Processo Orçamentário: o guia completo para ganhar tempo e agilidade no Workflow Orçamentário de sua empresa!

Publicado dia 27 de março de 2016

processo orçamentárioNa Gestão Empresarial, assim como na vida em geral, há coisas que fazemos naturalmente e algumas outras que precisamos dar uma ajudinha, colocar um esforço adicional para acontecerem. Por exemplo, se temos fome, buscamos por comida, mas precisamos estar sempre nos policiando para escovar os dentes. Na empresa, processos críticos como o faturamento nunca param, mas as questões gerenciais, como o orçamento, precisam de processos e hábitos para não cair no esquecimento.

Já falamos da aplicação da criação de hábitos no ambiente empresarial em um post sobre Orçamento Contínuo e hoje vamos utilizar novamente este conceito para falar aqui sobre como um bom Processo Orçamentário (ou Workflow Orçamentário) pode ser a peça chave para tornar o Orçamento missão crítica em sua empresa.

Como comentamos em nosso e-book Estágios de Maturidade na Gestão Orçamentária, empresas com o seu processo orçamentário em níveis mais avançados, já fazem o uso do orçamento um hábito e praticamente não tomam nenhuma decisão sem antes consultar as projeções e realizar Simulações de Cenários para avaliar o impacto das decisões nos resultados futuros da empresa.

Além disto, nestas empresas, vemos também que o Planejamento Estratégico, Tático e Operacional é muito melhor alinhado ao Orçamento Empresarial, sendo que as ações planejadas no primeiro refletem-se exatamente nos números do segundo.

Ou seja, uma vez que a empresa cria o hábito de utilizar o orçamento como instrumento de apoio à tomada de decisões e incorpora o Processo Orçamentário em sua Cultura Organizacional, a coisa toda vai entrando na inércia do movimento e passa a acontecer de forma cada vez mais fácil e natural.

Neste artigo vamos abordar todas as fases do Processo Orçamentário (também conhecido como Workflow Orçamentário), trazendo várias dicas de como identificar os maiores gargalos neste processo e trabalhar para removê-los e ganhar agilidade para sua empresa. Isto pode ser útil para você e sua empresa de duas formas:

  • Se sua empresa AINDA NÃO TEM um processo orçamentário: aqui você vai conhecer todas as macro e micro etapas, podendo desenhar o workflow orçamentário ideal para as necessidades de sua empresa.
  • Se sua empresa JÁ TEM um processo orçamentário: você vai poder analisar cada etapa do processo e descobrir em qual deles sua empresa gasta mais tempo, energia e dinheiro e atuar sobre estes pontos para ganhar agilidade e velocidade no processo.

Sem mais delongas, confira o material completo!

Macro Fases da Gestão Orçamentária

Apenas relembrando, a Gestão Orçamentária é um processo contínuo e acontece em vários momentos. Começando quando sua empresa para pensar sobre o futuro, planejar o quanto espera faturar e gastar no próximo ano e depois acompanha mensalmente os resultados para saber se as coisas estão saindo de acordo com o planejado.

Podemos resumir o ciclo da Gestão Orçamentária em quatro grandes fases:

  • Planejamento Orçamentário
  • Simulações de Cenários
  • Acompanhamento Orçamentário
  • Revisões Orçamentárias

Você pode ter uma ideia de como isto acontece na imagem abaixo:

Workflow Orçamentário

Na sequência vamos nos aprofundar um pouco mais sobre cada uma destas fases e ver o que fazer para garantir que a prática se torne parte da Cultura Organizacional de sua empresa.

Fases Detalhadas da Gestão Orçamentária

Partindo agora para cada uma das atividades chave que compõe as 4 grandes fases da Gestão Orçamentária temos a imagem abaixo representando todo o processo:

processo orçamentário

Vamos ver um pouco mais sobre cada uma destas etapas.

#1 – Definição das Premissas Orçamentárias

O primeiro passo para um Orçamento Empresarial de sucesso é a criação e definição das Premissas Orçamentárias.

As Premissas Orçamentárias são como balizadores que vão dar um norte a ser seguido e também definir limites mínimos e máximos do que os gestores podem trabalhar dentro do Planejamento Orçamentário em busca de melhorar os resultados e seus departamentos e claro, atingir os objetivos globais da organização.

