Especialmente os profissionais da área financeira sabem que fatores internos e externos influenciam na tomada de decisão. Por isso, eles contam, por exemplo, com a análise de cenários, a qual permite que estratégias sejam estabelecidas considerando-se um contexto futuro.
Bom, mas temos que lembrar que dados, por si, não dizem nada. Além de coletados, precisam ser organizados, analisados, compartilhados e monitorados. Só assim é que darão suporte à gestão empresarial. Importante também entender a diferença entre dados, informação e conhecimento. Dado é a matéria-prima da informação, isoladamente ele não informa nada por não ter um contexto. A informação é um dado tratado e dentro de um contexto, por isso contribui para a tomada de decisão. Já o conhecimento vai além da informação, pois possui um significado e tem uma aplicação.
Para que seja possível uma empresa coletar dados e transformá-lo em conhecimento, contamos com uma ferramenta de gestão especial: o Business Intelligence, também conhecido como Inteligência Empresarial ou Inteligência de negócios. Por ter um uso importante na área financeira, elaboramos um artigo completíssimo sobre o ferramenta de BI e seu painel de indicadores de desempenho.
O que é Business Intelligence?
Hoje, mais do que nunca, organizações precisam de dados históricos para tomadas de decisão. Afinal, prever o futuro é analisar o passado sob uma nova perspectiva. A competitividade não dá espaço para erros e, por isso, profissionais qualificados buscam analisar dados para apresentá-los aos diretores. Desse modo, ações mais certeiras são colocadas em prática.
Já falamos várias vezes que controllers são especialistas em interpretar dados. Uma das ferramentas que utilizam para esse fim é o Business Intelligence (BI). Traduzido literalmente temos Inteligência Empresarial ou Inteligência de Negócios, e é exatamente isso que essa ferramenta representa: uma maneira inteligente de coletar, organizar, analisar, compartilhar e monitorar informações que darão suporte à gestão.
Business Intelligence trata, portanto, de um conjunto de teorias, metodologias, processos e estruturas que, graças à tecnologia, transforma dados brutos em informação útil para tomadas de decisões estratégicas. Perceba que softwares de BI vão muito além de planilhas, pois além de automatizarem a coleta e a extratificação dos dados, os mantém de maneira muito mais segura, com uma visualização muito mais compreensível.
Para que isso seja possível, o BI possibilita a criação de painéis e de dashboards de acordo com a necessidade do usuário, ou seja, ao acessar o Business Intelligence o usuário cria os painéis de indicadores necessários para fazer a análise que precisa. Tudo isso de forma rápida, pois a ferramenta de Inteligência Empresarial extrai informações contidas em seu Armazém de Dados (Data Warehouse).
Assim, alguns dos benefícios da ferramenta de Business Intelligence incluem:
- Rapidez e melhora no processo de tomada de decisão;
- Otimização dos processos internos de negócios;
- Aumento da eficiência operacional;
- Geração de novas receitas;
- Ganho de vantagem competitiva;
- Identificação de tendências de mercado.
Empresas que trabalham com inteligência empresarial conseguem planejar-se melhor inclusive em longo prazo. Por isso, entre as vantagens do uso do Business Intelligence está na elaboração do Planejamento Estratégico, o qual define as estratégias com foco no longo prazo da empresa. O Plano Tático e o Plano Operacional também se beneficiam com as análises provenientes de dados extraídos do BI, já que eles ajudam a prever para onde o negócio está caminhando.
Para que você entenda melhor sobre os três tipos de planejamento (estratégico, tático e operacional) recomendamos o e-book disponível ao clicar na imagem abaixo:
No E-book de Planejamento Estratégico e Orçamentário você verá sobre:
- Como definir Missão, Visão e Valores;
- Como criar uma Cultura Organizacional;
- Como montar um Planejamento Estratégico, Tático e Operacional;
- O que é e como criar um Orçamento Empresarial;
- Como Simular Cenários;
- Como fazer o Acompanhamento e Revisões Orçamentárias;
- E como criar o Balanced Scorecard (BSC).
Como a Inteligência Empresarial pode ajudar a área financeira?
Ao invés de se preocupar em coletar dados e levar horas (e dias) elaborando relatórios gerenciais em planilhas, os profissionais de controladoria e finanças focam na análise desses dados, ou seja, transformam dados em informação. Com isso, ganham em produtividade e conseguem fazer a ponte que precisam para orientar outros departamentos em seus processos de tomada de decisão para alcançar os resultados esperados.
