Como montar um controle financeiro para agências do zero

Muitos abrem uma empresa acreditando que precisam entender apenas sobre seu negócio, mas a realidade é bem mais salgada. É comum, principalmente em agências de publicidade, se depararem com dificuldades na precificação de projetos e no controle do retorno financeiro.

Você deve viver ou conhecer uma história parecida: sócios com espírito empreendedor e que vieram de um grande player no mercado. Decidiram unir forças e abrir a sua própria agência, pois sabiam que poderiam oferecer algo diferente aos seus clientes.

No início, as despesas foram maiores que os lucros. Normal. Mas não existe previsibilidade financeira nem projeção de desempenho para os meses seguintes. A agência está basicamente dirigindo no escuro e torcendo pelo melhor.

Essa é a realidade de boa parte das agências, principalmente das menores. Sem controle financeiro e um planejamento orçamentário acabam, no fim, colocando o carro na rua sem antes mesmo planejar a rota.

Estruturar o financeiro não é um processo rápido, muito menos simples. Mas não quer dizer que é inalcançável.

Para te ajudar nessa caminhada nosso time aqui na Treasy trabalhou junto e montou este guia que você está lendo. Ele está separado por quatro etapas em ordem cronológica para a criação do seu controle financeiro; então é importante segui-la, beleza?

Primeiro, você aprenderá passo a passo a estruturar o seu controle financeiro. Depois, o que é e porque usar um DRE. Em seguida, conhecerá os principais indicadores financeiros. E, por fim, aprenderá a importância e de um planejamento orçamentário para sua agência.

Se surgir alguma dúvida durante o texto, fale com a gente pelos comentários. Ok?

Vamos nessa!

Primeira parte: estruturando o seu controle financeiro

Uma estrutura completa é a chave para um controle financeiro eficaz. Para isso, é preciso seguir alguns passos e utilizar ferramentas básicas e indispensáveis. Listamos esses passos em ordem cronológica, ou seja, estão em sequência e devem ser seguidos dessa forma. Assim, tudo fica mais fácil e não haverá furos em seu controle.

1º passo: crie e organize seu plano de contas

Um plano de contas nada mais é do que a organização e padronização de como você documenta suas despesas. Um plano de contas pode ser simplificado, onde não entramos em muitos detalhes. Ou, por outro lado, pode ser detalhado. Aí, o plano dividirá as despesas por categorias contendo mais informações.

No caso de uma versão simplificada, o controle é menos complicado. Contudo, algumas informações podem faltar na hora de fazer uma análise aprofundada. Enquanto o detalhado, por outro lado, é mais trabalhoso ao mesmo tempo que traz mais insights na hora da análise.

O ideal para quem está começando é iniciar com um plano de contas simplificado e, com o tempo, adicionar novas contas. Durante o dia a dia, conforme as necessidade de maior detalhamento for surgindo, você adiciona novas contas. Dessa forma o controle começa simples e de forma fácil, e o aprofundamento surge conforme a exigência do controle.

Aqui você encontra um modelo pronto com um Plano de Contas Detalhado e um modelo de Plano de Contas Simplificado.

O objetivo desse controle é padronizar suas operações contábeis e organizá-las em categorias. Essa organização fornece uma visão mais ampla e analítica de suas despesas. É, também, a base que servirá de apoio para a construção de outras ferramentas de controle e análise, como o fluxo de caixa e o DRE (Demonstrativo do Resultado de Exercício).

Um plano de contas tem mais ou menos o seguinte formato:

[table id=3 /]

Dica importante: você e sua empresa são duas coisas diferentes. Portanto, não misture suas contas pessoais com a da sua agência. Esse é um dos erros mais comuns no controle de caixa e que dificultam e afetam o seu controle financeiro.

2º passo: utilize um fluxo de caixa

Agora que você já sabe como organizar suas despesas, você precisa controlar seu dinheiro. Para isso, utilize um fluxo de caixa e documente todas as entradas e saídas. Esse é o controle que indicará a saúde financeira da agência e se você está gastando mais do que arrecada.