Tudo começa com uma análise prévia do cenário interno e externo da empresa e também com o alinhamento estratégico com a diretoria. A partir destas informações é criado o chamado Quadro de Premissas, um resumo montado pela área de Planejamento e Controladoria (ou responsável equivalente) com as principais variáveis que poderão afetar os negócios da empresa no período orçado. Veja abaixo um exemplo de Quadro de Premissas:

processo orçamentário

Estes são todos números estimados, que a empresa assume como premissas, ou seja, caso mudem, o restante do orçamento que dependente deles também mudará.

Mas para efeito de Planejamento e Orçamento, estes dados, depois de aprovados pela diretoria, devem ser rigorosamente seguidos e tomados como verdade, servindo de parâmetro base para todas as demais projeções da empresa.

Resumimos o assunto aqui em alguns parágrafos, mas este é um tema mais amplo e que vale a pena ser entendido melhor. Portanto recomendamos bastante a leitura do artigo complementar abaixo:

E se sua empresa ainda não define Premissas Orçamentárias antes de dar início ao Workflow Orçamentário, já encontramos um ponto que pode ser facilmente melhorado, gerando ganhos para todo o restante do projeto, afinal, as Premissas são como “as regras do jogo” e ajudam a organizar e orientar todo o restante das atividades do Orçamento.

#2 – Criação / Atualização das Bases Orçamentárias

Uma vez definidas as Premissas que nortearão todo o Processo Orçamentário, a próxima fase é a área de Planejamento e Controladoria criar as bases que serão o “meio” para que os gestores façam a projeção de orçamento de seus departamentos e centros de resultados.

Como a maior parte das empresas no Brasil ainda realiza seu orçamento em planilhas, estamos falando aqui na montagem (ou atualização) das planilhas com as contas, estrutura de produtos, centros de resultados (ou centros de custos), estrutura de custeio, relação de funcionários (para orçamento dos salários, encargos e benefícios), etc.

Esta é uma das etapas mais trabalhosa e arriscada do workflow orçamentário. Isto porque as planilhas já precisam ser criadas pensando em duas coisas. Primeiro, quais gestores as receberão e o que cada um deles deve poder visualizar ou editar em cada planilha. Segundo, pois é preciso pensar também alguns passos à frente, na consolidação futura das informações recebidas depois das planilhas recebidas.

#3 – Carga do Valor Histórico como Referência

Seguindo adiante, a próxima atividade realizada pelo setor de Planejamento e Controladoria e carregar os valores históricos (realizado do ano anterior) nas planilhas a serem enviadas aos gestores.

Os valores históricos são importantes e servem como referência para que cada gestor possa criar suas projeções e definições de recursos necessários de forma mais objetiva e alinhada com a realidade.

Precisamos lembrar que a maior parte dos gestores em uma empresa são pessoas “não financeiras”. Ou seja, o gerente de TI, gerente de RH, gerente de produção, etc., possuem outros tipos de preocupações em suas cabeças e nem sempre conhecem (e nem precisam conhecer) sobre questões financeiras e orçamentárias como a área de Planejamento, Controladoria e Finanças. Portanto, quando mais informações de suporte forem fornecidas, melhores serão os resultados do processo orçamentário.

#4 – Orçamentação pelos Gestores

Agora sim. Uma vez criado o “super planilhão” com todas as estruturas orçamentárias e valores históricos, chegou a hora de quebrar esta planilha em dezenas de pequenos arquivos e enviar uma a cada gestor responsável pelo seu preenchimento.

Porém, não basta enviar e esperar. Como os gestores de departamento são pessoas bastante ocupadas, geralmente estão envolvidos com várias prioridades na operação ou em projetos de suas áreas. Sendo assim a área de Planejamento e Controladoria precisa “ajuda-los a não esquecer” da elaboração do orçamento de seus respectivos departamentos.

Em alguns casos, é preciso sentar com alguns dos gestores com menos conhecimento em finanças ou que estejam passando por um processo orçamentário pela primeira vez, e auxiliá-los no preenchimento das contas para seu centro de resultados.

#5 – Consolidação das Informações (Cenário Base)

Depois que cada gestor de departamento finalmente concluiu suas projeções e definiu o quanto pretende faturar (no caso do comercial) ou qual sua necessidade de recursos prevista, é hora da área de Planejamento e Controladoria consolidar todas estas informações em um arquivo único.