Dados extraídos de processos manuais e planilhas são suscetíveis a erros. Aí entra uma ajuda e tanto do BI à área financeira: além de aumentar a produtividade da equipe, faz com que dados sejam mais confiáveis. Adicionalmente, com o BI a equipe financeira consegue identificar que produtos/serviços agregam valor, trazem rentabilidade e aumento de receita para a empresa. Em uma análise por meio da ferramenta para Inteligência Empresarial é possível verificar, portanto, o que está funcionando e o que precisa ser revisto. Desse modo, o controller pode sugerir novos investimentos baseando-se em dados extraídos de dashboards ou do painel de indicadores.
Ao extrair do BI informações referentes ao desempenho financeiro de cada setor é possível, por consequência, traçar um paralelo com o orçamento empresarial. Isso garantirá que o controle do Previsto x Realizado seja feito com mais facilidade e clareza de informações.
O Business Intelligence permite ainda que seja feita uma comparação entre os resultados financeiros obtidos com os resultados do mesmo período no ano anterior. O resultado da comparação apontará os indícios necessários para ajudar a equipe de finanças a entender se a empresa está crescendo ou não.
Sempre gostamos de lembrar que na Gestão Empresarial o Planejamento Orçamentário é de extrema importância, porém, como tudo na vida, nem sempre as coisas saem conforme o previsto. É natural que ocorram desvios em relação às metas, sejam eles positivos ou negativos. E esses desvios só podem ser visualizados pelo acompanhamento de métricas e de indicadores de desempenho.
A lista de itens de como uma ferramenta de Business Intelligence pode apoiar profissionais da área de planejamento e controladoria é grande. No próximo tópico, separamos alguns dos principais pontos.
Vantagens do uso do Business Intelligence pelo financeiro
Com dados muito mais consistentes e integrados, e graças às ferramentas de análises e aos relatórios gerenciais extraídos do Business Intelligence, o departamento de finanças passa muito mais tempo exercendo a função que chamamos de conselheiro estrategista. Assim, um ambiente de BI permite que profissionais:
- Gastem menos tempo produzindo relatórios financeiros e mais tempo analisando causas profundas de anomalias de desempenho. Consequentemente, trabalham proativamente para corrigir desvios ou evitar problemas.
- Gastem menos tempo coletando dados financeiros e operacionais e mais tempo analisando cenários orçamentários. Isso possibilita melhores decisões sobre investimentos e desenvolvimento de produtos, por exemplo.
- Não tenham surpresas no final do mês, pois o desempenho da empresa será acompanhado diariamente em todos os seus níveis. Isso permite que o controller trabalhe para fortalecer as áreas de fraqueza antes do final do próximo período financeiro.
- Entendam, diariamente, a rentabilidade de cada cliente, produto e processo e possam tomar importantes decisões estratégicas com confiança. E o mais importante: utilizando fatos e não apenas intuição.
- Evitem ser pegos de surpresa em uma auditoria e sofram consequências por não aplicar controles adequados aos relatórios financeiros e não fornecer dados precisos.
Além disso, o painel de indicadores de um sistema de Business Intelligence é de fácil interpretação. Isso facilita aos gestores entenderem os dados e identificarem eventuais falhas em processos. Consequentemente, o BI apóia no aprimoramento dos processos internos.
Para você entender melhor como a área financeira ganha com uma ferramenta de Inteligência Empresarial, veja alguns dos indicadores que são possíveis de serem analisados.
Indicadores analisados pela controladoria
Podemos separar em três categorias:
- Indicadores Econômicos,
- Indicadores Financeiros e
- Indicadores de Análise de Investimento.
Indicadores Econômicos
Indicadores Econômicos demonstram quão bem a empresa está indo em relação à geração de resultados econômicos, ou seja, o quanto cada etapa do processo de produção e comercialização está contribuindo para a geração de lucro. Neste item entram indicadores como:
- Margem de Contribuição;
- Ponto de Equilíbrio;
- EBITDA;
- Ticket Médio;
- Lucratividade e
- Depreciação, Amortização ou Exaustão.