Normalmente agências começam com um capital de giro para suprir as despesas iniciais que todo negócio possui. Esse valor deve ser considerado como o seu saldo mínimo no seu caixa e será utilizado para abater gastos que foram maiores que os lucros.

No controle de caixa você poderá documentar despesas e ganhos de cada projeto que sua agência desenvolver. Dessa forma, você saberá quais projetos dão maior retorno considerando o investimento inicial.

Não se esqueça: no fluxo de caixa você deve documentar despesas pontuais, que não acontecem o tempo todo. Mas também deve anotar despesas recorrentes, como aluguel, luz e água. Ah, e o atualize diariamente e, de preferência, apenas quando o dinheiro de fato entrar em sua conta. Caso tenha ficado alguma dúvida, conheça 6 estratégias essenciais para sobreviver à problemas de fluxo de caixa.

Utilize também de um DFC para uma análise mais aprofundada

O DFC (Demonstrativo de Fluxo de Caixa) compila as informações contidas no seu fluxo de caixa e transforma em informações sobre as transações em um determinado período de tempo. Assim, você pode conferir os resultados do caixa nos últimos três ou mais meses, e tomar decisões estratégicas sobre despesas e receitas.

Precisando de um? Baixe gratuitamente o nosso Modelo de Demonstrativo de Fluxo de Caixa.

3º passo: faça a projeção de caixa

Com um fluxo de caixa você controla e organiza o presente. Com o demonstrativo, você analisa o passado. Agora, com a projeção de fluxo de caixa, você olha para o futuro da sua agência. A projeção de fluxo de caixa é a estimativa que você cria dos valores que irão entrar e sair nos próximos meses.

Essa estimativa é feita considerando os valores passados e traçando padrões entre eles. Sabemos que, por exemplo, as despesas fixas como aluguel e luz serão recorrentes, então fica mais fácil projetar em seu caixa. Contudo, projetos e recebimentos pontuais são mais complicados, por isso você não deve lidar a projeção como uma verdade absoluta.

A projeção, no fim, é apenas uma estimativa para fornecer uma visão parcial do futuro do seu caixa. Conforme o resultado, você saberá, por exemplo, se precisará separar mais ou menos recursos financeiros futuramente. Ou se as vendas continuarem na média, você não baterá a meta planejada.

4º passo: planeje seu financeiro

A partir da projeção de fluxo de caixa o seu controle financeiro começa a se tornar mais estratégico do que apenas operacional. Dessa forma, chega o momento de planejar o uso do seu dinheiro para que ele trabalhe da melhor maneira para você.

O planejamento financeiro implica que você irá analisar a posição atual da sua empresa e planejar sua meta financeira com base nos dados coletados. De forma simples é entender o contexto atual da sua empresa e para onde você quer chegar. Como você vai chegar é papel do planejamento orçamentário.

Para se aprofundar mais no assunto, recomendo o nosso webinar sobre Planejamento Financeiro para Agências Digitais.

Esse é um processo complexo e que envolve muita análise. Portanto, a partir desse momento, é normal surgir o questionamento sobre terceirização do financeiro. É, também, o momento ideal para começar a planejar o seu orçamento para o alcance de sua meta, não apenas financeira como de negócio.

5º passo: contratar ou terceirizar o financeiro?

A partir desse ponto você possuirá uma boa estrutura do seu controle financeiro, incluindo análise e relatórios de desempenho; dando os primeiros passos para o planejamento. Por outro lado, as coisas começam a ficar mais complexas e difíceis para apenas uma pessoa. Aí você terá duas opções: construir uma equipe interna ou terceirizar a área?

Geralmente em pequenas empresas, o financeiro fica na responsabilidade de algum dos sócios, o que não é um problema. Mas, neste caso, após toda a estruturação, cabe ao líder da área decidir entre o caminho da estruturação de um time interno (contabilidade, tesouraria, controladoria) ou na terceirização desses serviços.

