Nota de crédito

A nota de crédito é o documento que a empresa emite para estornar uma venda ou um serviço já lançado, como quando o serviço é cancelado ou o produto é devolvido. Sem a nota e sem o estorno lançado, o título fica em aberto no sistema, porque a operação original não foi encerrada.

Aparece no contas a receber de quem presta serviço ou vende produto e precisa desfazer uma cobrança, e pesa no fechamento: o vídeo sobre lançamentos abertos no Omie a lista entre as causas de título que trava o mês.

O ciclo começa com o fato que desfaz a venda: o serviço é cancelado ou o produto é devolvido. A empresa emite então a nota de crédito e lança o estorno. Sem os dois, o título fica em aberto, porque, para o sistema, a operação original continua sem encerrar. A correção acontece na origem, no ERP (no vídeo, o Omie): emitir a nota de crédito, baixar o título ou provisionar o devedor duvidoso, conforme o caso.

Como a nota de crédito reduz o que a empresa tem a receber, o artigo sobre controle interno a inclui entre os exemplos de controle do contas a receber: numeração controlada e aprovação por alguém sem ligação com vendas ou recebimentos.

Suponha uma empresa de software por assinatura que fechou o mês com R$ 465.100 de receita lançada. Entre os títulos está um de R$ 83.900 de um contrato cancelado, sem nota de crédito e sem estorno: o título segue em aberto e a receita do mês continua em R$ 465.100.

Com a nota de crédito emitida e o estorno lançado, o mesmo mês mostra R$ 381.200 (R$ 465.100 menos R$ 83.900). A premissa é que nenhum outro lançamento do mês mude.

A nota de crédito aparece no resultado como redução: o artigo sobre bookings, revenues e billings responde que, em teoria, a receita pode até ficar negativa quando a empresa emite nota de crédito ou reembolso.

• Usar para cliente que não pagou. O cliente inadimplente pede provisão para devedores duvidosos, não nota de crédito, segundo o vídeo sobre lançamentos abertos.
• Emitir sem aprovação independente. Quem vende ou recebe aprovando a própria nota enfraquece o controle, porque a nota reduz o valor a receber.
• Confundir com a nota que avalia o pagador. Um artigo da Treasy usa a expressão para a avaliação da confiabilidade de quem paga, na comparação com o Score Financeiro; essa avaliação é o rating de crédito, que mede a capacidade de pagar, e não estorna cobrança alguma.

• Artigo: como provisionar os devedores duvidosos: explica a PDD e como preparar o caixa para uma inadimplência alta.
• Artigo: como organizar o contas a receber: traz o controle dos recebimentos, do fluxo de caixa ao acompanhamento da inadimplência.
• Artigo: o controle interno no contas a receber: traz, entre os controles do contas a receber, a numeração controlada das notas de crédito e a aprovação por quem não se liga a vendas nem a recebimentos.