O termo xP&A é relativamente recente. Quem o usou pela primeira vez foi a Gartner, em 2020, explicando que ele se refere a “uma transformação do planejamento e análise financeira por meio de uma plataforma única com a integração e os serviços necessários para equipes financeiras e de negócios colaborar."
Nessa definição da Gartner, chamamos a atenção para “integração” e “planejamento e análise financeira”. Mais adiante você entenderá por quê, mas já para começar, queremos dizer que xP&A é muito mais uma abordagem do que um produto.
Tem curiosidade em entender o que é xP&A, suas características, os benefícios e muito mais? Continue a leitura.
O que é xP&A?
xP&A é a sigla para Extended Planning and Analysis. Em uma tradução livre para o português quer dizer Planejamento e Análise estendidos, o que nos ajuda a compreender o significado do termo. Isso porque ele faz referência ao fato de “estender” o processo de planejamento e análise financeira.
A palavra “estender” nesse contexto não significa prolongar ou alongar um planejamento, mas sim estendê-lo por toda a organização. Para compreender melhor o conceito, pense no mundo em que vivemos hoje.
Volátil, imprevisível, frágil e, principalmente, não-linear, são adjetivos usados para descrevê-lo. O e-book The business case for Extended Planning aborda justamente isso e comenta que, nesse cenário, analistas e tomadores de decisão já perceberam que, muitas vezes, a causa e o efeito não respeitam os limites dos departamentos e nem sempre as consequências são óbvias.
Quando um grande evento inesperado acontece, imediatamente se imagina que haverá algum impacto nos negócios. Contudo, detalhes do tipo quando, como e quando não são claros. É isso que torna difícil ou tira a precisão das tomadas de decisão. Adicionalmente, em um mundo não-linear, qualquer decisão, mesmo as aparentemente pequenas, podem ter consequências positivas ou negativas, sendo que essas mesmas consequências não são imediatamente visíveis.
Consegue perceber o quanto tudo isso pode dificultar a vida dos controllers e demais tomadores de decisão? Uma abordagem diferente para o planejamento e análise financeiro pode oferecer aos profissionais essa habilidade de enxergar o global e tomar as decisões certas e com agilidade. Essa abordagem é o xP&A, considerado uma evolução do FP&A.
Antes de partirmos para a comparação FP&A e xP&A, vamos aprofundar um pouco mais no Extended Planning and Analysis.
Características do xP&A
O xP&A parte da ideia de que nenhum departamento deve monopolizar o planejamento. Isso quer dizer que o financeiro e a controladoria devem ter uma visão estratégica, todavia, a área comercial, de RH e suporte, por exemplo, devem ter suas próprias previsões, metas, orçamentos e prioridades.
O Extended Planning and Analysis, em vez de excluir partes interessadas do processo, busca integrar departamentos para criar um único processo. Ou seja, a integração é a chave.
Nesse aspecto, a proposta do xP&A é a de envolver todos os responsáveis por cada área, para que possam unificar as informações em um único local. Dessa maneira, possibilitando ao CFO, controller ou analista financeiro, controlar o processo de orçamento e previsão, ao mesmo tempo dando espaço para que cada área conheça a visão das demais áreas e suas correlações.
Portanto, entenda que se trata de buscar unificar o trabalho colaborativo de todas as áreas. O controller tem muita importância nisso, pois ele é o profissional responsável por fazer a ponte entre a diretoria da empresa e seus gestores. Além do mais, possui um papel fundamental na hora de engajar e formar líderes conscientes para lidar com a questão orçamentária.
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Qual é a relação entre xP&A e FP&A?
O xP&A lida com Planejamento e Análise Financeira, isto é, FP&A. Na visão tradicional do FP&A, cada área da empresa tem suas próprias previsões e metas. Cada uma possui também seus planejamentos de pessoal e de remuneração. O problema é que é comum haver casos de falta de conexão entre planos de diferentes departamentos.
Quando isso ocorre, sempre que o setor financeiro precisar incluir em seus planos informações provenientes de outros departamentos, precisa coletar dados de uma série de planilhas ou de locais diferentes para, então, fazer a consolidação do planejamento.
Com o XP&A os silos deixam de existir e tudo passa a ser integrado, sendo que as empresas podem estabelecer uma única fonte confiável para todos os dados.
Por exemplo, se há um planejamento de aumentar a equipe de suporte, é óbvio que isso exigirá mais pessoal, equipamentos e espaço, certo? Apesar de ser óbvio, o que se vê em muitas organizações é que há disparidades ou dúvidas sobre a origem dos números. Com a remoção dos silos fica mais fácil avaliar as consequências de decisões estratégicas, financeiras e operacionais em toda a empresa.
