Caminhar no mundo dos negócios, especialmente para gestores e diretores, significa seguir por estradas muitas vezes sinuosas. Entre subidas, descidas e curvas perigosas, encontrar a melhor maneira de dirigir uma empresa é parte primordial de fazer tudo acontecer: processos serem desempenhados conforme o escopo, operações executadas no prazo certo e, claro, planejamento orçamentário sendo respeitado.
Com uma competitividade exigindo que empresas conquistem excelência na gestão, não existe outro jeito a não ser o de focar no core business. O que é mais do que óbvio, não é mesmo? Por exemplo, José é sócio-diretor de uma empresa de pequeno porte que produz parafusos. Quando iniciou suas atividades, ele mesmo quem fazia a contabilidade e o financeiro da empresa.
Acontece que o negócio foi crescendo e, para dar conta da parte contábil e financeira, José passava alguns dias afastados da empresa. Já ouviu um ditado que diz “O olho do dono engorda o gado?”. Pois é, nosso amigo se afastou e as finanças da empresa foram minguando. Foi aí que José decidiu que precisava de ajuda profissional. Como montar uma área de contabilidade seria caro, ele resolveu terceirizar e contratou um escritório contábil.
A empresa do Zé começou como micro, mas o negócio está crescendo. Isso significa que ele precisa de uma área financeira mais estruturada. Depois de aprender aqui no blog da Treasy sobre a importância de ter previsibilidade financeira, Zé viu que precisava de profissionais experientes para essa função, contudo, investir em uma área de controladoria ainda não cabe no caixa da empresa (se você quer ter uma noção de quanto custa contratar um controller, consulte essa tabela: Controller é uma das profissões em alta: veja quanto ganha o Controller e como se tornar um!).
A terceirização da gestão financeira seria uma ótima ideia para o negócio no momento e, por isso, Zé está de olho em três letras: BPO, de Business Process Outsourcing. Agora ele quer saber o que é Outsourcing Financeiro e é isso que mostraremos ao Zé e, claro, a você.
O que é BPO financeiro?
Acrônimo para Business Process Outsourcing, em português BPO significa terceirização dos processos de negócios. Trata-se da contratação de atividades e funções de negócios que não fazem parte do core da empresa.
O BPO vem ganhando cada vez mais força, especialmente porque empresas têm estado cada vez mais focadas em aumentarem a produtividade, reduzirem o custo e alavancarem a lucratividade, o que faz com que elas mantenham um foco mais exclusivo em suas atividades fins (aquelas que fazem o dinheiro entrar em caixa).
Quando tratamos de BPO financeiro estamos abordando a integração de todos os processos das atividades financeiras visando aumentar a eficiência operacional da empresa.
Você vai concordar que mais do que qualquer outro profissional você sabe que uma Gestão Financeira no estado da arte significa maximização dos resultados econômicos e financeiros de um negócio, enquanto que uma Gestão Orçamentária permite que a empresa olhe para o futuro e se prepare para fazer novos investimentos, abrir novos canais de atuação, diversificar linhas de produtos ou quaisquer outras ações visando aumentar a rentabilidade dos negócios e crescer de maneira planejada e estruturada.
Exatamente por isso você sabe que, independente da atividade fim da empresa, se ela quiser crescer inevitavelmente precisará contar com profissionais financeiros, como o controller. É aí que o negócio pode contar com o serviço de outsourcing focado em controladoria, por exemplo.
Portanto, o Outsourcing Financeiro oferece serviços de gerenciamento estratégico, gestão do fluxo de caixa, contas a pagar e receber, faturamento, Gestão Orçamentária, entre outros. Ter uma equipe alocada para cuidar de questões orçamentárias e financeiras pode ser oneroso e sua organização pode não ter verba para isso no momento. Justamente por essa questão é que o BPO Financeiro tem sido uma ótima opção para empresas que querem otimizar custos, reduzir gastos com impostos e processos por meio de planejamento e visão estratégica de profissionais experientes na área.