Todavia, depois do processo estruturado, fica mais fácil montar sua equipe ou terceirizar parte das funções. Ao optar por montar sua equipe, você pode escolher também uma consultoria para orientar seu time e dar velocidade ao processo. Confira nesse texto as melhores formas de estruturar o seu time financeiro.

Segunda parte: conquistando informações gerenciais com o DRE

Agora com o seu controle financeiro completamente estruturado, chegou a hora da segunda parte. Aqui você conquistará maior visão gerencial do seu negócio, pois será capaz de utilizar as informações coletadas na etapa anterior para criar um grande relatório de desempenho e resultados.

Esse é o papel do DRE (Demonstrativo de Resultados do Exercício), um relatório que compõe os resultados do exercício da sua empresa em um período específico, determinado por você. A partir dele você extrai informações como receita em vendas e receita líquida, extraindo valores que são despesas e custos. Ao fim, você obterá o seu resultado líquido do exercício no período em questão.

Ah, e aqui é visível a importância da estruturação anterior. Esses dados só são possíveis com uma base forte do controle financeiro.

Por se tratar de um relatório gerencial, ele contém informações importantes para tomadas de decisões do seu negócio e de algumas áreas em específico. Essa é uma estrutura comum de um DRE, mas pode ser modificado conforme a importância de cada empresa:

Separamos um Modelo de Demonstrativo de Resultados (DRE) para você baixar e começar a utilizar ainda hoje.

Diferença entre Fluxo de Caixa e Demonstrativo de Resultados (DRE)

O fluxo de caixa é a documentação das entradas e saídas que acontecem na conta da sua empresa. Um detalhe importante que o diferencia de um DRE é que o registro do documento é feito no momento em que, de fato, ele acontece. Se você recebe um pagamento de um fornecedor, por exemplo, a entrada apenas contará no seu caixa no momento em que o dinheiro cair na conta.

Já um Demonstrativo de Resultados (DRE) é um relatório mais completo que considera a depreciação da empresa e, nele, a documentação é feita no momento do evento. Então, neste caso, é desconsiderado o momento em que o valor irá ou não entrar no caixa.

A diferença, portanto, é que o fluxo de caixa fornece uma visão das suas entradas e saídas, ou seja, um regime de caixa. Já o DRE fornece a visão de regime de competência, onde é considerado mais informações em relação ao caixa. No DRE é possível visualizar o desempenho do negócio com indicadores mais completos, considerando investimentos, descontos e retornos.

Principais indicadores financeiros para a sua agência

Não utilizá-los é o mesmo que caminhar no escuro e torcer para ser a direção correta. Indicadores, como você já deve saber, são métricas coletadas e analisadas que representam o desempenho do seu negócio. No caso de indicadores financeiros, eles espelham sua saúde e performance financeira de forma objetiva.

Aqui estão os principais indicadores financeiros para você utilizar na sua agência:

Receita líquida

A sua receita líquida representa o seu resultado após descontos das deduções e impostos obrigatórios. A fórmula e cálculo são bem simples, basta você pegar o total da sua receita de vendas e diminuir os descontos e impostos que normalmente paga. A fórmula é a seguinte:

Receita de vendas/projetos - Deduções e impostos = Receita líquida

Custo e receita por projeto

Existem várias possibilidades e tipos de precificação que uma agência pode trabalhar em seus projetos. Para saber quais que dão maior retorno considerando o investimento, tenha um indicador de custo e receita por projeto.

O cálculo é bem simples: utilize da receita líquida do seu projeto (receita total - impostos), desconte os custos variáveis e multiple por 100. Agora você tem a sua margem bruta por projeto, ou seja, quanto você ganhou no total por cada job feito. O cálculo é estruturado da seguinte forma.

