Taxa de ocupação

A taxa de ocupação é a parcela da capacidade da empresa que de fato é usada e gera receita: as horas dos profissionais que viram honorário, as vagas de uma escola que estão preenchidas ou os leitos de um hospital que estão em uso. Quanto mais baixa, mais a estrutura fixa pesa sobre a receita.

Aparece onde a empresa vende capacidade: uma prestadora de serviços acompanha taxa de ocupação e custo por projeto. O oposto dela é a ociosidade, a capacidade disponível que não se usa.

Em serviços, a receita nasce de três fatores: capacidade de horas × taxa de ocupação faturável × valor da hora, por profissional, como mostra o orçamento de um escritório. Nem toda hora trabalhada é faturável: reuniões internas, capacitação e propostas ficam de fora.

A capacidade é o teto: a receita máxima é a capacidade vezes o valor da hora, e a ocupação define quanto dela vira receita.

Num caso hipotético, um escritório de advocacia teria capacidade para R$ 806.600 de honorários por mês se todos faturassem o tempo inteiro (capacidade de horas × valor da hora).

Com taxa de ocupação faturável de 62%, a receita orçada é R$ 806.600 × 62% = R$ 500.092.

Se uma agenda mais bem organizada levar a ocupação a 71%, a receita sobe para R$ 572.686 (R$ 806.600 × 71%), ou R$ 72.594 a mais, sem contratar ninguém.

A taxa sobe quando a agenda se preenche e cai com sala vazia, mecânico parado ou profissional preso em reuniões internas. Como a folha é o maior custo e é fixa, o resultado fica muito sensível a ela.

Quem orça como se todos faturassem o tempo todo cria uma receita que não existe: o orçamento nasce de aplicar a ocupação realista de cada profissional sobre a capacidade dele, e o sócio sênior, que gere e prospecta, pode faturar menos que o júnior.

O gestor que confunde horas trabalhadas com horas faturáveis também se engana, porque o mecânico sobrecarregado, com retrabalho, gera horas que não se faturam. E quem contrata sem olhar a ocupação pode ver o custo fixo do novo profissional não se pagar, se ele usar só metade da capacidade.

• Artigo: a ocupação faturável dos mecânicos: mostra que organizar a agenda e reduzir o retrabalho aumenta as horas faturáveis sem aumentar a folha.
• Artigo: a ocupação das vagas numa escola: explica que a receita máxima é o número de vagas vezes a mensalidade e que salas meio vazias carregam custo sem receita.
• Artigo: a conta de contratar mais um funcionário: mostra que o novo contratado só se paga se a ocupação dele cobrir o custo fixo de salário, encargos e benefícios.