Bom, mas se você leu com atenção até aqui e viu que Business Process Outsourcing significa Terceirização dos Processos de Negócios, pode estar com uma pergunta na ponta da língua: qual é a diferença entre BPO, Consultoria e Assessoria?
BPO x Consultoria x Assessoria
Outra questão que pode causar confusão é a diferença entre BPO, Consultoria e Assessoria. Para deixar tudo bem mastigado a você, veja o seguinte:
- Na Consultoria o serviço prestado tem mais a ver com um aconselhamento sobre as ações a serem tomadas para solucionar algum problema. Uma consultoria financeira, por exemplo, até analisa diversos aspectos da empresa, mas não se envolve de maneira prática. Em outras palavras, o consultor aponta a direção.
Na maioria dos casos, atividades de consultoria incluem treinamentos e palestras. A contratação de um consultor é bastante indicada quando a organização entende que precisa estar mais alinhada às tendências de mercado e até adquirir conhecimentos mais práticos sobre determinada atividade. As relações de consultoria e contratante são mais pontuais. - Na Assessoria o assessor presta um auxílio técnico que vai desde o desenvolvimento de um projeto até a execução de um serviço, ou seja, coloca a mão na massa. Na assessoria financeira, por exemplo, o profissional faz um diagnóstico sobre o estado financeiro-econômico da empresa, identificando problemas e oportunidades de melhorias e atuando junto para resolvê-los. A relação entre assessor e empresa é mais de longo prazo.
- No BPO, como vimos, ocorre a terceirização dos processos de negócios, sendo que a empresa contrata atividades e funções de negócios, como outsourcing de controladoria.
Então, para resumir, enquanto um BPO financeiro é composto por profissionais que têm know-how na área e exercerão processos de atividades financeira, a consultoria aponta um direcionamento para resolver uma questão mais pontual e um assessor financeiro desenvolve e executa um projeto.
Como o foco hoje é a Terceirização dos Processos de Negócios, a pergunta é: por que optar por BPO?
Vantagens do BPO
Basicamente, um serviço de BPO garante:
- Aumento de eficiência e melhoria contínua na execução dos processos;
- Obtenção de maior flexibilidade interna;
- Serviços flexíveis, o que é ótimo para atender às mudanças nas demandas do mercado;
- Controle e redução de custos operacionais (especialmente de tratarmos de BPO de controladoria).
Além disso, a terceirização elimina a necessidade de passar por processos de contratação de funcionários (diminui-se o overhead) e manter a infraestrutura necessária. Desse modo, tanto os custos operacionais quanto os de recrutamento são reduzidos ao máximo.
Outro ponto a considerar é que ao contratar um serviço de BPO os profissionais que executarão as tarefas serão altamente capacitados. Um Outsourcing garantirá tempos de resposta rápidos a preços muito mais acessíveis.
Desvantagens do BPO
Como temos que ser justos, os pontos negativos de um serviço de Business Process Outsourcing:
- Embora a terceirização seja considerada rentável, podem existir alguns custos. Então, para não ser pego de surpresa, verifique tudo que o contrato do serviço inclui.
- Atender cada empresa com todas as suas particularidades, torna o processo custoso para a empresa de BPO. Apesar da maioria das empresas respeitarem as particularidades dos seus clientes, o processo é padrão para todas.
- Por mais que a empresa de BPO tenha especialistas feras do mercado, eles não dominam o seu negócio, por isso, mantenha a comunicação sempre assertiva do que está acontecendo na empresa.
- No BPO os terceirizados são responsáveis por áreas funcionais maiores e têm acesso a dados importantíssimos. Esta preocupação é um dos fatores que mais pesam contra esse tipo de terceirização, uma vez que, se o Outsourcing acabar se mostrando não confiável, dados cruciais para a empresa poderão vazar.
E o BPO para a área de controladoria?