Olhando para o planejamento orçamentário, ele pode evoluir continuamente, resultando em um negócio mais integrado e ágil. Aliás, essa é a premissa do rolling forecast, ou orçamento contínuo. Para saber mais, salve a leitura deste artigo:
👉 Rolling Forecast: o que é, vantagens, desvantagens e como implementá-lo
Quais os benefícios do xP&A
O xP&A baseia-se no planejamento e análise financeira, mas não se encerra aí. Ele considera métricas que não aparecem em demonstrações financeiras, como por exemplo, a satisfação do cliente.
O motivo é que, para o xP&A, a empresa é uma unidade e se algo não vai bem em uma área, inevitavelmente o todo será afetado. Para fins de ilustração, imagine que o time de vendas de uma fabricante de metais excedeu as metas. O que deve acontecer depois?
Primeiro, a produção precisa estar preparada para lidar com o alto volume. Em seguida, a distribuição precisa ter caminhões suficientes para fazer o transporte. O xP&A facilita essa visão global, pois não olha para cada área isoladamente, mas, sim, liga os pontos entre elas.
Por essa razão, uma das maravilhas dessa abordagem é conectar os números à realidade. Esses números são analisados em tempo real e, por meio de forecasting, análises avançadas e monitoramento do orçamento, ajudam gestores a preverem o impacto que as ações presentes terão no futuro. Com isso, as decisões podem ser tomadas mais rapidamente e com mais embasamento.
Colocando em outros termos, líderes e gestores podem explorar todos os “what-if” cenários e preparar a empresa para agir conforme a necessidade. Neste artigo trazemos uma visão bem completa sobre a análise de cenários. Mas caso você precise de uma ferramenta para fazer as simulações, compartilhamos uma planilha gratuita.
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Dicas para ajudar sua organização na transição para xP&A
O xP&A é sobre agilidade. Isso significa ser capaz de responder em tempo hábil aos eventos, definindo planos de ação para mitigar problemas ou potencializar oportunidades. Para tanto, o Extended Planning and Analysis foca na integração.
Indo um pouco mais além, na visão do xP&A a estratégia, as operações e as finanças devem estar em um plano unificado. Isso significa que os planos individuais precisam ser vinculados ao plano central. O resultado é que, assim, cada departamento tem o seu próprio planejamento, ao mesmo tempo em que cada um está vinculado ao plano organizacional.
Conforme comentamos no início deste post, o xP&A é uma abordagem abrangente, na qual o financeiro se concentra em todos os aspectos operacionais do negócio para criar um planejamento unificado.
Dito de outra maneira, a fim de iniciar a transição para o Extended Planning and Analysis, em vez de concentrar-se principalmente na avaliação de parâmetros financeiros, como receitas, despesas e outras demonstrações, o foco do time de xP&A vai do financeiro até outras funções essenciais, como vendas, marketing e RH.
Lembre-se que, na essência, o que o xP&A faz é conectar os pontos e não se limita apenas aos aspectos financeiros.
Ferramentas para xP&A
Como dito no início, o xP&A é mais uma abordagem do que um produto. No entanto, existem ferramentas, como o próprio Treasy, que facilitam e dão velocidade à adoção dessa abordagem.
Com o Treasy cada departamento planeja e acompanha seus resultados, gastos com pessoal, investimentos e planos de ações com uma visão holística, e a controladoria conta com uma única fonte confiável e consolidada de dados.
Você pode testar o Treasy gratuitamente abaixo:
Concluindo
Cada área de uma empresa tem seu próprio objetivo, que acaba impactando os demais departamentos. Por exemplo, o time de vendas pode ter metas agressivas, mas o de marketing pode não receber um orçamento suficiente para apoiar a equipe de vendas.
O xP&A vem para deixar claro que a visão segmentada e míope do planejamento financeiro e orçamentário não faz mais sentido no mundo não-linear de hoje. Por isso, com essa abordagem os líderes obtêm insights de outras áreas e são mais capazes de contribuir para impulsionar o crescimento do negócio.
Essa é uma das razões pelas quais aqui na Treasy somos defensores da gestão colaborativa, pois ela promove o senso de unidade na organização. É aí que entra o orçamento colaborativo (ou descentralizado), algo que também defendemos por aqui.
Em termos práticos, no modelo colaborativo os profissionais das diversas áreas fazem parte do processo de planejamento orçamentário. Além dele, existem outros tipos de orçamentos que sua empresa pode utilizar, de acordo com seus objetivos e cultura.
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