Os 5 principais erros no Controle de Caixa: veja como fazer o controle de caixa da sua empresa com excelência

Em um cenário ideal todos os seus clientes pagariam em dia e a inadimplência seria algo discutido apenas em livros. Infelizmente, sabemos que isso não existe e, entrando dinheiro no seu caixa ou não, as contas deverão ser pagas em dia. Essa situação faz com que manter um fluxo de caixa positivo seja uma tarefa árdua.

Falando nisso, com muita frequência vemos empresas que se sabotam por não darem importância ao controle financeiro, achando que é perda de tempo entender as entradas e saídas e fazer um monitoramento mais de perto. Não adianta, seu negócio pode ter sido criado com base em uma super ideia, o produto da sua empresa pode ser o melhor e o serviço, de primeira. O fato é que, seja qual for o tamanho da organização, a maioria (diríamos 80%) dos pequenos e médios negócios que deixam de fazer o controle de caixa acabam sofrendo sérias consequências que podem levá-los um alto endividamento que pode conduzir à falência.

Não queremos que sua empresa faça parte das estatísticas de mortalidade dos negócios. Por isso, nosso objetivo hoje é que você termine de ler este artigo e saiba como fazer o controle de caixa passando longe dos erros.

O que é Controle de Caixa?

O Controle de Caixa nada mais é do que uma rotina na qual são registradas todas as entradas e saídas realizadas pela empresa. Com ele é possível identificar muito mais facilmente problemas para tomar as devidas ações e, assim, reverter quadros que poderiam ser prejudiciais ao negócio.

Basicamente, o controle de caixa é importante por dois motivos:

• Manter o registro atualizado das movimentações financeiras do negócio;
• Proporcionar uma análise rápida da saúde financeira da empresa, permitindo que seja possível averiguar se a organização opera com dívidas ou lucros.

Para o controle de caixa é preciso, claro, ater-se ao Demonstrativo de Fluxo de Caixa (DFC). O DFC é uma demonstração contábil que mostra as entradas e saídas de dinheiro do caixa e investimentos num determinado período. Em outras palavras: ele evidencia a posição financeira da empresa.

Para que o controle financeiro empresarial seja uma realidade no seu negócio, é indispensável ter uma ferramenta que te ajude a realizar esse controle. Caso você precise de uma mão, disponibilizamos uma planilha para acompanhamento completo das entradas e saídas do caixa de sua empresa de forma simples e fácil. É só clicar na imagem, fazer o download e começar a aproveitar:

A planilha em mãos é o primeiro passo para não cometer deslizes, já que para fazer o controle você precisará, logicamente, registrar todas suas movimentações financeiras. Todavia, mesmo com uma ferramenta para fazer os registros existem ainda alguns erros para evitar. A seguir, vamos elencar os principais e, de quebra, mostrar como resolver cada um (ou você estava achando que não entregaríamos o ouro?).

Erros a se evitar no Controle de Caixa

Os principais erros identificados por nós são:

1. Registro errado de entradas e saídas;
2. Não fazer o acompanhamento diário;
3. Deixar de registrar os valores exatos;
4. Ser irrealista nas previsões das futuras vendas;
5. Não conhecer o Ciclo Financeiro e o Ciclo Operacional.

1 - Registro errado de entradas e saídas

Parece óbvio, mas não categorizar as movimentações financeiras pode dar uma dor de cabeça lá na frente. Imagine que você tenha uma confeitaria bem conceituada que vende diversos doces e salgados. Ao fazer uma venda de uma coxinha você registra a entrada no caixa chamada “1 salgado”. Depois você fez a venda de um bolo de nozes e registrou “1 bolo confeitado”. Será que trabalhando dessa forma você conseguiria identificar no final do mês qual é o sabor de bolo e qual é o tipo de salgado que mais teve saída para projetar o Orçamento Empresarial? Com certeza você não saberá responder a essa pergunta.

Parece óbvio registrar as entradas e saídas de caixa bem específicas, com dados de modelo, cor, tipo, tamanho, marca, entre outros, mas não é o que acontece. De nada adianta registrar informações financeiras diferentes (sejam entradas ou saídas) em um mesmo item, pois nesse caso você não saberá os pontos em que precisará se atentar para diminuir despesas, por exemplo. O mesmo se aplica às receitas, pois ao ter conhecimento de onde vem a maior rentabilidade do seu negócio é possível trabalhar para maximizar os resultados.

