para poder usar melhor seu tempo, em atividades mais estratégicas. Seria incrível, não? Ainda, pense que pode ter uma previsão de receita e custos tão bem definidas e fáceis de acompanhar ao ponto de ter total segurança para tomar decisões importantes como a de expansão. Saiba que isso é possível e nós vamos te contar como!

Os desafios da Gestão Orçamentária

Pedagoga por formação e gerente administrativa por vocação, Érica está no NEDG há mais de 20 anos e tem a história da clínica na ponta da língua. Mais do que isso, participou e encabeçou as mudanças mais representativas no Núcleo, principalmente em questões da administração financeira e orçamentária da empresa.

A clínica foi fundada em 1989, quando os sócios Luiz Fernando Abrahão Reis e José Elias Neto finalizaram a residência médica. Entretanto, “a pessoa jurídica só começou em 1997, foi quando eu comecei a trabalhar com eles, que ainda atendiam em outros lugares também. Já naquela época entendia a importância de ter dados“, relembra a executiva.

Naquele período, um dos primeiros desafios foi a divisão entre os gastos pessoais e da empresa. “Criei uma conta jurídica e comecei a fazer a divisão das despesas. Apresentava mensalmente os custos e o destino de cada valor. Depois, também achei interessante registrar os atendimentos e ter uma visão de onde estavam crescendo”, explica Erica.

Os ganhos dessas ações foram muitos desde o início e, para Erica, o apoio dos sócios foi fundamental. “De cara, eles perceberam a importância desse controle. Me deram carta branca! Um fator importantíssimo foi também terem percebido que precisavam de uma pessoa na área administrativa e, assim, focar na parte assistencial, que dominavam”.

Até então, a Erica trabalhava sozinha na área e fazia os lançamentos de todos os dados manualmente. Mas acompanhava somente o dia a dia, sem pensar no futuro. Entretanto, em 2010 a clínica passou por uma grande mudança, alterando o endereço e ampliando as instalações.

Com o crescimento do negócio, mesmo já contando com uma contabilidade terceirizada, os processos e controles passaram a ficar mais complexos. Foi quando a Erica conseguiu ampliar um pouco a equipe, que atualmente conta com cinco pessoas além dela.

Estratégia adotada

Desde a década de 1990, a empresa mantinha uma taxa de crescimento em torno de 10% ao ano. Mas de 2010 para 2011, esse percentual caiu consideravelmente. O receio de que os números se mantivessem baixos e os investimentos na mudança fizeram com que a Erica buscasse alternativas para continuar crescendo.

Por isso, além de um profissional de marketing para divulgar a nova sede, a gerente contratou uma consultoria externa focada na área de saúde. A ideia era implementar o setor de qualidade e conquistar a certificação pela Organização Nacional de Acreditação (ONA).

Certificação ONA - NEDG

“Inicialmente, era preciso atender às normas reguladoras e segurança do paciente no espaço físico. Além do planejamento estratégico, com alguns indicadores e metas. Essas estratégias foram ampliando cada vez mais o negócio”, comemora Erica.

Esses passos permitiram a primeira acreditação pela ONA, ou seja, no nível 1 da certificação. Porém, o objetivo era melhorar ao ponto de conseguir os demais níveis.

Logo, para ser Acreditado Pleno (nível 2), foi necessário implementar as comissões (núcleo de segurança do paciente e de prontuário) e realizar o mapeamento de processos, com os acordos bem estabelecidos.

Por fim, para ser Acreditado com Excelência (nível 3) precisaria evoluir ainda mais e estruturar a empresa para garantir a sustentabilidade do negócio. Assim, em 2015, a Erica começou o Orçamento Empresarial. “É fundamental ter um controle financeiro. Ou seja, saber de onde vem os recursos e onde vai alocá-los”, ressalta Erica.

“Comecei baixando as planilhas do blog da Treasy. Mas algumas precisavam de adaptações e acabava desconfigurando as fórmulas. Por isso fiz uma experiência direto no Treasy, com simulações também. Resolvi contratar o Sistema de Gestão Orçamentária”, conta ela.