A partir deste arquivo, geralmente são elaborados uma Projeção de DRE, Projeção de Fluxo de Caixa e extraídos os principais Indicadores de Resultado analisados pela diretoria para aprovar ou não o orçamento.

Antes de levar os números para a diretoria, é importante que a própria área de Planejamento e Controladoria faça uma análise prévia dos resultados, conferindo se não há nada fora da normalidade e se os números projetados fazem sentido.

#6 – Análise pela Diretoria

Agora sim. Uma vez que os dados são relevantes, fazem sentido para o negócio e estão organizados de forma lógica e padronizada (Projeção de DRE, Projeção de Caixa e Indicadores), chegou a hora de levar os números para análise e crítica da diretoria ou conselho da companhia.

Geralmente esta análise acontece de forma mais macro, onde a diretoria avaliar as principais alterações de orçamento em relação ao ano anterior, solicitando mais informações para entendimento. É papel da área de Planejamento e Controladoria já ter feito este levantamento de justificativas antes da reunião de avaliação do orçamento e estar preparada para detalhar as informações (até o nível de centro de resultados e conta se necessário) e também responder as perguntas que surgirem.

#6.1 – Revisões do Orçamento Base

Workflow OrçamentárioEm uma empresa de porte médio, é muito comum que o orçamento não seja aprovado logo na primeira versão. Geralmente são solicitados cortes, ajustes e em alguns casos, até mesmo inclusões que poderiam estar passando despercebido.

Isso é muito comum exatamente pela diretoria ter uma visão muito mais holística da empresa e buscar sempre alinhar o orçamento aos objetivos estratégicos da companhia. Sendo assim, quando nota-se que uma área ou setor da empresa está desalinhada com os objetivos macro, é preciso refazer o orçamento desta área por um novo ponto de vista, para que todos caminhem na mesma direção e buscando pelos mesmos objetivos.

Por este e outros motivos, acabam acontecendo as Revisões Orçamentárias. O processo retorna então ao passo #4, onde os gestores que tiveram seu orçamento rejeitado precisarão refazê-lo e novos ciclos de análise e revisão vão acontecendo até que a diretoria aprove uma versão do orçamento.

#7 – Criação de Cenários Alternativos

Depois de uma, três ou dezoito rodadas de revisões, finalmente temos uma versão aprovada do Planejamento Orçamentário, que geralmente chamamos de Orçamento Base. Mas o trabalhado da área de Planejamento e Controladoria não para por aqui.

Por uma boa prática, é necessário extrapolarmos um pouco e pensar em algumas variações do Orçamento Base, que definimos como Simulações de Cenários.

Os cenários são fundamentais na hora de desenvolver novas estratégias para a empresa, avaliar alternativas e principalmente mensurar os ganhos e perdas de cada um dos caminhos que podem ser tomados. Esse tipo de análise ajuda a explorar as diversas opções e escolher a que melhor condiz com os objetivos da empresa.

Algumas empresas (em estágios de maturidade orçamentária mais avançados) chegam a criar dezenas de cenários orçamentários, mas você não precisa disso tudo em seu primeiro orçamento. Nossa sugestão é começar com duas simulações simples, sendo:

  • Um Cenário Otimista, prevendo ambiente extremamente favorável para a organização, em que todas as metas de Faturamento sejam batidas, os Custos e Despesas fiquem abaixo dos limites estabelecidos e assim por diante.
  • E um Cenário Pessimista em que o oposto acontece, prevendo as piores situações de Receita, Custos, Despesas e Investimentos para a companhia.

Mas vale lembrar que não é por que estamos falando de uma simulação que você trabalhará com “valores malucos”. Ao definir um novo Cenário Orçamentário, é preciso usar números passíveis de realização, simulando as situações e mudanças mais prováveis e sempre lembrando que o que for definido e homologado vira a meta a ser alcançada.

Lembra-se das Premissas Orçamentárias que vimos no primeiro tópico? Elas são peças chave para as Simulações de Cenários. Nossa recomendação é criar pelo menos alguns cenários simulando as mudanças mais prováveis nas principais Premissas do negócio.

