Sabe aquela história de varrer a sujeira pra baixo do tapete e fingir que está tudo certo? Ou quando uma visita inesperada avisa que está chegando e você fecha as portas dos quartos bagunçados e vai jogando nas gavetas o que está fora do lugar?
Aparentemente, está tudo certo: casa limpa e organizada. Mas aí, justamente aquela gaveta atolada é onde está o que você procura. Sua visita está lá, você abre a gaveta e tudo desmorona. Cenário um pouco exagerado, mas agora olhe para sua empresa e faça uma reflexão.
Como você garante para alguém de fora (um investidor, por exemplo) que nenhuma sujeira foi varrida para o canto:
Nós, da Treasy, temos uma preocupação em auxiliar as empresas na demanda da gestão orçamentária, e isso inclui deixá-las tranquilas e seguras no quesito “transparência de informações”. E já que estamos falando em transparência, pensamos em abordar um tema que traz emoções distintas: a Auditoria.
Por isso, preparamos um artigo completíssimo para ajudá-lo a entender um pouco mais sobre Auditoria Interna x Auditoria Externa e como cada uma delas pode ser útil para sua empresa. Então, vamos lá!
Explicando em miúdos: o que é Auditoria?
Odiada por uns, detestada por outros, mas necessária para todos, a Auditoria é um processo sistemático cujo objetivo é obter evidências que comprovem a eficácia e a adequação das atividades desenvolvidas pela empresa.
Em inglês, “to audit” significa examinar, analisar, corrigir e certificar. Sua ramificação vem das Ciências Contábeis, portanto a Auditoria examina todas as operações da empresa que acabam desaguando nas áreas financeira e contábil.
14 motivos para aplicar Auditoria na sua empresa
Todos os processos internos (não apenas o financeiro) estão na alçada da Auditoria. Então, pense o seguinte: para que esperar alguém dizer que a casa está bagunçada para começar a pensar no assunto?
O motivo principal para todas as empresas pensarem nisso é que ela torna transparente os processos e ações de instituições públicas e privadas. Se isso não convence você, elencamos alguns motivos dos quais sua empresa se beneficiará:
#01 - Você sabia que a falta de controle financeiro e contábil pode ser sinônimo de “empresa fechar as portas”? Por esse motivo, muitos veem na Auditoria uma maneira de fortalecer as estruturas para sobreviver às oscilações de mercado;
#02 - Aprimorar práticas contábeis, financeiras e controles internos para aumentar a segurança da situação patrimonial. Afinal, com controles financeiro e contábil adequados será possível conhecer a realidade patrimonial da empresa. (Dica de amigo: Balanço Patrimonial: O que é, como usar e dicas práticas);
#03 - Diminuir índices elevados de inadimplência devido à falta de controle de contas a receber;
#04 - Verificar se os controles que a empresa utiliza são suficientes para manter a engrenagem funcionando;
#05 - Verificar as contas da empresa com a intenção de descobrir e evitar erros e/ou possíveis fraudes. Para questões de alinhamento, fraude diz respeito aos dados intencionalmente adulterados de documentos e registros contábeis (omissão ou manipulação). Já um erro é um ato não intencional e pode ser fruto de uma má interpretação de fatos ou desatenção;
#06 - Verificar se as atividades estão em consonância com o que foi planejado;
#07 - Melhorar as boas práticas de governança corporativa;
#08 - Identificar melhorias nos procedimentos, processos, sistemas e controles internos;
#09 - Trocar o achismo pela certeza: decisões são tomadas baseadas em dados e fatos concretos;
#10 - Fixar os lucros (ou prejuízos) da empresa;
#11 - Dar a certeza de que a empresa está em consonância com as práticas legislativas atuais;
#12 - Necessidade de crescimento: Você pensa em novos investidores e acionistas? Talvez em fusão, aquisição ou vendas?;
#13 - Apoiar na implementação de procedimentos e controles internos;
#14 - Identificar riscos e contingências que podem levar a perda de capital.
