Métodos de Tomada de Decisão: Conheça as etapas do processo decisório!

Vamos concordar, tomar decisões nem sempre é fácil, se fosse, juízes não ganhariam tão bem. Aliás, você sabia que os seres humanos possuem um “limite” diário de tomada de decisões? Alguns cientistas fizeram um teste com juízes de um tribunal e perceberam que eles tomavam as melhores decisões no período da manhã, sendo que no período da tarde já sofriam com a Fadiga de Decisão. O estudo mostrou que quanto mais decisões somos obrigados a tomar ao longo do dia, mais debilitados vamos ficando para tomar novas decisões.

Na era digital somos bombardeados de informações e você pode até pensar que isso nos ajuda a tomar decisões, mas, na verdade, não é o que ocorre. No dia-a-dia não dispomos de energia, tempo ou capacidade para analisar todas as informações antes de batermos o martelo. Isso faz com que, comumente, tomemos decisões no achismo. No entanto, o Controller não pode utilizar o achismo como método para tomada de decisão para questões empresariais, certo?

Ao mesmo tempo que podemos sofrer com a enorme quantidade de informações, também é comum profissionais da área financeira se verem obrigados a tomar decisões rápidas com poucas informações. Como fazer nesses casos?

Para responder à pergunta, mostraremos os métodos e as principais etapas para que quando você precisar tomar decisões com clientes, investidores, acionistas, fornecedores, consiga fazer isso da maneira correta!

O que está envolvido em uma tomada de decisão?

De uma maneira geral, as decisões envolvem fatores como:

• Incerteza: a maioria dos fatos necessários para o processo decisório podem ser desconhecidos.
• Complexidade: muitos fatores inter-relacionados a serem considerados.
• Consequências de alto risco: a decisão pode ter um impacto significativo.
• Alternativas: podem existir várias alternativas, cada uma com suas incertezas e consequências.
• Questões interpessoais: será necessário avaliar como as pessoas reagirão.

Por exemplo, suponha que sua empresa esteja em um rápido processo de expansão e cresceu em ritmo acelerado nos últimos 12 meses. As vendas aumentaram 60%, contudo, os custos e as despesas gerais também aumentaram, logo, seu lucro operacional caiu.

Por ter um Orçamento Empresarial já bem estruturado e uma mentalidade de Gestão Orçamentária enraizada, os fatos principais para o processo decisório são conhecidos, o que elimina a incerteza. Você sabe, por exemplo, que o preço da matéria-prima aumentou e seu fornecedor mudou a forma de pagamento.

Nesse caso, existem alternativas como trocar de fornecedor, mas a qualidade da matéria-prima pode cair. Isso significaria diminuição nas vendas e, possivelmente, perda de clientes. Podemos dizer, então, que a tomada de decisão no nosso exemplo envolve complexidade e consequências de alto risco.

Exatamente por isso que, sempre que você estiver no meio de uma decisão que envolva problemas mais complexos, é essencial trabalhar baseado em um processo robusto para melhorar a qualidade da tomada de decisão gerencial e, por consequência, alcançar os melhores resultados. Para ajudar nessa questão, apresentamos o próximo tópico.

Métodos de Tomada de Decisão

Como comentamos, tomar decisões exige disposição. Como precisamos tomar diversas delas durante o dia, a primeira dica é: não desperdice sua capacidade de decisões com coisas que não são importantes. Delegue tudo aquilo que não seja essencial e busque sempre se perguntar: “quem é a pessoa mais ideal para resolver isso?”. Se não for você, transfira a responsabilidade para outro profissional. Deixe sua disposição para questões importantes e que precisam de muita atenção. Para essas decisões complexas, descrevemos sete passos para uma tomada de decisão precisa:

1. Crie um ambiente propício a tomadas de decisão;
2. Investigue a situação em detalhes;
3. Gere boas alternativas;
4. Explore as opções;
5. Selecione a melhor solução;
6. Avalie o plano;
7. Comunique sua decisão e tome medidas.

Exploraremos em detalhes a seguir:

#01 - Crie um ambiente propício

Em uma empresa, decisões acabam sendo complexas, pois envolvem e afetam um grupo inteiro. Lembra do exemplo da organização que teve as vendas aumentadas, mas o lucro operacional reduzido? Como comentamos, trocar de fornecedor pode resultar em diminuição da qualidade, perda de clientes e lucro ainda menor. Nesse caso, a decisão precisa envolver não apenas o gestor financeiro, mas o de qualidade e o de produto, bem como outros stakeholders, como acionistas

Por isso, quando tratamos de etapas do processo decisório o primeiro passo é criar um ambiente propício, ou seja, um ambiente no qual todos se sintam à vontade para explorar a situação, avaliar as opções e expor opiniões. No nosso exemplo, o departamento financeiro controla o lucro operacional, mas para implementar a tomada de decisão será necessário contar com o apoio de outros setores.

