Segregação de funções

A segregação de funções é a regra de controle interno que separa quem executa de quem confere, para que nenhuma pessoa cuide sozinha de todas as etapas de uma operação financeira. Em contas a pagar, por exemplo, aprovar, registrar e pagar ficam com pessoas diferentes.

É um dos pilares do compliance financeiro, listados no artigo sobre controles que evitam multa e fraude, e um dos princípios do controle interno. Em empresa pequena, onde a mesma pessoa faz quase tudo, o artigo propõe adaptar: o dono ou o gestor assume a segunda assinatura acima de um valor definido.

A regra tira de cada pessoa o peso de ser o único ponto de falha, e o que se separa depende da área:

• Contas a pagar: aprovação, registro e pagamento ficam em mãos diferentes; quem cadastra o fornecedor não aprova o pagamento.
• Contas a receber: escrituração, controle das duplicatas e recebimento em caixa também se separam; quem registra a venda não recebe o dinheiro.
• Banco: quem emite a nota não é quem concilia o extrato.

O desenho nasce do organograma e do manual de procedimentos, que, segundo o texto sobre como montar um sistema de controle interno, mostram as linhas de subordinação e definem os responsáveis.

Considere uma loja de materiais de construção em que a mesma analista cadastra os fornecedores, aprova as faturas e libera os pagamentos. Um cadastro falso passa a receber pagamentos e, ao longo do ano, leva R$ 96.300 sem que ninguém repare.

Com a regra aplicada, o cadastro fica com uma pessoa, a aprovação com o gestor e o pagamento com uma terceira. O desvio passaria a exigir que as três combinassem entre si. A separação não parte da desconfiança nas pessoas: ela impede que a oportunidade fique concentrada em uma só.

Não há número para ler: o sinal de que a regra funciona é o desvio que não acontece. O que costuma falhar:

• Autorizar e registrar na mesma mão. Quem autoriza um gasto e também faz o registro contábil aumenta as chances de erro ou de irregularidade.
• Dispensar a regra por ser pequeno. A adaptação existe: com poucas pessoas, o dono assume a segunda assinatura e confere o extrato toda semana.
• Deixar a planilha sem conferente. Quem cria a planilha não deveria ser quem a valida, e o artigo que ensina a identificar erros em planilhas lembra que, em planilha complexa, nem isso elimina o risco.

• Artigo: episódio sobre os controles do terceiro setor: cita a segregação de funções ao lado da alçada e da auditoria interna.
• Artigo: como a governança contábil reduz o risco de fraude: mostra que separar funções dificulta que uma pessoa altere dados sozinha.
• Artigo: o que um assistente de IA sugere para o controle interno: cita a segregação de funções e as revisões independentes.