Entrevistando o Chat GPT: dicas para melhorar seu financeiro e controladoria

Imagine que você vai casar e decide “contratar” uma inteligência artificial para celebrar seu casamento. Se o cenário parece ficção científica, acredite, foi o que aconteceu nos Estados Unidos. Conforme relatado pelo Business Insider, um casal do Colorado teve seu casamento oficializado pelo Chat GPT.

Se a Inteligência Artificial está sendo usada até como magistrado, o que mais podemos esperar dela? Essa é uma pergunta que deixamos em aberto para você pensar aí. Enquanto isso, queremos trazer o tema para a nossa realidade e saber se a IA pode, além de atuar como santo casamenteiro, dar dicas para melhorar o financeiro e controladoria da sua empresa.

Para isso, demos uma de jornalista e entrevistamos o Chat GPT. Veja só o que ele tem a falar (e acompanhe nossos comentários sobre cada resposta).

Como controllers podem melhor executar suas tarefas? (Cite três principais maneiras)

Resposta Chat GPT

1. Automatização de processos: A automatização de tarefas rotineiras e repetitivas é uma das principais maneiras de melhorar a eficiência dos controllers. Por meio do uso de software e ferramentas adequadas, é possível automatizar atividades como reconciliações, fechamento contábil, geração de relatórios e análise de dados. Isso não apenas reduz erros e riscos, mas também permite que os controllers dediquem mais tempo a atividades estratégicas e analíticas de maior valor agregado.
2. Análise de dados e tomada de decisões baseada em insights: Os controllers devem aprimorar suas habilidades analíticas para extrair insights valiosos dos dados financeiros. Isso envolve o uso de técnicas de análise de dados, como visualização de dados, modelagem financeira e análise de tendências. Ao entender profundamente os números e as informações financeiras, os controllers podem fornecer análises e recomendações acionáveis que influenciam as decisões estratégicas da organização.
3. Comunicação efetiva e parceria com outras áreas: A comunicação é essencial para o sucesso dos controllers. Eles devem ser capazes de comunicar informações financeiras complexas de forma clara e concisa para a alta administração, colegas de trabalho e outras partes interessadas. Além disso, os controllers devem estabelecer parcerias sólidas com outras áreas, como contabilidade, tesouraria e planejamento financeiro, a fim de colaborar efetivamente na resolução de problemas, identificação de oportunidades e alcance de metas organizacionais comuns.

Comentários Treasy

A IA foi bastante precisa nas abordagens e tocou em três pontos que particularmente nos interessam. O primeiro, a automação de processos, é algo pelo qual somos fanáticos aqui na Treasy.

Sem exageros, nós automatizamos tudo que podemos, e o motivo é bem fácil de entender: enquanto softwares e outras ferramentas lidam com a parte mais operacional dos processos, ninguém aqui perde tempo com atividades sem valor agregado e, assim, todos podem focar mais em analisar dados e estratégias para maximizar resultados. 

O mesmo vale para profissionais do financeiro e da controladoria. Por exemplo, ao contar com uma solução para automatizar a Gestão Orçamentária, a própria ferramenta já faz a parte operacional, permitindo que a área de Planejamento e Controladoria traga uma visão mais estratégica com base nos dados. 

Falando em dados, a segunda dica do Chat GPT foi a análise dos mesmos e tomada de decisões baseada em insights. Bom, não é preciso ser nenhuma inteligência artificial para saber que para melhorar o financeiro e controladoria é preciso contar com informações palpáveis e deixar de lado os achismos. Como exemplo, estão as informações extraídas do Fluxo de Caixa, do DRE, da planilha orçamentária, dos indicadores financeiros e a lista segue.

Já a terceira dica reflete uma das características dos controllers, que é a de fazerem a ponte entre as áreas da empresa e a gestão financeira. São os controllers que, como exemplo, extraem e consolidam as informações financeiras para gerar relatórios que auxiliem os gestores de cada área a tomarem decisões. 

Para isso, a controladoria precisa fazer o meio de campo, o que exige o desenvolvimento de soft skills.