Está vendo como a lista é grande? Isso apenas para mencionar alguns dos benefícios que sua empresa pode obter após ser auditada. Observe que quando falamos em empresas, estamos nos referindo a todas, inclusive as PMEs, ok?
Aliás, sobre o tema, muitos pequenos e médios empresários acham que é um gasto desnecessário para seus negócios. Mas imagine qual será o gasto no caso de fraude na empresa, pagamento de multas ou impostos atrasados? Melhor prevenir do que remediar, certo?
Como PMEs têm estruturas enxutas, é muito difícil que tenham uma equipe de auditores na empresa. Por esse motivo utilizam de auditores independentes (veremos mais adiante sobre Auditoria Interna e Auditoria Externa). E já que tocamos no assunto, vamos ver o que faz um Auditor.
O papel do Auditor
Sabe aquela história de que é muito mais fácil enxergar o problema dos outros (e dar ótimas soluções para eles), mas não conseguir ver um palmo na frente do nariz quando o problema é com a gente? É assim que a humanidade caminha e é também por isso que surgiu a figura do Auditor.
O Auditor é aquela pessoa que apresenta ao empreendedor um ponto de vista financeiro, contábil e operacional com o objetivo de ajudá-lo a entender os fatores de risco do seu negócio. Através de Auditorias ele detecta a ocorrência de falhas, o não atendimento a uma norma ou a requisitos relacionados aos processos ou produtos. São as não conformidades.
Além disso, cabe ao Auditor examinar se as atividades desenvolvidas estão de acordo com o que foi planejado pela empresa anteriormente.
Durante uma Auditoria, o Auditor realiza testes de observância e testes substantivos. Tanto um quanto outro têm o objetivo de validar a precisão das informações geradas pela empresa.
- Os testes de observância verificam se os controles internos estão funcionando corretamente e se estão de acordo com o segmento, grandeza e estrutura da auditada.
- Os testes substantivos verificam saldos bancários e transações. O auditor analisa se todos os itens patrimoniais estão contabilizados e se realmente existem, além de que se a divulgação e mensuração dos itens contábeis seguem os Princípios Fundamentais da Contabilidade.
Como o Auditor planeja uma Auditoria?
Para que você entenda um pouco sobre como se dá o processo, separamos alguns itens que o Auditor deve prestar atenção:
- Ter conhecimento dos controles internos e dos procedimentos contábeis;
- Identificar as áreas importantes da empresa de acordo com suas atividades;
- Verificar se a empresa já foi auditada anteriormente (tanto por auditoria interna quanto externa) e tomar conhecimento dos relatórios;
- Definir prazos para as etapas de seu trabalho.
Como o Auditor analisa processos e procedimentos de diversas áreas da empresa, vamos focar aqui na Auditoria Contábil e Financeira.
O que são Auditoria Contábil e Auditoria Financeira?
A Auditoria Contábil tem como principal objetivo validar os saldos contábeis, ou seja, verificar se a conta das demonstrações contábeis fecha com as situações patrimonial, econômica e financeira da organização. Ela utiliza de técnicas e procedimentos para apurar a exatidão dos registros contábeis e também para avaliar os controles internos da empresa auditada.
Em uma Auditoria Contábil, o Auditor analisa os saldos do fechamento do exercício anterior e confronta com os saldos disponíveis na abertura do exercício a ser auditado. A preocupação com a realização desse procedimento é a de evitar possíveis distorções e erros.
Além de analisar os dados, em uma Auditoria Contábil é identificada a ocorrência de fatos que comprometem a empresa em seu patrimônio e finanças.
Em tempo: futuros aplicadores de recursos utilizam as demonstrações contábeis para análise de viabilidade de investimentos. Esse é mais um dos motivos da importância de se realizar auditoria em sua empresa!
A Auditoria Financeira tem, entre seus objetivos, a preocupação em certificar que os valores físicos existentes estão de acordo com os saldos registrados nos extratos bancários, nos registros contábeis e no boletim de caixa.