Logo, com as informações das movimentações registradas de maneira correta será possível fazer as projeções no orçamento de forma precisa. Muitos clientes que iniciam o processo de Implantação do Orçamento aqui na Treasy precisam ajustar o Plano de Contas porque os registros de entradas e saídas do caixa estão muito genéricos, prejudicando uma visão mais analítica para fazer as projeções de receita e também analisar a lucratividade por produto e por canal de vendas.

Isso significa dizer que a categorização das contas é também fundamental para tomadas de decisão.

Quando falamos em categorizar as contas, estamos falando do Plano de Contas, que basicamente é dividido em:

• Ativos
• Passivos
• Receitas
• Despesas

Em cada um destes grupos são criadas as contas sintéticas (ou contas agrupadoras), que são detalhadas em contas e subcontas, conforme abaixo:

E como categorizar as contas? Bom, cada empresa deve ter seu plano de contas personalizado, mas via de regra a estrutura não varia muito. Para te ajudar a fazer essa categorização, disponibilizamos um modelo de Plano de Contas para Download, para baixar o Plano de Contas Detalhado, clique na imagem abaixo:

2 - Não fazer o acompanhamento diário

Seja o controle de caixa simples ou não, de nada adianta ter um software ou uma planilha para fluxo de caixa se os registros não forem realizados diariamente. Do contrário, como saber o panorama real da saúde financeira do negócio?

Mais uma vez, isso parece óbvio, mas pode ter certeza que não são raras as vezes que uma compra é realizada sem o registro da saída. Sabe aquela história de deixar para depois? Isso é muito normal de acontecer, especialmente por causa da correria do dia a dia. No entanto, não é porque todo mundo faz que você deve fazer, não é mesmo?

Acompanhamento diário do fluxo de caixa é essencial para evitar que sua função seja somente a de apagar incêndios, ao invés de trabalhar com ações para evitar que o fogo inicie. Se você for deixar para analisar o caixa somente no fechamento, poderá ter que lidar com uma situação que fuja do controle. Quando isso acontecer, nem precisamos explicar muito: a situação sairá do controle e o problema poderá tomar grandes proporções.

Para evitar que isso aconteça, a nossa dica é: estabeleça uma cultura de lançamentos das movimentações financeiras. O ideal é fazer isso sempre ao final do dia, para que o negócio já esteja preparado para os desembolsos que virão.

Sabemos que mudar a cultura não é nada fácil (inclusive, já falamos sobre as dificuldades de implantar a cultura orçamentária nas empresas), mas lembre-se que essa ação simples proporcionará uma rápida tomada de decisão por partes dos gestores no caso de eventuais necessidades.

3 - Registrar lançamentos que não ocorreram

Esse problema é muito frequente de ocorrer porque existe uma diferença - e uma grande confusão - entre visão de caixa e visão de competência:

• A visão de competência apresenta os registros dos eventos nas datas em que ocorreram. A contabilidade define o Regime de Competência como sendo o registro do documento na data do fato gerador (ou seja, na data do documento, não importando quando vai ser pago ou recebido).
• A visão de caixa considera o registro dos documentos na data de pagamento ou recebimento, como se fosse uma conta bancária. O departamento Financeiro utiliza o Regime de Caixa para contabilizar as Receitas, Custos, Despesas e Investimentos dentro do mês onde foram pagos ou recebidos.

Ambos são fundamentais, mas para efeitos de Controle de Caixa, o Regime de Caixa é fundamental. Perceba que a visão de caixa não permite medir o resultado operacional da empresa, contudo, demonstra exatamente o dinheiro que a organização possui em caixa.

Muitas vezes a empresa pode estar dando lucro, mas em curto prazo não possui dinheiro em caixa (capital de giro) para pagar as contas. É com o Regime de Caixa que isso será detectado. Além disso, essa informação é de suma importância para gerenciar a liquidez do negócio (a capacidade da organização em pagar seus compromissos).

Para evitar esse erro, registre exatamente o valor que entrou em caixa. Isso significa dizer que no caso de contas parceladas deve-se registrar apenas a parcela paga. No artigo Entendendo a diferença entre Regime de Caixa e Regime de Competência exploramos mais o tema.