Quem também comenta sobre isso é a controller Francine Ferreira, em um bate-papo que tivemos com ela no Controller Cast com o tema “Da contabilidade à controladoria: o passo a passo para tornar-se mais estratégico”.

Aperta o play para ouvir o episódio completo:

[Podcast]

Quais as principais estratégias para melhorar o financeiro e a controladoria de uma empresa?

Resposta Chat GPT

1 - Fortalecer o controle financeiro e a gestão de custos:

• Estabelecer controles internos sólidos para garantir a precisão e a confiabilidade dos registros financeiros. Isso envolve a implementação de políticas e procedimentos claros, segregação de funções, reconciliações periódicas e revisões independentes.
• Realizar uma gestão de custos eficiente, identificando oportunidades de redução de despesas, negociando contratos com fornecedores e buscando alternativas mais econômicas. Acompanhar de perto os gastos e realizar análises regulares para identificar áreas de desperdício ou ineficiências.

2 - Aperfeiçoar a gestão de fluxo de caixa:

• Monitorar e prever o fluxo de caixa com precisão é fundamental para uma gestão financeira sólida. Desenvolver projeções de fluxo de caixa de curto e longo prazo, levando em consideração os prazos de recebimentos e pagamentos, bem como as necessidades de capital de giro.
• Implementar políticas eficazes de cobrança de clientes, acelerando os recebimentos e reduzindo o ciclo de caixa. Ao mesmo tempo, otimizar o processo de pagamento a fornecedores, garantindo prazos adequados e buscando descontos por pagamento antecipado.

3 - Aprimorar a análise e o planejamento financeiro:

• Desenvolver uma análise financeira sólida, utilizando indicadores financeiros relevantes para monitorar o desempenho da empresa. Identificar tendências, oportunidades e riscos por meio de análises comparativas, análise de margens e análise de rentabilidade.
• Elaborar um planejamento financeiro estratégico, estabelecendo metas claras, tanto de curto como de longo prazo. Isso inclui a definição de orçamentos, planos de investimentos, estratégias de financiamento e projeções financeiras realistas.

4 - Utilizar tecnologia e automação:

• Implementar sistemas e ferramentas de gestão financeira, como softwares de contabilidade, ERP (Enterprise Resource Planning) e soluções de Business Intelligence. Isso ajuda a simplificar e agilizar processos, melhorar a precisão dos dados e fornecer informações financeiras em tempo real.
• Automatizar tarefas manuais e repetitivas, como reconciliações, fechamento contábil e geração de relatórios. Isso libera tempo para que a equipe financeira se concentre em atividades estratégicas e analíticas.

Comentários Treasy

Analisando cada ponto, temos:

Fortalecer o controle financeiro e a gestão de custos

Os controles internos são um dos pilares da Governança Corporativa. Juntamente com a Gestão de Riscos, eles ajudam o financeiro e a controladoria a prever e melhor lidar com as ameaças ao planejamento estratégico e orçamentário. 

Para o controle interno, o Chat GPT cita a implementação de políticas, a segregação de funções, entre outras coisas. Neste artigo você entenderá melhor como fazer isso. 

Algo que sentimos falta na resposta da IA foi a planilha orçamentária, uma ferramenta indispensável para o controle financeiro. Ela inclusive é essencial para lidar com outro ponto abordado pela inteligência artificial, que é fazer a gestão de custos.

A partir da análise da planilha, financeiro e controladoria têm uma visão mais ampla das entradas e dos desembolsos previstos, bem como das áreas que precisam reduzir custos. Para entender como implementar o orçamento empresarial aí na sua empresa, recomendamos o nosso passo a passo para a implantação do Planejamento Financeiro e Acompanhamento Orçamentário. Clique na imagem e acesse-o:

Aperfeiçoar a gestão de fluxo de caixa

Já que a IA citou a gestão de custos, o fluxo de caixa, por meio do DFC (Demonstração de Fluxo de Caixa), possibilita ao financeiro e à controladoria fazerem um melhor gerenciamento das entradas e saídas de dinheiro, além de evitar desvios e erros.

