Como montar uma ficha técnica para calcular o custo do produto

Publicado dia 28 de maio de 2018

Você sabe exatamente qual é o custo do produto que a sua empresa vende? Ou, normalmente, pega ele na mão, dá uma boa analisada e diz: “Essa mercadoria aqui vai custar X reais, porque eu acho que ela vale isso”. E, então, vai para a próxima e determina: “Essa aqui terá um preço de X menos 10 reais, pois é menor do que a outra”.

Descrição técnica de um produto

Esperamos, sinceramente, que você não trate o seu negócio na base do achismo. Saiba que conhecer o custo de cada produto é fundamental para fazer a empresa crescer e se desenvolver. Isso porque o custo dos produtos tem impacto direto em outros processos, como a formação de preço, por exemplo, e pode trazer problemas para a saúde financeira caso não seja analisado com cuidado. É nesse sentido que os administradores têm apostado em uma grande aliada para manter os custos organizados: a ficha técnica.

Poderíamos fazer uma analogia da ficha técnica com a receita de um bolo. Você precisa selecionar vários ingredientes que juntos compõem um delicioso doce. O seu produto também é composto por várias matérias-primas em uma determinada quantidade. Por isso a ficha técnica é uma das maneiras de colocar no papel, ou melhor, em planilhas ou softwares, uma lista de todos os “ingredientes” que compõem seu produto e o custo deles.

A ficha técnica é importante por vários motivos: o primeiro é que permite que a empresa saiba, realmente, qual é o custo do produto que comercializa. Outro benefício está relacionado à padronização do produto, já que, ao estabelecer uma ficha técnica, a empresa especifica exatamente as matérias-primas e as respectivas quantidades para a produção.

Essa é uma etapa muito importante, visto que a cada alteração de uma matéria-prima por menor que seja, altera o produto final criando mais uma ficha-técnica. Esta padronização acaba gerando outra vantagem, que é o ganho de eficiência em se tratando do controle de qualidade, pois a clareza das informações presentes em uma ficha técnica reduz o retrabalho e outros problemas causados pela falta de padronização.

Como você viu, a ficha técnica é sinônimo de organização e clareza quando se trata de analisar os custos do produto comercializado pela sua empresa. Mas, afinal, o que é preciso para colocar tudo isso no papel? É sobre isso que vamos falar neste artigo. Confira!

Do que é formada a ficha técnica

Fazer a ficha técnica de um produto é uma tarefa que precisa de muito cuidado para que nenhum custo relacionado à matéria-prima fique de fora da soma e acabe prejudicando a empresa. Por isso, vamos falar a seguir sobre tudo o que precisa ser levado em conta ao montar a ficha técnica!

Saiba o que é CMV e CPV

Quando se trata de fazer a gestão de custos do material vendido pela sua empresa, dois conceitos são importantes: o Custo das Mercadorias Vendidas (CMV) e o Custo dos Produtos Vendidos (CPV).

O primeiro passo para entendê-los é saber que há uma diferença entre mercadoria e produto. Mercadoria diz respeito ao produto que é vendido em um local, mas que não é produzido nele. Em uma loja que revende bolsas, por exemplo, esses acessórios são mercadorias.

Já no caso de uma fábrica de bolsas, esses acessórios são produtos, pois são fabricados no empreendimento. E é para calcular o CPV que a ficha técnica foi criada. O CPV está diretamente ligado aos processos industriais, assim, além dos saldos de estoque, esse indicador utiliza como variáveis os custos de fabricação, de matéria-prima e de mão de obra.

Entenda os custos dos componentes do produto

O primeiro passo para definir a ficha técnica de um produto é saber quais são todos os custos que envolvem a sua produção. Como já vimos em outro artigo aqui do blog, existem vários tipos de custos que, por sua vez, são diferentes das despesas. Essas diferenças precisam ficar claras para que não haja confusão ao montar a ficha técnica e, por isso, vamos falar um pouco sobre elas.

Os custos são os gastos relacionados especificamente à produção do produto comercializado pela empresa. Assim, em uma fábrica que produz bolsas, por exemplo, os custos são a matéria-prima, como a fivela e o tecido, e os insumos, como a energia elétrica. Já as despesas são os gastos que não têm relação direta com a produção dessas bolsas como, por exemplo, o marketing e a contabilidade.

É claro que as despesas também incidem sobre o Orçamento do negócio, mas como a ficha técnica está relacionada especificamente ao produto, o que interessa para montá-la são os custos.

Veja como criar uma ficha técnica

Até agora nós vimos que a ficha técnica é a melhor opção para calcular o CPV (Custo do Produto Vendido) e que ela deve abranger os custos relacionados ao controle da matéria-prima, embora depois este resultado deva ser somado aos custos com a mão de obra. Agora, chegou a hora de conhecermos um modelo de ficha técnica!

Para montá-la, você pode usar planilhas comuns ou softwares que facilitem essa prática, como as soluções oferecidas pela Treasy. O primeiro passo é identificar todos os componentes que fazem parte do seu produto. Vamos utilizar novamente o exemplo da bolsa e considerar que ela seja produzida utilizando 1 metro de material sintético, 2 zíperes e 1 fivela. Assim, na tabela, coloque cada componente do produto e a quantidade prevista para a fabricação de uma unidade.