#8 – Acompanhamento e Controle Orçamentário

Uma vez criado um Cenário Base, obtida a aprovação deste orçamento pela diretoria da empresa e criadas algumas simulações de cenários para antever riscos e oportunidades, o trabalho da área de Planejamento e Controladoria passa a ser o Acompanhamento e Controle Orçamentário.

Esta é uma etapa que pode durar de 3 a 12 meses, dependendo da empresa, e é dividida em duas grandes atribuições.

A primeira delas é extrair mensalmente as informações realizadas do ERP ou contabilidade da empresa e colocar estas informações na mesma estrutura que foi utilizada para criação do orçamento.

Isto é fundamental para poder realizar a segunda grande atribuição, que é encontrar os principais desvios dos resultados realizados em relação ao que foi planejado, trabalhando para corrigir o que está saindo dos trilhos e também para aproveitar oportunidades que podem ter surgido ou não tenham sido previstas.

Vale lembrar que por melhor que planejamos, é praticamente impossível acertar 100% dos planos e desvios sempre vão ocorrer. O importante é identificar rapidamente estes desvios e trabalhar de forma proativa para não deixa-los prejudicar os planos da empresa.

#8.1 – Revisões Orçamentárias

Conforme os meses vão passando e a empresa vai realizando o Acompanhamento Orçamentário, às vezes descobrimos as coisas estão saindo pior do que planejamos e precisamos revisar os planos. Outras vezes as coisas podem sair muito melhor do que imaginávamos e… também precisamos revisar os planos!

Esta é a ideia central das Revisões Orçamentárias. Afinal, se mês após mês os resultados não estão saindo como o esperado, pode ser que os planos tenham sido muito ousados e precisarão ser revistos. Mas se por outro lado está muito fácil alcançar as metas, por que não aproveitar a oportunidade de melhorar ainda mais os resultados da empresa?

Além disso, o mundo muda, sua empresa muda e os planos acabam ficando desconexos com o novo cenário interno ou externo da empresa. Normal, e não há nada de errado nisso. O errado é não revisar e atualizar seu planejamento.

Aplicando a teoria das Restrições ao Workflow Orçamentário

Workflow Orçamentário Nos tópicos anteriores vimos detalhadamente cada uma das etapas que compõem um Processo Orçamentário e temos certeza que em sua empresa o Workflow Orçamentário não fuja muito disto, não é? Talvez um passo a mais ou um passo a menos, mas a estrutura base não costuma mudar muito.

E conhecer cada uma das fases que compõe o Processo Orçamentário de sua empresa é fundamental para que você possa identificar em qual atividade estão os maiores gargalos. Quais são os pontos que mais atrasam o processo e que consomem mais tempo e energia, tanto da área de Planejamento e Controladoria, quanto dos próprios gestores de departamento.

Vale aqui uma pequena pausa para dar uma estudada na Teoria das Restrições, também chamada de Teoria dos Gargalos.

Uma vez identificados quais são os maiores gargalos do Processo Orçamentário, é possível trabalhar para melhorar estes pontos para que o processo se torne mais fluído, ágil e natural. Conhecemos vários casos, onde com pequenos ajustes foi possível eliminar uma grande carga de trabalho da área de Planejamento e Controladoria e ainda deixar o processo muito mais simples para os gestores de departamento. Assim todos ganham tempo para se dedicarem a atividades de análise, com maior valor agregado e passam menos tempo preenchendo planilhas.

Mas cuidado! A ideia aqui não é tentar sair mudando e melhorando tudo de uma só vez. É preciso encontrar qual o único ponto de melhoria, que se implementado, vai gerar os maiores ganhos de agilidade e produtividade para sua empresa. E só dá para fazer isso depois de registrar, documentar e analisar todo o processo bem detalhadamente.

Portanto, não tente queimar etapas e já sair otimizando o processo antes mesmo de desenhá-lo e conhecer em detalhes cada uma das etapas.

O Processo Orçamentário deve ser criado de uma forma que consultar o orçamento antes de tomar uma decisão ou mesmo simular um cenário para antever impactos sobre os resultados se torne um hábito entre os gestores. Desta forma o orçamento vai se tornando uma peça viva e parte da cultura organizacional da empresa e não apenas uma atividade gerencial feita uma vez por ano e depois esquecida em uma “gaveta”.