Ao desenvolver projeções de fluxo de caixa de curto e longo prazo, os profissionais de finanças e controladoria conseguem identificar períodos de escassez ou excesso de caixa e, assim, decidir sobre investimentos, financiamentos, pagamentos a fornecedores, contratações e outras ações importantes para o crescimento e a sustentabilidade do negócio.

Em outras palavras, em vez de apagar incêndios, a empresa torna-se mais apta a identificar riscos e se preparar com antecedência.

Se você precisa de uma mãozinha para fazer a gestão do fluxo de caixa, aproveite a planilha que disponibilizamos gratuitamente. Clique na imagem e faça o download:

O Chat GPT citou outra ação importante para melhorar o financeiro e a controladoria: a análise do ciclo de caixa. Isso é feito verificando os prazos de recebimento e de pagamento, os quais, por sua vez, apresentam a Necessidade Capital de Giro do negócio. 

Para entender, a NCG é o valor mínimo que a empresa precisa ter em seu caixa para garantir que sua operação (compra, produção e venda de produtos ou serviços) não seja interrompida por falta de recursos para pagar fornecedores e funcionários.

A Necessidade de Capital de Giro está relacionada com os Prazos Médios de Recebimento e Pagamento. Temos um artigo especial falando sobre isso, por isso não iremos nos prolongar aqui no assunto. Mas não deixe de salvar a leitura:

• Prazos Médios de Pagamento e Recebimento: qual a política ideal para sua empresa?

Aprimorar a análise e o planejamento financeiro

O Chat GPT começa sugerindo a utilização de indicadores financeiros. Comentamos sobre eles mais acima e reforçamos a importância de analisar indicadores como:

• Margem Bruta
• Margem EBITDA
• Margem Líquida
• Custos Fixos e Custos Variáveis
• Margem de Contribuição
• Ponto de Equilíbrio
• Liquidez Corrente
• ROIC – Retorno Sobre o Capital Investido

Outra dica fornecida pela IA é a elaboração de um planejamento financeiro estratégico (bravo!). Sem ele, é impossível utilizar os recursos da empresa de modo a gerar os melhores resultados. Logo, é impossível melhorar o financeiro e a controladoria sem essa ferramenta.

Metas claras, citadas também pelo Chat GPT, servem de base tanto para as tomadas de decisão quanto para orientar os gestores. Afinal, como já citamos outras vezes aqui no blog da Treasy “se você não sabe para onde ir, qualquer caminho serve”. Digamos, então, que as metas funcionam como um norte para o time de finanças e os controllers planejarem suas ações. 

Ainda na mesma resposta, destacamos as projeções financeiras (e aproveitamos para mais um “bravo!”). Basicamente, elas ajudam a visualizar como a empresa estará no futuro e são fundamentais na criação de um plano de ações corretivas sempre que a previsão apontar um problema. 

Portanto, com a projeção financeira é possível antecipar obstáculos e agir proativamente para evitar dificuldades maiores no futuro. A base para essas projeções é a análise de cenários, feita com a criação de três cenários: realista, otimista e pessimista. A tarefa pode ser um pouco desafiadora, mas como aqui não te deixamos na mão, criamos um modelo de planilha para projeção de cenários para download gratuito. Basta clicar na imagem e baixá-la:

Utilizar tecnologia e automação para melhorar financeiro e controladoria

Mais uma vez, o Chat GPT cita a automação. Ele ainda comenta que a tecnologia “libera tempo para que a equipe financeira se concentre em atividades estratégicas e analíticas”.

Algo que faltou na resposta foi uma solução de Gestão Orçamentária que siga uma metodologia comprovada. Aqui na Treasy, com base na experiência de nossos clientes e nas melhores práticas do mercado, desenvolvemos um método com um passo a passo para a elaboração de orçamento no estado da arte.

Saiba mais acessando o Curso Online de Gestão Orçamentária com a Metodologia Treasy.

Quais são as três principais maneiras de melhorar a gestão orçamentária?