Ainda sobre o ambiente propício, podem ser utilizados métodos de tomada de decisão como:

• Consulta: convidar a participação de outros;
• Votação: discutir opções e depois solicitar uma votação e
• Consenso: falar até que todos concordem com uma decisão.

Vale ressaltar que em alguns casos a decisão é tomada sem envolvimento de outras pessoas. Nesse caso temos o método é conhecido por tomada de decisão por comando.

#02 - Investigue a situação em detalhes

Para chegar ao fim do processo decisório é preciso certificar-se de que todos os detalhes do problema são conhecidos. O artigo 5 tomadas de decisão que a Gestão Orçamentária facilita para sua empresa, que mostra o quão importante é a organização possuir a cultura do Orçamento Empresarial para obter detalhes envolvendo a tomada de decisão.

Empresas que já fazem uma boa Gestão Orçamentária têm as informações necessárias para tomar decisões de maneira muito mais facilitada, bastando analisá-las com cuidado antes de decidir por uma alternativa ou outra.

Todavia, se a sua empresa ainda não utiliza o Orçamento Empresarial (Budget) em sua gestão, que tal dar uma olhada no material completo (e-book + webinar) que preparamos para auxiliar sua empresa a dar os primeiros passos? Basta clicar nos links abaixo para fazer o download do e-book e assistir ao webinar gratuitamente.

E-book:

Webinar:

Ainda sobre a investigação da situação em detalhes, em alguns casos o problema pode ser abordado isoladamente, mas é bastante provável que existam fatores inter-relacionados. Voltando ao nosso exemplo, trocar o fornecedor de matéria-prima pode significar alterar a data de entrega do material, o que afetará na produção. Perceba que uma decisão errada pode significar um tiro no pé, por isso esse passo de avaliação da situação é importante.

Uma dica aqui é considerar a decisão no contexto do problema a que se destina. Mais adiante falaremos sobre ferramentas de tomadas de decisão, mas adiantando um pouquinho o assunto, aqui vale utilizar a técnica dos 5 porquês para traçar a origem do problema.

Voltando ao exemplo, você acabou averiguando que o aumento do preço da matéria-prima pelo fornecedor atual não é o grande responsável pela diminuição no lucro operacional. Na verdade, o setor de produção conta com máquinas antigas paradas que geram custos altíssimos de manutenção. Para resolver esse problema, foi definida a elaboração de um orçamento de investimento para substituir os equipamentos antigos por novos.

#03 - Gere boas alternativas

Aqui, a regra é clara: quanto maiores as opções exploradas, mais precisa será a decisão final. Acima citamos a técnica dos 5 porquês, certo? Com o problema desvendado, é hora de gerar opções diferentes de resolução e analisar o problema sob diferentes ângulos.

Quando o assunto é geração de ideias, brainstorming é provavelmente o método mais popular. Por isso, aplique a técnica para discutir alternativas de tomadas de decisão. Lembra do nosso exemplo? Pois bem, enquanto o controller estava trabalhando no orçamento de investimento de uma nova máquina, foi sugerida outra alternativa, além daquela de adquirir novos equipamentos: contratar mais pessoas para operarem as máquinas paradas (e, assim, aumentar a produção).

#04 - Explore as opções

Após ter uma boa opção de alternativas, é hora de avaliar a viabilidade de cada uma, bem como seus riscos e implicações. Praticamente todas as decisões envolvem algum grau de risco. Por isso, a dica aqui é usar e abusar da Análise de Risco para avaliar as ameaças e avaliar a probabilidade de ocorrência de eventos adversos (e o que eles podem custar para a empresa).

No nosso exemplo, temos que considerar:

• Se comprarmos novas máquinas teremos pessoal para operá-las? Em caso da necessidade de contratação de funcionários, teremos caixa para cobrir o investimento em equipamentos mais as contratações?
• Se resolvermos colocar as máquinas antigas para operarem, quanto teremos que investir em novos funcionários?
• As máquinas antigas têm capacidade para operar no mesmo ritmo que as novas? Gastam a mesma quantidade de energia?

#05 - Selecione a melhor solução

Com a avaliação das alternativas realizadas, o próximo passo é a tomada de decisão propriamente dita. Caso uma alternativa tenha sido claramente melhor do que as outras, a escolha será óbvia. Todavia, se ainda há várias opções concorrentes, será necessário decidir entre elas.

Árvores de Decisão são bastante úteis ao escolher entre diferentes opções financeiras. Elas ajudam a esclarecer cada opção claramente e trazem a probabilidade de seu projeto ser bem-sucedido ou de falhar no processo de tomada de decisão (apresentam a viabilidade de execução do projeto).

#06 - Avalie o plano

Esta é a hora de verificar a decisão final. Com todo o esforço investido na avaliação e seleção de alternativas, pode ser tentador avançar nesta fase, mas recomendamos que esta etapa não seja pulada.