Segundo a gerente, a migração das planilhas para o software foi muito natural. “Não tive dificuldades, o programa é fácil, bem intuitivo. E a equipe de consultores me ajudou sempre que precisei”, ressalta Erica.

Resultados obtidos com o Sistema de Gestão Orçamentária

“Imagina que antes eu alimentava as planilhas todas manualmente. Logo, a medida que minha produtividade aumentava, as informações também aumentavam. Era um trabalho diário de lançamento para não acumular. Isso tomava de três a quatro horas por dia”, relembra ela. Com o crescimento da empresa, é natural olhar mais para a gestão. “Se eu fico preso ao operacional não consigo dedicar bem nem a um, nem ao outro. Por isso, com certeza teria que contratar pessoas para alimentar as planilhas”, admite.

“Hoje, tenho também um software de gestão, de onde tiro algumas informações e lanço direto no Treasy. Além do tempo, ganho confiabilidade da informação. Não corro risco com as fórmulas, nem de esquecer de lançar algum dado”, assegura Erica.

“O sistema já está desempenhando bem o que eu esperava que é poder ter o planejado e o realizado e dentro dos planos de ações o que estou trabalhando para isso. Eu preciso do Treasy para ter todo embasamento da situação da empresa para tomar as decisões em cima dos planos de ações, especialmente em questões financeiras”. Erica Calmon, gerente administrativa do NEDG.

De acordo com ela, é possível definir ações como ampliação do espaço físico e do parque tecnológico e contratação de novos profissionais. Tudo a partir das informações obtidas no Sistema de Gestão Orçamentária.

“Depois que comecei a fazer o Planejamento Orçamentário com o Treasy, já ampliei meu espaço físico, olhando para os números dos recursos. Também troquei meu parque tecnológico por equipamentos mais novos. Hoje já consigo prever quanto vou arrecadar e me dá uma margem de segurança para fazer novos investimentos”, completa ela.

A diretoria também vê o valor da ferramenta, principalmente nas reuniões mensais de melhorias, quando são apresentados os dados e os gráficos no Treasy. A agilidade e confiabilidade do sistema dão maior segurança na hora de tomar as decisões. “O balancete de 2017 da contabilidade chegou em março e foi exatamente igual ao número que eu tinha no Treasy”, diz Erica.

Próximos passos

O céu é o limite para a gestora. Além de projetos de novos negócios, como a criação de uma Escola de especialização dentro da área de desinfecção de equipamento e especialização médica, também quer novas acreditações.

A ideia ao contratar o Sistema de Gestão Orçamentária era se antecipar aos processos de acreditação e amadurecer a administração financeira e orçamentária da empresa. “Hoje, nas visitas da ONA, as auditoras já apontam o Treasy como ponto forte. Por isso, o próximo passo é conquistar a Acreditação por Excelência e, depois, quero uma certificação internacional”, planeja Erica.

Inevitavelmente, o crescimento dos negócios também fazem parte, como aconteceu nos últimos dois anos. A Erica explica que “como o realizado de 2017 superou o planejado, na peça Orçamentária de 2018, o realizado do ano anterior passou a ser usado como planejado”.

Isso afeta diretamente também nas taxas de crescimento. Lembra que ela se mantinha em torno dos 10% e teve uma leve queda em 2011? Já em 2012 chegou a 45%. O crescimento da clínica ao longo dos anos, segundo a administradora, se deu à maior profissionalização do serviço, ao trabalho de publicidade e marketing e, principalmente, às indicações. “O atendimento humanizado ajudou a atrair mais pacientes, além de fidelizá-los. Desde o começo, costumamos fazer pesquisa com todos que atendemos, mas o melhor índice de satisfação é o boca a boca”, Erica dá a dica.

Sobre o NEDG

Ficha técnica
Núcleo de Endoscopia Digestiva (NEDG)
Cidade/UF: Belo Horizonte – MG – Brasil
Setor: Serviços
Vertical: Hospitais e Laboratórios
Número de funcionários: 11 a 50 colaboradores

Sobre o Treasy

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