Receita líquida - Custo variável x 100 = Margem bruta por projeto

Para se aprofundar um pouco a mais no assunto, recomendo esse eBook bem completo sobre cálculo e análise de ROI em projetos.

Margem bruta total

A margem bruta total é a mesma ideia anterior, só que agora em um panorama geral da agência. Portanto, não consideramos cada projeto, mas sim todos os serviços desenvolvidos. Para descobrir sua margem bruta faça o seguinte cálculo:

Receita líquida - Custos variáveis x 100 = Margem bruta total da agência

Resultado líquido

Conhecido também como lucro líquido, essa é o indicador que mostra “o que sobrou” para sua empresa após todas as deduções e descontos. Esse indicador —como os outros citados— podem ser extraídos no DRE, explicado anteriormente. Para conseguir esse indicador você deve usar a seguinte fórmula:

Receita líquida – Deduções – Custos Diretos Variáveis – Custos Indiretos x 100 = Resultado líquido

Terceira parte: planejando o seu orçamento

Se você chegou até aqui já sabe como estruturar muito bem o seu controle financeiro. Sabe, até, qual a importância de utilizar um DRE e quais indicadores são importantes para a sua agência. Agora o próximo grande passo é montar o seu planejamento orçamentário.

O planejamento orçamentário é a ferramenta que olhará para o futuro da sua empresa e planejar suas receitas, despesas e lucros para os próximos meses. De maneira simples, o planejamento orçamentário ditará quais estratégias e como designar seu dinheiro para alcançar o objetivo macro da sua empresa.

Esse planejamento é o que te ajudará a saber quais passos tomar nos próximos meses, com bases em indicadores e planos de ações para alcançar seu objetivo principal. O processo de planejamento envolve algumas etapas e é estruturado da seguinte forma:

Para montar o seu planejamento orçamentário de maneira internalizada em sua agência, o ideal é contar com um profissional da Controladoria. No entanto, empresas em crescimento não possuem a verba necessária para isso. Dessa forma, o ideal é a terceirização da controladoria e do planejamento orçamentário.

No caso da terceirização da Controladoria nós podemos te ajudar nessa. Como já comentado, a Treasy possui um serviço de terceirização do planejamento orçamentário. Nesse serviço, utilizamos do nosso software alinhado com a Metodologia Treasy para, desde a Modelagem Financeira até a análise entre planejado e realizado, estruturar seu plano orçamentário com base em seu objetivo de negócio.

Com a terceirização ajudamos você a ter uma visão estratégica e a:

• Mapear os objetivos e planos da empresa ao seu lado;
• Entender o modelo de negócio da agência em conjunto com a diretoria;
• Definir e criar a Modelagem Financeira para o planejamento, considerando canais de distribuição, serviços, unidades de negócios, contas e centros de resultado;
• Criar e executar o processo de planejamento, acompanhamento e análise dos resultados econômicos-financeiro;
• Levantar de necessidade de melhorias;
• Levantar mensalmente os principais desvios do planejado versus realizado.

Tudo isso com reuniões mensais de levantamento dos resultados para apresentação à diretoria.

O que eu ganho com uma controladoria terceirizada?

1. Redução dos custos

Contratar uma terceirização custa até 8X menos que investir em um Controller; principalmente se considerarmos a demanda. Empresas pequenas, como agências em fase de crescimento, não possuem demanda o suficiente que justifique a contratação de um profissional de Controladoria. Dessa forma, o que faz mais sentido é terceirizar esse serviço.

2. Conquista da tão sonhada previsibilidade financeira

Quanto você irá receber daqui três, quatro meses? Essa previsibilidade financeira é conquistada apenas com uma controladoria estruturada, com todo o planejamento orçamentário feito e bem desenvolvido.

3. Confiabilidade nas ações e equipe especializada

Nosso time é composto por especialistas. Desde a implantação até ao acompanhamento, as ações são baseadas em dados e informações coletadas sobre as áreas e controles financeiros já existentes. Os dados são documentados em nossa plataforma, 100% segura e totalmente online.