Resposta Chat GPT

• Definição de metas realistas e alinhadas com a estratégia: É fundamental estabelecer metas orçamentárias realistas que estejam alinhadas com os objetivos estratégicos da organização. Isso envolve a compreensão clara dos planos de negócios, a análise de tendências e a consideração de fatores externos que possam afetar o desempenho financeiro. Definir metas desafiadoras, mas alcançáveis, ajuda a motivar a equipe e incentiva um melhor controle de gastos e alocação de recursos. 
• Acompanhamento frequente e análise de desvios: A gestão orçamentária requer um acompanhamento constante do desempenho financeiro em relação ao orçamento planejado. É importante analisar os desvios e identificar as causas subjacentes. Se os gastos estiverem acima do orçamento, podem ser necessárias ações corretivas, como redução de custos, renegociação de contratos ou realocação de recursos. Por outro lado, se houver folga no orçamento, pode-se considerar investimentos adicionais ou realocação para áreas estratégicas.
• Uso de tecnologia e ferramentas de gestão orçamentária: A adoção de tecnologia e ferramentas adequadas de gestão orçamentária pode melhorar significativamente o processo. O uso de planilhas eletrônicas, softwares de orçamento ou sistemas integrados de gestão financeira pode simplificar a criação, o monitoramento e a análise do orçamento. Essas ferramentas permitem uma maior precisão, automação de cálculos e a geração de relatórios atualizados, fornecendo uma visão mais clara e em tempo real do desempenho financeiro da organização.

Comentários Treasy

Nessa resposta o Chat GPT praticamente resumiu o que foi abordado anteriormente. Damos um destaque especial para a definição de “metas orçamentárias realistas que estejam alinhadas com os objetivos estratégicos da organização”.

Tenha em mente que as metas devem ser baseadas no que foi definido nos planejamentos estratégico, tático e operacional. Para elaborá-las, considere a metodologia SMART, segundo a qual as metas devem ser:

S - Específicos (Specific): as metas devem ser formuladas de forma específica e precisa;

M - Mensuráveis (Measurable): as metas devem ser definidas de forma a poderem ser medidas e analisadas em termos de valores ou volumes;

A - Atingíveis (Attainable): a possibilidade de concretização das metas deve estar presente, ou seja, devem ser alcançáveis;

R - Realistas (Realistic): as metas não devem pretender alcançar fins superiores aos que os meios permitem;

T - Temporizáveis (Time-bound): as metas devem ter prazo e duração definidas.

Clique aqui e saiba mais sobre a criação de metas orçamentárias.

Observe também que a IA aborda a importância de analisar os desvios, ou seja, o acompanhamento do orçamento planejado, do realizado e do histórico. Isso porque, como já comentamos em outra oportunidade, “não basta planejar, é preciso acompanhar”. 

Exatamente por isso, dentro da própria Gestão Orçamentária encontramos informações financeiras do passado, presente e futuro. Elas possibilitam o acompanhamento sistemático dos resultados, a melhoria contínua e as revisões orçamentárias. 

Tudo isso, como você deve imaginar, contribui para melhorar o orçamento, pois o torna mais realista e de acordo com as necessidades do negócio.

Concluindo

O Chat GPT deu boas dicas de como melhorar o financeiro e controladoria e tocou em pontos que nós, da Treasy, também acreditamos ser fundamentais para a excelência na gestão orçamentária. 

Para encerrar, frisamos a importância da automação, algo trazido também pela inteligência artificial e que ajuda financeiro e controladoria a vencerem desafios na gestão orçamentária, como: 

• Acompanhar o planejado x realizado x histórico em um único lugar;
• Reduzir o tempo de Consolidação do Orçamento de vários departamentos;
• Aumentar o engajamento dos gestores com o Processo Orçamentário;
• E muitos outros.

Superar esses desafios é melhorar o financeiro e a controladoria da sua empresa. Com isso em mente, temos uma pergunta: você saberia dizer qual(is) é(são) o(os) desafio(s) da sua área?

Para pensar junto com você e te ajudar a encontrar soluções, elaboramos um artigo especial. Não perca tempo e acesse-o agora mesmo: Desafios da Controladoria na Gestão Orçamentária - qual o seu?.