Você pode configurar o seu BI, por exemplo, para fazer o cálculo do Indicador de Margem de Contribuição. Mas caso você ainda não tenha um Business Intelligence, aproveite a planilha gratuita que elaboramos com modelo para Cálculo de Margem de Contribuição e Lucratividade de sua empresa. O material não tem complicações: você preenche informações sobre Receitas, Custos Diretos e Gastos Fixos e a planilha apresentará como anda a lucratividade da empresa. Para acessá-la, basta clicar na imagem:
Também recomendamos uma dica de leitura: 5 Indicadores de Desempenho fundamentais para gestão obtidos facilmente no DRE de sua empresa.
Indicadores Financeiros
Ao contrário dos Indicadores Econômicos, os Indicadores Financeiros não se preocupam tanto com a lucratividade da empresa. Sua preocupação é com o quanto de dinheiro a empresa tem em caixa e como está se comportando o fluxo de entradas e saídas. Exemplos do que pode ser medido com o BI:
- Faturamento;
- Indicadores de Liquidez – Corrente, Seca, Imediata e Geral;
- Necessidade de Capital de Giro (NCG);
- Prazos Médios de Pagamento e Recebimento;
- Gestão do Saldo de Caixa – Qual o tamanho da “pista de decolagem” de sua empresa?
É importante entender que os Indicadores Econômicos e os Indicadores Financeiros muitas vezes vão mostrar a mesma informação, mas por óticas diferentes (caixa x competência). Para você entender melhor, temos um post que explica bem sobre as diferenças entre Resultados Econômicos e Resultados Financeiros.
Indicadores para Análise de Investimentos
Como o próprio nome diz, Indicadores para Análise de Investimentos têm a função de ajudar na tomada de decisões em relação a realizar ou não um determinado investimento, bem como saber como priorizar um investimento entre vários projetos interessantes à empresa. Indicadores que podem ser analisados:
- VPL – Valor Presente Líquido;
- VPLa – Valor Presente Líquido Anualizado;
- TIR – A Taxa Interna de Retorno;
- Payback – Tempo de recuperação do Investimento;
- Ponto de Fisher;
- ROI – Retorno sobre o Investimento;
- IBC – Índice Benefício / Custo.
Para uma compreensão mais completa, compilamos todos os indicadores em um e-book:
E agora, José, o que fazer com toda essa informação?
Painéis de indicadores e Dashboards. Nada disso será útil se os dados ali contidos não forem interpretados, certo? Você vai concordar que o melhor sistema de Business Intelligence do mundo não vai tomar decisões pela sua empresa. Por isso, tão importante quanto alimentar o ambiente de BI com informações, extrair os dados, analisá-los e monitorá-los, é você fazer exatamente o que manda seu papel de controller: partir para a ação.
Ao ter os dados analisados e repassados à diretoria, planos de ação podem ser elaborados para que novas estratégias sejam tomadas, se for o caso. Lembrando que assim que notar que os planos atuais não fazem sentido, o controller deve partir para a Revisão Orçamentária. Afinal, são profissionais do financeiro que lideram a caminhada da empresa rumo aos objetivos estratégicos.
Painel de Indicadores, Painel de Controle ou Dashboard
Um dos benefícios do BI é o fácil entendimento e análise de dados. Isso porque o dados podem ver visto em diversos modelos gráficos em uma única tela, como por exemplo de linhas, colunas, pizza, como também semáforos, entre outros.
Pense em um Painel de Bordo de um avião. Para o Comandante pilotar corretamente, é necessário analisar vários dados ao mesmo tempo e a todo momento. Isso não é diferente com o Painel de Indicadores para o Controller, é por meio de um Dashboard que o profissional tem uma visão 360º graus da empresa e em tempo real. Veja na imagem:
O Painel de Controle conta uma história por meio de elementos. O Power BI, é um dos Business Intelligence conhecido pelos profissionais da área, pois é um BI gratuito da Microsoft. Essa ferramenta consegue usar gateways para conectar os dados de diversas fontes e consolidar nos painéis de acordo com a necessidade do Controller.
Outros BI conhecidos no mercado são:
Mas então um sistema de BI é o mesmo que um software de Gestão Orçamentária?
Sem rodeios, a resposta é não. Se analisarmos um software de Gestão Orçamentária como o Treasy, veremos que ele tem funcionalidades que permitem o usuário coletar e analisar dados, realizar análises preditivas, gerar relatórios gerenciais e analisar gráficos e indicadores de desempenho (para citar algumas funções). Isso é basicamente o que comentamos que uma solução de Business Intelligence faz, certo?