Como a automação pode dar velocidade e agilidade ao Processo Orçamentário

Aqui na Treasy somos fanáticos por ferramentas. Automatizamos tudo que podemos, utilizando para isto ferramentas especializadas. E o motivo é muito simples: os softwares e soluções automatizam as partes mais operacionais dos processos, que não agregam valor, liberando assim o tempo dos profissionais para realizarem atividades mais importantes como análise dos dados dos processos e pensar em novas estratégias para maximizar os resultados de suas áreas.

No Workflow Orçamentário não é diferente. Utilizando uma boa solução de Gestão Orçamentária, vários pontos do processo orçamentário já estarão contemplados pelas próprias funcionalidades do software e podem reduzir muito o trabalho da área de Planejamento e Controladoria e dar muito mais velocidade para o processo, gerando ganhos para todos os envolvidos.

Por exemplo, ao utilizar uma solução especializada, as estruturas orçamentárias (passo #2) são criadas apenas uma vez, portanto ao chegar no momento de um novo orçamento ou de uma Revisão Orçamentária, as contas, produtos, canais, etc., já estarão todas criadas no sistema, sem necessidade de retrabalho por parte da área de Planejamento e Controladoria.

Uma boa ferramenta de Gestão Orçamentária garante também que a base histórica (passo #3) de cada conta ou outro item orçamentário seja obtida automaticamente, afinal, se estas informações já fazem parte do orçamento anterior, não há porque ter retrabalho de digitação ou importação dos dados.

Além disto, um dos pontos onde um bom software orçamentário pode gerar um volume enorme de ganhos é na integração dos itens #4, #5 e #6. Isto porque os softwares modernos trabalham no modelo em nuvem, com as informações sendo obtidas em tempo real, de qualquer lugar e sem necessidade de retrabalho. Portanto, conforme os gestores vão elaborando o orçamento de seus departamentos, as informações já vão sendo consolidadas automaticamente, sem necessidade de retrabalho por parte da área de Planejamento e Controladoria. E o que é melhor, à medida que cada gestor finaliza seu orçamento, a diretoria já pode visualizar as informações, sem atrasos e sem depender de mais ninguém.

Na hora partir para automação, é essencial escolher as ferramentas mais adequadas ao tamanho e momento de sua empresa. Mas sabemos que escolher uma solução pode ser uma tarefa bem desafiadora. São várias opções e inúmeras variáveis a serem ponderadas antes de tomar uma decisão. Pensando nisso, confira alguns artigos que separamos e que podem ajudar nesta hora:

Ah, e já que estamos falando sobre ferramentas, você já conhece o Treasy, nossa solução completa para Planejamento e Controladoria?

Entre vários outros recursos, o Treasy conta com tudo que sua empresa precisa para realizar seu Orçamento Empresarial de forma descentralizada, realizar Projeções e Simulações de Cenários, além de fornecer também Relatórios e um Dashboard e Indicadores de Desempenho para que você possa realizar todo o Acompanhamento Orçamentário de sua empresa em um só lugar.

No vídeo abaixo (5 minutinhos) você pode ter uma noção de todo o potencial da solução para ajudar a tornar “best in class” a Gestão do Desempenho de sua empresa:

 

E inclusive você pode criar uma conta gratuita para experimentar neste link:

Se preferir, entre em contato conosco e marcamos uma demonstração online. Assim você já aproveita para bater um papo de alto nível com um de nossos especialistas e receber dicas gratuitas de como começar ou melhorar a Gestão Orçamentária de sua empresa!

Mas voltando ao tema, o que achou do artigo? Como está estruturado o Processo Orçamentário de sua empresa? Quais são os principais gargalos atuais? O que você pode fazer para melhorá-lo?

Deixe sua resposta nos comentário e se o post foi proveitoso para você e sua empresa, não se esqueça de deixar um comentário contando o que achou e compartilhar com seus colegas utilizando os botões das redes sociais que ficam logo aqui abaixo!


Também publicado em Medium.

Home Fóruns Processo Orçamentário: o guia completo para ganhar tempo e agilidade no Workflow Orçamentário de sua empresa!

Este tópico contém resposta, possui 1 voz e foi atualizado pela última vez por  Gilles B. de Paula 3 anos, 6 meses atrás.

Processo Orçamentário: o guia completo para ganhar tempo e agilidade no Workflow Orçamentário de sua empresa!

Você deve fazer login para responder a este tópico.