A terceirização da contabilidade já é bem comum e essa tendência passa a ser seguida também pela controladoria, que atua muito mais estrategicamente. Pensar em um controller terceirizado significa trazer o mindset de controladoria para sua empresa, com custos menores e bem menos trabalho do que se você fosse montar uma equipe.
Em muitas oportunidades destacamos a importância de profissionais de controladoria, os quais atuam no planejamento, coordenação, direção e controle das atividades de curto, médio e longo prazo executadas nas áreas de planejamento, controladoria e finanças. Por isso, a terceirização do departamento financeiro focando nas atividades de controladoria trará à empresa contratante benefícios como:
- Aperfeiçoamento do controle fiscal e contábil;
- Coleta de informações dos custos, despesas e receitas de cada área da empresa para a elaboração de projeções financeiras;
- Desenvolvimento de metas e objetivos financeiros;
- Desenvolvimento de indicadores de monitoramento financeiro;
- Elaboração de relatórios gerenciais e orçamentários;
- Identificação de pontos de melhoria na empresa, com propostas de ações corretivas que contribuam com o aumento da rentabilidade e lucratividade do negócio;
- Análise de viabilidade de investimentos;
- Apoio a todas as áreas da empresa no acompanhamento do orçamento previsto e realizado, bem como em decisões estratégicas;
- Elaboração de demonstrações contábeis: Balanço Patrimonial, DRE, DFC, demonstração do patrimônio líquido e demonstração do resultado;
- Monitoramento das variações no orçamento e investigação da origem e do motivo dessas variações;
- Coordenação da prestação de informações financeiras para auditorias externas;
- Garantir o famoso Compliance.
- Realização da projeção de receitas, custos, despesas e investimentos.
Por entrarmos em um campo bem mais estratégico, o serviço de Outsourcing financeiro focado em controladoria é recomendado para empresas de pequeno porte (como a do João, apresentado na introdução) e que não tenham recursos para contratar um controller para executar as atividades estratégicas.
A Treasy, por exemplo, oferece esse serviço de outsourcing de controladoria, e entende que um controller aprimora a gestão dos negócios por meio do aumento de transparência e fornecimento de informações eficazes para tomadas de decisão precisas. Caso tenha interesse em saber mais como funciona, é só clicar na imagem e fazer o cadastro (1 minutinho) e nós entramos em contato.
Concluindo
O José da nossa história viu o porquê do BPO estar ganhando cada vez mais força, afinal, assim como a empresa dele, as demais têm estado cada vez mais focadas em aumentarem a produtividade, reduzirem o custo e alavancarem a lucratividade, o que faz com que elas mantenham um foco mais exclusivo em suas atividades fins.
Entre vantagens e desvantagens o BPO financeiro é uma excelente opção para empresas que não estão no momento de investir em uma área de finanças completa, mas que precisam da expertise de profissionais qualificados em um gerenciamento mais estratégico. Entrando no terreno dos controllers, o Outsourcing é também visto como a opção ideal para trazer o mindset da controladoria com um custo bem menor.
E se você quer saber do que exatamente estamos falando, recomendamos a entrevista que nosso especialista de controladoria, Daniel Fernandes, realizou com Cícero Gabriel Ferreira Filho, da Ferreira e Filho Associados. Para saber mais, é só baixar o material clicando na imagem:
Esperamos que este artigo tenha sido útil a você. Deixe um comentário contando o que achou e compartilhe conosco qualquer outro conhecimento que possa contribuir com o tema. Fique à vontade também para compartilhar este post com seus colegas.
Toda semana publicamos aqui artigos relacionados a planejamento, orçamento e acompanhamento econômico-financeiro. Também publicamos mensalmente materiais gratuitos para download como modelos de planilhas, white papers e e-books.
Portanto, se você ainda não é assinante de nosso newsletter, cadastre-se para receber este e outros artigos por e-mail, ou nos adicione nas redes sociais para ficar por dentro de tudo que acontece por aqui.