É também da alçada da Auditoria Financeira verificar se o dinheiro da empresa está sendo aplicado da maneira que deveria e se os controles internos do departamento financeiro são eficazes em evitar fraudes e irregularidades.
Na Auditoria Financeira são mapeados todos os processos do departamento, tais como: transferências bancárias, pagamento de fornecedores, conciliações, etc.
Como já citamos, existem duas maneiras de se realizar uma auditoria. Uma delas é com profissionais da própria empresa que estejam capacitados para isso (Auditoria Interna). A outra é através da contratação de empresas especializadas (Auditoria Externa).
Falando de maneira geral, o trabalho que ambas desempenham é o mesmo: utilizam de técnicas e usam o controle interno como ponto de partida de suas análises. Adicionalmente, tanto a Auditoria Interna quanto a Externa buscam oferecer sugestões de melhorias para pontos deficientes da empresa.
Apesar dessas similaridades, como você deve imaginar cada uma delas tem suas peculiaridades. É o que veremos a seguir.
O que é Auditoria Interna e quais são suas vantagens
Sabe quando o dia amanhece com um céu limpo e azul, e você resolve deixar todas as janelas abertas para dar uma arejada na casa? Bom, contra qualquer previsão meteorológica para aquele dia cai um temporal daqueles e você, do seu trabalho, já fica imaginando o caos que deve estar sua casa.
É mais ou menos o que acontece com uma empresa sem controles adequados e sem transparência de informações: um caos total. Para ajudar a organizar esse caos empresarial, existem diversos controles que a organização adota e, para checar se está tudo realmente andando bem, existe a Auditoria Interna, realizada por um profissional da própria empresa.
A Auditoria Interna tem como principal objetivo atender as necessidades da administração. Por isso, pode-se dizer que é uma das melhores ferramentas utilizadas pelo departamento administrativo, especialmente porque ela mostra aos Gestores e à Alta Administração um panorama de como anda o planejamento estratégico.
Em outras palavras, ela auxilia o Conselho de Administração a tomar decisões mais coerentes e mais focadas com o atual cenário da empresa.
Para entender melhor, imagine que auditores internos são consultores que fazem análises de processos e procedimentos da empresa. Adicionalmente, também fornecem recomendações sobre os riscos que podem impactar os resultados e estratégias do negócio.
É importante esclarecer que para realizar um trabalho adequado, o auditor interno tem que ser independente das pessoas cujos trabalhos são examinados, embora seja subordinado aos desejos e necessidades da administração.
Principais vantagens da Auditoria Interna
- Fiscalizar controles internos e analisar sua eficiência;
- Fornecer informações mais precisas sobre a real situação da empresa;
- Apontar falhas em processos e procedimentos, e sugerir ações corretivas e preventivas;
- Atentar a empresa contra erros e fraudes, garantindo maior rigor dos colaboradores;
- Impedir pagamentos indevidos;
- Assegurar registros e demonstrativos contábeis.
O que é a Auditoria Externa e quais são suas vantagens
Também conhecida como Auditoria Independente, a Auditoria Externa analisa as políticas e os procedimentos internos definidos pela empresa. Como o próprio nome sugere, ela é feita por um profissional (Empresas de Auditoria) contratado para este fim e cuja obrigação é de fornecer informações financeiras fidedignas, além de averiguar as operações e controle interno (a atividade do auditor independente é regulamentada pela Comissão de Valores Mobiliários).
Ao contrário da Auditoria Interna, na Externa o auditor não se preocupa diretamente com a detecção e prevenção de fraudes e/ou irregularidades, mas elas podem surgir durante a execução da auditoria.
A Auditoria Externa é especialmente utilizada para atestar ao mercado que a empresa segue fielmente as boas práticas da governança corporativa. Demonstrativos contábeis passam a ganhar mais confiança após a Auditoria Externa.
