Processo orçamentário

O processo orçamentário é o conjunto de etapas que transforma o planejamento em orçamento, do desenho das premissas à aprovação e ao acompanhamento dos resultados. Na visão da Treasy, ele envolve as macrofases de planejamento orçamentário, simulações de cenários, acompanhamento orçamentário e revisões orçamentárias. Um processo bem estruturado torna o orçamento um hábito e um instrumento real de apoio à decisão, em vez de um documento de gaveta.

Aparece sempre que várias pessoas de áreas diferentes precisam contribuir para o mesmo número final, sem que cada uma trabalhe isolada na própria planilha, como descreve a Jornada da Meta ao Resultado sobre o processo orçamentário na realidade das empresas brasileiras.

Três times se revezam no processo: o time estratégico define objetivo e metas, o time executivo monta o orçamento de cada área e o time de gestão financeira (financeiro, contabilidade e controladoria) facilita e alimenta o processo com dado real, como descreve o texto sobre processo orçamentário e seus envolvidos. As etapas se repetem em ciclo: modelagem, planejamento por área, simulação de cenários e acompanhamento com revisão.

Sem processo definido, o orçamento de uma rede de dez unidades depende de dez planilhas separadas, e qualquer ajuste de premissa exige entrar em cada uma manualmente. Com o processo estruturado, a mesma mudança se propaga para as dez unidades de uma vez, e o gestor de cada uma só revisa o resultado, não recalcula do zero. Esse tipo de ganho é o que o infográfico sobre automação do processo orçamentário documenta ao comparar processo manual com processo automatizado.

Tratar o orçamento como peça anual, fechada em dezembro e esquecida em janeiro, custa mais caro do que parece: o processo pede revisão contínua, não um evento único, e a empresa que trata assim recomeça do zero todo ano em vez de aprender com o ciclo anterior. Não definir quem faz o quê entre os três times, sobrecarregando o financeiro com tarefas que caberiam ao time executivo, e pular a etapa de organograma orçamentário para ir direto aos números, sem combinar antes quem aprova o quê, completam a lista. Um bom software de planejamento, como mostra a página de Software de Planejamento Orçamentário, existe exatamente para substituir a planilha nesse processo.

O Grupo Axis fazia o processo orçamentário por planilha, com cerca de dez gestores de departamento envolvidos, e cada correção durante o acompanhamento mensal exigia alterar pelo menos cinco planilhas na mão. Depois de estruturar o processo no Treasy, o grupo manteve o time enxuto e eliminou esse retrabalho manual, como conta o caso Como o Grupo Axis evoluiu seu processo orçamentário mantendo o time enxuto.

• Vídeo: Processo orçamentário e seus envolvidos: quem faz o quê
• Vídeo: Da Meta ao Resultado: processo orçamentário para PMEs
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