4 - Ser irrealista nas previsões do fluxo de caixa

É preciso lembrar que previsões muito otimistas podem derrubar uma empresa, assim como as pessimistas podem estagná-la.

Para que você não corra esse risco, damos quatro  dicas:

• Conheça todas as entradas e saídas de dinheiro de sua empresa: faça um levantamento financeiro consistente de todos os custos fixos e variáveis, receitas em caixa e a receber (recebimentos à vista e parcelados), além dos investimentos e expansões previstas para o período de controle e análise.
• Mantenha as informações atualizadas: o planejamento do orçamento é fundamental, porém os cenários mudam e as informações projetadas eventualmente precisam ser revistas. A isso damos o nome de Revisões Orçamentárias, as quais devem ser realizadas sempre que necessário, ou seja, quando o cenário muda e o planejamento deixa de fazer sentido.
• Conheça os Prazos Médios de Pagamento e Recebimento: os Prazos Médios de Pagamento são o tempo entre a data da compra e o pagamento efetivo ao fornecedor. Por exemplo, se sua empresa compra matérias-primas e paga seu fornecedor em duas vezes (1+1), seu prazo médio de pagamento vai ser de 50% a vista e 50% em 30 dias. Já os Prazos Médios de Recebimento dizem respeito ao tempo entre a venda e o efetivo recebimento do dinheiro. Por exemplo, se sua empresa vende parcelado em 3x sem entrada, seu prazo médio de recebimento vai ser de 33% em 30 dias, 33% em 60 dias e 34% em 90 dias.
• Conheça a sazonalidade das vendas: como estamos falando de projeção de fluxo de caixa, você vai concordar que conhecer os picos de venda ajuda a adotar práticas inteligentes que permitirão ao negócio continuar rentável durante as temporadas e as desacelerações periódicas. Para saber mais, confira o post Como lidar com a sazonalidade e não deixar a flutuação de demanda afetar o seu negócio?.

Ao tomar essas ações, o controle de caixa empresarial permitirá que você projete entradas e saídas entendendo melhor as necessidades do seu negócio.

5 - Não conhecer o Ciclo Financeiro e o Ciclo Operacional

Ajustar o Ciclo Financeiro e Ciclo Operacional permitirá um capital de giro mais bem gerenciado e, por consequência, um bom giro do fluxo de caixa. Falando de conceitos, temos que:

• O Ciclo Operacional compreende o período (em média) entre os desembolsos para as operações e as entradas de caixa. Sendo assim, uma parte do capital de giro (ou sua totalidade) é financiada pelos fornecedores e seus prazos médios de pagamento.
• Já o Ciclo Financeiro é o tempo de pagamento aos fornecedores até o recebimento do valor correspondente às vendas do produto final. Trata-se do caminho do dinheiro. Assim, quanto maior for o prazo dos fornecedores, mais dinheiro a empresa terá em caixa e menor será o Ciclo Financeiro.

A regra de ouro para o gerenciamento do Fluxo de Caixa é antecipar recebimentos e postergar pagamentos. Por isso, tenha em mente que quanto menor for o Ciclo Financeiro, melhor será para a saúde do seu negócio. No artigo Ciclo Operacional x Ciclo Financeiro e a relação com um fluxo de caixa no azul mostramos como você pode descobrir os ciclos da sua empresa. Acompanhe lá!

Concluindo (com convite especial)

Agora que você conheceu os cinco erros mais comuns no controle de caixa e já aprendeu como evitá-los, pedimos licença para deixar um convite. Como falamos lá no início, ter uma ferramenta para controle de fluxo de caixa é fundamental e demos a sugestão da planilha de fluxo de caixa.

Todavia, se você sentir que está na hora de dar um passo além e automatizar o controle de caixa, que tal um software para Gestão Orçamentária? Não precisa responder agora, mas para você ir se acostumando com a ideia e entender o quanto a tecnologia vai facilitar a vida financeira do seu negócio (e levar a Gestão Orçamentária a um outro patamar), deixamos aqui um convite: faça um teste gratuito no Treasy durante 7 dias. Se te interessar, clique na figura abaixo, cadastre-se e depois nos conte o que achou:

 

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