Por isso, antes de começar a implementar sua decisão, os profissionais envolvidos na tomada de decisão devem certificar-se de que as informações sobre as alternativas são confiáveis. Isso ajudará a evitar que o processo decisório resulte em muito mais ganhos do que perdas.

Uma dica aqui é discutir as conclusões preliminares com stakeholders para que possam detectar falhas, fazer recomendações e apoiar as conclusões. Em caso de dúvidas, tome o cuidado para examiná-las cuidadosamente para descobrir o que está preocupando você ou as outras pessoas envolvidas na tomada de decisão.

#07 - Comunique sua decisão e tome medidas

Uma vez que a decisão tenha sido tomada, é hora de comunicá-la a todos os afetados por ela. Nesta etapa é primordial envolvê-los na implementação da solução, discutindo os motivos que levaram a tal decisão. Seja o mais preciso possível, pois quanto mais informações sobre riscos e benefícios projetados forem fornecidas, mais provável será que as pessoas apoiem a decisão.

Caso outros colaboradores apontem uma falha no resultado do processo decisório, faça uma revisão dos planos adequadamente. Lembre-se que é muito melhor fazer isso agora, quando a decisão ainda não foi implementada, do que ter que fazê-lo mais para frente caso o plano falhe.

Ferramentas para tomada de decisão gerencial

Já que discutimos sobre as etapas do processo de tomada de decisão, é importante sabermos que podemos contar com ferramentas e técnicas que podem ser utilizadas nas diversas etapas do processo decisório.

Abaixo destacamos as que consideramos como principais. A dica aqui não é escolher uma, mas sim utilizar a combinação dessas técnicas para uma tomada de decisão mais precisa:

• Análise SWOT: representa pontos fortes, fracos, oportunidades e ameaças. É também conhecida como Matriz SWOT ou Matriz FOFA.
• Análise PEST: um acrônimo para Política (P), Economia (E), Social (S) e Tecnologia (T). Sendo assim, a Análise Pest é utilizada para analisar mudanças políticas, econômicas, socioculturais e tecnológicas no ambiente de negócios. Ela ajuda a trazer uma visão mais macro das ameaças e oportunidades externas a que empresas estão expostas. Portanto, a PEST pode melhorar a tomada de decisões e o tempo, analisando fatores externos. Este método considera as tendências atuais para ajudar a prever as futuras.
• Princípio de Pareto: O Princípio de Pareto (também chamado de regra 80/20), afirma que para muitos fenômenos, 80% das consequências advêm de 20% das causas. Esta técnica é utilizada quando há a necessidade de se tomar um grande número de decisões. Isso ajuda a priorizar quais devem ser realizadas primeiro, determinando quais decisões terão o maior impacto geral.
• Metodologia FCA (os 5 porquês): análise de Fato, Causa, Ação, é uma ferramenta de análise de causa raiz utilizada para auxiliar profissionais a entenderem o que deu errado após um resultado inesperado. A Metodologia FCA permite que sejam planejadas ações corretivas para que o problema seja eliminado e não ocorra novamente. Também conhecida como técnica dos 5 porquês ela auxilia os gestores nas tomadas de decisão para a resolução de problemas.
• 5W2H: esta ferramenta é especialmente indicada para colocar a tomada de decisão em prática. Trata-se de um checklist de atividades, prazos e responsabilidades que devem ser desenvolvidos com o máximo de clareza e eficiência por todos os envolvidos em um projeto. A sigla é formada pelas iniciais, em inglês, das sete diretrizes que, quando bem estabelecidas, eliminam quaisquer dúvidas que possam aparecer ao longo de um processo ou de uma atividade: o que será feito (what), por que será feito (why), onde será feito (where), quando será feito (when), por quem será feito (who), como será feito (how) e quanto custará (how much).
  Abaixo indicamos um modelo de planilha gratuito para aplicação do plano de ação 5W2H:

• Árvore de Decisão: trata-se de um gráfico ou modelo para contemplar cada opção e os resultados de cada uma. A análise estatística também é conduzida com esta técnica.

Concluindo

Como comentamos no início, tomar decisões  não é algo fácil, especialmente porque em uma empresa uma decisão em um setor pode resultar em algo catastrófico para outro. Como vimos, o processo decisório pode envolver incerteza, complexidade, consequências de alto risco, alternativas com consequências diversas e/ou questões interpessoais.

Toda semana publicamos aqui artigos relacionados a planejamento, orçamento e acompanhamento econômico-financeiro. Também publicamos mensalmente materiais gratuitos para download como modelos de planilhas, white papers e e-books.

Portanto, se você ainda não é assinante de nosso newsletter, cadastre-se para receber este e outros artigos por e-mail, ou nos adicione nas redes sociais para ficar por dentro de tudo que acontece por aqui.