Existem várias empresas que a realizam, mas são quatro as principais, conhecidas como as Big Four:
Principais vantagens da Auditoria Externa
- Maximizar o grau de confiança da empresa perante o público externo (como acionistas e bancos);
- Colaborar para a cultura da governança corporativa;
- Comprovar a exatidão dos registros contábeis;
- Ser uma forma de cumprir exigências estatutárias da empresa em si;
- Objetividade, pois o auditor externo além de trazer uma visão de fora não possui vícios nem ideias pré-concebidas da empresa.
Auditoria Interna x Auditoria Externa - qual escolher?
Primeiro, vamos esclarecer uma coisa: a Auditoria Interna não substitui a Auditoria Externa, e vice-versa. Como vimos, a principal diferença entre elas está no direcionamento do trabalho. Esqueceu? Então, relembrando:
- A Auditoria Interna tem foco nas necessidades da Administração.
- A Auditoria Externa serve como um atestado de que a empresa segue as boas práticas da governança corporativa e visa maximizar a confiança perante os stakeholders.
Voltando à pergunta (Auditoria Interna x Auditoria Externa), a resposta vai depender do que a empresa procura. Separamos três situações para ajudar na análise:
#01 - Se sua empresa quer realizar uma auditoria contábil e operacional, a opção é pela Auditoria Interna. Caso a intenção seja uma auditoria puramente contábil, a escolha será a Auditoria Externa.
#02 - Sua empresa precisa aumentar o valor de mercado? Quer fazer algum empréstimo, buscar por um acionista ou está a procura de investidores? Então a boa pedida é uma Auditoria Externa.
#03 - Sua empresa precisa de auxílio no levantamento de informações e/ou fornecer à Alta Administração a eficácia e eficiência dos controles? Então, vai na Auditoria Interna. Caso a necessidade seja em identificar riscos, o caminho é a Auditoria Externa.
Ainda para ajudá-lo nesta dúvida imagine que a Auditoria Interna funcione como uma preparação e verificação para correção de desvios. Já a Auditoria Externa atesta ao mercado a transparência de informações.
Resumindo...
Arrumar a casa, reduzir riscos, transparência de informações, verificar se as ações correspondem ao planejamento estratégico, realizar controle do balanço patrimonial, reorganizar processos internos e aumentar o valor da empresa. Esses são alguns dos motivos pelos quais uma Auditoria pode ser boa para sua empresa.
Ela pode ser Auditoria Interna x Auditoria Externa. A Interna é realizada por um colaborador da própria empresa (capacitado para isso) e é focada em atender os objetivos da administração. Ela se preocupa, diretamente, com a detecção de erros e fraudes.
A Externa visa fornecer informações fidedignas a terceiros (investidores, acionistas e stakeholders em geral). Demonstrativos contábeis ganham mais confiança após a realização de uma Auditoria Externa.
Independentemente do tipo a ser realizado, uma coisa é certa: os resultados obtidos após a empresa ser auditada fornecem recomendações preciosas sobre a organização. Adicionalmente, permitem que ações corretivas e preventivas sejam tomadas a fim de fazer processos e projetos serem mais eficientes e eficazes. Uma empresa que passa por uma auditoria também atesta sua preocupação com as boas práticas da governança corporativa.
Dizem que um jogo só acaba quando o juiz apita. Com a Auditoria ele vai um pouco além. É importante sempre lembrar que o processo não se esgota após a apresentação de um relatório. Depois da avaliação de um auditor vem o mais importante: o plano de trabalho que irá corrigir e melhorar o que foi apontado.
Agora, volte às perguntas lá no início do artigo. Percebeu como ela pode ajudar na clareza dos resultados operacionais, financeiros e tributários da sua empresa?
Aqui na Treasy nós nos preocupamos com que as empresas tenham uma gestão orçamentária mais simples, sem erros e transparente, facilitando tanto a vida do seu negócio quanto a dos auditores, sempre em busca da excelência na gestão empresarial.
Falando em auditores: sua empresa já passou por auditoria? Deixe um comentário e conte para gente como foi todo o processo. E para aqueles que estão avaliando serem auditados, esperamos que esse texto possa dar o pontapé para as informações que sua empresa precisa.
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