Apesar dessa semelhança, existe uma diferença entre BI e soluções para Gestão Orçamentária. Com tudo que dissemos até aqui, você deve ter entendido que o Business Intelligence tem o objetivo de apoiar na tomada de decisões baseada em dados. Uma solução de Gestão Orçamentária também permite isso, todavia, com uma ferramenta de BI é possível visualizar dados de várias partes do negócio em um mesmo painel. Isso permite, por exemplo, que o controller consiga visualizar em uma análise macro quais produtos têm mais saída, em quais lojas, como também uma análise micro, conseguindo identificar qual funcionário mais vendeu.
Já uma Solução de Gestão Orçamentária permite uma análise mais centrada no financeiro, ou seja, como cada área afeta no orçamento da empresa. Em um Software de Gestão Orçamentária você consegue fazer o Planejamento e Projeções (vendas, deduções, gastos, investimentos), como também simular cenários (pessimista, realista e otimista), além de acompanhar os resultados econômico-financeiros.
Dentro do Treasy, existe um Painel de Controle com indicadores muito semelhante ao BI, no entanto os indicadores são sobre: Faturamento Bruto, Ticket Médio, Margem de Contribuição, Ponto de Equilíbrio, EBITDA e Lucratividade.
Resumindo: O BI é uma fotografia diária da operação, com ele o CEO, CFO e o Controller conseguem acompanhar os KPI’s operacionais da empresa, e com um Software de Gestão Orçamentária é possível fazer o planejamento estratégico, orçamentário e analisar indicadores financeiro-econômico mensais. Ou seja, o BI e a Solução Orçamentária são complementares, um não substitui o outro. Utilizando ambos, o Controller consegue ter indicadores suficientes para encontrar oportunidades de maximizar o lucro e minimizar os gastos.
Como você sabe, os dados em um software de BI não aparecem lá sozinhos. É preciso alimentá-lo e aí é que entra uma solução de Gestão Orçamentária, pois são os dados contidos nela que alimentarão o BI no que tange finanças e orçamento.
Se você ficou interessado em conhecer mais sobre o Treasy, aproveite para testar a ferramenta por 7 dias gratuitamente. É só acessar o link:
Exemplo prático do BI na rotina do controller
Em A Arte da Guerra, Sun Tzu escreve que “informação é crucial: nunca vá para a batalha sem saber o que pode estar contra você”. Esse é um lema que poderia ser aplicado por todo o profissional de controladoria, pois ele sabe que qualquer dado errado será usado contra o negócio.
O profissional de controladoria, justamente por ter contato com todas as áreas da empresa, tem acesso aos Painéis de Indicadores de outros setores. No caso de algum desvio em algum departamento, o controller vai até a área onde o desvio foi identificado, verifica o que pode ter ocorrido, analisando, inclusive, o processo e como as informações estão sendo alimentadas no software. O Controller Elton Filipe Martins, comenta conosco a sua experiência utilizando o BI no dia-a-dia:
O Controller é um profissional de referência na empresa, por isso precisa atuar com segurança, ao disponibilizar informações ao usuário final, principalmente quando apresentadas aos gestores e diretoria. A implementação da ferramenta de B.I, proporcionou ganhos significativos de produtividade, bem como maior qualidade e profissionalismo na apresentação das informações.
Seguindo essa rotina, toda e qualquer tomada de ação da empresa será baseada em informações que foram verificadas previamente pelo controller, um profissional munido das competências necessárias para ir à batalha somente depois de ter estudado todos os dados importantes.
Concluindo
Se formos resumir o que discutimos neste artigo, poderíamos dizer que especialmente para controllers, trabalhar com uma ferramenta de Inteligência de Negócios é ter um Negócio Inteligente. Planilhas em Excel podem fornecer uma ajuda inicial, mas além de não manterem dados centralizados, não automatizam as funções de uma ferramenta de Business Intelligence:
- Coletar,
- Organizar,
- Analisar,
- Compartilhar e
- Monitorar informações.
Esperamos que este artigo tenha sido útil a você. Deixe um comentário contando o que achou e compartilhe conosco qualquer outro conhecimento que possa contribuir com o tema. Fique à vontade também para compartilhar este post com seus colegas.
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