Ficha técnica

Em seguida, cadastre o preço unitário de cada um desses componentes.

Ficha técnica de um produto

Depois, multiplique o valor da matéria-prima pela quantidade utilizada em cada produto para obter o CPV unitário.

Ficha técnica produção

Por fim, para calcular o CPV total, basta multiplicar o CPV unitário pelo total de produtos vendidos no período.

É claro que este exemplo de ficha técnica é simples e serve apenas para mostrar o caminho que a sua empresa deve seguir para estabelecer a descrição técnica de um produto. Na realidade, essas tabelas costumam ser muito mais amplas, com uma quantidade maior de produtos oferecidos e componentes utilizados em cada um deles.

Além disso, neste exemplo utilizamos componentes com um valor bem definido, mas nem sempre calcular o valor unitário dos componentes é simples assim. Pode ser difícil, por exemplo, identificar o valor ou a quantidade exata do material sintético utilizado na fabricação de uma bolsa. Mas, claro, vai depender de cada negócio.

É importante lembrar que o CPV só existe depois que ocorre uma venda. Dessa forma, o CPV não considera os custos dos produtos que permanecem em estoque, só do que foi vendido.

Os erros mais comuns na criação da ficha técnica

Apesar de ser essencial para a gestão de custos da empresa, a ficha técnica não é um processo livre de erros. Há algumas falhas muito comuns quando a descrição técnica do produto é realizada. Vamos listar as principais aqui, para você ficar atento e não ter problemas.

1 – Não registrar matéria-prima ou insumo de baixo valor

Esquecer ou não inserir algum componente na tabela pelo seu baixo valor unitário, achando que ele não vai fazer diferença no custo final, é um erro grave que pode prejudicar toda a gestão de custos, já que até mesmo itens baratos, como o botão de uma bolsa, podem fazer a diferença para a análise de custo do produto.

2 – Anotar os preços errados

Não é incomum que ocorram erros relacionados aos preços de cada componente, especialmente se as fichas técnicas são feitas de forma manual e precisam ser reescritas diversas vezes. Por isso, dedique atenção especial para conferir se os valores cadastrados correspondem realmente aos valores pagos pelo material.

3 – Incluir o custo com mão de obra na ficha técnica

Outro erro comum é incluir os gastos com mão de obra na ficha técnica. Na ficha técnica não vai essa informação, no entanto, quando você analisa o custo final do seu produto, é obrigatório que você inclua esses valores, senão, sua empresa terá sérios prejuízos financeiros.

Apenas relembrando que a mão de obra também tem subdivisões: trata-se da mão de obra direta (MOD) e mão de obra indireta (MOI). A mão de obra direta é aquela envolvida especificamente com a manufatura do produto. No caso da nossa fábrica de bolsas comentado lá no início do texto, ela é representada pelas costureiras. Já a mão de obra indireta é aquela que não tem relação direta com a fabricação do produto, como uma secretária ou um faxineiro.

Assim, depois de reunir todos esses valores é só somar com os custos da ficha técnica e, então, saber exatamente qual é o Custo do Produto Vendido.

4 – Manter o mesmo produto com duas fichas-técnicas diferentes

Uma das maiores pegadinhas é quando a produção decide, por exemplo, trocar uma cor do produto final. Vejam bem, se isso alterar de alguma maneira a matéria-prima utilizada ou mesmo a quantidade de uma matéria-prima, esse produto não é mais igual ao produto anterior. Ele se  torna um outro produto de venda, com outra ficha-técnica e com outro Custo.

Como projetar os custos no Orçamento Empresarial

Com a análise sobre os custos dos produtos da sua empresa em mãos, chega a hora de aplicá-la ao orçamento. Neste passo, mais do que saber quanto você paga por cada produto, é necessário ter uma previsão de qual o seu volume de vendas e produção para um determinado período. Só assim é possível dimensionar qual é o impacto desses custos no seu orçamento.

Comparando essas informações com dados sobre o faturamento da empresa, o empreendedor pode verificar como esses custos se relacionam com a receita do negócio e, assim, tomar decisões a partir dessa análise, como limitar novos investimentos, buscar novos fornecedores ou alterar o preço de venda, por exemplo.

O mais importante ao projetar os custos no orçamento da empresa é estar baseado em informações corretas. Nesse sentido, uma boa opção é contar com especialistas e ferramentas que possam oferecer suporte para o seu negócio, como as soluções da Treasy. Caso você tenha interesse em conhecer melhor nossas ferramentas, disponibilizamos um teste gratuito de 7 dias, basta fazer o cadastrando clicando na imagem abaixo:

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Conclusão

Ficou clara a importância da ficha técnica para a gestão de custos de um negócio, certo? Então, se na sua empresa esta atividade ainda não faz parte da rotina, é hora de ligar o sinal de alerta e começar a desenvolvê-la agora mesmo. Essa pode ser a virada que você está precisando para aumentar a lucratividade do seu negócio!

Esperamos que você tenha gostado deste artigo. Ficou com alguma dúvida ou quer contar uma experiência? Fique à vontade. Estamos aqui para ouvi-lo e trocar ideias.

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