A Treasy possui uma solução de terceirização da Controladoria, que faz ao lado de sua agência, coleta seus dados mais importantes, os estrutura e traçamos um planejamento orçamentário para o alcance do seu objetivo principal. Se você quer saber mais sobre esse serviço, entre em contato com a gente.

Agências e seus resultados com o planejamento orçamentário

A Treasy atende algumas agências de publicidade e entre elas a A2C e a Agência WX. As duas, mesmo com suas diferenças estruturais e de modelo de negócios, conquistaram excelentes resultados com o planejamento orçamentário.

Como a Agência A2C reduziu mais de 75% do trabalho do Processo Orçamentário

A solução dos problemas

João chegou para a Treasy com um desafio bem claro: montar e apresentar o planejamento orçamentário em duas semanas. Durante as conversas foram encontradas as oportunidades de melhoria e como nós poderíamos ajudar.

As informações do orçamento, anteriores em planilhas, foram importadas para o software da Treasy. “Na terceira semana já tínhamos a solução 100% implantada”, conta Andrade. Todo o processo, segundo João, se tornou mais ágil por conta dos consultores da Treasy acompanhando de perto as ações.

Resultados da A2C

João nos contou que agora todos os gestores estão mais seguros com os dados, “de fato estamos mais seguros em termos de gestão e os números da empresa […] processo é o que dá segurança para crescer ”.

Outro grande resultado foi no ganho de tempo. Antes, a elaboração do orçamento levava em torno de 2 semanas, agora como Treasy é feito em poucas horas. A consolidação mensal, agora, leva em torno de 4 horas e todos os dados são 100% seguros e confiáveis. Dessa forma, com menos trabalho operacional, sobrou mais tempo para análises e estratégias por parte da Controladoria.

“Neste ponto, contar com o time de consultores da Treasy e com a metodologia embutida na solução fez toda a diferença.” - João Andrade, CEO da A2C

 

 

Como a Agência WX conquistou previsibilidade financeira e pró-labore para os sócios

A solução dos problemas

Fillipe acabou por conhecer nosso serviço de terceirização da controladoria e mergulhou de cabeça junto com a Treasy no projeto. Tudo começou com a migração das planilhas para o sistema.

Com dados e informações coletados, começaram as reuniões semanais com nosso time de especialistas em planejamento orçamentário. Começaram, então, a definir a modelagem financeira para melhor entendimento do negócio. “Por causa do programa, a gente mudou algumas formas de fazer as coisas na agência e também passamos a seguir uma metodologia muito melhor”, explica Fillipe.

Durante esse processo a Treasy mergulhou nos problemas e desafios para a construção do orçamento empresarial ao lado da WX.

Resultados da Agência WX

Nos primeiros meses o retorno já era visível. Fillipe conta que agora a agência sabe para onde está indo e um “luz se acendeu” para iluminar o caminho. Antes o processo era focado no dia a dia, agora existe uma análise de dados eficiente e projeções futuras de faturamento e custos.

Antes inexistente, agora possui um panorama com informações em relação ao desempenho de resultados da agência. Tudo isso a poucos cliques de 

distância.

O nosso maior objetivo era ter pró-labore para os sócios e já estamos vendo na tela do Treasy.  Ainda não está no bolso porque estamos num momento de reinvestir no próprio  negócio focando no crescimento. Mas acredito que encerraremos o ano pela primeira vez com um resultado líquido bem bacana.” -Fillipe Neyl Walecki, CEO da Agência WX

 

Concluindo

O processo é longo, mas os resultados recompensam. Com um financeiro estruturado e com o planejamento orçamentário na ponta do lápis, sua agência estará no caminho da previsibilidade financeira.  Se assim como a A2C e a Agência WX você quiser investir em um planejamento orçamentário e dar os próximos passos da sua agência, entre em contato com a gente.